Advanced Rapid Library – o informačnom systéme netradične

Predstavujeme / Introducing

Opísať informačný systém je relatívne jednoduché – stačí vymenovať jednotlivé moduly, funkčnosť… O Advanced Rapid Library (ARL) sa tieto základné informácie môžete dozvedieť na webovom sídle firmy (www.cosmotron.cz) alebo z reklamných materiálov. Tento priestor som sa však rozhodla využiť trochu inak a priniesť vám môj pohľad na ARL – to znamená pohľad členky tímu, ktorý sa podieľa na jeho správe a vývoji, pohľad používateľky, ktorá sa s ARL musela naučiť pracovať tak ako akýkoľvek iný používateľ, a pohľad knihovníčky.

Začala by som od začiatku – od spracovania dokumentov, pretože netreba pripomínať, že v knižniciach, a všeobecne v pamäťových a fondových inštitúciách, všetko stojí a padá na kvalitnom spracovaní dokumentov.

  • Pohľad knihovníčky: V ARL si môžem vybrať úroveň spracovania – od vytvorenia základného záznamu po kompletný bibliografický popis. Záleží na katalogizačnej praxi v inštitúcii, ktorú cestu si zvolím. K dispozícii sú pracovné formuláre pre všetky typy dokumentov.
  • Pohľad používateľky: Vo formulároch sa pracuje priamo s formátom MARC (UNIMARC alebo MARC21 – podľa výberu inštitúcie). Na jednej strane je to veľká výhoda, pretože sú formuláre flexibilné a záznam je možné jednoducho doplniť o akýkoľvek údaj. Na druhej strane formulár založený na poliach a podpoliach vyžaduje znalosť formátu, knihovníckej terminológie a tvorivý prístup ku katalogizácii. „Naštastie“ rýchlu katalogizáciu umožňuje preberanie záznamov z externých zdrojov.
     
  • Pohľad zvnútra: Vieme pomôcť aj pri problémoch pri spracovaní – keď na to nestačia naše odborné vedomosti, pýtame sa múdrejších (napríklad metodikov v národných knižniciach).

Prírastkovanie (teda prijímanie exemplárov)zvlášť spomínať nebudem. Pri tejto téme trochu odchýlim dvere do firemnej „kuchyne“.

  • Pohľad zvnútra: Pri príprave systému pre konkrétnu inštitúciu spoločne opisujeme štruktúru fondu, spôsob napočítavania prírastkových čísel, signatúr a podobne a snažíme sa existujúce pravidlá previesť do systému alebo ich pri tejto príležitosti vylepšiť tak, aby spracovanie dokumentov a prírastkovanie bolo čo najefektívnejšie.

V rámci spracovania sa zvlášť zastavím pri mojej obľúbenej téme – spracovanie autorít.

  • Pohľad knihovníčky: Databázu autorít som si obľúbila, pretože pri troške kreativity v nej môžem spravovať ľubovoľný počet subdatabáz od prepracovaných terminologických súborov cez špecifické predmetové slovníky a hesláre po adresáre s kontaktnými údajmi na dodávateľov, vydavateľov, kolegov… Spracovanie autorít dostáva nový rozmer – nie sú to len „nudné“ (knihovnícka komunita mi určite prepáči ten výraz) unifikované selekčné prvky, ale obohatením o ďalšie štruktúrované informácie sa stávajú autority kvalitným doplnkom informácií v katalógu a v konečnom dôsledku samostatným informačným zdrojom v knižnici.
     
  • Pohľad používateľky: Potrebe poznať formát sa nevyhnem ani pri spracovaní autorít – pomaly si však začínam zvykať, najmä ak mám k dispozícii nápoveď.
     
  • Pohľad zvnútra: Poteší nás spolupráca s knižnicou, ktorá chce od spracovania viac – hoci aj za cenu náročnejších požiadavok na systém.

 Keď už som spomenula možnosť vytvárať adresár dodávateľov, pristavím sa krátko pri akvizícii.

  • Pohľad knihovníčky: Možnosť vytvárania objednávok, evidencia faktúr a sledovanie rozpočtu v informačnom systéme sa mi zdá samozrejmá – preto o nej nejako zvlášť nerozmýšľam a používam ju účelovo.
     
  • Pohľad zvnútra: Rada prezentujem, najmä väčším knižniciam, sledovanie nedodaných titulov – na základe rôznych kritérií je možné generovať upomienky dodávateľom, ak dokument nedodali v stanovenom termíne. Akvizitérky majú konečne možnosť zbaviť sa poznámok v kalendári a lístkov na nástenke, ak chcú sledovať, či všetko, čo objednali, skutočne prišlo.

Z podobných dôvodov odporúčam najmä väčším knižniciam využívať v informačnom systéme dennú evidenciu periodík.

  • Pohľad knihovníčky: Evidencia periodík je komplexná a prehľadná a pokiaľ aj vy máte skúsenosti so stále sa strácajúcimi prílohami v časopisoch a nekonečným kompletovaním ročníkov, tak určite poznáte, že zapisovanie došlých časopisov na papierových kartičkách nie je najlepším riešením.
     
  • Pohľad zvnútra: Spolu s knihovníčkami – zákazníčkami – sme v ARL úspešne riešili evidenciu rôznych typov príloh (periodických, neperiodických, voľných aj zviazaných…), tak isto aj evidenciu dvojčísel, časopisov s nepredvídateľnou periodicitou a veľmi kreatívnou grafikou, kde nebolo možné zistiť prakticky žiadne informácie o časopise (vrátane názvu), časopisov, ktoré sú číslované podľa školského roka alebo menia poradie ročníka uprostred roka atď.

Musím však povedať, že používateľa knižnice naše starosti pri akvizícii a spracovaní určite nezaujímajú – jeho primárnym záujmom je nájsť to, čo potrebuje, vypožičať si to a podľa možnosti sa neskôr vyhnúť akýmkoľvek sankciám. Používateľ prichádza s ARL do styku prostredníctvom online katalógu, ktorý označujeme ako IPAC.

  • Pohľad používateľky: Je výhodou, ak knižnica môže integrovať do IPAC ďalšie elektronické informačné zdroje – napríklad externé licencované databázy. Registrovaný používateľ v nich môže vyhľadávať v prostredí IPAC a nemusí sa orientovať na iných stránkach.
     
  • Pohľad knihovníčky: Čo sa týka vlastných zdrojov knižnice, je prostredie IPAC vysoko flexibilné. Podľa skúseností so správaním sa používateľov v online katalógu a ich očakávaniami je možné upraviť vyhľadávacie kritériá, zobrazovacie formáty a podobne.

Druhým styčným bodom medzi knižnicou a používateľom sú výpožičné služby– tam je dôležité nájsť kompromis medzi spokojnosťou používateľa a ochranou fondu.

  • Pohľad zvnútra: Pri výpožičkách sú k dispozícii varianty nastavenia, pri plnení požiadaviek knižnice znovu prichádza na rad dôkladná analýza – nie všetko, čo fungovalo v prostredí bez informačného systému, má v informačnom systéme zmysel. Riešenie je často o kompromisoch a zmenách v pracovných procesoch.
     
  • Pohľad používateľky: Z výpožičných služieb ma zaujíma, či moje požiadavky na výpožičky budú rýchlo a kladne uspokojené – to znamená, že informačný systém musí evidovať žiadanky a informovať o priebehu ich vybavenia; je pre mňa dôležité, či viem na prvý pohľad zistiť dostupnosť dokumentu, a tiež mám záujem o správne zasielanie informácií o prekročení výpožičnej doby, informácie o prípadných dlhoch, o vypršaní platnosti preukazu…

Pre krátkosť priestoru pridám už len jeden postreh o ARL z pohľadu knihovníčky. Týka sa viacnásobného využitia informácií. Konečne mám pocit, že sa napĺňa pravidlo „raz zapísať, niekoľkokrát využiť“ – informácie z databáz sa dajú prezentovať nielen v online katalógu, ale aj integrované do webových stránok knižnice alebo webových stránok iných častí inštitúcie (ak spolupracujem s aspoň trochu šikovným webmajstrom). Moja práca je už viditeľná aj za hranicami knižnice.

Celkom záver by som mala spomenúť ešte jednu dôležitú maličkosť – pre zmenu z pohľadu správy a vývoja ARL – všetko, čo som o ARL napísala, súvisí hlavne s jeho využitím v knižnici. Keby som chcela napísať o tom, ako využívame ARL v rôznych „alternatívnych“ projektoch – napríklad na spracovanie informácií o pamiatkach, na spracovanie múzejných zbierok a podobne, potrebovala by som niekoľko strán navyše. Práca na takýchto projektoch, ale aj spolupráca s knižnicami ma vždy znovu a znovu presviedča o tom, čo je pre všetkých informačných pracovníkov charakteristické – je to hľadanie riešení (smerom k spokojnosti používateľov, smerom k spracovaniu a správe vlastných zbierok a fondov…). Je výhodou, ak im informačný systém na to dáva dostatočný priestor.

Zdieľať: