|
Organizácia slovenského archívnictva
Sústavu archívov v Slovenskej republike tvoria verejné archívy a
súkromné archívy.
Verejné archívy sú
- štátne ústredné archívy (Slovenský národný archív v
Bratislave a Štátny ústredný banský archív v Banskej Štiavnici) a štátne archívy
s regionálnou územnou pôsobnosťou (Banská Bystrica, Bratislava, Bytča, Košice,
Levoča, Nitra, Prešov, Archív hlavného mesta SR Bratislavy so svojimi pobočkami) –
spolu 47 archívov,
- archívy štátnych orgánov, štátnych rozpočtových
organizácií a štátnych príspevkových organizácií,
- mestské archívy a archívy samosprávnych krajov,
- archívy právnických osôb zriadených zákonom,
- archívy právnických osôb a archívy fyzických osôb, ktoré
sú orgánmi verejnej správy.
Súkromné archívy sú archívy právnických osôb a
archívy fyzických osôb.
Ministerstvo vnútra SR zriaďuje štátne ústredné archívy
a štátne archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou ako svoje
zariadenia bez právnej subjektivity na plnenie úloh štátnej správy na úseku
archívov a registratúr.[1]
Úlohy a povinnosti archívov upravujú dve základné legislatívne
normy zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach1 a vyhláška
Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z.[2]
Archívna legislatíva už v základných pojmoch definuje archív
ako odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, ochraňuje a sprístupňuje archívne
dokumenty. Pod termínom archívny dokument rozumieme záznam, ktorý má trvalú
dokumentárnu hodnotu pre poznanie dejín Slovenska a Slovákov. Archívne dokumenty
pochádzajúce z činnosti jedného pôvodcu alebo fyzickej osoby tvoria jeden archívny
fond.
Archívne dedičstvo Slovenskej republiky tvoria archívne fondy,
archívne zbierky a archívne dokumenty evidované na území Slovenskej republiky. Ide o
písomnosti pozoruhodné rozsahom aj kvalitou a pestrosťou informácií zo všetkých
oblastí života spoločnosti. Štátne archívy vedú evidenciu archívneho dedičstva,
ktoré je uložené v archívoch, ale aj v držbe fyzických osôb a inštitúcií.
Archívne fondy a archívne zbierky pokrývajú z vecného hľadiska
všetky spoločenské oblasti a obdobia, a to od konca 11. stor. až do súčasnosti. Z
dôvodu prehľadnosti a systémového prístupu sa pôvodcovia archívnych fondov členia
podľa tzv. klasifikačnej schémy do 16 skupín, ktoré sa ďalej členia.[3]
Na ilustráciu uvádzame Klasifikačnú schému archívnych
fondov a archívnych zbierok štátnych archívov v Slovenskej republike s aspoň
časťou členenia v kapitole Štátna moc, správa a samospráva.
- Štátna moc, správa a samospráva
I.
Zákonodarné orgány
Zákonodarné orgány v rokoch 1918 – 1938
Zákonodarné orgány v
rokoch /1938/1939 – 1945
Zákonodarné organy v
rokoch 1945 – 1992
Zákonodarné orgány
od roku 1993
II. Orgány
vládnej moci
Orgány vládnej moci v
rokoch 1918 – 1938
Orgány vládnej moci v
rokoch 1939 – 1945
Orgány vládnej moci v
rokoch 1945 – 1960
Orgány vládnej moci v
rokoch 1969 – 1992
Orgány vládnej moci
od roku 1993
III. Ústredné
orgány štátnej správy do roku 1918
IV. Ústredné
orgány štátnej správy v rokoch 1918 – 1938
Ústredné orgány štátnej správy v rokoch 1918 – 1927
Ústredné
orgány štátnej správy v rokoch 1928 – 1938
V. Ústredné orgány
štátnej správy v rokoch 1939 – 1945
Ministerstvá Slovenskej republiky
Iné ústredné
úrady
VI. Ústredné orgány
štátnej správy v rokoch 1945 – 1960
Povereníctva
Iné ústredné
úrady
VII. Ústredné
orgány štátnej správy v rokoch 1960 – 1968
Povereníctva SNR
Iné ústredné
úrady
VIII. Ústredné
orgány štátnej správy v rokoch 1969 – 1992
Ministerstvá SSR, resp. SR
Iné ústredné
úrady
IX. Ústredné orgány
štátnej správy od roku 1993
Ministerstvá SR
Iné ústredné
úrady
X. Úrady pozemkovej
reformy /1920 – 1949/
XI. Župná správa a
samospráva do roku 1922
- Justícia
- Armáda a bezpečnosť
- Finančníctvo
- Hospodárstvo
- Družstevníctvo
- Politické strany, orgány a spoločenské organizácie
Národného frontu
- Veda, kultúra a osveta
- Školstvo
- Zdravotníctvo a sociálna starostlivosť
- Náboženské organizácie
- Rody a panstvá
- Rodiny a osoby
- Cechy, spolky a záujmové organizácie
- Zbierky
- Iné archívne fondy
V súčasnosti 47 štátnych archívoch spravuje približne 27 000
archívnych fondov a archívnych zbierok v rozsahu asi 187 000 bežných metrov (bm)
archívnych dokumentov.
