Publikačná a citačná registrácia výskumných a pedagogických aktivít zamestnancov Univerzity Konštantína Filozofa v Nitre

Predstavujeme / Introducing

História

Registrácia publikačných aktivít zamestnancov UKF siaha do roku
1960, keď vznikla samotná univerzitná knižnica a už v roku 1961 sa začali budovať
samostatné bibliografické katalógy a kartotéky. V roku 1985 začala univerzita
vydávať printové bibliografické ročenky, v ktorých boli záznamy radené podľa
katedier a pracovísk školy, mali svoj menný register a v nezmenenej podobe vychádzali
až do roku 1993.  

S elektronickým spracovaním bibliografických záznamov sa začalo
až v roku 1992, keď sa v knižnici implementoval medzinárodný informačný
databázový systém CDS/ISIS a ktorý s menšími obmenami je ako finančne dostupný
informačný softvér dodnes prevádzkovaný pod názvom ProfLIB.  

V roku 1995 bol zakúpený nový knižnično-informačný systém
LIBRIS a uskutočnila sa prvá konverzia katalogizačných a bibliografických záznamov.
Súčasťou implementovaného softvéru bol podsystém BIBLIS – integrovaný
bibliografický informačný modul umožňujúci bibliografické spracovanie záznamov.
Softvér zároveň umožňoval robiť export záznamov do programu Microsoft Word, v
ktorom sa záznamy editovali a následne po korektúrach sa tlačili bibliografické
ročenky. Veľkým nedostatkom aplikovaného softvéru bol jeho nevyhovujúci výmenný
formát ISO 2709, chýbajúci protokol Z39.50 a operačný systém MS DOS, pod ktorým
pracoval. Tento knižnično-informačný systém sa prevádzkoval na univerzite 12 rokov a
posledným printovým výstupom podsystému BIBLIS bola Bibliografická ročenka UKF z
roku 2005, ktorá registrovala publikačnú a umeleckú činnosť zamestnancov za rok
2003. Zostavená bibliografická ročenka za rok 2004 je uchovaná už iba v elektronickej
podobe. Prijatie Smernice č. 13/2005-R z 31. augusta 2005 o bibliografickej registrácii
a kategorizácií publikačnej činnosti a ohlasov prinútilo vedenie univerzity hľadať
nový spôsob evidencie publikačnej činnosti. Dočasným riešením bola implementácia
softvérového projektu pre evidenciu publikačnej činnosti. Projekt riešila Fakulta
prírodných vied a softvér dostal názov LIBSYS. Postupne začali LIBSYS aplikovať aj
ďalšie fakulty univerzity. Týmto novým spôsobom sa už registrovala publikačná
činnosť univerzity za roky 2004, 2005 a 2006. Výstupy publikačnej činnosti sú dodnes
k dispozícii na webovej adrese http://www.libsys.ukf.sk.

Súčasný stav

Koncom roka 2006 UKF na podnet vedenia Univerzitnej knižnice
vypísalo verejné obstarávanie na dodávku nového komplexného
knižnično-informačného systému, ktorého víťazom sa stal knižnično-informačný
systém Dawinci od firmy SVOP, s. r. o. Bratislava. Začiatok roka 2007 bol teda pre
knižnicu, ako aj samotný referát bibliografie hektický, nakoľko prebiehala konverzia
bibliografických záznamov z dvoch rozdielnych systémov a formátov do prostredia
UNIMARC-u. Samotná bibliografická konverzia záznamov mala tri etapy s približne 75 %
úspešnosťou. Súbežne s editovaním nesprávne prekonvertovaných bibliografických
záznamov, ktoré sa ešte aj v súčasnosti retrospektívne editujú, prebiehalo aj
nastavovanie zobrazovacích náhľadov záznamov online katalógu, v moduloch systému
klient a rešeršných a tlačových výstupov.

