CMS – spravovanie obsahu

Predstavujeme / Introducing

Pri získavaní informácií z internetu sa stretnete s mnohými podobami webových stránok. Sú lepšie/horšie, krajšie/škaredšie, obsahovo zaujímavé/nezaujímavé,aktuálne/neaktuálne. Pokiaľ vlastníte webové stránky na internete, skôr či neskôr sa aj vy stretnete s niekoľkými problémami pri spravovaní obsahu:

  • veľká časť obsahu webových stránok je neaktuálna alebo dokonca nesprávna (staré adresy, telefóny a pod.),
  • je veľmi ťažké hľadať v jednotlivých stránkach údaje,
  • neexistuje žiadny prehľad o štruktúre stránok webu a ich previazaní,
  • aktualizáciu webu musí vykonávať skúsený odborník (webmaster) – pokiaľ odíde, tak nastávajú problémy,
  • nik nevie, čo bolo na stránkach v predchádzajúcich týždňoch,

Preto sa v poslednom čase objavujú snahy o zjednodušenie správy obsahu internetových stránok tak, aby sa používateľ mohol sústrediť na to podstatné – obsah. Všetky potrebné funkcie, ako je optimalizácia vkladaných obrázkov či automatické vytvorenie novej stránky a automatické formátovanie častí textu, musia byť automatizované. Ideálne je, keď stránky spravujú štandardní používatelia, zodpovední za informačný obsah, ktorým sa v organizácii zaoberajú. To zaručí okamžitú aktualizáciu informácií a aj prípadnú odozvu na reakciu návštevníkov webu. Na riešenie týchto problémov boli navrhnuté redakčné systémy na správu obsahu internetových stránok CMS.

Čo je CMS?

CMS (Content Managment System) – systém na správu obsahu webových stránok, predstavuje možnosť, ako si bežný používateľ bez akýchkoľvek znalostí programovania môže sám spravovať obsah svojich stránok (texty, obrázky, produkty a pod.). Na prevádzkovanie CMS nepotrebuje žiaden špeciálny softvér, stačí, ak má k dispozícii internetový prehliadač a pripojenie do internetu. Prostredníctvom webového rozhrania môže zmeniť obsah svojho webu doslova za pár sekúnd.

CMS obsahuje prostriedky na správu štruktúry webových stránok, správu zobrazenia stránok v určených časoch, správu navigácie stránok pre návštevníkov a mnoho ďalších nástrojov. Najbežnejšou oblasťou použitia CMS je správa obsahu webu. Preto sa tieto systémy niekedy nazývajú aj systémy na správu webu WMS (WMS – Web Managment System) či WCM (WCM – Web Content Management).

WCM by mal označovať tú časť systémov CMS, ktorých súčasťou je publikovanie na webe. Presná definícia tohto systému vlastne ani neexistuje, pretože správa obsahu webu sa neustále vyvíja, pričom sa menia požiadavky na systémy WCM.

Existuje mnoho výhod, ktoré prináša použitie CMS pri správe webových stránok:

  • jednoduchý proces vytvárania obsahu,
  • kratší čas pri tvorbe a zmene obsahu,
  • väčšia celistvosť obsahu,
  • zlepšenie navigácie webu,
  • zvýšenie pružnosti stránok,
  • podpora decentralizovaného vytvárania obsahu,
  • zvýšená bezpečnosť,
  • zníženie duplikácie obsahu,
  • väčšie možnosti rastu (organizácie aj webu),
  • zníženie celkových nákladov.

Funkcie CMS systémov môžeme rozdeliť do štyroch kategórií:

1. Vytváranie obsahu

– je to hlavná súčasť CMS. Obvykle je prostredie na vytváranie obsahu jednoduché a podobné bežne používaným textovým editorom. CMS dovoľuje spravovať štruktúru webových stránok. Veľa CMS systémov poskytuje jednoduchý spôsob zmeny štruktúry stránok bez narušenia odkazov medzi nimi. Pomocou online prostredia pre tvorbu obsahu sa umožňuje aktualizácia obsahu na diaľku (prakticky odkiaľkoľvek na svete).

2. Správa obsahu

– stránky bývajú uložené v centrálnom úložisku CMS systému. Tu sa ukladá kompletný obsah spolu so všetkými údajmi. Pomocou centrálneho úložiska sa zaznamenáva vývoj stránky (vykonané zmeny) a zabezpečuje sa prístup k stránkam – nie každý používateľ môže meniť všetky stránky.

3. Publikovanie

– obsah stránok uložených v centrálnom úložisku; môže byť publikovaný na webových stránkach, čím sa stáva prístupný na celom internete. Používaním CMS je možné, aby každý zobrazovaný obsah bol poskytnutý v rovnakom vzhľade. Tým, že CMS oddeľujú obsah od vzhľadu, môže byť rovnaký obsah zobrazený na rôznych stránkach zakaždým s iným vzhľadom. Toto umožňuje autorom sústrediť sa na obsah a nezaoberať sa vzhľadom.

4. Prezentácia

– webová stránka môže vo svojej podstate byť pripravená ako prezentácia firmy (organizácie). CMS dokážu poskytnúť celý rad nástrojov na zlepšenie kvality a efektívnosti webových stránok. Použitím vhodného CMS sa webové stránky stanú dynamické a interaktívne a môže sa tým zvýšiť pozitívny dopad stránok na ich používateľov.

Nasledujúce vlastnosti tvoria základ, ktorý by mal CMS systém ponúkať:

  • Decentralizovaná správa obsahu musí umožniť viacerým pracovníkom aktualizovať web. Plnenie webu nebude záležitosťou jedného človeka, ale budú ho plniť priamo pracovníci organizácie vlastniacej web.
     
  • Publikovanie bez znalosti HTML – aj pracovníci bez zvláštnych počítačových znalostí by mali byť schopní publikovať. Znalosť HTML by pri práci s CMS nemala byť nutná. Súčasťou CMS je väčšinou aj jednoduchý HTML editor, ktorý umožňuje ľahké editovanie textov podobne ako v bežnom textovom editore.
     
  • Prístupové práva a autentifikácia rozdelí správu webu medzi viacero používateľov. Niekto môže mať práva iba na pridávanie článkov, niekto môže meniť celý web.
     
  • Prístup cez webový prehliadač zaručí, že stránky sa budú dať spravovať z ľubovoľného miesta, kde je pripojenie do internetu. Nemusia sa inštalovať žiadne špeciálne aplikácie. Funkcionalita občas môže závisieť od typu a verzie prehliadača.
     
  • Proces publikovania je pri spravodajských serveroch veľmi dôležitý. Články by mali prejsť redakčným cyklom, t. j. autor napíše článok, redaktor ho skontroluje a upraví a šéfredaktor rozhodne o jeho uverejnení.
     
  • Možnosť náhľadu je pomôckou pre používateľa, aby si mohol overiť, ako bude článok vyzerať na webe.
     
  • Indexovanie a vyhľadávanie je nevyhnutná súčasť systémov na správu veľkých webov. Kvalitné vyhľadávanie je dôležité predovšetkým pre návštevníkov stránok.
     
  • Personalizácia umožňuje individuálne zobrazenie webu pre rôznych návštevníkov. Tiež sa využíva pri komunikácii s klientmi, napr. na dosiahnutie oslovenia pomocou hromadných e-mailových správ.
     
  • Export do iných formátov umožňuje dostať obsah zo systému a spracovávať ho v iných aplikáciách. U väčších či moderných webov by mal systém podporovať možnosť publikácie pre systémy WAP a PDA. Samozrejmosťou je export dát do formátu XML.
     
  • Prepojenie s e-commerce systémami býva obvyklé pri profesionálnych CMS. Systém by mal byť otvorený a umožniť spoluprácu s inými aplikáciami.
     
  • Uchovávanie verzií obsahu je možnosťou, ako sa vrátiť k predchádzajúcim verziám obsahu.

Ako CMS funguje?

CMS predstavuje obvykle databázovú aplikáciu inštalovanú na webovom serveri. Keďže väčšinou nejde o jednoúčelovú aplikáciu, má charakter systému (preto CMS). Systém umožňuje generovanie stránok z databázy, funkčnosť rôznych interaktívnych prvkov, správu work-flow procesov, odosielanie obslužných e-mailových notifikácií a samozrejme – administráciu obsahu.

Kľúčovou vlastnosťou každého CMS je jednoduchosť a intuitívnosť v ovládaní. Obsah väčšinou spravujú marketingoví pracovníci, nie programátori. Celosvetovo je systém na správu obsahu veľmi rozvíjanou oblasťou a mnohé spoločnosti vytvárajú samostatnú pracovnú pozíciu – web content manager, resp. internet portal specialist. Pracovnou náplňou tejto pozície je nielen správa webového sídla pomocou kvalitných webových aplikácií (CMS), ale aj jeho ďalší rozvoj a poskytovanie nových služieb zákazníkom.

CMS oddeľuje obsah a dizajn stránky. Dizajn býva uložený v šablónach, obsah zasa v databáze. Pri aktualizácii webových stránok sa obvykle pracuje len s obsahom (samozrejme, pokiaľ nejde o úplné prepracovanie stránky). Nový článok si môžete vytvoriť priamo v editore CMS (alebo aj mimo CMS). Po prihlásení sa do CMS si vyberiete rubriku na nový článok a odošlete ho. Tým sa článok uloží do databázy a pri najbližšom prezeraní stránky už bude zobrazený či aktualizovaný. Podobne môžete spravovať napríklad cenník. Stačí, aby ste si vybrali položku, zmenili cenu a údaje opäť odoslali.

Obsahová zmena si nevynúti zmenu dizajnu alebo opravu ostatných informácií. Vďaka redakčnému systému má používateľ možnosť meniť obsah stránok a nemusí pritom ovládať programovací alebo skriptovací jazyk. Každý výrobca ponúka možnosť viacerých modulov, ktoré si používateľ podľa svojich potrieb a požiadaviek zakúpi. Náklady investované do CMS sa vrátia vďaka nižším nákladom na údržbu a vytváranie podstránok a vzniká priestor pre ďalšie úspory (lepšie a lacnejšie využitie disponibilných zdrojov).

CMS/WCM sa obvykle skladá z dvoch častí. Prvá z nich, s ktorou pracuje správca (redaktor) stránok, sa obvykle nazýva backend alebo administračné prostredie. Obsah prezentácie je návštevníkovi zobrazovaný prostredníctvom tzv. frontendu.

Požiadavky na CMS, ktorý sa dá použiť ako redakčný systém, v sebe zahŕňajú:

  • funkcie vyhľadávania, ktoré sú pre návštevníkov webu veľmi dôležité,
  • prispôsobenie individuálnym požiadavkám používateľa (personifikácia), aby sa podľa požiadaviek a potrieb mohol používateľ dostať čo najrýchlejšie k informáciám pre neho najžiadanejším,
  • možnosť viacerých jazykových variantov,
  • archivácia verzií obsahu pre prípad, že by bolo potrebné vrátiť sa k staršej verzii.

Ako vkladať dáta do CMS?

Jednou z hlavných činností, ktoré musí CMS riešiť, je používateľské rozhranie. Konkrétne spôsoby, akými možno vkladať nové dáta (texty noviniek, kontakty do mailingových databáz, obrázky do fotogalérie, články a pod.) pomocou bežného webového prehliadača, sú rôzne:

  • Formulárové stránky
  • Editor WYSIWYG
  • Vkladanie cez schránku (clipboard)
  • Import pripravených formátov
  • Výmena dát cez XML
  • Priame napojenie na CMS (dátová pumpa)

Ktorý CMS použiť?

Na svete existujú stovky rôznych CMS systémov. Odlišujú sa cenou, spôsobom práce, možnosťami a funkciami, ktoré ponúkajú. Okrem komerčne dostupných produktov sa môžeme stretnúť s CMS systémami, ktoré sú označované ako “Open Source”. Dôležitým faktom je, že ich používanie nie je spoplatňované a sú voľne dostupné a šíriteľné. Zákazník neplatí žiaden mesačný paušál za používanie CMS systému, ani nie je nútený si produkt ako taký zakúpiť. To, za čo zákazník platí, je najmä inštalácia, konfigurácia a prispôsobenie systému jeho potrebám. Špeciálne požiadavky zákazníka, ktoré nie sú súčasťou štandardnej inštalácie, je potrebné doprogramovať.

Pri hľadaní vo vyhľadávačoch získate po zadaní kľúčového slova CMS veľké množstvo odkazov na firmy ponúkajúce vytvorenie CMS “na kľúč”. Pokiaľ sa potrebujete rozhodnúť medzi niekoľkými CMS a neviete si poradiť, jednou z možností je použitie webovej stránky http://www.cmsmatrix.org/   (obr. 1). Na nej si môžete porovnať vlastnosti rôznych, vo svete dostupných a používaných CMS.

cms2.jpg (288185 bytes)

Obr. 1: Stránka na porovnanie vlastností CMS

 

Pokiaľ chcete voliť čo najlacnejšie riešenie môžete si na stránke http://www.opensourcecms.com/   (obr. 2) vybrať z veľkého množstva voľne dostupných CMS. Na tejto stránke sú CMS rozdelené do viacerých kategórií:

  • CMS portály
  • blogy
  • e-komercia
  • systémy orientované na spoluprácu
  • diskusné fóra
  • e-vzdelávanie
  • obrazové galérie
  • Wiki

cms1.jpg (199928 bytes)

Obr. 2: Stránka s OpenSource CMS

 

Použitá literatúra:

http://www.opensourcecms.com
http://www.cmsmatrix.org
http://www.orisek.net/clanky/sprava-obsahu-cms
http://www.voxcafe.cz/clanky/optimalizace-stranek/co-je-cms.html
http://www.orisek.net/clanky/moznosti-vkladani-dat-cms

Zdieľať:
Obsah čísla