Implementácia nového knižnično-informačného systému v CVTI SR

V článku hodnotíme a opisujeme priebeh celej implementácie knižnično-informačného systému DAWINCI so zoznamom vybraných funkcií pred aj po zmene knižničného softvéru v CVTI SR. Zároveň zdôvodňujeme, prečo bol knižničný systém v CVTI SR zmenený po dosť krátkom čase a ako sa s podobnou situáciou vyrovnali iné knižnice používajúce systém Daimon.

Na začiatku roku 2006 prebehla v CVTI SR implementácia automatizovaného knižnično-informačného systému (ďalej AKIS) Daimon českej firmy Sefira zo systému BIS v kombinácii so systémom CDS/ISIS. AKIS Daimon, ktorý fungoval na relačnej báze ORACLE, bol prepracovanejší než ten predchádzajúci a jeho zavedenie prinieslo viacero podstatných zmien v práci s AKIS.

Nový AKIS v CVTI SR čoskoro naplno fungoval a využíval sa tri roky bez zásadnejších problémov. V roku 2008, keď dodávateľská firma Sefira oznámila, že zastavuje vývoj niektorých svojich produktov (vrátane AKIS Daimon) a vývoj zamerala na finančne oveľa výhodnejší bankový sektor, CVTI SR muselo začať premýšľať o výmene AKIS. Podpora AKIS Daimon v CVTI SR mala skončiť na konci roka 2009. CVTI SR malo len dve možnosti, ako túto situáciu v pomerne krátkom čase vyriešiť: buď systém rozvíjať na vlastné náklady, alebo implementovať iný knižnično-informačný systém. Pretože prvá možnosť nebola vzhľadom na personálne i finančné kapacity reálna, CVTI SR sa v polovici roka 2009 rozhodlo, že zakúpi nový AKIS, ktorého výber bol limitovaný najmä objemom financií na jeho obstaranie, ako aj ponukou relevantných AKIS. Po mnohých úvahách a rokovaniach bol vybratý AKIS DaWinci od bratislavskej firmy SVOP, s. r. o.

Podobne sa so situáciou vyrovnávali aj ostatní zákazníci firmy Sefira, ktorí užívali AKIS Daimon. Zo siedmich väčších knižníc, kde bol tento systém implementovaný, v r. 2010  už 5 z nich využívalo nový AKIS (Clavius, KP Win SQL, ARL, Aleph).

Predimplementačná fáza sa začala v druhej polovici roka 2009. CVTI SR malo možnosť bližšie sa zoznámiť so systémom DAWINCI pri prezentáciách jednotlivých modulov, ktoré pripravili dodávatelia systému, a urobiť si prvé analýzy rozdielov medzi modulmi AKIS Daimon a DAWINCI. Dovtedy totiž zákazníkmi dodávateľskej firmy boli väčšinou mestské a akademické knižnice, čo sa dosť značne prejavovalo aj vo funkcionalite systému. Z týchto prezentácií jasne vyplynulo, že niektoré nastavenia a funkcie systému chýbajú alebo nevyhovujú knižničným procesom v CVTI SR, ktorá je špecializovanou vedeckou knižnicou. Dodávateľ nového systému sa však zaviazal, že splní naše požiadavky kladené na AKIS. Pred podpísaním zmluvy na konci roku 2009 súhlasil s inštaláciou klientov AKIS s testovacími bázami, aby mohlo prebiehať špecifikovanie kompletných požiadaviek na nový systém.

Ďalší implementačný proces možno rozdeliť na migráciu dát, parametrizáciu systému, doprogramovanie niektorých funkcionalít a ich otestovanie a školenie, pričom všetky tieto fázy prebiehali temer paralelne od začiatku roka 2010. Kľúčovou podmienkou úspešnej implementácie bola dôkladná príprava a plánovanie. Museli byť stanovené úlohy a vymedzená zodpovednosť jednotlivých pracovníkov. Riaditeľ CVTI SR vymenoval pracovnú skupinu, ktorej úlohou bolo zabezpečovať pružnú a operatívnu komunikáciu medzi knižnicou a producentom systému. Podľa harmonogramu sa po troch mesiacoch (vrátane časových rezerv na riešenie vzniknutých problémov) plánoval prechod na ostrú prevádzku.

Od podpísania zmluvy do generálnej konverzie dát prebehli štyri skúšobné migrácie. Migrácia dát z databázy Oracle starého systému Daimon do nového systému s databázou MS SQL však neprebehla bezproblémovo. Najskôr sme museli získať prístup od dodávateľskej firmy systému Daimon do ich databázy, ktorá ale bola dovtedy pre zákazníkov neprístupná, takže sme nič nevedeli ani o ich štruktúre. Pre potreby migrácie nám však firma Sefira umožnila prístup a bola ochotná spolupracovať na objasnení niektorých komplikovanejších častí transformácie dát aj s dodávateľom systému DAWINCI. Napriek mnohým rozporom sa migrácia podarila s vysokým percentom úspešnosti, a to aj vďaka skúsenostiam dodávateľa s činnosťami podobného druhu.

Konverzia dát predstavuje niekoľko desiatok tisíc knižničných záznamov – knižničných jednotiek, autoritných záznamov, používateľov a výpožičiek. Najproblematickejšiou časťou migrácie bol modul Katalóg, ale chyby sa našli aj v module Výpožičky. Pri prvých konverziách sa zisťovali rôzne odlišnosti v rozložení a reláciách medzi tabuľkami v databáze. Najväčšie nejasnosti sa našli v záznamoch a exemplároch periodík. Pri prvej konverzii sa všetky čísla už zviazaných seriálov zobrazovali spolu so zväzkami seriálov, čo sa v ďalších fázach muselo ošetriť ich oddelením a nastavením funkcie na rozväzovanie tzv. formálnych zväzkov. Zistili sa aj odlišnosti v databáze Daimon, kde sa napríklad názvy príloh čísel seriálov nachádzali v stĺpci signatúra spolu s ďalšími signatúrami periodík. Okrem toho čísla seriálov sa nezobrazovali chronologicky za sebou. Akvizičná časť vôbec nebola premigrovaná až na dodávateľov z dôvodu odlišnosti štruktúr obidvoch databáz a nejednotných štandardov pri ich zostavovaní. Niektoré nezrovnalosti pri migrácii alebo v už prekonvertovaných dátach však podnietili to, že sa urobil poriadok vo vlastných dátach a „schovaných kútoch databázy“, ktoré v takejto miere nebolo v predchádzajúcom systéme vidieť.

Podstatnou časťou implementácie bola parametrizácia systému, doprogramovanie niektorých našich požiadaviek a ich otestovanie. Požiadavky boli postavené tak, aby nový systém mal aspoň takú funkcionalitu ako systém predchádzajúci a zároveň aby odstránil jeho niektoré nedostatky a bol rozšírený o nové funkcie, ktoré by zohľadňovali potreby používateľov knižnično-informačných služieb CVTI SR. Medzi nedostatky systému Daimon patrila nespoľahlivá funkčnosť modulu a servera Z39.50, v dôsledku čoho nebolo možné sťahovať záznamy a vytvárať zdieľanú katalogizáciu. Takisto nebol funkčný ani modul Revízie. Akvizičný modul pre knižnicu Seriály tiež nebol dopracovaný do konca, nedali sa
v ňom realizovať objednávky ani odosielať urgencie. Vo výpožičnom module bola chybná aj funkcionalita rezervácií – systém nespoľahlivo upozorňoval používateľov na rezervácie dokumentov.

Napriek tomu, že systém DAWINCI už väčšinu nevyhnutných funkcionalít obsahoval, zoznam požiadaviek spísaných ešte v predimplementačnej fáze nebol zanedbateľný a pôsobil dojmom, že CVTI SR vymieňa kvalitnejší systém za systém nižšej hodnoty. Najmä modul Výpožičky vyvolával na prvý pohľad dojem, že je nevyhovujúci pre podmienky CVTI SR. V systéme napríklad neexistovala manuálna prolongácia. To znamenalo, že používateľom knižníc s AKIS DAWINCI sa výpožičná doba predlžovala automaticky, a to v niektorých prípadoch aj na dokumenty, na ktoré už bola rezervácia. Určujúcim činiteľom na automatickú prolongáciu v module Výpožičky  bol dátum poslednej návštevy používateľa a podľa neho vypočítaný dátum ďalšej predpokladanej návštevy, takže obsluha ani používateľ do výpožičnej doby vôbec nemuseli zasahovať napríklad práve manuálnym predĺžením. To však spôsobovalo komplikácie s funkcionalitou prolongácií prostredníctvom online katalógu. Navyše verzia testovaného systému vôbec nemala automatické zasielanie upomienok a rezervácií a neexistovalo priebežné generovanie denných poplatkov. Fixné poplatky boli generované až vtedy, keď používateľ vrátil dokument, takže pred návštevou používateľa v knižnici neexistoval prehľad o záväzkoch jednotlivých používateľov voči knižnici. Systém tiež nedokázal automaticky blokovať používateľov, ktorí nemali platnú registráciu alebo nemali zaplatené poplatky, poprípade mali vyššiu upomienku ako štvrtú.

Značnú a časovo náročnejšiu časť celého implementačného procesu predstavovalo doprogramovanie niektorých funkcií, o ktorých sme sa už zmienili. Po dlhých konzultáciách a vyjednávaniach s producentom systému boli do systému na začiatku roka 2010 doprogramované chýbajúce funkcie najmä v module Výpožičky. Bol zrušený automatický režim prolongovania a prenesené kompetencie na pracovníkov výpožičného protokolu. Predtým kľúčový dátum predpokladanej návštevy dostal len informačnú hodnotu, a tak sa do systému mohli doprogramovať ďalšie dôležité nastavenia, ktoré v automatickom režime fungovania systému neboli možné. Išlo najmä o nastavenie prolongácie, ktoré v CVTI SR platí odo dňa prolongovania. Používateľ už nemá možnosť dokument hneď v deň vypožičania predĺžiť na ďalší povolený výpožičný interval, čím sú zároveň chránení prípadní záujemcovia o vypožičaný dokument.

V systéme DAWINCI tiež pribudla funkcia voľby na automatické zasielanie upomienok a avíz o rezervácii, ktorá zodpovedá Knižničnému poriadku CVTI SR (prvá a druhá upomienka je automaticky odoslaná elektronickou poštou, tretia a ďalšie upomienky sa zasielajú klasickou poštou). Bolo implementované priebežné generovanie poplatkov, a to jednak fixných (za jednotlivé upomienky), a jednak poplatkov za každý pracovný deň prekročenia výpožičnej doby. To zahrnovalo aj automatické zastavenie prideľovania poplatkov a vynechávania dní pracovného pokoja, sviatkov alebo dní, keď je knižnica zatvorená. Doprogramované boli aj poplatky za poštovné, a to pre tri stupne upomienok a pre avíza o rezervácii.

Bola splnená aj naša požiadavka zrušiť automatické generovanie registračného poplatku. V starších verziách systému DAWINCI bol už totižto na konte všetkých používateľov s ukončenou registráciou prednastavený registračný poplatok. Medzi ďalšie zmeny, ktoré sa prejavili vo výpožičnej karte, patrilo farebné odlíšenie dokumentov, na ktoré bola vytvorená rezervácia, ďalej funkcia nahlásenia upozorňujúceho na vypožičanie druhého rovnakého titulu jedným používateľom – bola rozšírená o upozornenie na vypožičanie rovnakého knižničného záznamu. Ďalším prvkom doplneným do výpožičnej karty bol dátum vrátenia rozšírený o dátum platnosti predchádzajúceho stavu vypožičaného, prolongovaného alebo upomínaného dokumentu.

Napriek tomu, že pri podpise zmluvy s firmou SVOP, s. r. o., bola zo zmluvy odstránená požiadavka na automatické zablokovanie alebo odblokovanie možnosti využívať výpožičné služby za daných podmienok dovtedy, kým sa nesplnia záväzky voči knižnici, firma SVOP napokon bola ochotná túto funkcionalitu do systému doprogramovať a prepojiť so systémom, ktorý umožňuje používateľom s neblokovaným preukazom vstúpiť do študovne cez turnikety a využívať vzdialený prístup do e-zdrojov. V súvislosti so systémom bolo nutné dopracovať používateľské rozhranie spojené s knižnično-informačným systémom (napr. kreditný systém, turnikety v študovniach knižnice, tlačiarne atď.), ako aj prípravu a otestovanie technickej platformy.

Modul Katalóg už v predimplementačnej fáze obsahoval väčšinu základných charakteristík potrebných na prácu katalogizátorov a akvizičných pracovníkov. Väčšina zmien sa týkala nastavenia parametrov v administrátorskom module bez zásahu dodávateľa alebo len s určitou pomocou a zaškolením. Vďaka vysokej nastaviteľnosti podľa potrieb používateľov išlo napríklad o nastavenie dát v prehliadačoch podľa potrieb každého používateľa, podmienky vyhľadávania osobitne pre každý submodul, formát zobrazovania záznamov (bibliografických, autoritných, holdingových, akvizičných), šablóny (v AKIS DAWINCI scenáre) pre jednotlivé záznamy, nastavenie zdrojov Z39.50. Dodávateľ predovšetkým nastavoval tlačové zostavy (asi 40 tlačových zostáv pre katalogizačnú časť a 30 pre modul Výpožičky). Niektoré tlačové zostavy v KIS DAWINCI zároveň plnia funkciu náhľadov a štatistík.

Pomerne zložité bolo správne zaradenie termínu školenia do celého implementačného procesu, pretože mnohé nastavenia a funkcionality ešte neboli dokončené, no na druhej strane bolo na testovanie systému nutné mať isté vedomosti o ňom. Napokon sa školenie konalo asi mesiac pred spustením nového knižnično-informačného systému. Okrem získania podrobnejších vedomostí pre prácu so systémom školenie slúžilo tiež ako prostriedok na zhrnutie zvyšných nedostatkov a požiadaviek.

Väčšina funkcionalít bola síce nastavená jeden až dva mesiace pred generálnou konverziou, ale nastavovanie prebiehalo ešte aj niekoľko dní pred prechodom na nový systém. Online katalóg nastavoval dodávateľ až na záver a bol dokončený len dva dni pred prechodom na nový systém. A hoci sa predpokladaný termín generálnej konverzie napokon ešte o jeden mesiac posunul, na testovanie doprogramovaných prvkov už neostalo dosť času a niektoré chyby sa opravovali až počas prevádzky. Na prelome apríla a mája prebehla cez víkend záverečná migrácia, ktorá mala zohľadniť všetky chyby zistené počas predchádzajúcich migrácií. V pondelok po víkendovej migrácii dát prebehlo testovanie, počas ktorého boli pre používateľov knižnice zatvorené výpožičné služby, čo bezpochyby možno pokladať za úspech celej implementačnej pracovnej skupiny. Pri testovaní boli prítomní aj pracovníci dodávateľskej firmy, ktorí do poslednej chvíle pomáhali odstraňovať nedostatky a odlišnosti migrácie dát aj niektorých nastavení.

Keby sme chceli krátko zhodnotiť prácu v novom AKIS DAWINCI, musíme mu priznať vysokú mieru nastaviteľnosti a variabilitu v zobrazení údajov v prehliadačoch. Spôsob niektorých činností a postupov práce sa síce zmenil, ale k nejakým zásadným zmenám v doterajších knižničných procesoch v dôsledku zmeny AKIS nedošlo.

Medzi zmeny, ktoré uvítali hlavne zamestnanci CVTI SR, patrilo preberanie záznamov vďaka protokolu Z39.50 a rozšírené funkcie akvizičných submodulov, ktoré umožňujú objednávanie a urgencie aj pre fond periodík. Pre používateľov knižnično-informačných služieb CVTI SR nový systém priniesol niektoré výhody, ako napríklad možnosť predlžovania vypožičaných titulov priamo v online katalógu, upozorňovanie na ukončenie výpožičnej doby a platnosti registrácie. Modul OPAC bol rozšírený o zobrazovanie aktuálneho zoznamu periodík a noviniek v knižničnom fonde CVTI SR.

Vyhľadávanie v online katalógu spočiatku nebolo používateľsky prívetivé, ale dodávateľ po čase doprogramoval niektoré dôležité prvky. Medzi tie menej priaznivé stránky zmien práce v knižničnom systéme treba v prvom rade zaradiť viac „klikania“ a niektoré iné postupy práce, ktoré sa v porovnaní so systémom Daimon spočiatku zdali ťažkopádnejšie.

Spoluprácu s dodávateľom môžeme celkovo hodnotiť kladne. Konzultanti dodávateľskej firmy reagovali rýchlo a na naše podmienky pomerne pružne. Niekedy však bolo treba doslova prebojovať naše nároky premyslenou argumentáciou a odôvodňovaním. Do istej miery to bolo spôsobené aj tým, že niektoré zásahy do systému by sa netýkali iba lokálneho nastavenia, ale by ovplyvnili všetkých používateľov systému DAWINCI. Takisto dodávateľ neprepracoval podrobne a adekvátne rozsahu našich požiadaviek analytickú časť implementačného procesu, z našej strany však zas mohla byť urobená ešte podrobnejšia analýza vlastných knižničných procesov a celého knižničného fondu, čím by sa podstatne uľahčila vzájomná komunikácia a spolupráca. V konečnom dôsledku sa však z celého implementačného procesu obe spolupracujúce strany niečomu podučili a získali nové praktické a komunikačné skúsenosti.

Pôvodne cieľom implementácie knižničného systému v CVTI SR nebol kvalitatívne významný posun v poskytovaní služieb, ale v prvom rade vyriešiť nepríjemnú situáciu, keď firma Sefira ohlásila, že nebude ďalej vyvíjať a technologicky podporovať AKIS Daimon. Môžeme však konštatovať, že táto situácia bola aj prínosom pre našich používateľov. V budúcnosti plánujeme rozšíriť knižnično-informačný systém o ďalšie doplnky, ako je prepracovanejšia možnosť vyhľadávania s pokročilejšou navigáciou, DDS, objednávanie periodík prostredníctvom online katalógu, niektoré prvky knižnice 2.0 – napríklad pridanie komentára, recenzie, používateľských tagov; takisto by sme radi v budúcnosti implementovali do online katalogu naskenované obálky a obsahy kníh.

Tento pomerne podrobný opis implementácie nového AKIS môže byť do istej miery vodidlom pre knižnice, ktoré uvažujú o implementácii nového AKIS, a môže im pomôcť predísť niektorým problémom, ktoré sme pri prechode na nový AKIS museli prekonávať my.

Funkčnosť nášho nového knižnično-informačného systému si môžete overiť na webovej adrese http://katalog.cvtisr.sk/opac.