Dawinci je moderný knižnično-informačný softvér, ktorý
integruje najnovšie prvky z oblasti serverových aplikácií, databázových systémov a
dokumentového manažmentu.

Hlavný modul – Katalóg – tvorí jadro celého systému.
Obsahuje funkcie pre akvizíciu, katalogizáciu, bibliografiu, správu holdingov,
objednávky, faktúry, adresár dodávateľov, autority a i. Pre každý druh dokumentu
sú v systéme prednastavené hierarchické UNIMARC štruktúry. Na zobrazenie záznamov v
klientovi sa používajú prehliadače (Obr. 1), v ktorých si používateľ sám
dokáže definovať UNIMARC polia a podpolia v jednotlivých záložkách, ktoré sa majú
zobrazovať. Záznamy je možné limitovať jednoduchým nastavením filtrov.

kruzlik1.jpg (1178377 bytes)
Obr. 1 Prehliadač katalógu klienta

Systém DAWINCI umožňuje zápis v štruktúrach formátu UNIMARC
alebo MARC21. Záznamy sa zapisujú priamo do pripravených formulárov pre jednotlivé
typy dokumentov v klientovi, prípadne sú záznamy do klienta importované zamestnancami
univerzity z rozhrania internetových webových formulárov.

Okrem ručného zápisu údajov a možnosti stiahnuť si hotový
záznam je knihovníkom k dispozícii aj viacero možností editácie, a to priamym
prístupom do registrov, tezaurov, možnosťou vytvárať nové väzby na autority a
edície, či vnútorných kontrol na duplicitné alebo nesprávne zapísané údaje. K
záznamom je možné jednoducho pridať aj odkaz na elektronický dokument (PDF súbor,
webová stránka, video/audio ukážka a pod.) a vytvárať tak „živú“ databázu –
využiteľnú napr. pri dištančnom vzdelávaní, evidencii publikačnej činnosti,
evidencii záverečných prác alebo pri tvorbe tematicky zameraných katalógov. Modul
disponuje funkciami pre hromadnú úpravu vybraných MARC-hodnôt, zmenu zaradenia
záznamov do iného fondu či tematickej skupiny, prípadne prelokalizáciu prírastkov.

Implementovaný protokol Z39.50 umožňuje vyhľadávať
požadované záznamy a jednoducho ich sťahovať do vlastnej databázy. Na import
záznamov z externých zdrojov do formulára knižnice predchádza prenos záznamu cez
prednastavené tabuľky nadefinovaných zdrojov, ktoré upravujú záznam do požadovanej
štruktúry (zmažú nepotrebné údaje, upravia smerovanie do polí a pod.). Protokol
Z39.50 sa okrem toho využíva aj na externé vyhľadávanie v online katalógu knižnice,
na ktorý je v súčasnosti pripojených 27 domácich a zahraničných verejných i
licencovaných externých zdrojov. Všetky vyhľadané záznamy sa zobrazujú
prostredníctvom preddefinovaných formátov (ISBD, analytický, UNIMARC…), môžu sa
exportovať do košíka, zasielať na e-mailové schránky, tlačiť alebo ukladať do
adresára vlastného počítača. V januári 2010 bola sprevádzkovaná beta verzia OPAC
katalógu.

Spôsob zápisu EPCA a ohlasov na UKF 

 Evidencia publikačnej činnosti prebieha na UKF formou
zápisu bibliografických záznamov a ohlasov prostredníctvom preddefinovaných webových
formulárov. Samotní autori tak môžu vkladaním záznamov prispieť k urýchleniu
bibliografického spracovania publikačnej činnosti a ohlasov na publikačnú činnosť.
Webové formuláre sú dostupné po prihlásení zamestnanca prostredníctvom vytvoreného
rozhrania centralizovanej databázy LDAP (Lightweight Directory Access Protokol). Linka na
vstupné prihlásenie autorov pre vkladanie záznamov je umiestnená priamo v online
katalógu knižnice (http://kis.ukf.sk/opac?fs=DCAA0771DC1E4A7BA9BAAC56E346ADCC&fn=main).

Najproblematickejšou časťou implementácie systému vo vzťahu k
používateľom je akceptovanie bibliografických pravidiel nevyhnutných pre správny
zápis údajov o dokumentoch. Na zápis údajov a zabezpečenie bibliografickej
registrácie publikačnej činnosti a ohlasov je nevyhnutná koordinácia činnosti medzi
autormi, katedrami a pracoviskami UKF a knižnicou. Zavedenie systému vkladania záznamov
prostredníctvom webových formulárov je založené na myšlienke, že každý
zamestnanec univerzity je zaškolený, pozná príslušné knihovnícke normy a
rešpektuje vnútornú smernicu univerzity. Ukázalo sa však, že aj napriek
prepracovanému rozhraniu formulárov a školeniach dochádza k veľmi častým chybám a
nedostatkom vo vkladaných a odoslaných záznamoch. Problémom je aj skutočnosť, že o
zaradenie publikácie alebo príspevku do príslušnej kategórie rozhoduje autor
publikácie, ktorý niekedy zaradenie neodhadne správne. Tento problém je však typický
nielen pre UKF, ale aj pre všetky univerzity na Slovensku. Preto je nevyhnutná
vzájomná spolupráca a koordinácia medzi pedagogickými a vedeckými zamestnancami
univerzity a zamestnancami knižnice.

Na zápis potrebných údajov o dokumentoch v používateľskom
prostredí webových formulárov si autor sám vyberie správny typ šablóny. Po zápise
a odoslaní sú záznamy importované do modulu Katalóg, kde sa ukladajú do databázy
publikačnej činnosti. V knižnici sú „imputy“ priebežne editované a porovnávané
so zaslanými podkladmi (xerokópiou alebo originálom dokumentu). Neúplné alebo
nesprávne zaradené bibliografické záznamy a ohlasy sa vracajú späť autorovi na
doplnenie údajov alebo prehodnotenie zaradenia do inej kategórie publikačnej činnosti.
Priebeh spracovania záznamov a export editovaných záznamov do aktívnej databázy
online katalógu si môže autor po prihlásení sledovať na svojom konte v jednotlivých
záložkách systému ako záznamy rozpracované, čakajúce, potvrdené a záznamy
určené na opravu. V beta verzii online katalógu sa pripravuje nová typológia na
zápis záznamov s redukciou počtu predefinovaných šablón.

Na podobnom princípe ako zápis publikačnej činnosti prebieha aj
samotný zápis ohlasov. Záznamy ohlasov sa po exporte zo šablóny pripájajú na
citované dokumenty. Citovaný dokument musí byť najskôr zapísaný v databáze, inak
sa vkladaný ohlas nedá pripojiť na citovaný záznam. Autor si vidí zapísané ohlasy
v online katalógu alebo na tlačových výstupoch priamo pod citovaným dokumentom.
Samotnému pripojeniu ohlasov k citovanému dokumentu predchádza vlastná editácia
ohlasu zamestnancom bibliografického referátu, ktorý nesprávne zapísaný ohlas
upraví podľa platných noriem STN ISO 690 a STN ISO 690-2. Ohlasy si musia vo vlastnom
záujme zamestnanci univerzity sledovať a priebežne zapisovať sami. Výnimku tvoria
kategórie ohlasov 1 a 2 (citácie v zahraničných a domácich publikáciách
registrované v citačných indexoch WOS a SCOPUS), ktoré môžu monitorovať aj
zamestnanci knižnice na základe zasielania vopred nastavených alertov z citačných
databázaz Web of Science a SCOPUS podľa afiliácie inštitúcie.

Výhody vkladania záznamov pedagogickými zamestnancami:

  • osobná zodpovednosť autora za vloženie vlastných záznamov a
    ohlasov,
  • menšia časová a pracovná zaťaženosť na vkladanie nových
    záznamov do aktívnej databázy pre zamestnancov akademickej knižnice,
  • väčšia zodpovednosť za správne zaradenie záznamov do
    kategórií EPCA a ohlasov zo strany autorov,
  • flexibilita a rýchlosť aktualizácie databázy,
  • možnosť autorov aktívne sledovať prostredníctvom webového
    rozhrania stav svojich čakajúcich a potvrdených záznamov,
  • zasielanie nekorektných záznamov na editáciu,
  • možnosť autorov aktívne vstupovať do procesu tvorby vlastných
    výstupov EPCA.

Nevýhody:

  • vkladanie duplicitných záznamov pri kolektívnom autorstve, keď si
    autor pred samotným vkladaním záznamu neoverí, či už záznam nie je v databáze
    (napr. 5 autorov = 5x vložený rovnaký záznam),
  • nesprávny výber formulára na zápis,
  • nesprávny bibliografický popis údajov, pričom najväčšia
    chybovosť je pri spôsobe zápisu stránkovania a uvádzania popisných zdrojových
    údajov (pri periodikách často chýba ročník, rok, číslo, pri monografiách miesto
    vydania, vydavateľ alebo rok vydania, prípadne ISSN alebo ISBN),
  • nedoťahovanie väzbových polí 463 do záznamov pri zápise
    zborníkových dokumentov,
  • vkladanie a import ešte nepublikovaných dokumentov.

kruzlik2.jpg (119617 bytes)
Obr. 2  Generovanie vlastných výstupov EPCA?a ohlasov

Záverečné zhodnotenie

Vďaka dlhoročnému vývoju systém DAWINCI integruje najnovšie
prvky z oblasti serverových aplikácií, databázových systémov a dokumentového
manažmentu. Jeho vývoj prebiehal v spolupráci so zamestnancami knižníc rôznych typov
a technické parametre sú podobné ako pri veľkých systémoch národných korporácií.
Svojou štruktúrou, technickým riešením, prístupnou cenou a výbornou klientskou
podporou spĺňa parametre moderného knižnično-informačného systému. Navyše je
vybavený vhodne vypracovaným bibliografickým subsystémom na evidenciu publikačnej
činnosti a ohlasov.

 

Zoznam bibliografických odkazov

BELLÉROVÁ, Beáta a kol. 2003. Projekt prepojenia
akademických knižníc SR.
[cit. 2010-   05-07]. Dostupné na internete:
<http://www.fem.uniag.sk/eunis/sk/system/files/IBAK_final_.rtf>.

ČERETKOVÁ, Soňa. 2007. Publikačná činnosť
pracovníkov FPV. In: Výročná správa  Fakulty prírodných vied Univerzity
Konštantína Filozofa v Nitre za rok 2006.
Nitra : UKF, 2007. ISBN 978-80-8094-121-5,
s. 55.

DRLÍK, Martin – SKALKA, Ján – VOZÁR, Libor. 2006.
Evidencia publikačnej činnosti na UKF v Nitre. In: Rozvoj informačných
technológií na Slovenských vysokých školách.
Nitra : SPU, 2006. ISBN
80-8069-804-X, s. 25-30.

GRMAN, Ján – ŠPÁNI, Pavol. 2009. Dawinci. [cit.
2010-05-07]. Dostupné na internete: <http://www.dawinci.sk/>.

HOCHEL, Igor. 2009. Univerzitná knižnica. In: Polstoročie
v službách vzdelanosti.  50 rokov Univerzity Konštantína Filozofa
v Nitre.
Nitra : UKF, 2009. ISBN 987-80-8094-596-1, s. 97.

KOPÁL, Ján. 1979. 20 rokov Pedagogickej fakulty v
Nitre.
Nitra : Pedagogická fakulta, 1979. S. 113-115.

Zdieľať:
Obsah čísla