Samoobslužné systémy prinášajú výhody obidvom stranám

Predstavujeme / Introducing

Knižnice s voľne prístupným fondom pre používateľov
nemajú dilemu, či investovať finančné prostriedky do ochrany fondu, pretože tá je
primárne dôležitá. Predovšetkým v kontexte vysokých finančných prostriedkov pri
akvizíciách odborných dokumentov. Ak má knižnica zabezpečenú ochranu fondu,
prichádza na rad otázka zvyšovania komfortu pre knihovníkov aj používateľov. Ide
predovšetkým o implementáciu samoobslužných systémov, pri ktorých výrazným
spôsobom ubudnú knihovníkom rutinné úkony spojené s výpožičným procesom a
ušetrí čas používateľom, ktorí si môžu zvoliť spôsob výpožičky – buď cez
pult alebo prostredníctvom SelfCheck (samoobslužné zariadenie). Dnes vám prinášame
skúsenosti so samoobslužnými zariadeniami z verejnej knižnice v americkom meste South
Bend.

Prípadová štúdia – verejná knižnica v South
Bend, USA

Vzhľadom na prijatie novej legislatívy sa v roku 2009
znížil knižnici rozpočet o 6 %. Vyvstala otázka, ako zachovať všetky služby na
rovnakej úrovni s rovnakým alebo zníženým počtom zamestnancov. Vykrytie finančných
škrtov prišlo v podobe investovania do technológie, ktorá by zvýšila produktivitu
knižnice a spokojnosť používateľov. Vedúca ekonomického oddelenia Nancy Korpal
zdôraznila potrebu zredukovať činnosti, ktoré by mohli robiť samotní čitatelia.
„Mali sme za úlohu nájsť spôsob, ktorým by sme odbremenili knihovníkov, aby sa
väčšmi mohli sústrediť na poskytovanie konzultačných, informačných a
rešeršných služieb. Okrem toho knižnica funguje aj ako komunitné centrum, organizuje
rôzne kultúrno-spoločenské podujatia a vzdelávacie programy, čo knihovníkom zaberá
tiež veľa času.“

Od čiarových kódov k RFID čipom

Zriaďovateľ knižnice sa napokon rozhodol pre nákup
samoobslužného systému na výpožičky s pridaným zariadením na poplatky a pokuty a
zariadenie na vracanie a triedenie dokumentov podporované technológiou
rádiofrekvenčnej identifikácie (RFID). Navyše si knižnica zaobstarala prenosný
čítací prístroj (Digitálny knižničný asistent) na vykonávanie revízie fondu a
vyhľadávanie dokumentov na policiach, aby urýchlila aj tieto časovo náročné
procesy. „Investícia do RFID zariadení bola jednorazová, ale benefit to prinieslo
okamžite,“ zdôraznila Nancy Korpal. Personál knižnice zaregistroval, že
predchádzajúce skenovanie čiarových kódov pri výpožičkách bolo oveľa
prácnejšie a pomalšie v porovnaní s RFID čipmi vlepenými v dokumentoch.
Výpožičný proces sa načítavaním niekoľkých dokumentov naraz výrazne skrátil.

Prvé výpožičky v ostrej prevádzke

Hneď po spustení prevádzky samoobslužných staníc ich
využitie dosahovalo okolo 20 % zo všetkých výpožičiek. Po dvoch rokoch toto číslo
vzrástlo o ďalších 70 %. Efektivita využitia samoobslužných zariadení na vracanie
a triedenie je tiež vysoká. „Najväčšou výhodou tohto systému je skutočnosť, že
knihy sa oveľa rýchlejšie vracajú na police.“ Nancy Kopral očakáva, že
návratnosť investície do automatizovaných zariadení bude do piatich rokov. „Sme
hrdí, že sme mohli realizovať náročný proces implementácie celého systému do
všetkých našich deviatich pobočiek. Naša knižnica počas svojej dlhej histórie
vždy patrila a aj v súčasnosti patrí medzi najprogresívnejšie v krajine. Napríklad
ako prvá v USA a druhá na svete zaviedla internetové služby pre svojich
používateľov.“

Knižnica sa nebránila novým technológiám

Adaptácia na nový systém prebehla hladko a knihovníci
si veľmi rýchlo zvykli na nové pracovné postupy. „Vysvetlili sme im dôvody, prečo
sa púšťame do takýchto veľkých zmien. Pochopili, že im táto technológia niektoré
mechanické úkony zjednoduší alebo úplne zruší,“ povedala Nancy Karpal. Za
posledných 25 rokov knižnica prešla rôznymi systémovými zmenami. Neočakáva sa, že
to bude inak v budúcnosti, lebo nové technológie sa berú ako nevyhnutnosť. Nancy
Karpal zdôrazňuje, že knižnica musí reagovať na vývoj doby a slúžiť verejnosti
čo najefektívnejšie. Súčasne aj používatelia prijali tieto zmeny pozitívne.
Ocenili jednoduchosť  a spoľahlivosť samoobslužných zariadení. “Naši
čitatelia sa pomerne rýchlo naučili používať SelfChecky aj samoobslužné zariadenia
na vracanie dokumentov. Nezdalo sa im to vôbec komplikované a po niekoľkých mesiacoch
sme im pri výpožičkách pomáhali len výnimočne. Dokonca mnohí sú nadšení, že si
môžu sami za pár sekúnd požičať veľký počet kníh a nemusia vyčkávať v rade
pred výpožičným pultom,” uzavrela pani Karpal.

Dokedy čakať s investíciami do automatizácie procesov?

Samoobslužné systémy môžu využívať tie knižnice,
ktoré používajú čiarové kódy, elektromagnetickú ochranu fondu, ako aj RFID
technológiu. Na jednej strane predstavuje nákup systému väčšiu investíciu, na
druhej strane sa zvyčajne splatí v priebehu niekoľkých rokov, pričom prínosy
pretrvajú desaťročia.

Viac o prípadovej štúdii South Bent knižnice na
stránke www.3m.com.

Zdieľať:
Obsah čísla