Grantové projekty veřejných knihoven

Hlavné články / Main Articles

Základným východiskom finančnej politiky každej knižnice je rozpočet. Príspevok mapuje súčasné možnosti verejných knižníc v Českej republike v oblasti spolufinancovania a dotýka sa aj vlastnej tvorby projektov. Ďalší príspevok informuje o možnostiach získavania dotácií na základe účasti v grantovom systéme EÚ, ktorý podporuje oblasť
celoživotného vzdelávania.

Príspevky sú prevzaté so súhlasom autoriek a redakcie z elektronického časopisu Knihovnický zpravodaj Vysočina č. 1/2005 ( http://kzv.kkvysociny.cz).

Veřejné knihovny jsou organizace zřizované a financované z veřejných prostředků. Základním východiskem jejich finanční politiky je rozpočet, který je daný, ale knihovna má zpravidla možnost ovlivňovat jeho tvorbu. Základním předpokladem je definovat cíle knihovny a stanovit zdroje umožňující jejich dosáhnutí. Tento krok bývá nejproblematičtějším, jak při sestavování rozpočtu, tak při jeho obhajování před zřizovatelem. Česká (evropská) legislativa ovšem umožňuje navýšení běžného rozpočtu knihovny o dotace získané na základě účasti v grantovém řízení.

Dotací se rozumí přidělení jednorázových finančních prostředků (na základě soutěže) na konkrétní účel, který se z hlediska veřejného prospěchu jeví nanejvýš užitečný. Organizace, která určuje podmínky, za kterých lze o dotaci žádat, dále zajišťuje posouzení a výběr návrhů a nakonec rozděluje sumu na vybrané návrhy. Výše poskytovaných dotací se pohybuje v rozmezí od 30 % do 80 % finančních nákladů na projekt, obvykle se pohybuje kolem 50 %. Zbývající finanční náklady musí spolufinancovat sama knihovna, resp. její zřizovatel (obec, kraj, MK ČR).

Finační politika veřejné knihovny by měla mít aktivní charakter, což předpokládá aktivní vyhledávání doplňkových zdrojů finančního rozpočtu. Důvodem může být např. rozšíření a rozvíjení odborných činností, zlepšení služeb, omezení závislosti na státních, krajských nebo obecních zdrojích, nebo rozvoj partnerství se zahraničními organizacemi (důležitá skutečnost pro čerpání financí z fondů EU).

Zdroje grantů

Účelové příspěvky od státu mohou veřejné knihovny získat prostřednictvím jednotlivých ministerstev, která každoročně vyhlašují výdajové programy a granty. Dotace se poskytují obvykle do výše 50 % skutečných nákladů na celý projekt. Při stanovení výše grantů se vychází z kalkulovaných (plánovaných) nákladů. Jako všude i zde platí, že je nutné splnit všechny podmínky a termíny pro poskytnutí dotace.

Ministerstvo kultury , do jehož resortu veřejné knihovny patří, je největším zdrojem dotací veřejných knihoven. Přední místo v objemu přidělených dotací zaujímá Národní knihovna ČR jako koordinátor a garant mnoha národních projektů.

Programy Ministerstva kultury ČR na podporu knihoven :

Veřejné informační služby knihoven (VISK) . Cílem programu VISK je inovace veřejných knihovnických a informačních služeb na bázi informačních technologií. Veřejné služby knihoven se orientují zejména na poskytnutí veřejně přístupných míst s kvalifikovanou obsluhou a vybavených informačními technologiemi, která garantují rovné podmínky přístupu k informačním zdrojům a sítím pro všechny skupiny občanů, dále na podporu celoživotního vzdělávání a uspokojování kulturních potřeb občanů a na zpřístupnění informací z oblasti veřejné správy. Program byl zahájen v roce 1997 a od roku 2000 je koordinátorem Národní knihovna ČR (NK ČR). Je realizován v devíti specializovaných podprogramech.

jones.jpg (142757 bytes)

Z dalších grantových programů Ministerstva kultury ČR, které jsou dostupné i menším knihovnám, jsou následující:

Program Knihovna 21. století, který probíhá od roku 1999 a podporuje např. práci s národnostními menšinami a integraci cizinců (realizace výstav, besed, soutěží, nákup knihovního fondu pro národnostní menšiny), všeobecnou dostupnost knihovnických služeb pro občany se zdravotním postižením (např. nákup knihovních fondů a technických zařízení pro nevidomé a slabozraké uživatele), kulturní, výchovnou a vzdělávací činnost (projekty zaměřené na rozvoj čtenářství, přednášky, semináře, besedy, soutěže a výstavy, vydávání publikací) a ochranu knihovního fondu před nepříznivými vlivy prostředí (restaurování historických a vzácných knihovních fondů, prevence plísní a ochrana před nepříznivými vlivy prostředí).

