Co je dobré vědet před tím, než knihovna koupí systém pro správu elektronických zdrojů

Predstavujeme / Introducing

Systémy
ERM: Co je dobré vědět před tím, než systém nakoupíme/vytvoříme a implementujeme

beitlova1.jpg (81197 bytes)

Systém ERM (Electronic Resource Management) je
software, který umožňuje knihovníkům spravovat detailní informace týkající se
EIZ. Kdy knihovna potřebuje systém ERM? Čím více knihovna utrácí za EIZ, tím více
je pravděpodobné, že potřebuje automatizovaný nástroj pro jejich správu.
Automatizovaný knihovnický systém (AKS), který má dnes každá knihovna, bohužel
neobsáhne všechny aspekty správy elektronických zdrojů. Naopak vhodný systém ERM
může s AKS snadno spolupracovat. Než knihovna začne s výběrem/vývojem a
implementací systému ERM, je důležité, aby si položila mnoho otázek o pracovních
procesech souvisejících s EIZ, zaměstnancích a financích. Je také potřeba přesně
definovat, co knihovna potřebuje, co by si přála a co není podstatné. Odpovědi na
otázky pak napoví, který systém je pro knihovnu vhodný.

Co je systém ERM?

Systém ERM (Electronic Resource Management) je soubor
pracovních procesů a nástrojů, které umožňují knihovníkům spravovat detailní
informace týkající se EIZ v průběhu celého jejich životního cyklu. (Koppel 2008,
s. 305, volně přeložila autorka).

Vývoj systémů ERM se stal nezbytným na počátku roku
2000, kdy bylo jasné, že tradiční knihovní katalogy a automatizované knihovnické
systémy nejsou přizpůsobené pro správu metadat různorodých EIZ. První systémy ERM
se objevily v roce 2001. Některé světové knihovny vyvinuly svůj vlastní systém ERM
(např. UCLA, Johns Hopkins). Existují i freewarové nástroje, např. od UW-Lacrosse
Library. Dominují však komerční systémy ERM. Některé z nich mají omezené
možnosti, to je např. nedostatečný počet polí pro vkládání dat nutných pro
správu EIZ, znalostní báze obsahuje jen produkci určitých nakladatelství apod.
(např. EBSCONet, SwetsWise). Dále existují systémy, které nespolupracují, nebo
spolupracují  jen velmi málo s AKS (např. Gold Rush), systémy ERM, které naopak
spolupracují s AKS velmi dobře (např. Innovative Interfaces ERM) a systémy ERM, které
spolupracují dobře s AKS i link resolverem (např. ExLibris Verde, Serials Solutions).
Přehled některých systémů ERM uvádím v Tabulce č. 1.

beitlova2.jpg (117420 bytes)

Tabulka č. 1 – Přehled komerčních a Open-source ERM systémů

 

Proč bude pro knihovnu systém ERM v blízké
budoucnosti nezbytný?

Většina automatizovaných knihovnických systémů (AKS)
není vhodná pro správu EIZ. Obrovské množství dat je obtížné spravovat ručně, a
to především v případě, že knihovna předplácí obsáhlé elektronické
agregační databáze, nebo velké množství různých druhů EIZ. Většina AKS navíc
neumí zpracovat netradiční zdroje. Netradiční zdroj představuje např. platforma,
která může být nakoupena odděleně od obsahu (Ingenta, Highwire). Knihovny musí
nutně dojít k tomu, že informace charakteristické pro EIZ je vhodné ukládat na jedno
místo, sdílet je s kolegy a mít možnost je kdykoliv snadno zpětně vyhledat. Knihovny
už nejsou schopny zajistit katalogizaci EIZ, u agregačních databází je to téměř
nemožné. Pro analýzu elektronických sbírek, která je důležitá pro rozhodování o
obnovení či zrušení předplatného, je potřeba kombinovat uživatelské statistiky s
cenovými informacemi, pak je teprve možné spočítat např. cenu za jeden stažený
článek. V Tabulce č. 2 uvádím data související s EIZ a způsob jejich správy před
tím a po té, co byl na Univerzitě Karlově v Praze instalován systém ERM.

beitlova3.jpg (173561 bytes)

Tabulka č. 2 – Data související s EIZ
a jejich správa bez a se systémem ERM na UK v Praze

 

Co je třeba vědět, než začnete
vybírat/vyvíjet systém ERM?