Archívny informačný systém a digitalizácia
Každý archív vedie evidenciu príslušných archívnych
dokumentov. Štátny archív s regionálnou územnou pôsobnosťou vedie evidenciu
všetkých archívnych dokumentov nachádzajúcich sa v jeho územnom obvode, Ministerstvo
vnútra SR vedie ústrednú evidenciu všetkých archívnych dokumentov nachádzajúcich
sa na území SR, tzv. ústredná evidencia.
Evidencia archívnych dokumentov, ktorú vedú štátne ústredné
archívy, štátne archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou a ústredná evidencia,
je evidenciou archívneho dedičstva.
Ústrednú evidenciu tvoria:
a) evidenčné listy k súborom archívnych dokumentov evidovaným
štátnym ústredným archívom a štátnym archívom s regionálnou územnou
pôsobnosťou a archívom štátneho orgánu, štátnej rozpočtovej organizácie a
štátnej príspevkovej organizácie,
b) záznamy o vyradení súborov archívnych dokumentov z evidencie
a evidenčné listy k súborom archívnych dokumentov vyradeným z evidencie štátneho
ústredného archívu, štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou a
archívu štátneho orgánu, štátnej rozpočtovej organizácie a štátnej príspevkovej
organizácie.
Evidenčný list archívneho fondu (ELAF) sa môže vyhotovovať v
papierovej aj elektronickej forme.
Archívny informačný systém (systém informácií o archívnych
dokumentoch) tvorí evidencia archívneho dedičstva a archívne
pomôcky (sprievodca, inventár, katalóg a register). Vedú ho štátne ústredné
archívy, štátne archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou a Ministerstvo.
Na evidenciu archívnych fondov sa v tomto roku začala používať
nová aplikácia AFONDY založená na databáze Oracle, ktorá pracuje pod operačným
systémom Linux s webovým rozhraním. Prístup štátnych archívov je z počítačovej
siete VSNET, pre ostatné archívy (podľa zákona č. 395/2002 Z. z.) z internetu cez
webové rozhranie, ktoré by malo byť sprístupnené v druhej polovici roku 2010.
V súčasnosti prebieha v štátnych archívoch SR revízia a
spresňovanie údajov o archívnych fondoch. Po jej ukončení budú môcť štátne
archívy vstupovať online do databázy a upgradovať príslušné informácie týkajúce
sa jednotlivých archívnych fondov. Okrem toho sa plánuje koncom roka 2010 aj
sprístupnenie tejto databázy širokej verejnosti na internete.
Zdrojom základných informácií o tom, čo je možné a dostupné
v archívoch na štúdium, sú analytické a syntetické archívne pomôcky. Z celkového
počtu približne 4000 archívnych pomôcok (predovšetkým inventárov) je až 80 % v
analógovej forme a len 20 % v digitálnej forme. Archívne pomôcky sa až do konca 90.
rokov minulého storočia vyhotovovali na písacích strojoch, formou rotaprintu, neskôr
v programe T602 a MS Word.
Od roku 2007 sa archívne pomôcky vyhotovujú v elektronickej
forme, a to prostredníctvom aplikácie Bach – Inventáre. Archívne pomôcky
vyhotovené v elektronickej forme sú prístupné na internetovom prehliadači http://vademecum.vsnet.sk prostredníctvom
aplikácie VadeMeCum firmy Bach systems, s. r. o. Žiaľ, v súčasnosti je
sprístupnených len 275 inventárov. Preto snahy slovenského archívnictva v oblasti
digitalizácie v prvom rade smerujú k sprístupneniu analógových archívnych pomôcok a
ich konverzii do elektronickej formy. Ich digitalizácia sa vykonáva na základe
bilaterálnej dohody so Slovenskou národnou knižnicou v Martine a je predpoklad, že v
priebehu budúceho roku by mohli byť všetky archívne pomôcky sprístupnené na
internete.
Digitalizácia archívnych dokumentov
K základným úlohám štátnych archívov patrí sprístupňovanie
archívnych dokumentov verejnosti a súčasne ich ochrana. Digitalizácia archívnych
dokumentov je prostriedkom umožňujúcim prístup verejnosti k týmto dokumentom formou
digitálnych kópií a zároveň chráni originálne archívne dokumenty pred možným
poškodením pri umožňovaní prístupu. Archívne fondy však predstavujú jednotlivé
celky, ktoré sa svojím rozsahom môžu diametrálne líšiť, napr. fond Uhorská
kráľovská komora z rokov 1615 – 1617 v Slovenskom národnom archíve v Bratislave má
rozsah 0,1 bm, kým fond Krajinský úrad v Bratislave z obdobia 1928 – 1938 má rozsah
1 327 bm. Z pohľadu záujmu bádateľskej verejnosti má zmysel digitalizovať celé
fondy.
V zmysle citovaného zákona č. 395/2002 Z. z. „archív
predkladá na štúdium originál archívneho dokumentu iba výnimočne; kópiu
archívneho dokumentu predkladá vždy, ak ide o archívny dokument, ktorý vznikol pred
rokom 1526“. Ochrana najstarších archívnych dokumentov je teda prioritou a z
uvedeného dôvodu by sa na štúdium týchto dokumentov mali predkladať len ich kópie.
Toto je dôvodom, prečo by ďalšia priorita digitalizačných procesov v slovenskom
archívnictve mala byť orientovaná práve na tieto dokumenty.
Podľa prieskumu sa v štátnych archívoch SR z obdobia do roku
1526 nachádza okolo 40 000 kusov archívnych dokumentov vo forme jednotlivín (listín) a
vyše 3 000 v knižnej forme, čo môže predstavovať okolo 1,5 milióna strán.
3. mája 2010 sa začala v Slovenskom národnom archíve v
rámci európskeho projektu Monasterium – ICARus (http://www.monasterium.net/ieekq/sk/achievements.php)
digitalizácia stredovekých listín v počte asi 22 000 kusov. Tieto listiny by mali byť
zdigitalizované do konca septembra a sprístupnené na uvedenej webovej stránke
projektu. Predpokladaný objem dát je asi 7,5 – 10 TB (50 000 skenov x (150 – 200)
MB).
Bolo by veľmi vítané a želateľné, keby digitalizácia
ďalších/všetkých archívnych dokumentov do roku 1526 mohla byť saturovaná z
prostriedkov projektov OPIS, prioritná os 2.
Treba si však uvedomiť, že aj keď sa zrealizujú súčasné
digitalizačné priority, z celkového množstva archívnych dokumentov bude
zdigitalizovaný len ich zlomok, teda asi 0,2 – 0,5 %.
Štúdium matrík na genealogické účely je jedným z
najrozšírenejších využití tohto typu archívnych dokumentov na celom svete. Matriky
do roku 1895 spravujú ako archívne dokumenty a poskytujú na štúdium štátne archívy
zriadené ministerstvom vnútra. Vzhľadom na enormný záujem verejnosti o toto štúdium
sa matriky študujú z mikrofilmov, pretože všetky matriky do roku 1895 sú
zmikrofilmované (ochrana originálnych matrík). Jedná sa približne o 12 000 matrík s
viac ako 2,25 miliónmi záberov.
Nedostatok čítacích zariadení na mikrofilmy v študovniach
archívov však spôsobuje to, že v mnohých prípadoch existujú „poradovníky“
záujemcov o štúdium matrík, čo vyvoláva značnú nespokojnosť bádateľskej
verejnosti a stavia do nepriaznivého svetla nielen zamestnancov archívov, ale aj celý
rezort.
V súlade s celosvetovým trendom by iste túto situáciu vyriešila
možnosť štúdia matrík na internete, samozrejme, pri dodržaní ustanovení všeobecne
záväzných predpisov.
Preto digitalizácia mikrofilmov matrík a sprístupnenie týchto
údajov na webe patrí k ďalším prioritám slovenského archívnictva.
Záver
Digitalizácia archívnych dokumentov predstavuje dlhodobý proces,
v ktorom si treba určiť jasné priority predovšetkým z hľadiska využívania a
ochrany jednotlivých archívnych fondov. Samotná digitalizácia bez bezpečného
dlhodobého uloženia digitálnych kópií a možností ich širokého využívania pre
potreby verejnosti však nerieši žiaden problém a stáva sa len zbytočným mrhaním
ľudskou energiou a finančnými prostriedkami. Treba si uvedomiť, že takto komplexne
ponímaná digitalizácia s dlhodobým, bezpečným uložením a efektívnym využívaním
digitálnych kópií archívnych dokumentov môže byť nákladnou a komplikovanou
záležitosťou.
[1] Zákon č. 395/2002 Z. z. o
archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších
predpisov
[2] Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky
č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a
registratúrach a o doplnení niektorých zákonov
[3] Informatívny sprievodca štátnych archívov
Slovenskej republiky. Zostavila M. Stieberová. Ministerstvo vnútra SR, odbor
archívnictva a spisovej služby. Bratislava 2000. ISBN 80-967553-7-4, s. 11-21.
|