Využití OCLC v meziknihovních službách NK ČR

Úvod

Úplné počátky spolupráce s OCLC v rámci meziknihovních služeb¹, žel, nejsou zdokumentovány žádnou statistkou, zaměřím se proto na dobu po roce 2000, kdy byl již v rámci OCLC využíván modul ILL pro objednávání a správu objednávek ze zahraničních knihoven. Se získáním přístupu do FirstSearch a díky trvalému růstu počtu záznamů ve WorldCat se znásobilo využívání služeb zámořských knihoven a vzrostlo tak množství vyřízených požadavků na získání dokumentů ze zahraničí. V roce 2005 se Národní knihovna ČR stala tzv. „supplier library“, tedy dodávající knihovnou, které je umožněno přijímat OCLC on-line objednávky v rámci modulu ILL. Jaký vliv měl tento fakt na počet požadavků, dokládají grafy uvedené dále v textu. Je třeba také zmínit, že Národní knihovna ČR posílá své záznamy do WorldCat již od roku 1995. Pro ilustraci – celkový počet holdingů zahraniční i domácí provenience NK ČR ve WorldCat v červenci činil 2010 750 291.

Využívání modulu ILL, tzv. Resource Sharing – pozitiva a negativa

Modul ILL v rámci OCLC prošel v průběhu let mnoha změnami od interface, přes způsob úhrady za jeho využívání až po jednotlivé funkce. Dnes je užíván pod názvem Resource Sharing a vychází hlavně z uživatelsky příjemné podoby FirstSearch.

Mezi jeho pozitiva patří zejména možnost:

• vyhledávání ve více než 197 mil. záznamů z celého světa v rámci WorldCat a následného propojení citace s objednávkou,
• využití vlastních souborů konstantních dat, které šetří čas s vyplňováním opakujících se údajů jako je adresa knihovny, max. cena za dokument, požadavky na nakládání s půjčeným dokumentem, lhůta na zpracování apod.,
• vytváření skupin oblíbených spolupracujících knihoven dle různých kritérií (např. účtování, rychlost dodání), holdingy těchto knihoven je pak možné u konkrétních záznamů vytřídit (tato funkce šetří čas i náklady zvláště u dokumentů, které jsou ve vlastnictví velkého množství knihoven),
• kompletní administrace všech on-line OCLC objednávek – velmi přehledné členění do jednotlivých kategorií dle stádia zpracování či požadavku na vyřízení, on-line komunikace s příslušnou knihovnou, možnost jednoduchého zamítnutí či potvrzení vyřízení požadavku, podmínečné vyřízení, prolongace, urgence, zasílání mimořádných sdělení, jednoduchého vyhledání objednávky, využití přednastavených tisků průvodek k dokumentům atd.,
• účtování přes IFM konto, tj. finanční konto OCLC v dolarech (šetří náklady spojené s platbou jednotlivých faktur), knihovny si mohou za kladně vyřízené transakce strhávat dohodnuté částky a lze takto hradit i předplatné za využívání OCLC, k dispozici jsou měsíční výkazy s přehledem veškerých finančních transakcí dané organizace,
• propojení s Policies directory – portálem pro knihovny spolupracující s OCLC, kde lze kromě adres, kontaktů, otevírací doby, linků na stránky knihoven nalézt i jejich strategie a přehledy o účtování, je možné zde také nastavit období pro dočasné přerušení příjmu on-line objednávek (z důvodů svátků, uzavření knihovny apod.) a zveřejňovat různá upozornění.

Mezi negativa lze zařadit:

• poplatky za využívání služeb OCLC (ty jsou ovšem diferencované dle užívaných služeb, modulů, velikosti knihovny, poplatek bývá individuální, navíc formou jednoročního předplatného),
• zatím ještě převaha záznamů dokumentů zámořských knihoven (většina lokací v USA či Kanadě), s tím spojené vyšší náklady na dodání dokumentů a často také vyšší poplatky za vyřízení (v dolarech), neochota některých menších knihoven v USA ke spolupráci se zámořskými knihovnami kvůli vysokým nákladům, často delší lhůty pro dodání dokumentů (kromě dodávání elektronických kopií).

Zdroj: http://www.oclc.org/worldcat/catalog/national/worldmap/default.htm

Zdroj: http://newfirstsearch.oclc.org/

Strategie využívání modulu Resource Sharing

Vzhledem k výše popsaným pozitivům i negativům se naše knihovna přiklonila k následující strategii – všechny požadavky na dokumenty ze zahraničí nejprve prověřujeme v českých databázích a ve volných elektronických zdrojích, poté se kvůli rychlosti a efektivitě orientujeme zejména na evropské souborné katalogy a teprve u dokumentů, které není možné získat z evropských knihoven, přistupujeme k ověření dostupnosti ve WorldCat a pomocí Resource Sharing je hned také objednáme s využitím skupin oblíbených knihoven, které máme rozděleny dle účtování a rychlosti dodávání. S pomocí konstantních dat je pak objednávka během několika minut dokončena a odeslána on-line. Pokud se v některých ojedinělých případech nepodaří záznam mimoevropských dokumentů najít ani zde, vyhledáme dokument v zemi vzniku a odtud e-mailem také objednáme. Nakolik je naše strategie efektivní, ukážeme na grafech.

Efektivita meziknihovních služeb a využívání OCLC

Nejprve tedy k celkovému přehledu využívání MS za období 2000–2009. Oproti roku 2000 sice došlo ke snížení celkového počtu objednávek z téměř 8000 na hranici 6000, tento fakt je však snadno vysvětlitelný lepší dostupností novějších článků a celých dokumentů přes předplacené zahraniční databáze v jednotlivých knihovnách či přímo od vydavatelů či internetových knihkupectví. Po celé sledované období tvoří záporně vyřízené objednávky zanedbatelné množství z celkového počtu – zejména díky informačním portálům a celosvětovým databázím typu KVK, OCLC WorldCat apod.

Celkový počet objednávek na MS do zahraničních knihoven

Další graf srovnává počet objednávek přijatých od zahraničních knihoven z OCLC s celkovým počtem objednávek, které přišly ze zahraničních knihoven za období 2005–2009. Celkový počet objednávek má v delším časovém horizontu vzrůstající tendenci a to též díky rostoucímu počtu OCLC on-line objednávek (výjimku tvoří jen rok 2009), které dnes tvoří téměř polovinu celkového množství požadavků.Počet objednávek  na MS ze zahraničních knihoven a objednávek OCLC.

Počet objednávek na MS do zahraničních knihoven a objednávek OCLC

Poslední graf srovnává počet objednávek odeslaných v OCLC Resource Sharing s celkovým počtem objednávek na MS do zahraničních knihoven za období 2005–2009. Je sice zřejmé, že největší počet objednávek je vyřízen z fondů evropských knihoven, popř. knihoven ostatních, nic to ale nemění na faktu, že počet objednávek z OCLC se vzhledem k celkovému počtu stále zvyšuje a že OCLC tvoří významnou a nezbytnou součást zdrojů v zahraničí.

Počet objednávek na MS do zahraničních knihoven a objednávek OCLC

Závěr

Využití OCLC modulu Resource Sharing má nezanedbatelný vliv na efektivitu našich meziknihovních služeb. Nejenže je celý proces objednávání a spravování objednávek zasílaných a získávaných většinou ze zámoří jednoduchý, rychlý a přehledný, šetří navíc i náklady díky kontu IFM.   Umožňuje také zasílat relativně přesné a úplné citace (v závislosti na záznamech ve WorldCat), které jsou staženy z katalogu přímo do objednávky, čímž se mj. minimalizují překlepy a neúplné údaje na objednávkách. Přímý prolink na kontaktní údaje spolupracujících knihoven a jejich strategie šetří čas strávený dohledáváním těchto údajů na stránkách knihoven.

Díky záznamům ve WorldCat dochází ke zviditelnění významu NK ČR ve světě a díky jednoduchosti on-line objednávání také k podpoře využívání jejího fondu (je patrné, že zahraniční knihovny dávají často přednost průhlednému objednávání přes OCLC před nespolehlivými e-mailovými požadavky spojenými navíc s komplikacemi s účtováním).