Než knihovna začne s výběrem/vývojem a implementací
systému ERM, je důležité, aby si položila dlouhou řadu otázek: Jaké informace
potřebujeme do systému zaznamenávat? Kdo tyto informace využívá – zaměstnanci,
uživatelé? Kdo by měl mít k informacím přístup? S čím jsme nyní spokojeni? Co je
potřeba vylepšit? Je důležité definovat, co knihovně doposud nejvíce chybí a co by
mohl systém ERM zajistit. Umí systém zaznamenat detaily licence? Existuje v systému
možnost správy pracovních procesů, obnova předplatného, analýza překryvu,
výpočet ceny za stažení jednoho článku? Je možné zobrazit seznam titulů u
nakoupené databáze? Umožňuje systém ERM zaznamenat problémy s přístupem ke zdroji
a další informace potřebné k řešení problémů? A je potřeba si položit i
otázky: Zaplatíme za systém jednou, nebo budeme platit každoročně poplatek? Nabízí
se hostování, nebo se jedná o instalaci na vlastním serveru? Pokud má být systém
ERM nainstalován na serveru knihovny, je nutné počítat s náklady na hardware,
aktualizace a technickou podporu. Kdo spravuje znalostní bázi? Knihovna sama, nebo
poskytovatel? Bude nutné   spravovat data ve více systémech (např. AKS, link
resolver a systém ERM)?

Implementace systému ERM vždy přináší i otázky
týkající se zaměstnanců. Počet zaměstnanců se nesníží, ale pravděpodobně bude
jejich práce efektivnější (méně tabulek, více záznamů v systému ERM). Na
zaměstnance budou kladeny větší nároky, což může ovlivnit rozpočet knihovny. Bude
se pracovat na implementaci systému a kontinuálně bude potřeba pokračovat v rutinní
práci související s EIZ. Zpočátku může aktivace dat trvat několik hodin či
dokonce týdnů, záleží na schopnostech systému, datech, která jsou ihned k dispozici
a možnostech zaměstnanců. Ideálně by pak správa dat měla být srovnatelná s
existujícím pracovním vytížením, ale bude pravděpodobně mnohem přehlednější a
snazší. Každý zaměstnanec bude mít přehled o tom, co dělá jeho kolega a v jaké
fázi životního cyklu se nachází předplacené zdroje.

Nutné je zamyslet se i nad datovými prvky systému.
Která pole jsou požadována? Která si přejeme? Která nejsou v současné době
potřeba? Dají se přidat vlastní pole pro lokální potřeby knihovny? Dají se pole
přizpůsobit češtině, české terminologii? Která data jsou pro nás
nejdůležitější, bibliografická, akviziční, nebo licenční? Jak obsáhlá je
znalostní báze? Kdo ze zaměstnanců bude schopný data vkládat a editovat? Máme k
dispozici osobu, která bude umět vyřešit technické problémy? Někteří producenti
nabízejí základní licenční data, která se dají do ERMS exportovat, ale nemusí se
právě shodovat s licencí, kterou si knihovna dohodla (např. EBSCONet, SwetsWise).

Je lákavé chtít zahrnout všechno, ale mé zkušenosti s
implementací systému Verde na Univerzitě Karlově v Praze ukazují, že nejlepší je
být realista v rozhodování, co zahrnout. Stanovte si zásadní datové prvky, tj. pole
pro licenci, cenové údaje, uživatelská data, kontaktní informace atd. Jaká data
mohou být do systému importována z lokálních souborů nebo od třetích stran (např.
znalostní báze link resolveru, od předplatitelských agentur, údaje z AKS)? Nezbytné
je myslet na to, že znalostní bázi je třeba aktualizovat. U lokálně vytvořených
systémů ERM provádíte aktualizaci sami. U komerčních systémů je dobré se zeptat,
jak často je aktualizace znalostní báze prováděna. Zpráva DLF ERMI, Appendix D: Data
Element Dictionary, obsahuje přes 200 datových prvků, které mohou být v ERMS
obsaženy. Rozhodně nebudou potřeba všechny, proto je nutné pečlivě vybírat. Tento
dokument také uvádí definice termínů souvisejících s EIZ, což může být
užitečné při rozhodování využívání polí v systému ERM.

Nejsložitější oblastí je jistě synchronizace dat mezi
systémem ERM, link resolverem a OPACem, popř. jiným systémem (např. webové stránky
univerzity). Základem pro úspěšnou synchronizaci je dobře udržovaná znalostní
báze. Tvorba znalostní báze systému ERM se většinou opírá o data dodaná
nakladateli. Ke změnám na straně nakladatelů dochází velmi často, ale ve
znalostních bázích se projeví v nejlepším případě s několikadenním
zpožděním, změny často nejsou reflektovány vůbec. Někdy je možné synchronizovat
akviziční data mezi systémem ERM a AKS. Synchronizace údajů o přístupných
číslech a ročnících časopisů je možná mezi systémem ERM a link resolverem
(např. Verde a SFX), který vytváří A-Z seznamy pro konečné uživatele.

Velmi obtížné také může být vytvářet výstupy ze
systému ERM. Systémy ERM dostupné na trhu se v tomto případě velmi liší. Pečlivě
promyslete, jaké výstupy/reporty budete pravidelně potřebovat (např. překryvy
předplatného, seznam zrušených předplatných, kontaktní informace, zdroje
předplacené u jednoho dodavatele apod.). Vhodný systém ERM umožňuje výstupy ze
znalostní báze automatizovat a přizpůsobit potřebám Vaší knihovny. Někdy je
možné vstoupit do kódu a struktury systému ERM a definovat své vlastní požadavky na
výstupy. Počítejte proto s pomocí zaměstnanců z oddělení IT, kteří vám budou
schopni výstupy z takového systému ERM nakonfigurovat.

Nezbytné je sledovat pracovní postupy správy EIZ v
knihovně od začátku implementace. Mnoho systémů ERM umožňuje práci se systémem
pomocí tzv. rolí (např. Verde). Role představuje pracovní náplň zaměstnance
knihovny, tj. akviziční pracovník, katalogizátor, vedoucí knihovny/manažer,
knihovník, který řeší problémy s přístupem ke zdroji apod. Některé systémy ERM
mají předdefinované pracovní procesy (workflow) související s EIZ, např. workflow
akvizice, workflow licence, workflow pro trial). Systém ERM rozděluje jednotlivé kroky
workflow určeným pracovníkům knihovny, některé kroky provádí systém na pozadí
automaticky (např. obnova předplatného, aktivace trialu). Správce systému ERM může
sledovat splněné a   nesplněné kroky workflow, nesplněné úkoly může
delegovat na jiného pracovníka apod. Bohužel ne vždy lze předdefinované pracovní
procesy využít pro potřeby menší knihovny a je nutné je modifikovat, což není
snadné. U některých systémů ERM není ani modifikace možná.


Závěr

Na závěr mohu jen poznamenat, že elektronické
informační zdroje jsou neustále „v pohybu“, proto nepočítejte s tím, že systém
ERM implementujete a tím Vaše práce končí. Někdy je dobré začít s menším
množství dat a na nabytých zkušenostech stavět dále. Někdy je snazší data
vkládat ručně, než  je upravovat do podoby, kterou akceptují nástroje pro
import. Pokuste se kontaktovat knihovnu, která už nějaké zkušenosti s implementací
systému ERM má (v ČR je to UK v Praze) a sledujte diskusní fóra. Buďte realisté.
Systém, který koupíte, budete také nějaký čas používat. Slibované změny a
vylepšení systému jsou obvykle odkládána.

Předplácí vaše knihovna velké množství
elektronických zdrojů? Je pro Vás obtížné udržet informace o EIZ aktuální? Máte
přehled o tom, kolik za elektronické zdroje utrácíte? Stíhají knihovníci ve Vaší
knihovně nastavit přístup ke všem předplaceným elektronickým zdrojům?  Máte
přehled o tom, kdo je za co při práci s EIZ zodpovědný? Čelíte-li takovýmto a
podobným otázkám, je zřejmě ten pravý čas vybrat pro Vaši knihovnu vhodný systém
ERM.

 

Poznámka:

Koncepce článku je převzata ze zdroje: HARVELL, Tony.
Electronic Resource Management Systems : Choosing and Implementing an ERMS. UC San Diego :
UC San Diego Libraries. 2009. Retrieved from: http://escholarship.org/uc/item/5q12k8mh
(cit. 20.1.2011). Obsah článku je obohacen o osobní zkušenosti s implementací
systému ERM na UK v Praze.

 

Literatura:

BREEDING, Marshall. Helping You Buy ERMS. Computers in
Libraries. 2007, no. 7, s. 6-18, 48-49.

COLLINS, Maria. Electronic Resource Management Systems :
Understanding the Players and How to Make the Right Choice for Your Library. Serials
Review 2005; 31:125–140.

Digital Library Federation. Report of the DLF Electronic
Resource Management Initiative. Appendix-D : Data Element Dictionary. August 2004.
Přístupny z: http://www.library.cornell.edu/elicensestudy/dlfdeliverables/home.htm

DOERING, William; CHILTON, Galadriel. A Locally Created ERM
: How and Why We Did It. Computers in Libraries. 2008, vol. 28, no. 8, s. 6-7, 46-48.

HARVELL, Tony. Electronic Resource Management Systems :
Choosing and Implementing an ERMS. UC San Diego : UC San Diego Libraries. 2009.
Retrieved from: http://escholarship.org/uc/item/5q12k8mh
(cit. 20.1.2011).

HARVELL, Tony A. Electronic Resources Management Systems :
The Experience of Beta Testing and Implementation. Electronic Journal Management Systems:
Experiences from the Field. 2005, pp. 125-136.

KOPPEL, Ted. Electronic Resource Management in Libraries :
Research and Practice. Hershey, PA : Information Science Reference. 2008. Chapter XVI :
Standards, the Structural Underpinnings of Electronic Resource Management Systems, s. 295
– 305.

Zdieľať: