Finančné riadenie projektov

Projekty z rôznych grantových zdrojov a programov na národnej i európskej úrovni sú vhodnou príležitosťou pre verejné inštitúcie získať mimorozpočtové finančné prostriedky a využiť ich na dofinancovanie ďalších svojich rozvojových aktivít. Centrum vedecko-technických informácií SR (ďalej CVTI SR) má viacročné skúsenosti s realizáciou projektov tak na národnej, ako aj medzinárodnej úrovni. V programovom období 2007 – 2013 získalo možnosť čerpať zdroje zo štrukturálnych fondov EÚ, konkrétne z Európskeho fondu regionálneho rozvoja. V rámci Operačného programu Výskum a vývoj CVTI SR vypracovalo a momentálne implementuje tri národné projekty zamerané na podporu rozvoja vedy na Slovensku. Postupne sa zapojilo aj do ďalších programov a v súčasnosti realizuje celkom šesť podporných projektov.  Okrem národných projektov sú dva projekty medzinárodné, spolufinancované v rámci Operačných programov Stredná Európa a Juhovýchodná Európa. Posledný projekt je financovaný z prostriedkov Agentúry na podporu výskumu a vývoja.

V záujme zabezpečenia bezproblémovej implementácie projektov po administratívnej stránke bola v CVTI SR vytvorená projektová kancelária. Odborné činnosti v rámci plnenia plánovaných aktivít realizujú odborní pracovníci jednotlivých oddelení. Práce na projektoch priniesli nielen nové pracovné príležitosti, ale vyžiadali si predovšetkým významnú reorganizáciu, zvýšenie efektivity a produktivity práce, nakoľko celkový stav pracovníkov sa oproti obdobiu, keď bol realizovaný len jeden projekt zvýšil iba minimálne (108 zamestnancov v r. 2007 a 110 zamestnancov v r. 2011). V CVTI SR projekty umožňujú udržiavanie efektívnej zamestnanosti a vytvárajú podmienky na zachovanie existujúcich pracovných miest. CVTI SR dostáva zo štátneho rozpočtu v prepočte 570 € na mzdové ohodnotenie jedného zamestnanca na mesiac. Je zrejmé, že z uvedenej čiastky nie je možné stabilne udržať kvalitných a výkonných pracovníkov. Realizácia projektov je nástrojom na dofinancovanie aj v tejto oblasti. Vďaka projektom sa nám podarilo zabezpečiť významný nárast priemernej mzdy oproti predchádzajúcim obdobiam, napriek nedávnemu zníženiu mzdových prostriedkov zo štátneho rozpočtu o 10 % z ročného objemu. V súvislosti s krátením výdavkov verejnej sféry bolo nevyhnutné buď prepustiť 10 % zamestnancov, znížiť osobné ohodnotenie zamestnancov o 10 %, alebo zamestnancov presunúť na iné pracovné činnosti, kde je možné mzdové náklady pokryť z iných zdrojov ako zo štátneho rozpočtu zriaďovateľa. Naša organizácia si zvolila poslednú možnosť a využila príležitosť naplno sa zapojiť do implementácie projektov spolufinancovaných zo štrukturálnych fondov, ako aj z iných, medzinárodných programov. V tabuľke č. 1 a grafoch č. 1 a 2 je uvedený vývoj počtu zamestnancov a nárast počtu projektov v CVTI SR posledných 5 rokov. Na ilustráciu uvádzame, že v roku 2011 zamestnanci CVTI SR odpracovali na projektoch 37,36 % celkového počtu odpracovaných hodín. Napriek dosiahnutému zvýšeniu priemernej mzdy sa však stále stáva, že zamestnanci po zapracovaní sa na projektoch odchádzajú do súkromnej sféry za lepšími platovými podmienkami.

Tab. č. 1:    Prehľad počtu zamestnancov a realizovaných projektov v období 2007 – 2011

ESF:                  Európsky sociálny fond
EFRR:               Európsky fond regionálneho rozvoja
APVV:               Agentúra na podporu výskumu a vývoja
NISPEZ:          Národný informačný systém podpory výskumu a vývoja na Slovensku – prístup k elektronickým informačným zdrojom
DC VaV:          Infraštruktúra pre výskum a vývoj – Dátové centrum pre výskum a vývoj
NITT SK:         Národná infraštruktúra pre podporu transferu technológií na Slovensku
FORT:               Podpora kontinuálneho výskumu a technologických aplikácií
SEE Science: Podpora inovácií budovaním kapacít a siete centier vedy v regióne juhovýchodnej Európy
SLINE:             SCHOLA LUDUS on-line

  graf. č. 1 Vývoj počtu zamestnancov

graf. 2 Nárast počtu projektov

Formy financovania projektov

CVTI SR ako príspevková organizácia nemá možnosť realizovať financovanie projektov formou zálohových platieb, ale iba formou tzv. predfinancovania alebo refundáciou. Mzdy a k nim prislúchajúce odvody, ktorých presná výška je známa až po skončení mesiaca, nie je možné predfinancovať (v priemere mesačné mzdové náklady napríklad len za 3 najväčšie projekty predstavujú čiastku viac ako 10 000 € na mzdy a 3 490 € na odvody do poisťovní). Uvedené sumy CVTI SR zálohovo financuje z vlastných zdrojov (zo zdaňovanej – podnikateľskej činnosti príspevkovej organizácie) a formou žiadostí o platbu následne tieto výdavky refunduje, pričom doba návratnosti týchto finančných prostriedkov z Platobnej jednotky štrukturálnych fondov je v každom projekte rôzna (NISPEZ: 8 mesiacov, DC VaV: 6 mesiacov, NITT SK: 11 mesiacov). Pri národných projektoch sa Žiadosť o platbu (ŽoP) podáva po skončení príslušného mesiaca, pri medzinárodných projektoch raz za 6 mesiacov. Výdavky musia spĺňať požiadavky legislatívy EÚ, národnej legislatívy a programových pravidiel. Preto je potrebná zvýšená pozornosť riadeniu cash flow v organizácii. Je nevyhnutné zabezpečiť predĺženú splatnosť faktúr pri dodávkach hradených z prostriedkov štrukturálnych fondov EÚ. Splatnosť faktúr je oznámená potenciálnym dodávateľom už pri vyhlasovaní verejného obstarávania a následne dohodnutá priamo v zmluve. Spravidla je to 90 až 100 dní.

Pri nadnárodných projektoch projektový partner (PP) musí navyše zabezpečiť 15%-né spolufinancovanie z vlastných, prípadne z iných verejných zdrojov. V prípade národných projektov je spolufinancovanie zo strany riešiteľa projektu nulové. Národné spolufinancovanie prostriedkov z Európskeho fondu regionálneho rozvoja je zabezpečené priamo zo štátneho rozpočtu.

Vzhľadom na to, že národné projekty pokrývajú celé územie Slovenskej republiky a Operačný program Výskum a vývoj z geografického hľadiska pokrýva 2 ciele kohéznej politiky EÚ – Cieľ Konvergencia (územie celej SR okrem Bratislavského kraja) a Cieľ Regionálna konkurencieschopnosť a zamestnanosť (územie Bratislavského kraja) – bolo potrebné vypracovať pre každý národný projekt 2 samostatné zrkadlové projekty. Rovnako bola rozdelená stanoveným kľúčom aj finančná alokácia, takže v účtovníctve CVTI SR pribudlo pre tri národné projekty šesť nových stredísk. Preto je potrebné niektoré faktúry rozúčtovať na viacero stredísk (napr. režijné náklady), a to nie je možné pri prvom zaúčtovaní faktúry, nakoľko kľúčovacie pomery súvisia s podielom odpracovaných hodín zamestnancov v celej organizácii a odpracovaných hodín na príslušnom projekte, ktoré sú známe až po skončení mesiaca, po odovzdaní pracovných výkazov všetkých zamestnancov a ich následnej kontrole (pri kontrole výkazov sa môžu zistiť nedostatky, ktoré sa odrazia v zmene počtu oprávnených hodín). Finančný manažér každého projektu spracuje ŽoP za príslušný mesiac, na základe ktorej učtáreň začne preúčtovávať náklady na strediská. Tým však správne vyčíslenie nákladov na príslušné stredisko ešte nekončí. ŽoP prechádza kontrolou na sekcii štrukturálnych fondov Ministerstva  školstva, vedy, výskumu a športu SR (MŠVVaŠ SR) a následne CVTI SR dostane správu o výške prípadných neoprávnených výdavkov. Priemerné percento oprávnenosti výdavkov za všetky národné projekty CVTI SR predstavuje 97,88 %. Každá účtovná jednotka musí používať v jednom účtovnom období rovnaké účtovné metódy a účtovné zásady (§ 7 ods. 3 zákona č. 431/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov), keďže k 31. 12. príslušného roka nie sú skontrolované žiadosti za celý rok a účtovníctvo sa po ročnej uzávierke uzatvára. CVTI SR pristúpilo aj na základe konzultácií s odborníkmi z oblasti metodiky účtovníctva k jednotnému postupu za všetky projekty. To znamená, že po kontrole všetkých ŽoP vyčísli finančný manažér za príslušný projekt neuznané výdavky za jednotlivé typy nákladov (t. j. mzdy, odvody, rovnaké typy tovarov/služieb) a spolu s podkladmi ich odovzdá na zaúčtovanie v nasledujúcom roku. Tým sa zabezpečí zaúčtovanie reálnej výšky nákladov na príslušný projekt a stredisko, t.j. náklady sa znížia o neoprávnené výdavky na základe zistení kontroly. Ide len o preúčtovanie nákladov z projektových stredísk opäť na náklady CVTI SR interným dokladom. Z uvedeného je zrejmé, že počet dokladov, ktoré je pri realizácii projektov potrebné spracovať, výrazne stúpol. CVTI SR zatiaľ nezvýšilo počet pracovníkov ekonomického oddelenia, situáciu sa snaží zvládať efektívnou organizáciou práce. Avšak s pripravovanými novými projektmi bude nevyhnutné prijať na ekonomické oddelenie novú pracovnú silu a zmeniť systém práce na oddelení.

Tab. č. 2:       Nárast objemu čerpaných finančných prostriedkov v období 2008 – 2011

Graf č. 3       Nárast objemu čerpaných finančných prostriedkov v období 2008 – 2011

Z tabuľky č. 2 a grafu č. 3 je možné pozorovať viacnásobný nárast objemu čerpaných finančných prostriedkov zo štrukturálnych fondov EÚ oproti zdrojom zo štátneho rozpočtu. Extrémny nárast v roku 2010 súvisí s vybudovaním Dátového centra pre výskum a vývoj na Žilinskej univerzite v Žiline v rámci národného projektu s názvom «Infraštruktúra pre výskum a vývoj – Dátové centrum pre výskum a vývoj», s ktorým bolo spojené často veľmi náročné rozhodovanie o začlenení dlhodobého majetku pod správnu ekonomickú položku a účet. Za viaceré konzultácie sme vďační aj pracovníkom Ministerstva financií SR.

Pri nadnárodných projektoch v prípade výdavkov, ktoré vznikli v inej mene ako € musí byť pri prepočte na € použitý mesačný kurz Európskej centrálnej banky (ďalej ECB), zaokrúhlený na 3 desatinné miesta, platný v poslednom mesiaci reportovanej periódy, pričom straty vzniknuté kurzovými rozdielmi sú neoprávnenými výdavkami týchto projektov. Pri národných projektoch sa pri kúpe a predaji cudzej meny za menu € použije účtovná jednotka kurz, za ktorý boli tieto hodnoty nakúpené alebo predané, zaokrúhlený na 3 desatinné miesta. Ak sa kúpa alebo predaj neuskutočňuje s bankou, použije sa referenčný výmenný kurz určený a vyhlásený ECB v deň predchádzajúci dňu vysporiadania obchodu.

Činnosť ekonomického úseku ovplyvňuje časové hľadisko riadenia realizácie projektov, a to okrem riadenia cash flow najmä cez proces verejného obstarávania (VO). Je nutná koordinácia príprav a realizácia VO pre projekty i pre základné činnosti CVTI SR. Každý výdavok zo štrukturálnych fondov je kontrolovaný z pohľadu efektívnosti a hospodárnosti vynakladania finančných prostriedkov Európskej únie a v zmysle platnej národnej legislatívy Slovenskej republiky, najmä z pohľadu dodržiavania zákona č. 25/2006 o verejnom obstarávaní v znení neskorších predpisov. Pravidlá oprávnenosti výdavkov pre slovenských projektových partnerov sú pritom v tejto oblasti ešte podrobnejšie a prísnejšie ako národná legislatíva (napríklad ak odmena za prácu externého experta prekročí 2 500 €, musia byť podľa pravidiel programu k jeho výberu doložené tri cenové ponuky – t. j. nestačí doložiť len oslovenie troch možných dodávateľov). V procese pred uzatvorením zmluvy nad 2 500 € je partner projektu povinný predložiť dokumentáciu z verejného obstarávania na kontrolu, aby sa predišlo neoprávneným výdavkom. Dobrá spolupráca s MŠVVaŠ SR od 1. 3. 2012 umožnila aj pravidelné osobné konzultácie k problematike VO.

Spolupráca ekonomického oddelenia a projektovej kancelárie CVTI SR

Pre finančné riadenie projektov v CVTI SR bola vypracovaná samostatná interná smernica, v ktorej sú konkrétne špecifikované požiadavky na poskytovanie vzájomnej súčinnosti ekonomického oddelenia a projektovej kancelárie (najmä finančných manažérov projektov). Smernica obsahuje aj viaceré vzory na uľahčenie práce formou tabuľkových prehľadov a potrebných formulárov. Súčasne projektová kancelária spracovala interné metodické pokyny vzhľadom na zvýšenú náročnosť vnútornej organizácie práce najmä dôvodu, že mnohí pracovníci CVTI SR sú zapojení do realizácie viacerých projektov súčasne.