Implementácia knižničného systému CLAVIUS z pohľadu knižnice a knihovníkov

Miestna knižnica Petržalka využívala pre svoje odborné knihovnícke činnosti KS Libris od 1. januára 1998 – akvizícia a katalogizácia KF, od. 1. januára 2000 výpožičné služby na všetkých pobočkách. Tento knižničný systém bol vyhovujúci pre odborné činnosti knižnice nášho typu až dovtedy, pokiaľ sa nevyskytli závažné problémy u prevádzkovateľa servisných služieb KS Libris.

Na jar 2005 sa vedenie knižnice začalo zaoberať myšlienkou o zakúpení nového knižničného systému. Absolvovali sme viacero prezentácií KS na rôznych úrovniach, v lete sme navštívili Knižnicu J. Mahena v Brne, kde sme sledovali spracovanie fondu aj výpožičné služby v KS Clavius, absolvovali sme konkrétnu inštruktáž a rozhovory s vedúcimi pracovníkmi knižnice.

Na základe porovnaní viacerých ponúk sem sa rozhodli vybrať KS Clavius. Rozhodujúcim kritériom bolo, že mal svoje základy postavené na KS Libris, čo sa nám zdalo výhodné z hľadiska zaškolenia knihovníkov a ľahšieho prechodu na nový systém.

Predpokladom zavedenia KS Clavius bolo:

• získanie finančných prostriedkov od zriaďovateľa,
• internetizácia všetkých pracovísk (12),
• zabezpečenie nových počítačov s príslušenstvom (17),
• zaškolenie knihovníkov.

Miestna knižnica Petržalka má špecifické postavenie medzi verejnými knižnicami v Bratislave v tom, že nemá vlastnú budovu a všetky jej pobočky sú umiestnené v nebytových priestoroch bytových domov. O to náročnejšia bola príprava a následná realizácia projektu.

Ako prebiehala výmena knižničného systému

V septembri 2005 na spoločnom rokovaní firem participujúcich na automatizácii a internetizácii MKP sme si určili približné termíny a 3 etapy implementácie systému Clavius.

Na začiatok sme vybrali dve najväčšie pobočky ako vzorové, potom nasledovalo v dvoch etapách ďalších 8 pobočiek. V úseku akvizície a katalogizácie KF prebiehalo zavedenie systému a zaškolenie pracovníkov samostatne so špecialistom na fondy z firmy Lanius.

V mesiaci november sme previedli na nový systém v prvej etape dve pobočky, koncom novembra 4 pobočky a začiatkom decembra zostávajúce 4 pobočky. Od polovice decembra 2005 máme všetky odborné knihovnícke činnosti v úplnosti automatizované v KS Clavius.

Konkrétna implementácia prebiehala takto:

Vo štvrtok večer sa uzatvorili výpožičné služby vrátane štatistiky v KS Libris, v piatok prišla pracovníčka firmy Compeko na určené pobočky a nahrala všetky dáta, ktoré boli v priebehu soboty a nedele prevedené do KS Clavius, v pondelok prišla znovu a nahrala prevedené dáta v KS Clavius. V utorok začali knihovníčky poskytovať výpožičné služby v novom programe.

V priebehu prvých týždňov ostrej prevádzky sme využívali servisnú firmu pre KS Clavius Compeko so sídlom v Bratislave (poznámka: jedna z podmienok pri výbere nového KS).

Zmena v používaní KS Clavius v porovnaní s KS Libris bola zásadná a pozitívna v tom, že nastalo prepojenie všetkých pobočiek cez server, takže bola umožnená rýchla komunikácia prostredníctvom e-mailovej pošty medzi zúčastnenými stranami, medzi pracovníkmi navzájom, a tak sa nám ľahšie a hlavne operatívnejšie odstraňovali vzniknuté problémy, nedostatky a uplatňovali rôzne úpravy a požiadavky.

Aj zásluhou dobrej spolupráce a koordinácie odborných činností všetkých zainteresovaných subjektov (LANius, Datalock Rainside a Compeko) prebehla implementácia programu Clavius hladko a bez veľkých komplikácií.

Záverom stručné zhodnotenie

Vzhľadom na to, že sme si vopred pripravili rámcový harmonogram činností, ktoré nás čakajú, dovoľujem si povedať, že sme výmenu knižničného systému zvládli dobre, v krátkom časovom rozpätí a bez veľkých stresov a ujmy na zdraví.

Výber knižničného systému Clavius z ponúkaných možností hodnotíme pozitívne preto, lebo ponúka:

• dokonalú štatistiku,
• zjednodušenie výpožičiek,
• výrazné označenie rezervácií a ich oznamovanie e-mailovou poštou,
• oznam o zapožičanom dokumente (či už mal čitateľ dokument požičaný),
• variabilitu pri výpožičnej lehote,
• pri zápise čitateľov program informuje o tom, či už je zapísaný na inej pobočke,
• automatickú archiváciu,
• voľbu tlačenia upomienok,
• nahrávanie nových kníh je umožnené priamo z oddelenia spracovania na všetky pobočky,
• prostredníctvom online katalógov je možnosť prezerania knižničného fondu na všetkých pobočkách.

Nespornou výhodou je prepojenie všetkých pobočiek prostredníctvom internetu.

Z mála nevýhod, ktoré pociťujeme, je občas spomalené internetové pripojenie.

Knihovník vo výpožičných službách sa musí plne sústrediť a pozorne čítať informácie na monitore.