Dawinci – príbehy z Bronxu praxe

Predstavujeme / Introducing

grman1.jpg (155941 bytes)

Systém DAWINCI nie je na poli knižničných
informačných systémov novým pojmom. V tomto príspevku sme sa rozhodli predstaviť
vám systém prostredníctvom vybraných "príbehov" (prípadových štúdií)
konkrétneho nasadenia KIS DAWINCI. V prvom príbehu demonštrujeme dôsledky zavedenia
moderného IS do verejnej knižnice strednej veľkosti, a to už v úplne krátkodobom
horizonte. V druhom príbehu ponúkame opis riešenia, ktoré demonštruje variabilnosť
systému a jeho schopnosť spoločnosti SVOP pružne reagovať aj na aktuálne výzvy v
oblasti digitálnych knižníc a elektronických zdrojov.

Príbeh prvý: Automatizácia knižnice (Mestská knižnica Sereď)

Počiatočný stav: Knižnica rozdelená na oddelenia pre deti a
mládež a dospelých. V roku 2007 spravovala univerzálny fond približne 50 tis. k. j.
Rozdelenie činností: 1x akvizícia a katalogizácia, 3x registrácia čitateľov a
výpožičky. Vybavenie: 1 PC s OS WINDOWS 98 (kancelársky SW a e-mail). Knihovnícke
procesy vykonávané klasickým spôsobom (katalogizačné lístky písané strojom,
výpožičné lístky či čitateľské preukazy rukou).

Rozhodnutie o automatizácii: Výber knižničného systému po
dôkladnej analýze vytypovaných systémov a porovnaní ponúkaných možností a ceny.
Rozhodnutie podporili aj kladné referencie na systém. DAWINCI knižnica obstarala formou
outsourcingu (dlhodobého prenájmu) v počte 3 konkurenčné licencie modulu Katalóg,
ktoré budú po spracovaní fondu zmenené na 1 licenciu Katalógu a 2 licencie
Výpožičiek. Komplexná dodávka "na kľúč" okrem SW obsahovala aj
počítače a vybrané periférie (4 PC s OS WIN- XP Pro, 2 laserové tlačiarne, 2
čítačky čiarových kódov a samolepiace štítky na tlač čiarových kódov), čím
sa otvorila cesta pre plnohodnotné používanie IS už od začiatku.

Zavedenie systému: Na základe analýzy súčasného stavu sa dohodol
plán zavádzania systému a časový harmonogram. Plán obsahoval tieto kroky: školenia
modulu Katalóg, spracovanie fondu, školeniamodulu Výpožičky, spracovanie informácií
o čitateľoch a spustenie automatizovaných výpožičiek. Školenia modulu Katalóg
prebehli v auguste 2007 v rozsahu 3 dni v sídle knižnice a zúčastnili sa na nich
všetky pracovníčky knižnice.

Katalogizácia a zaprírastkovanie všetkých titulov a exemplárov
prebiehali podľa prírastkových zoznamov. Pracovníčky si medzi sebou rozdelili časti
fondu – prírastkové zoznamy. Na základe údajov zo zoznamu si v module Katalóg pomocou
klienta Z39.50 vyhľadali záznam v iných slovenských knižniciach a po úpravách
(väzby, doplnky) ho uložili do databázy. K záznamu vytvorili príslušný počet
prírastkov. Generátory prírastkových čísiel a čiarových kódov boli nastavené pre
každú pracovníčku tak, aby kopírovali prírastkové zoznamy a nemuseli zapisovať
čísla do systému ručne. Vytvorenie bibliografického záznamu a prírastkov bola
otázka niekoľkých minút, vďaka čomu sa podarilo za tri mesiace pracovníčkam
vytvoriť v systéme 4 875 bibliografických záznamov, 7 137 autoritných záznamov a 18
559 holdingov. Kontrola správnosti zapísaných údajov bola efektívna vďaka
používaniu kvalitných zdrojov dát a možnosti kontroly s dokumentom v ruke (alebo
knižným lístkom). Občasné duplicitné vytvorenie predmetových či autoritných
záznamov boli zapríčinené menšími skúsenosťami práce so systémom v začiatkoch.
Priebežne ich však pracovníčky prostriedkami systému odstraňovali.

Príprava fondu, tlač čiarových kódov a ich lepenie na dokumenty.
Systém umožňuje hromadne tlačiť čiarové kódy podľa používateľom zvolených
intervalov prírastkových čísiel. Pracovníčka tlačí v dávkach na samolepiace
etikety, ktoré následne vlepuje do kníh. Táto tlač je veľmi rýchla a cenovo
výhodná. Denne sa 4 pracovníčkam podarí takto spracovať asi 1 000 prírastkov.

Ďalšie kroky: Školenia modulu Výpožičky sa uskutočnia v lete
počas dvoch dní. Následne budú vytvorené v systéme kontá čitateľov na základe
papierovej evidencie a spustené automatizované výpožičky.

Servis a podpora systému: Podporu systému tvoria najmä:

  • servisné zásahy – zmeny nastavení, tvorba a úpravy tlačových zostáv,
  • dodávka nových verzií,
  • konzultácie týkajúce sa funkčnosti systému, metodiky práce, knihovníckych noriem
    a funkčnosti informačných technológií.

Komunikácia s klientom prebieha všetkými dostupnými elektronickými kanálmi.
Jednotlivé komunikačné kanály využívajú zákazníci podľa priority svojich
požiadaviek. V prípade urgentných konzultácií je na prvom mieste mobilný telefón
či pevná linka, prípadne hovor uskutočnený cez Skype. V menej naliehavých prípadoch
využívajú online chat kanálmi ICQ alebo Skypu. Ich výhodou je možnosť vidieť
online stav pracovníka podpory, prípadné potrebné zmeny nahlasujú klienti najmä
prostredníctvom e-mailu, kde sa snažíme odpovedať alebo poskytnúť stanovisko takmer
okamžite po prijatí správy. Ku komplexnej starostlivosti o zákazníka patrí aj
webová príručka, ktorá obsahuje najčastejšie otázky s odpoveďami, vysvetlenie
postupov či krokové návody pre niektoré akcie v systéme. Stránka je priebežne
aktualizovaná a dopaňaná.

Príbeh druhý: Portálové riešenie (Centrálny register EPČ – CREPČ)

Medzi základné úlohy organizácií v systéme vysokého školstva patrí výskum a
vývoj v rôznych oblastiach. Dôsledkom a výstupom tejto činnosti je publikovanie
výsledkov autormi a následne potreba evidovať túto činnosť. Jedným z nástrojov na
podporu vedeckej činnosti bolo zvýšenie vplyvu evidovanej publikačnej činnosti v
jednotlivých jej kvalitatívnych kategóriách na výšku pridelenej finančnej dotácie
pre vysokú školu. Táto zmena vytvára tlak na presnosť a kvalitu evidencie
publikačnej činnosti (EPČ), a teda na procesy jej efektívneho zberu a kontroly.

Cieľom projektu CREPČ je vytvorenie riešenia schopného v čo
najvyššej miere automatizovať proces získavania a vyhodnocovania údajov súvisiacich
s publikačnou činnosťou. Sekundárnym cieľom je vznik unikátneho centrálneho zdroja
informácií, ktorý umožní získať prehľad o činnosti všetkých zapojených
pracovísk odbornej i laickej verejnosti na jednom mieste – portáli.

Spoločnosť SVOP, spol. s r. o., sa stala členom skupiny riešiteľov. Hlavným
prínosom vstupu bolo know-how v oblasti automatizácie spracovania EPČ a možnosti
vývoja riešenia na báze KIS DAWINCI. Je veľmi dôležite, že DAWINCI nie je len
softvér, ale je to vývojová platforma pre tvorbu riešení, kde knižničný systém je
zdrojom získavania či cieľom uloženia štruktúrovanej informácie.

V prípravnej časti projektu bolo potrebné zistiť aktuálny stav
najmä v parametroch: celkový objem EPČ a ročný prírastok, počty pracovníkov EPČ,
spôsob zberu dát, používaný IS pre evidenciu a jeho schopnosti / možnosti v oblasti
exportu dát.

Kľúčová bola tiež voľba výmenného formátu medzi IS
prispievateľov a CREPČ. Ako najvhodnejší sa ukázal formát XML. Formát XML je ľahko
implementovateľný, a to aj do systémov nie priamo zameraných na spracovanie EPČ,
navyše plne rešpektuje legislatívu a odporúčania pre výstavbu štátnych
informačných systémov, ich súčastí a protokolov na výmenu dát. Pri návrhu
formátu sa kládol dôraz na funkčné potreby (minimálny záznam, unifikácia), ale aj
na to, aby boli redukované náklady producentov dát na konverziu.

Pre upload XML dávok bolo realizované rozhranie pre každú VŠ, prostredníctvom
privátnej sekcie na portáli projektu na adrese www.crepc.sk.
Prostredníctvom rozhrania prebehla základná validácia dávky oproti XSD schéme a
výstupom je súborný štatistický výstup odovzdaných záznamov v členení
sledovaných kategórií v súlade s požiadavkami smernice pre EPČ.

Portálové riešenie plní najmä funkciu anonymného rozhrania na
vyhľadávanie údajov a získavanie štatistík EPČ na priereze rokov, univerzít i
univerzitných pracovísk, zamestnancov, kategórií publikácií a pod. ďalej poskytuje
autorizované rozhranie na odovzdávanie dávok univerzitami a systém formulárov na
vkladanie hodnotení a poznámok k záznamom.

Súčasťou projektu sú i analytické práce (data mining) s cieľom
implementovať funkcie schopné detegovať zdvojené alebo viacnásobné záznamy a
propagovať ich na kontrolu a vyjadrenie producentom dát. Kompletným importom dát
všetkých dotknutých organizácií vznikla unikátna databáza, na základe ktorej bolo
možné analyzovať typické chyby, najmä multiplicity, ako aj chyby percentuálneho
rozdelenia publikácií medziviac pracovísk (problém autorov z rôznych VVŠ).

Už základné vykonané analýzy ukázali niektoré nedostatky dát a
okrem priameho dôsledku v podobe ich opráv (resp. odmazania duplicitných záznamov)
odštartovali aj konštruktívnu diskusiu o samotnom procese evidencie. Ukázali sa mierne
odchýlky v spracovaní a oživila sa debata o niektorých problematických otázkach.
Typickým príkladom je aktuálna prax evidencie ohlasov v MARC formátoch či nejasnosti
okolo obdobia vykazovania záznamov pre potreby rozpočtu a podobne. Už samotné
spájanie dát z viacerých zdrojov napríklad v oblasti priradenia záznamu k pracovisku
implikuje diskusiu o centralizovanej správe kódovníka pracovísk a propagácií jeho
zmien.

Hlavným výstupom projektu je Centrálny register evidencie
publikačnej činnosti (CREPČ) umiestnený na http://www.crepc.sk.
Základnými vlastnosťami a výsledkami riešenia je najmä bezpečné uloženie,
archivácia a jednotná prezentácia informácií, vyhľadávanie záznamov, procesy
kontroly dát z viacerých pohľadov a súvislostí, priame výstupy a štatistiky pre
potreby manažmentu finančných prostriedkov a značná redukcia času od získania
údajov cez ich kontrolu až po získanie požadovaných analytických podkladov.

Nezanedbateľným dôsledkom je vznik relevantného zdroja informácií aj pre iné
zložky participujúce na procesoch súvisiacich s problematikou výskumu, vývoja, ich
evidencie a hodnotenia. Dohoda a zjednotenie metodiky hodnotenia EPČ
umožnia používať dáta CREPČ aj grantovým agentúram (VEGA, KEGA…) a znížiť tak
administratívne nároky na VŠ redukciou duplicitnosti vykazovania.

Zdieľať: