Systémy ERM: Co je dobré vědět před tím, než systém nakoupíme/vytvoříme a implementujeme

Co je systém ERM?

Systém ERM (Electronic Resource Management) je soubor pracovních procesů a nástrojů, které umožňují knihovníkům spravovat detailní informace týkající se EIZ v průběhu celého jejich životního cyklu (Koppel 2008, s. 305, volně přeložila autorka).

Vývoj systémů ERM se stal nezbytným na počátku roku 2000, kdy bylo jasné, že tradiční knihovní katalogy a automatizované knihovnické systémy nejsou přizpůsobené pro správu metadat různorodých EIZ. První systémy ERM se objevily v roce 2001. Některé světové knihovny vyvinuly svůj vlastní systém ERM (např. UCLA, Johns Hopkins). Existují i freewarové nástroje, např. od UW-Lacrosse Library. Dominují však komerční systémy ERM. Některé z nich mají omezené možnosti, to je např. nedostatečný počet polí pro vkládání dat nutných pro správu EIZ, znalostní báze obsahuje jen produkci určitých nakladatelství apod. (např. EBSCONet, SwetsWise). Dále existují systémy, které nespolupracují, nebo spolupracují  jen velmi málo s AKS (např. Gold Rush), systémy ERM, které naopak spolupracují s AKS velmi dobře (např. Innovative Interfaces ERM) a systémy ERM, které spolupracují dobře s AKS i link resolverem (např. ExLibris Verde, Serials Solutions). Přehled některých systémů ERM uvádím v Tabulce č. 1.

Proč bude pro knihovnu systém ERM v blízké budoucnosti nezbytný?

Většina automatizovaných knihovnických systémů (AKS) není vhodná pro správu EIZ. Obrovské množství dat je obtížné spravovat ručně, a to především v případě, že knihovna předplácí obsáhlé elektronické agregační databáze, nebo velké množství různých druhů EIZ. Většina AKS navíc neumí zpracovat netradiční zdroje. Netradiční zdroj představuje např. platforma, která může být nakoupena odděleně od obsahu (Ingenta, Highwire). Knihovny musí nutně dojít k tomu, že informace charakteristické pro EIZ je vhodné ukládat na jedno místo, sdílet je s kolegy a mít možnost je kdykoliv snadno zpětně vyhledat. Knihovny už nejsou schopny zajistit katalogizaci EIZ, u agregačních databází je to téměř nemožné. Pro analýzu elektronických sbírek, která je důležitá pro rozhodování o obnovení či zrušení předplatného, je potřeba kombinovat uživatelské statistiky s cenovými informacemi, pak je teprve možné spočítat např. cenu za jeden stažený článek. V Tabulce č. 2 uvádím data související s EIZ a způsob jejich správy před tím a po té, co byl na Univerzitě Karlově v Praze instalován systém ERM.

Co je třeba vědět, než začnete vybírat/vyvíjet systém ERM?

Než knihovna začne s výběrem/vývojem a implementací systému ERM, je důležité, aby si položila dlouhou řadu otázek: Jaké informace potřebujeme do systému zaznamenávat? Kdo tyto informace využívá – zaměstnanci, uživatelé? Kdo by měl mít k informacím přístup? S čím jsme nyní spokojeni? Co je potřeba vylepšit? Je důležité definovat, co knihovně doposud nejvíce chybí a co by mohl systém ERM zajistit. Umí systém zaznamenat detaily licence? Existuje v systému možnost správy pracovních procesů, obnova předplatného, analýza překryvu, výpočet ceny za stažení jednoho článku? Je možné zobrazit seznam titulů u nakoupené databáze? Umožňuje systém ERM zaznamenat problémy s přístupem ke zdroji a další informace potřebné k řešení problémů? A je potřeba si položit i otázky: Zaplatíme za systém jednou, nebo budeme platit každoročně poplatek? Nabízí se hostování, nebo se jedná o instalaci na vlastním serveru? Pokud má být systém ERM nainstalován na serveru knihovny, je nutné počítat s náklady na hardware, aktualizace a technickou podporu. Kdo spravuje znalostní bázi? Knihovna sama, nebo poskytovatel? Bude nutné   spravovat data ve více systémech (např. AKS, link resolver a systém ERM)?

Implementace systému ERM vždy přináší i otázky týkající se zaměstnanců. Počet zaměstnanců se nesníží, ale pravděpodobně bude jejich práce efektivnější (méně tabulek, více záznamů v systému ERM). Na zaměstnance budou kladeny větší nároky, což může ovlivnit rozpočet knihovny. Bude se pracovat na implementaci systému a kontinuálně bude potřeba pokračovat v rutinní práci související s EIZ. Zpočátku může aktivace dat trvat několik hodin či dokonce týdnů, záleží na schopnostech systému, datech, která jsou ihned k dispozici a možnostech zaměstnanců. Ideálně by pak správa dat měla být srovnatelná s existujícím pracovním vytížením, ale bude pravděpodobně mnohem přehlednější a snazší. Každý zaměstnanec bude mít přehled o tom, co dělá jeho kolega a v jaké fázi životního cyklu se nachází předplacené zdroje.

Nutné je zamyslet se i nad datovými prvky systému. Která pole jsou požadována? Která si přejeme? Která nejsou v současné době potřeba? Dají se přídat vlastní pole pro lokální potřeby knihovny? Dají se pole přizpůsobit češtině, české terminologii? Která data jsou pro nás nejdůležitější, bibliografická, akviziční, nebo licenční? Jak obsáhlá je znalostní báze? Kdo ze zaměstnanců bude schopný data vkládat a editovat? Máme k dispozici osobu, která bude umět vyřešit technické problémy? Někteří producenti nabízejí základní licenční data, která se dají do ERMS exportovat, ale nemusí se právě shodovat s licencí, kterou si knihovna dohodla (např. EBSCONet, SwetsWise). Je lákavé chtít zahrnout všechno, ale mé zkušenosti s implementací systému Verde na Univerzitě Karlově v Praze ukazují, že nejlepší je být realista v rozhodování, co zahrnout. Stanovte si zásadní datové prvky, tj. pole pro licenci, cenové údaje, uživatelská data, kontaktní informace atd. Jaká data mohou být do systému importována z lokálních souborů nebo od třetích stran (např. znalostní báze link resolveru, od předplatitelských agentur, údaje z AKS)? Nezbytné je myslet na to, že znalostní bázi je třeba aktualizovat. U lokálně vytvořených systémů ERM provádíte aktualizaci sami. U komerčních systémů je dobré se zeptat, jak často je aktualizace znalostní báze prováděna. Zpráva DLF ERMI, Appendix D: Data Element Dictionary, obsahuje přes 200 datových prvků, které mohou být v ERMS obsaženy. Rozhodně nebudou potřeba všechny, proto je nutné pečlivě vybírat. Tento dokument také uvádí definice termínů souvisejících s EIZ, což může být užitečné při rozhodování využívání polí v systému ERM.

Nejsložitější oblastí je jistě synchronizace dat mezi systémem ERM, link resolverem a OPACem, popř. jiným systémem (např. webové stránky univerzity). Základem pro úspěšnou synchronizaci je dobře udržovaná znalostní báze. Tvorba znalostní báze systému ERM se většinou opírá o data dodaná nakladateli. Ke změnám na straně nakladatelů dochází velmi často, ale ve znalostních bázích se projeví v nejlepším případě s několikadenním zpožděním, změny často nejsou reflektovány vůbec. Někdy je možné synchronizovat akviziční data mezi systémem ERM a AKS. Synchronizace údajů o přístupných číslech a ročnících časopisů je možná mezi systémem ERM a link resolverem (např. Verde a SFX), který vytváří A-Z seznamy pro konečné uživatele.

Velmi obtížné také může být vytvářet výstupy ze systému ERM. Systémy ERM dostupné na trhu se v tomto případě velmi liší. Pečlivě promyslete, jaké výstupy/reporty budete pravidelně potřebovat (např. překryvy předplatného, seznam zrušených předplatných, kontaktní informace, zdroje předplacené u jednoho dodavatele apod.). Vhodný systém ERM umožňuje výstupy ze znalostní báze automatizovat a přizpůsobit potřebám Vaší knihovny. Někdy je možné vstoupit do kódu a struktury systému ERM a definovat své vlastní požadavky na výstupy. Počítejte proto s pomocí zaměstnanců z oddělení IT, kteří vám budou schopni výstupy z takového systému ERM nakonfigurovat.

Nezbytné je sledovat pracovní postupy správy EIZ v knihovně od začátku implementace. Mnoho systémů ERM umožňuje práci se systémem pomocí tzv. rolí (např. Verde). Role představuje pracovní náplň zaměstnance knihovny, tj. akviziční pracovník, katalogizátor, vedoucí knihovny/manažer, knihovník, který řeší problémy s přístupem ke zdroji apod. Některé systémy ERM mají předdefinované pracovní procesy (workflow) související s EIZ, např. workflow akvizice, workflow licence, workflow pro trial. Systém ERM rozděluje jednotlivé kroky workflow určeným pracovníkům knihovny, některé kroky provádí systém na pozadí automaticky (např. obnova předplatného, aktivace trialu). Správce systému ERM může sledovat splněné a  nesplněné kroky workflow, nesplněné úkoly může delegovat na jiného pracovníka apod. Bohužel ne vždy lze předdefinované pracovní procesy využít pro potřeby menší knihovny a je nutné je modifikovat, což není snadné. U některých systémů ERM není ani  modifikace možná.

Závěr

Na závěr mohu jen poznamenat, že elektronické informační zdroje jsou neustále „v pohybu“, proto nepočítejte s tím, že systém ERM implementujete a tím vaše práce končí. Někdy je dobré začít s menším množství dat a na nabytých zkušenostech stavět dále. Někdy je snazší data vkládat ručně, než  je upravovat do podoby, kterou akceptují nástroje pro import. Pokuste se kontaktovat knihovnu, která už nějaké zkušenosti s implementací systému ERM má (v ČR je to UK v Praze) a sledujte diskusní fóra. Buďte realisté. Systém, který koupíte, budete také nějaký čas používat. Slibované změny a vylepšení systému jsou obvykle odkládána.

Předplácí vaše knihovna velké množství elektronických zdrojů? Je pro vás obtížné udržet informace o EIZ aktuální? Máte přehled o tom, kolik za elektronické zdroje utrácíte? Stíhají knihovníci ve vaší knihovně nastavit přístup ke všem předplaceným elektronickým zdrojům?  Máte přehled o tom, kdo je za co při práci s EIZ zodpovědný? Čelíte-li takovýmto a podobným otázkám, je zřejmě ten pravý čas vybrat pro vaši knihovnu vhodný systém ERM.

Poznámka autorky: Koncepce článku je převzata ze zdroje: HARVELL, Tony. Electronic Resource Management Systems : Choosing and Implementing an ERMS. UC San Diego : UC San Diego Libraries. 2009. Retrieved from: http://escholarship.org/uc/item/5q12k8mh (cit. 20. 1. 2011). Obsah článku je obohacen o osobní zkušenosti s implementací systému ERM na UK v Praze.

Literatura:

BREEDING, Marshall. Helping You Buy ERMS. Computers in Libraries. 2007, no. 7, s. 6-8, 48-49.

COLLINS, Maria. Electronic Resource Management Systems : Understanding the Players and How to Make the Right Choice for Your Library. Serials Review 2005; 31:125–140.

Digital Library Federation. Report of the DLF Electronic Resource Management Initiative. Appendix-D : Data Element Dictionary. August 2004. Přístupny z: http://www.library.cornell.edu/elicensestudy/dlfdeliverables/home.htm

DOERING, William; CHILTON, Galadriel. A Locally Created ERM : How and Why We Did It. Computers in Libraries. 2008, vol. 28, no. 8, s. 6-7, 46-48.

HARVELL, Tony. Electronic Resource Management Systems : Choosing and Implementing an ERMS. UC San Diego : UC San Diego Libraries. 2009. Retrieved from: http://escholarship.org/uc/item/5q12k8mh (cit. 20. 1. 2011).

HARVELL, Tony A. Electronic Resources Management Systems : The Experience of Beta Testing and Implementation. Electronic Journal Management Systems: Experiences from the Field. 2005, pp. 125-136.

KOPPEL, Ted. Electronic Resource Management in Libraries : Research and Practice. Hershey, PA : Information Science Reference. 2008. Chapter XVI : Standards, the Structural Underpinnings of Electronic Resource Management Systems, s. 295-305.