Od roku 2002 je vyhlašován Program podpory zajištění výkonu regionálních funkcí knihoven . Vznikl na základě nabytí účinnosti nových právních předpisů v roce 2001, kdy nebylo okresním úřadům umožněno nadále financovat jiné než jimi zřizované příspěvkové organizace či organizační složky. Důvodem byla rovněž nerovnoměrnost výkonu regionálních funkcí knihoven (v deseti okresech nebyly až do roku 2002 zajišťovány vůbec) a velké rozdíly ve výši finančních částek, vynakládaných za tímto účelem jednotlivými okresními úřady. Od roku 2002 je za výkon regionálních funkcí v kraji zodpovědná krajská knihovna, která může výkonem regionálních funkcí pověřit vybrané základní knihovny. Dotace z programu jsou tudíž určeny výhradně provozovatelům krajských knihoven a provozovatelům vybraných základních knihoven, pověřených výkonem regionálních funkcí. Na rozdíl od dotací z jiných programů se jedná o plošnou dotaci podle předem daného klíče (pro rok 2002 byla jako výchozí na jednoho obyvatele stanovena částka 6,62 Kč a na jednu základní knihovnu provozovanou obcí částka 6 047,33 Kč).

Program Česká knihovna je určen na podporu odkupu a distribuce nekomerčních titulů děl české literatury od nakladatelů do veřejných knihoven. V letech 1999-2002 bylo do knihoven dodáno na základě nabídky několika desítek nakladatelství každoročně 15 až 17 tisíc kusů knih. Do projektu se mohou přihlásit profesionální veřejné knihovny, tj. obecní (místní), městské a krajské, dále knihovny vysokých škol literárního zaměření, které jsou veřejně přístupné. Nemohou se zúčastnit pracoviště, která jsou pouze organizační složkou knihovny (pobočky, oddělení apod.).

Oddělení literatury a knihoven Ministerstva kultury ČR v současnosti vyhlašuje grantová řízení pro oblast knihoven dne 31. 10., uzávěrka je stanovena na 10. 1. následujícího roku. Pro oblast literatury se vyhlašují grantová řízení zpravidla začátkem října a uzávěrka je stanovena na druhou polovinu prosince. Žádosti se podávají na předepsaných formulářích, které lze stáhnout z webové stránky ministerstva (www.mkcr.cz).

Každý předkládaný projekt musí obsahovat:

  • vyplněnou žádost o dotaci včetně základních údajů o žadateli (knihovně v místě realizace),

  • podrobný popis projektu (cíl, charakteristika, způsob provedení, přínos, atd.), maximálně dvě strany formátu A4, zdůvodnění žádosti – záměry projektu s dostatečnými informacemi pro posouzení jeho významu a relevance,

  • kompletní rozpočet projektu s rozpisem nákladů na jednotlivé nákladové položky (náklady se rozlišují dle přiloženého poučení), u nákladů se uvádí celková částka v jednotlivých položkách a přesná specifikace rozepsaná v příloze “Rozpis rozpočtu”, zvlášť se vyčíslují náklady, které kryje knihovna z vlastních zdrojů, rovněž se uvádí další zdroje krytí projektu (i předpokládané), uvádí se i předpokládaný příjem, zisk, příp. ztráta,

  • knihovny evidované podle zákona č. 257/2001 Sb. (knihovnický zákon) vyplní v žádosti o dotaci evidenční číslo uvedené v osvědčení o zápisu do evidence knihoven,

  • fakultativní přílohu (mohou ji tvořit nezávislé lektorské posudky projektu žadatele, případně jiné doporučující materiály např. charakteristiky firem, které by se eventuálně na realizaci projektu podílely).

Také Ministerstvo informatiky ČR (MI ČR) je koordinátorem mnoha projektů, mimo jiné i projektu Intranet veřejné správy nebo Projektu internetizace knihoven . Prostřednictvím MI ČR bylo do konce roku 2003 připojeno k Internetu celkem asi 360 veřejných knihoven, které si podaly projekt v rámci podprogramu VISK 3. Na rozdíl od předchozích let se nyní dotace nevztahuje na nákup hardwaru, ale na uhrazení zřizovacích a měsíčních komunikačních poplatků za pevnou linku. Knihovny se tak stanou součástí vytvářeného Intranetu veřejné správy na základě tzv. Rámcové smlouvy, kterou uzavřelo MI ČR s dodavatelem komunikační infrastruktury IVS – Českým Telecomem. Po dobu její platnosti tak mají knihovny zajištěn přístup k Internetu bez finančních nároků ze své strany.

Projekt internetizace knihoven – PIK – cílem projektu je připojení všech knihoven poskytujících veřejné knihovnické a informační služby dle knihovního zákona tak, aby byly schopné splnit podmínky stanovené tímto zákonem v §4, odst. 1 písmeno d. v termínu do 31. prosince 2006. Více se dozvíte na internetové adrese: http://www.micr.cz/scripts/detail.php?id=1877.

Projekt národní program počítačové gramotnosti byl zahájen v únoru roku 2003. Na projektu se podílí MI ČR, společnosti Intel a Centrum Internetu. Mají společný cíl, a to naučit veřejnost pracovat s počítačem. Za tímto účelem jsou veřejnosti nabízeny tyto kurzy: Poprvé u počítače, Úvod do Internetu a Internet. Kurzy zprostředkovávají regionální centra Internetu (RCI). V knihovnách přihlášených do projektu Ministerstva informatiky ČR v oblasti všeobecné počítačové gramotnosti (projekt ECDL) získají úspěšní absolventi testování doklad o dosažení mezinárodně uznávané kvalifikace pro práci s počítačem – ECDL Certifikát, který je v rámci států Evropské unie doporučen a používán jako standard základní počítačové vzdělanosti.

V současné době, v rámci projektu MI ČR, MŠMT ČR a sdružení BMI Veřejný internet, vzniká databáze míst veřejného přístupu k Internetu. Nový projekt najdete na internetové adrese www.verejnyinternet.cz, kde budou soustředěny informace o problematice veřejně přístupného Internetu a v databázi poskytovatelů veřejného přístupu k Internetu budou moci návštěvníci stránek vyhledávat potřebné informace o možnostech veřejného přístupu k Internetu v libovolném místě. Tato databáze bude propojena rovněž s databází obcí na Portálu veřejné správy.

Rovněž Ministerstvo pro místní rozvoj klade důraz na informatiku. Zaměřuje se na zavádění Internetu pro přenos informačních dat, zejména regionálních, prostřednictvím informačních center, a to pro získávání, zpracování, uchovávání a poskytování informací, souvisejících se všemi stránkami života v mikroregionech. To je velmi důležité pro následující léta, neboť bez kvalitních informací a bez rychlého přístupu k nim budou obce a další nositelé projektů s obtížemi získávat potřebné znalosti o jednotlivých rozvojových programech vládních i nevládních institucí a o finančních podporách pro jejich realizaci. Důraz je kladen i na to, že Internet musí sloužit co nejširšímu okruhu obyvatel a měl by také být co nejefektivněji využíván. To znamená, že jeho umístění je optimální v takovém zařízení, které je co nejvíce přístupné občanům (veřejné knihovny).

Program obnovy venkova od 1. ledna 2004 zajišťují kraje.

Grantový program Ministerstva školství, mládeže ČR a tělovýchovy ČR (MŠMT) Informační zdroje pro výzkum a vývoj (známý pod zkratkou LI) byl vyhlášen na čtyřleté období (2000–2003) s cílem zajistit – zejména akademickým pracovištím – systematickou podporu financování oborových nebo polytematických informačních zdrojů. V červenci roku 2003 vyhlásilo ministerstvo školství veřejnou soutěž na program Informační infrastruktura výzkumu (1N), který navazuje na program LI. Z obsahového hlediska je pětiletý program 1N (2004-2008) strukturován do tří okruhů: informační zdroje pro výzkum, infrastruktura výzkumu a zvýšení hospodárnosti ve využívání veřejných prostředků na informační zdroje a infrastrukturu výzkumu. Zásadní informací a průlomem v grantovém systému ČR ovšem je fakt, že v programu 1N není povinná finanční spoluúčast žadatele o grant, tzn. účelová podpora může činit nejvýše 100 % uznaných nákladů. Ministerstvo školství pokračuje v tomto grantovém projektu a více se dočtete v posledním čísle časopisu IKAROS ( http://www.ikaros.cz/Clanek.asp?ID=200504015).

Kraje a municipality (města a obce) každoročně prostřednictvím svých úřadů vyhlašují dotační programy pro neziskové organizace, a to spolu se zásadami pro poskytování účelových dotací. Vyhlášené dotační programy podporují aktivity v oblastech využití volného času dětí, v oblasti mládeže a prevence sociálně patologických jevů, v oblasti kultury, kulturních památek, sportu, zdravotnictví, sociální oblasti, aktivit příslušníků národnostních menšin, v oblasti vztahů s partnerskými městy apod. Kraj (město, obec) může na základě vlastní potřeby vyhlásit i výběrové řízení (soutěž) na realizaci konkrétního projektu.

Příspěvek může v přiměřené míře, obvykle však maximálně do výše 50 % skutečných nákladů, přispět na dotovanou činnost. Dotace a granty jsou poskytovány na základě podaných žádostí, ty jsou pak hodnoceny v příslušných komisích a radách krajů (měst a obcí). Nutné je dodání požadovaných příloh (zřizovací listiny, kopie smlouvy o zřízení běžného účtu u peněžního ústavu apod.). Nedodržení termínu, formálních náležitostí a absence povinných příloh žádosti je důvodem vyloučení žadatele z dalšího řízení. Projekt tvoří obsah žádosti o dotaci předkládané žadatelem. Kromě formální správnosti a úplnosti projektů se hodnotí také rozsah a kvalita zpracování, efektivní sestavení rozpočtu projektu, počet účastníků, kterým je projekt určen , a jeho působnost a přínos pro kraj (město, obec).

Jedna z největších evropských institucí – Evropská komise – každoročně vyhlašuje kolem 280 programů a fondů. Dalších asi 120 podpůrných programů a fondů vyhlašují i ostatní evropské instituce. Veškeré finanční fondy EU jsou zaměřeny na přesné cíle a priority v rámci jednotlivých společných politik. Ze strukturálních fondů mohou být také financována opatření zaměřená na rozvoj informační společnosti, především zlepšování informační gramotnosti, modernizaci veřejných služeb a modernizaci digitální infrastruktury. Oblasti výzkum, vzdělávání, odborné vzdělávání, mládež, kultura (knihovny), audiovizuální oblast, informační společnost apod. jsou součástí doplňkových politik EU, které jsou dotovány tzv. komunitárními programy. Tyto mají většinou formu grantů, půjček a záruk. Nejznámějšími jsou programy: Culture 2000, VI. rámcový program, Socrates, Youth/Mládež, Leonardo. Programy mají mnoho podprogramů a aktivit, o kterých je možné získat informace v síti kontaktních středisek a národních agenturách.

Programy EU udělují finanční příspěvky kvalitním, inovativním projektům, které podporují kreativitu a vykazují skutečnou evropskou přidanou hodnotu. Základním pravidlem pro přístup ke všem fondům je, že instituce a předkládaný projekt musí splňovat specifické cíle programu a splňovat stanovená kritéria. Tato kritéria jsou jasně stanovena v popisech programů. Jednotlivé programy nebo nástroje mají také specifické termíny přijímání přihlášek a specifické podmínky, za kterých se může žadatel ucházet o grant, počínaje výzvou k podávání přihlášek, rozhodnutí apod. Některá grantová schémata jsou otevřena po celý rok.

Výzvy k předkládání projektů jsou publikovány v Úředním věstníku Evropského společenství, který se v angličtině nazývá Official Journal of the EC. Tato publikace obsahuje základní informace a odkazy na vyhlašované programy a jejich uzávěrky. Česká Nadace rozvoje občanské společnosti (NROS) pravidelně po dobu trvání grantu v rámci programu Trustu (minimálně do roku 2005) sleduje tuto publikaci a na webových stránkách www.ngo-eu.cz informuje o vyhlašovaných výzvách k předkládání projektů.

Je obecně známo a knihovny se musí na toto připravit, že čtyři z pěti podaných projektů nejsou financovány (nejsou přijaty) a i když je projekt přijat, jsou projektanti obvykle postaveni do situace, kdy musí zajistit financování z vlastních zdrojů a teprve po realizaci projektu dosáhnou na finance z EU.

Svou podstatou představují zdroje finančních prostředků pro veřejně prospěšné aktivity také nadace. Nadace jsou účelová sdružení, jejichž hlavním posláním je poskytování nadačních příspěvků – grantů – třetím osobám (zejména z výnosů z vlastního majetku a dalších příjmů). V současné době je v České republice registrováno přes 360 nadací.

V letech následujících po listopadové revoluci, bylo české knihovnictví relativně hojně financováno z fondů nadací. Jednalo se například o podporu rozsáhlého projektu retrospektivní konverze katalogů, zkvalitnily se meziknihovní výpůjční služby. Dále byly nadacemi podporované oblasti zlepšování služeb uživatelů knihoven se zaměřením na spoluobčany s postižením, školení knihovníků, návrhy na automatizaci knihoven atd. Je ovšem potřeba dodat, že nyní, kdy ČR vstoupilo do Evropské unie, již většina (především zahraničních) nadací nepovažuje Českou republiku za oblast, kde by byla nutná jejich podpora a přemisťují své aktivity směrem na východ od naší republiky.

Firemní dárci mohou poskytovat dary přímo nebo prostřednictvím firemních nadací. Ty pracují podobným způsobem jako nezávislé soukromé nadace, ale zakládají je obchodní společnosti, které formou příspěvků jejich prostřednictvím rozdělují mezi neziskové organizace část svých nezdaněných příjmů. Hlavně v posledních letech se role podniků ve společnosti změnila. Firma již není vnímána pouze jako subjekt, který má produkovat výrobky nebo služby výhradně za účelem vlastního zisku. Většina firemních dárců financuje jen ty projekty, které jsou realizovány v regionu, v němž podnikají.

Zásady získávání finančních prostředků od nadací:

  • Nadace poskytují finanční prostředky pouze organizacím, které uskutečňují projekty, jež jsou v souladu s jejich současnými cíli. Je nutné pečlivě prokázat, že žádost o financování odpovídá cílům dané nadace.
  • Na místě je opatrnost při přijímání finančních darů od firemních sponzorů. Toto financování je spojeno s určitým kompromisem mezi zájmem potencionálního sponzora a vaší organizací. Dárcovská politika firem se nemusí shodovat s prioritami podporovanými nadacemi.
  • Většina nadací ve svých pravidlech pro přidělování grantů uvádí požadavek, aby organizace, které hledají možnosti financování mezinárodních projektů, nejprve zaslaly jen stručný návrh v rozsahu dvou až tří stran. Většina nadací zveřejňuje na svých webových stránkách, jaké konkrétní informace by měl prvotní návrh obsahovat. Nutné je připojit stručný popis žádající organizace (právní forma, aktuální cíle i dosažené úspěchy), popis projektu, podrobný rozpočet a seznam partnerských organizací.
  • Některé nadace mají stanoven nejzazší termín podávání oficiálních žádostí, aby mohly projekt financovat ještě v daném roce. Jiné přijímají návrhy průběžně po celý rok.
  • Mnohé nadace uvádějí maximální částku, kterou mohou poskytnout na jeden projekt. Při stanovování finančních požadavků je nutné brát v úvahu také velikost nadace a jejího nadačního jmění (nejlepší je porovnání s granty, které byly přijaty v minulých letech).
  • Nadace mohou své finanční priority rok od roku měnit, přehled podporovaných oblastí je možno zjistit z webových stránek a z aktuálních výročních zpráv nadací.

V západních zemích má podpora neziskové sféry hospodářskou sférou dlouhodobou tradici a v mnohých oblastech jsou vyvinuté konkrétní metody a postupy získávání sponzorů. Získání zkušeností vyžaduje aktivitu a cílevědomost knihovny vůči možným sponzorům, což je limitované i určitými předsudky a obavou knihoven, aby se zřizovatelé nezačali zbavovat zodpovědnosti za financování knihoven a sponzorování a získávání prostředků od sponzorů nezačali považovat za samozřejmost, která jim poskytuje příležitost snižovat objem pravidelných dotací rozpočtů knihoven. Kromě toho sponzoři raději poskytují prostředky institucím, které jsou na veřejnosti viditelnější.

Se sponzorováním mají u nás některé veřejné knihovny zkušenosti dobré, jiné naopak. Snad je to dáno specifickým společensko-kulturním klimatem místa, ve kterém knihovna působí, léty pěstovaných dobrých vztahů s komerčními subjekty, ale zcela jistě je to – jako ve všem – o lidech, kteří knihovnu řídí a pracují v ní. Žádání o sponzorský dar je mnohde považováno za ponižující činnost a je chápáno jako “žebrání”. Ve světě, především v USA, má podpora neziskové sféry hospodářskou sférou dlouhodobou tradici a možnost sponzorování veřejné knihovny je pro firmu či společnost prestižní záležitostí (snad se k takovému stavu jednou naše knihovny taky alespoň přiblíží).

Strategie přístupu k potencionálnímu dárci (sponzorovi) je tzv. “strategie win x win”, což znamená vítězství na obou stranách. Dárce je vyzván ke spolupráci nebo finančnímu podílu na projektu. Žadatel svým projektem naplňuje představy a plány dárce. Je však potřeba držet se pravidel, že dárci nedávají organizacím, ale dávají uživatelům (veřejnosti) a že dárci nevědí, kolik dát. Proto je nutné uvést konkrétní částku, příklady darů apod.

Na základě dosavadních zkušeností jednotlivých knihoven pro oblast spolupráce se sponzory je možno formulovat tento postup:

  • vypracovat projekt, pro který knihovna potřebuje finanční nebo materiální prostředky, v projektu zdůraznit význam pro veřejnost, určitou skupinu veřejnosti, vyčíslit objem finančních prostředků a časovou hranici ukončení projektu,
  • zhodnotit, vzhledem na charakter projektu, zájmy podnikatelských subjektů, předmět jejich podnikání a jejich možnosti, styčné body mezi projektem a případným sponzorem a na základě toho vybrat sponzora (sponzory),
  • navázat písemný kontakt s vysvětlením důvodu, požádat o osobní rozhovor o navrhovaném projektu,
  • oslovit sponzora (za nejvhodnější se považuje rozhovor ředitele knihovny se sponzorem, při tomto rozhovoru je potřeba podrobně představit navrhovaný projekt a navrhnout protislužby, které knihovna může sponzorovi poskytnout – poskytnutí místa pro jeho reklamu, zveřejnění jména sponzora v publikační činnosti knihovny, v masmédiích a akcích knihovny apod.),
  • z dalších případných kontaktů zjistit, do jaké míry si sponzor představuje být zainteresovaný na přípravě projektu a na jeho realizaci, dohodnout další postup, zabezpečit průběžné informace o postupu projektu a kvalitní a včasné poskytnutí protislužeb,
  • pokusit se udržet kontakty se sponzory pravidelnými informacemi o výsledcích knihovny, které ji na veřejnosti i v jednotlivých skupinách prezentují jako významnou instituci, pozváním sponzora na významné akce pro veřejnost apod.

V každém případě musí mít knihovna na zřeteli kvalitu projektu, jeho význam pro určitou skupinu, musí umět před sponzorem prezentovat svůj společenský význam. Důležitá je schopnost knihovny nacházet potřebné a zajímavé projekty a dostatečně je rozpracovat tak, aby sponzor ihned pochopil jejich význam a užitečnost poskytnutých prostředků.

S finanční podporou zajímavých akcí mohou počítat i členské knihovny organizované ve Svazu knihovníků a informačních pracovníků. Například částkou 5000,- Kč podpořil SKIP10 (pobočka pro Severní Moravu) ze svých prostředků zajímavou kulturní nebo vzdělávací akci, kterou pořádá některá z členských knihoven SKIP10 v roce 2004. Mohla to být akce buď pro pracovníky knihoven (tzn. odborný seminář) nebo kulturní akce pro čtenáře, která by zároveň byla určena členům SKIP10. Dále prostřednictvím SKIP 10 společnost Severomoravská energetika a.s. věnovala v roce 2003 na podporu činnosti veřejných knihoven Moravskoslezského a Olomouckého kraje částku 250.000,- Kč.

Vyhledávání zdrojů

Předpokladem pro zahájení zpracování projektu je vyhledání tzv. výzvy k předkládání projektů, jejich témata, formuláře a uzávěrky. Instituce, které přerozdělují finanční prostředky nebo informují o možnostech jejich získávání, mají většinou své webové stránky nebo kanceláře.

Dobrým pomocníkem pracovníků veřejných knihoven pro vyhledávání finančních zdrojů může být občanské sdružení Econnect, které zveřejňuje na svých webových stránkách http://granty.ecn.cz/ databázi grantů. Na zmíněných stránkách je možné vyhledat všechny aktuální uzávěrky českých nadací, nadačních fondů, magistrátů a ministerstev.

Dalším, avšak obsáhlejším a podrobnějším zdrojem je server Informačního centra neziskových organizací (ICN) www.neziskovky.cz. Po přihlášení na webovou stránku existují dvě možnosti, jak vyhledat vhodný fond nebo nadaci: Volně dostupná databáze finančních zdrojů a placená služba Grantový kalendář (předplatné týdenní rozesílky je 500 Kč na kalendářní rok).

Tvorba projektu

Za jednu z klíčových znalostí vedoucích pracovníků knihoven je považována znalost tvorby projektů. Projektování je činnost, kde mají své uplatnění projektantovy schopnosti jako nápaditost, kreativita, komunikační dovednosti, ale i zodpovědnost, přesnost a smysl pro kolektivní spolupráci. Projekt vždy vytváří představu něčeho nového a kvalitně vytvořený projekt je zárukou úspěchu. Možný záběr veřejných knihoven v této oblasti je opravdu veliký, od jednodenních projektů na zábavné odpoledne pro děti či literární večer pro dospělé, přes projekty malých obecních knihoven na vytvoření informačního centra obce, až po víceleté projekty “velkých knihoven” s mezinárodní účastí.

Struktura projektu

Každá instituce, která vypisuje grantové řízení, má obvykle své formuláře a svou metodiku pro jejich vyplňování. Některé formuláře a projekty jsou stručnější, některé daleko obsáhlejší. Náročnost mnohdy stoupá s povahou projektu a výší jeho rozpočtu. Následující struktura projektu se stručnou charakteristikou jednotlivých částí je v prostředí Evropy a ČR nejobvyk-lejší a nejžádanější.

Projekt se zpravidla skládá z těchto oddílů:

  • Obsah, souhrn
  • Představení a popis organizace
  • Formulace problému nebo potřeby
  • Cíle projektu
  • Cílová skupina
  • Způsoby řešení
  • Spolupracující organizace
  • Způsob hodnocení a dokumentace
  • Rozpočet a budoucí možnost financování
  • Přílohy

Základním pravidlem při tvorbě projektu i při vyplňování žádosti je důsledné dodržování požadavků dárce, tj. povolené a zakázané úpravy, maximální povolený počet znaků a stránek, způsob doručení, počet kopií, povinných příloh, datum doručení nebo odeslání, pokyny k označení obálky a adresy.

Obsah, souhrn

Obsah projektu vychází z konkrétních skutečností organizace a zahrnuje:

  • představení organizace,
  • formulace problému,
  • cíle projektu,
  • dopad na cílovou skupinu,
  • celkové náklady projektu a výše částky, kterou žadatel požaduje.

Délka textu je většinou požadována maximálně do 10 řádků. Tuto část se doporučuje zpracovávat jako poslední.

Představení a popis organizace

Představení a popis organizace (knihovny) by měl obsahovat popis její organizační struktury, včetně vnitřních i vnějších relací, toky rozhodovacích informací, charakter činnosti v dlouhodobém časovém horizontu, informace o minulé a současné činnosti, projekty a dosavadní úspěchy.

Knihovny mohou využít textů ze svých webových stránek, výročních zpráv, “promo” materiálů apod.

Hodnotitelé většinou organizaci neznají, proto je dobré dodat i doporučující dopisy, reference, citace z médií.

Formulace problému nebo potřeby

Tato část je nejobtížnější částí projektu. Hodnotitelé na ni dávají zpravidla velký důraz. Měla by být jasná, stručná a výstižně formulovat problémy, měla by definovat:

  • stanovení a vyjasnění rozdílu nebo mezery mezi současným stavem a ideální (vyžadovanou) situací,
  • zajištění fakt (statistik), srovnávacích dat – pro zdokumentování a pochopení výše zmíněného kritéria,
  • odpověď na otázky Co?, Kolik?, Kdy?, Kde?

Cíle projektu

Správná formulace cílů je často výchozím bodem pro uvažování zadavatele, zda a do jaké míry bude projekt a jeho řešitele, projektanta, podporovat. Jde o stručnost a výstižnost vyjádření, a to zpravidla hlavního cíle a dále cílů vedlejších. Z této formulace má být zřejmé poslání a smysl chování projektovaného systému. Cíle však nevyjadřují jakýkoli aspekt předpokládaného řešení projektu, tj. např. jakými prostředky či způsoby má být vytyčených cílů dosaženo. Cíle musí být definovány tak, aby byly měřitelné a srovnatelné s dosaženými výsledky v jednotlivých fázích.

Doporučuje se dodržet určitý postup, kdy jsou nejprve vytyčeny základní cíle dle jejich priority a poté rozčleněny na menší cíle, které jsou měřitelné. Definují se podmínky měření a následně i jejich plnění.

Základní cíle určují prioritní skutečnosti, kterých chce řešení dosáhnout. Základní cíle nezávisí na metodách řešení. Změna situace by neměla být příčinou k jejich úpravám. Mezi vedlejší cíle patří cíle strategické, taktické a operativní.

Cílová skupina

Za cílovou skupinu projektu je považována konkrétní část společnosti, na kterou bude mít projekt dopad, mohou to být:

  • přímí beneficenti (např. děti od 6 do 15 let v Ostravě),
  • nepřímí beneficenti.

Způsoby řešení

Popis projektu a způsoby řešení jsou textově nejrozsáhlejší částí projektu a zahrnují:

  • popis činností a metod, které budou použity pro dosažení cílů,
  • vysvětlení – proč tyto metody (aktivity),
  • jak tento projekt koresponduje s cíly nadace, dárce, výzvy,
  • realizační plán (realistické plánování činností i potřebných financí, plánování s milníky, např.: provoz referenčního centra knihovny nezačne, dokud nebude dokončeno materiální, hardwarové a softwarové vybavení a nebudou připraveny časové rozvrhy a personální obsazení.).

U seminářů a konferencí je nezbytné popsat důležitost účasti zástupce knihovny, souvislost s jeho prací, kdo se účastní, kvalifikace rektorů apod.

Spolupracující organizace

Partnerství a spolupráce jsou důležité pro strategii evropských programů, kofinancování projektu, pro partnery z členských a kandidátských zemí EU (sítě, střechy). Sdružování má různou podobu. Na evropské úrovni jsou evropská sdružení a sítě něčím zcela přirozeným, protože existují již delší dobu. Hodnotitelé evropských projektů uznávají pouze dlouhodobé a funkční partnerství. Je tedy nutné mít s partnerem oficiální písemnou dohodu nebo smlouvu o spolupráci nebo partnerství. Jen zřídka se podaří navázat účelové partnerství pouze pro jediný projekt, a i když se to podaří, je potom realizace takových projektů mnohem obtížnější. Většinu projektů provádějí alespoň tři organizace stejného zaměření působících v různých zemích. Jedna z nich má funkci vedoucí organizace a hlavního smluvního partnera.

Hodnocení a dokumentace

Při hodnocení je nutné charakterizovat výstupy a výsledky projektu. V projektu musí být jasně definováno, jaká bude kontrola realizace projektu a jaká budou kritéria pro vyhodnocování. Je důležité uvést způsob získávání informací o projektu a využití hodnocení pro rozvoj projektu.

Z hlediska dokumentace musí být jednoznačné, jaké konkrétní budou záznamy, kdo, jak a kdy bude projekt vyhodnocovat a jak bude řešena otázka zpřístupnění výsledků projektu veřejnosti.

Přílohy

Instituce vyhlašující grantové programy uvádějí ve výzvách, které z příloh požadují. Tyto požadované přílohy bývají ve většině případů povinné (jejich neodevzdání vyřazuje z možnosti financování projektu):

  • zřizovací listina,
  • ověřená kopie o přidělení IČO,
  • výpisy,
  • čestná prohlášení,
  • doporučující dopisy,
  • anglické překlady,
  • projekt v elektronické podobě,
  • výroční zprávy,
  • finanční výkazy.

V prostředí evropských grantů je výchozím a často požadovaným dokumentem většiny formulářů a žádostí tzv. SWOT analýza nebo jedna z jejích forem využití, tzv. logický rámec (matice s vertikální a horizontální logikou). Sestavit kvalitní SWOT analýzu nebo logický rámec je velmi náročným procesem a vyžaduje značné zkušenosti projektanta.

Rozpočet projektu

K ekonomice projektu jsou zpravidla uzpůsobeny formuláře k žádosti o grant. V nich se tyto údaje uvádějí hned na jejich svodných částech a pak se teprve na dalších formulářích analyticky rozepisují.

Celková ekonomika v projektech se v zásadě člení na výdaje a na příjmy.

Výdaje/náklady na projekt se člení na pořizovací a provozní.

  • Pořizovací náklady jsou finance, které musí být vynaloženy ještě před zahájením prací na projektu, jde o veškeré materiální, technické, technologické a také lidské prostředky, nezbytné k realizaci projektu. Jsou to výdaje jednorázové.
  • Provozní náklady jsou finance, které jsou vynakládány v průběhu rutinního provozování služeb (akce), daných projektem, tak, a v takové výši, aby byl tento provoz po všech stránkách zajištěn. Jejich výše se uvádí v relaci k časovému období.

Provozní i pořizovací výdaje/náklady se dále člení na investiční a neinvestiční.

  • Jaké prostředky a v jaké výši se považují za investiční výdaje/náklady stanovuje vždy pro určité časové období vyhláška, vydávaná orgány státní správy. Zpravidla jsou to předměty hmotné povahy (s pořizovací hodnotou okolo 100 000 Kč), u předmětů nehmotné povahy (např. software) tato částka dosahuje minimální výše zpravidla vyšší. Investiční náklady/výdaje se v závislosti na charakteru tohoto výdaje do nákladů organizace provozovatele postupně rozpouští v průběhu několika let formou odpisů.
  • Neinvestiční výdaje/náklady se v nákladech organizace objeví jednorázově, v roce, kdy byly vynaloženy. Mohou se dělit na:
    1. Mzdové prostředky, které se dále člení na mzdy zaměstnancům (včetně všech typů odměn) a ostatní osobní náklady (OON), tj. platby fyzickým osobám zajišťujícím různé práce na projektu.
    2. Ostatní neinvestiční výdaje/náklady. Jejich další členění je závislé na povaze projektu. Mohou to být např. následující kategorie nákladů:
      – sociální a zdravotní pojištění,
      – služby (doprava, telekomunikační poplatky, energie),
      – materiální výdaje (nákup dokumentů a databází, neinvestičních technických prostředků výpočetní a kancelářské techniky 
        apod.),
      – licenční poplatky a předplatné,
      – cestovní výdaje,
      – školení personálu,
      – konferenční poplatky,
      – drobné kancelářské potřeby atd.

Příjmy z provozu služeb, daných jako výstup z projektu, se vyčíslují jen v případě takového hospodářského typu organizace, která umožňuje své výkony vzhledem k uživatelům služeb účtovat. Příjmy se obvykle nijak dále nečlení na další položky a uvádějí se vzhledem k určenému časovému období.

V grantovém prostředí Evropské unie musí být rovněž všechny žádosti doplněny předběžným rozpočtem projektu. Ten musí být vyrovnaný – tj. příjmy musí být rovny výdajům – a vyjádřen v eurech. Žadatelem navrhovaný rozpočet je velmi důležitý, neboť Evropská komise podle něj vypočítá výši grantu, pokud bude žádost schválena. Komise financuje jen takové náklady, které považuje za způsobilé. Proto musí žadatel ve svém rozpočtu zřetelně oddělit způsobilé náklady od nezpůsobilých. Komise jasně definuje přímé způsobilé náklady jako takové, které jsou nutné k tomu, aby byl projekt proveden, tzn. tyto náklady vznikají jen kvůli projektu. Za přímé způsobilé požaduje komise následující náklady:

  • Náklady na personál (personnel)
  • Náklady na zařízení (durale equipment)
  • Náklady na služby (subcontracting), které si řešitelská instituce objednává u třetích subjektů
  • Cestovní náklady (travel cost)
  • Náklady na materiál vč. předmětů krátkodobé spotřeby (tzv. consumables), náklady na užití výpočetní techniky (computing) jen tehdy, pokud je lze jednoznačně prokázat, pokud tomu tak není, jsou součástí režie (overheads) stejně jako další zde blíže neuvedené náklady

Náklady na schválené projekty jsou hrazeny dle různých modelů zčásti Evropskou komisí a zčásti pak samotnými řešitelskými subjekty. Komise málokdy financuje projekt v plné výši. Většinou se příspěvek pohybuje v rozmezí 40 – 50% způsobilých nákladů. Pokud se komise rozhodne projekt financovat, připraví grantovou smlouvu, která bude obsahovat rozpočet, v němž bude uveden zvažovaný příspěvek. Komise stanoví buď maximální částku podpory, která nesmí být překročena, nebo určí druhy nákladů, které mají být z grantu pokryty. Kromě zúčtovatelné zálohy žadatel vždy dostane všechny finanční prostředky až zpětně. Tento postup je naprosto odlišný od českého prostředí.

Při zahájení projektu je poskytována záloha obvykle ve výši 30%, výjimečně do 40% všech nákladů hrazených z prostředků Evropské komise. Další platby pak probíhají podle realizace jednotlivých etap (workpackages) a zpracování plánovaných výstupů (deliverables) a jejich schválení Evropskou komisí. Tato skutečnost znamená, že účastnící se instituce musí být skutečně dostatečně finančně silné, aby si účast v evropských projektech mohly dovolit. Finanční otázky bývají zpracovány dle volně přístupných směrnic, které je nezbytné mít při psaní projektu.

Co dodat závěrem? Snad to, že tvorba projektů není mnohdy jednoduchou záležitostí. Je náročná na schopnosti a vědomosti zaměstnanců knihoven, i z hlediska časového. Ovšem vynaložené úsilí bývá dříve či později odměněno spokojeností uživatelů a o to nám knihovníkům a informačním pracovníkům jde přeci především.

Zdieľať:
Obsah čísla