Benchmarking akademických knižníc na Slovensku

Sebareflexia alebo autoreflexia je poznávanie samých seba na základe pozorovania a porovnávania sa s inými podobnými subjektmi. To isté by sme mohli povedať aj o benchmarkingu firiem a organizácií. Aj keď ide o cudzie slovo, našlo svoje miesto aj u nás. Aj keď sa o benchmarkingu rozpráva len krátko, je medzi nami už niekoľko desaťročí. Môžeme ho vidieť pri štatistických výkazoch alebo pri vyhodnotení plnenia cieľov päťročnice, ale aj inde vo firmách pri kontrole produkcie a ziskov. Benchmarking je nástroj strategického manažmentu, ktorý nám umožňuje sledovať našu niekoľkoročnú prácu a rozhodovať sa na základe už získaných skúseností. Čiže tento nástroj nám pomáha posúvať sa stále dopredu a reagovať na neštandardné zmeny, ktoré by sme inak možno prehliadli.

Čoraz viac knižníc u nás má skúsenosti s benchmarkingom – či už lokálnym alebo medzinárodným. Veľmi veľkým prínosom je možnosť zapojenia verejných knižníc do českého programu hodnotenia knižníc. Všetky zapojené knižnice majú len pozitívne ohlasy na celkový priebeh a výsledky. Je to paradox, že je to práve česká republika, ktoré hodnotí naše knižnice. Ale čo sa týka benchmarkingu akademických knižníc, tak tu máme veľké rezervy. Na Slovensku neexistuje možnosť zapojiť sa do akéhokoľvek projektu zameraného na hodnotenie knižníc. Jedna z možností je nemecký benchmarkingový projekt BIX, do ktorého sa môžu zapájať knižnice z celej Európy.

Univerzitná knižnica Technickej univerzity v Košiciach sa už druhý rok zapája do tohto hodnotenia s cieľom zdokonaliť svoje služby, ale aj zistiť globálne aspekty tohto hodnotenia. No máme aj iné osobnejšie ciele, ako napríklad získať prehľad o situácii v knižniciach rovnakého charakteru v Nemecku a iných európskych krajinách, možnosť porovnať situáciu v knižnici s predošlým rokom, na základe lepšieho hodnotenia poukázať na efektivitu a dôležitosť činnosti knižnice v rámci univerzitných pracovísk. Jednou z výhod je, že sa v tomto hodnotení porovnávajú knižnice rovnakého typu. Keďže celkový počet zapojených knižníc v roku 2012 dosiahol číslo 280, tak je to dobrá vzorka na vytvorenie dostatočne veľkých podskupín podľa typu knižnice. V oblasti vedeckých univerzitných a vysokoškolských knižníc to bolo 84 knižníc z celej Európy.

Výsledok hodnotenia nespočíva v zostavení rebríčka, ktorý by odzrkadľoval to, ktorá z knižníc je najlepšia alebo najhoršia. Tieto výrazy sú pojmom relatívnym. Boli vytvorené štyri hlavne sektory údajov. Realizátori projektu a zároveň odborníci na problematiku týkajúcu sa efektívnej činnosti knižníc zostavili 17 indikátorov, veľavravných ukazovateľov, ktoré sa matematickými operáciami dajú vyvodiť z poskytnutých čísel. Na základe týchto indikátorov sa zhodnotí situácia knižnice. Hodnotí sa každá oblasť osobitne, a tak zástupcovia jednotlivých knižníc môžu na základe relatívne objektívnych výsledkov porovnať svoju situáciu vzhľadom na ostatné zúčastnené knižnice. Medzi štyri základné sektory patria PONUKA, VYUŽITIE, HOSPODÁRNOSŤ, ROZVOJ. Medzi veľmi dobré výsledky môžeme zaradiť okamžitú dostupnosť knižného fondu bez ohľadu na MVS alebo MMVS. Priemerná hodnota, ktorú dosahovali zúčastnené knižnice, bola 83,1 %, pričom naša knižnica dosiahla až 99,5 %. Na základe tohto čísla môžeme tvrdiť, že máme k dispozícii pomerne vysoký podiel médií vyhľadávaných používateľmi, a preto nie sú nútení využívať MVS a nemusia čakať, kým budú pre nich potrebné materiály dostupné.Ďalším nadpriemerným výsledkom bol podiel prostriedkov mimo interného financovania z celkových dostupných prostriedkov knižnice, teda všetky z činnosti nadobudnuté prostriedky, prostriedky externého financovania – z fondov, vrátane investičných nákladov, ktoré nepochádzajú od prevádzkovateľa alebo ministerstva. Indikátor ukazuje to, koľko zdrojov knižnica dostáva na technologický alebo priestorový rozvoj. Takisto zahŕňa aj vlastný podiel knižnice na celkovom financovaní.

Veľkou nevýhodou je zložitosť porovnávať knižnice financované podstatne vyššími čiastkami, ako sú tie, ktorými disponujú knižnice z krajín zo slabšou ekonomikou. Je dôležité poukázať predovšetkým na rozdielnosť finančných podmienok fungovania knižníc v jednotlivých krajinách, ktorá vyplýva z hospodárskych, politických alebo právnych rozdielov medzi štátmi. Aj napriek rovnakej štruktúre a relatívnej veľkosti knižnice, ako je napríklad naša knižnica, je rozpočet podobnej knižnice v Nemecku 10x väčší. Vzhľadom na to je veľmi ťažko konkurovať v položkách, ako je počet dokumentov zakúpených na jedného používateľa, rozpočtové financie na jedného zamestnanca, školenia a podobne. Ďalej chýbajú niektoré indikátory, ktoré sú špecifické pre Slovenskú republiku. V rámci akademických knižníc ide aj o evidenciu publikačnej činnosti, ktorá je nemalou súčasťou pracovnej náplne knižnice a z celkového pracovného času zaberá nemalé percento. Ďalej evidencia záverečných prác a ich konzultácie, ale aj iné činnosti, na ktoré sa kolegovia z Nemecka nezamerali.

Aj napriek slabším výsledkom sa na toto hodnotenie treba pozerať pozitívne, lebo v porovnaní s predošlým rokom vidieť mnoho pozitívnych zmien. Predsa aj malé zmeny k lepšiemu môžu byť začiatkom veľkých úspechov. Nebuďme teda skeptickí, čo sa týka negatívnych výsledkov, je potrebné uvedomiť si, že vzhľadom na snahu v našej krajine vyrovnať sa európskym štandardom v takmer všetkých oblastiach okrem finančných dotácií, či už v otázke miezd alebo otázke štátneho sektora, bude ešte dlho trvať, kým sa vyrovnáme kolegom z Nemecka alebo iných európskych štátov.

V tejto súvislosti sa však stále vynára otázka, prečo sa knižnice na Slovensku nevedia porovnávať medzi sebou, v rovnakých podmienkach a v rovnakom prostredí. Kto by mal byť zodpovedný za celoslovenské hodnotenie knižníc? Aký nástroj sa použije a aké parametre sa budú sledovať? To sú otázky, na ktoré si musíme klásť odpovede, a podľa toho sa aj zariadiť. Benchmarking posúva organizácie stále vpred, musíme tento mechanizmus využiť aj u nás a verím, že súťaživosť a zlepšovanie prinesú kladné výsledky pre každého z nás a našich používateľov.