Vplyv informačných technológií na riadenie knižníc

Vplyv informačných technológií na riadenie knižníc je témou jedného z najaktuálnejších kurzov dištančného vzdelávania
pracovníkov knižníc na Slovensku ProLIB – Professional Development Programme for Librarians, ktorý organizujú pracovníci
Slovenskej lesníckej a drevárskej knižnice pri Technickej univerzite vo Zvolene ako spolupartner Univerzitnej knižnice
Technickej univerzity v Košiciach v rámci projektu Európskej únie Tempus/Phare (pozri Bulletin CVTI SR č. 3/2000, s. 3 –
7).

Aj keď o problematike IT a jej zavádzaní do praxe bolo publikovaných množstvo článkov v odbornej literatúre z mnohých
hľadísk, nazdávame sa, že ľudskému aspektu a rôznym manažérskym problémom, ktoré s tým súvisia sa nevenuje dostatočná
pozornosť. Ľudský aspekt je však veľmi dôležitý a nemali by sme ho prehliadať. Čím je knižnica väčšia, tým je väčší aj
personál a počet používateľov knižnice, ktorí sa budú musieť prispôsobovať novým postupom. Ak podceníme tento aspekt a
nebudeme sa mu dostatočne venovať, konečný efekt nemusí byť úspešný.

Pri zavádzaní nových technológií do knižničnej praxe si manažment knižnice musí uvedomiť, že toto prinesie zmeny
zaužívaných pracovných postupov. Každá zmena prináša so sebou rôzne reakcie personálu – pozitívne aj negatívne. Je to
prirodzený jav, spôsobený najmä tým, že ľudia majú prirodzenú averziu k zmenám a v prípade zavádzania výpočtovej techniky sa
ešte zvyšuje. Veľmi často majú obavy zo strojov, z neznámeho, ale aj z toho, že v dôsledku automatizácie sa stanú zbytočnými.
Mnohí z nich sa obávajú aj toho, že nebudú schopní prispôsobiť sa automatizovanému pracovisku, či novej technológii.

Knižnice v súčasnosti prechádzajú zložitým obdobím premien, ktoré majú nemalý vplyv na profesiu knihovníka. Hoci v
klasickom spoločenskom povedomí je knihovník osoba málo aktívna, roky vykonávajúca tie isté činnosti, bez profesionálnych
ambícií, v čase “technizácie” našich knižníc vyvoláva zavádzanie nových médií, rešeršovanie v zahraničných bázach dát, práca
v internete, elektronizácia a digitalizácia knižníc potrebu nových profesií a zručností, väčšiu flexibilitu v stále sa
meniacej informačnej spoločnosti.

V akademickom prostredí sa postupne mení úloha knihovníkov, ktorí sa stávajú skôr školiteľmi alebo odbornými
konzultantmi ako knihovníkmi v tradičnom knihovníckom ponímaní.

Ak nechce byť knihovník vylúčený zo svojej profesie a zároveň chce udržať krok s vývojom vo svojom odbore, musí si
takmer na “pochode” osvojovať nové odborné poznatky z oblasti výpočtovej techniky, informačných technológií, manažmentu,
marketingu, komunikácie a psychológie, naučiť sa pružne prijímať zmeny a zvyšovať jazykovú znalosť.

Organizačné zmeny, zmeny v charaktere práce a nutnosť rozvoja profesionálnych schopností môžu vyvolávať u pracovníkov
napätie a stres.

Eliminácia negatívnych reakcií personálu

Manažment knižnice musí dbať o to, aby sa problémy súvisiace s automatizáciou eliminovali a aby poskytované služby boli
na želanej úrovni. Je potrebné zabrániť všetkým negatívnym reakciám vhodnými preventívnymi opatreniami už v čase plánovania a
zavádzania nových technológií. V prípade, že sa takéto reakcie objavia, je potrebné ich riešiť a úspešne prekonať. Ako však
možno dosiahnuť úplné akceptovanie nového systému? Ako sa vedúci pracovníci vyrovnávajú so zmenami a ako sú schopní pomôcť
svojmu personálu prijímať alebo dokonca privítať zmeny
? Ich postoj je dôležitým faktorom v procese prechodu knižníc od manuálnych k automatizovaným
systémom.

Úlohou vedúcich knižníc je, aby sa pokúsili eliminovať všetky tieto obavy a vštepili zmysel pre tímovú prácu na
projekte a jeho realizácii. Najdôležitejšie je, aby riaditeľ knižnice bol realistom. Nové technológie prinášajú mnoho
problémov, ktoré treba riešiť. Najlepší spôsob je zaangažovať ľudí hneď od začiatku. Nie každý pracovník môže byť členom
pracovnej skupiny alebo projektového tímu. V pravidelných časových intervaloch musíme personál knižnice informovať o
dosiahnutých výsledkoch. Kladný postoj a vzťah k práci je veľmi významný faktor v tomto procese. Riadiaci pracovníci by mali
neustále ubezpečovať jednotlivcov o ich dôležitosti v projekte. Pracovníci knižnice musia vedieť a cítiť, že dvere riaditeľa
sú vždy otvorené pre ľudí, ktorí vnímajú problémy a chcú o nich hovoriť.

Manažéri si musia uvedomiť, že:

Ak pracovníci nie sú priebežne informovaní, problémy sa budú prehlbovať
, môžu sa začať šíriť nepravdivé informácie, ktoré vyvolajú odpor voči plánovaným zmenám. Preto je komunikácia veľmi
dôležitá.

Ako sa teda menia úlohy manažmentu knižnice? Na aké okruhy problémov sa musí manažment zamerať?

• 
  Prehodnotiť poslanie a ciele knižnice
  

Integrované systémy môžu pomôcť knižnici dosiahnuť plánovanú zmenu len vtedy, ak je jasne definované poslanie a ciele
knižnice. Podstata integrovaných systémov spočíva v tom, že všetky činnosti knižnice sa sústreďujú do spoločnej úlohy. Ak
poslanie knižnice nie je jasné, ani integrovaný systém nesplní očakávané ciele.

• 
  Zvážiť činnosti, služby a ich priority
  

Knižnica je súbor činností, ktoré spolu pôsobia, aby sa dosiahli plánované úlohy a ciele. Dobrý integrovaný systém bude
schopný uskutočňovať všetky tieto činnosti. Otázka pre knižnicu spočíva v tom, či je potrebné, aby všetky tieto činnosti
systém uskutočňoval. Je možné, že niektoré z nich nebudú vôbec potrebné, iné zasa nebudú mať takú prioritu ako základné
činnosti. Manažment musí rozhodnúť, ktoré činnosti majú vyššiu prioritu, ktoré nižšiu alebo sú nepotrebné.

• 
  Riešiť reštrukturalizáciu oddelení
  

Zmeny predstavujú aj nové úlohy, napr. pomoc používateľom s OPAC-mi. Tu si možno položiť otázku: Kto to bude mať v
náplni práce? Pracovníci katalogizácie, ktorí vytvárajú údaje pre OPAC systém, alebo konzultační a informační pracovníci,
ktorí pracujú s používateľmi?

• 
  Zaoberať sa požiadavkou zvýšených nárokov na pracovníkov
  

Nové technológie menia typ a úroveň požadovanej zručnosti pracovníkov knižnice. Mnohé práce sa zjednodušia a môžu ich
vykonávať pracovníci s nižšou kvalifikáciou. Niektoré činnosti sa úplne zrušia. Napríklad budovanie klasických katalógov a
zakladanie lístkov.

Zavádzanie informačných technológií doknižníc prinesie zmeny v riadení knižníc, v kontrolných činnostiach, zmeny v
štruktúre pracovníkov a taktiež v systéme odmeňovania. Všetci pracovníci zainteresovaní do nového systému budú potrebovať
školenie a neustále si dopĺňať vedomosti v tejto oblasti. Je dôležité, aby boli o všetkom priebežne a pravdivo informovaní.
Dôležitou úlohou manažmentu je stimulovať a motivovať pracovníkov a vytvoriť takú organizačnú kultúru, ktorá bude podporujúca
a povzbudzujúca. Takáto organizácia sa vyznačuje neformálnou atmosférou a diskutujúcimi ľuďmi, ktorí predkladajú tvorivé
nápady a myšlienky. Zodpovednosť je delegovaná, pracovníci sú motivovaní a schopní sami sa organizovať takže sa cítia dobre a
spokojne, čo sa, samozrejme, odráža aj na ich vzťahu k používateľom a kvalite poskytovaných služieb. Podľa zásady – najprv
musí byť spokojný zamestnanec a až potom zákazník. Len tak môže zo zamestnanca vyžarovať ochota priniesť mu to najlepšie.Na
toto všetko si musí manažment vyhradiť dostatočný časový priestor.

Automatizované systémy produkujú obrovské množstvo informácií pre riadenie
. Pomocou dobrého automatizovaného systému môžu knižnice ľahko a rýchlo získať oveľa viac informácií pre riadenie ako
tie, ktoré používajú len ručné metódy. Manažment knižnice musí rozhodnúť, ktoré informácie z automatizovaného systému budú
získavané a spracovávané. Na základe týchto informácií sa môžu uskutočňovať zmeny a zlepšenia knižničných prác. Bez týchto
informácií knižnica nemôže primerane odhadnúť priority knižnice. Informácie z automatizovaných systémov umožňujú knižnici
monitorovať priebežný stav a pripravovať plány do budúcnosti.

Napriek tomu, že sa tieto informácie pre riadenie v knižniciach sledujú, väčšinou sú to údaje len evidované a
sumarizované, nie však analyzované.

Ak chceme poskytovať dobré služby, je nevyhnutné poznať názor používateľov. Je možné zisťovať ho uplatňovaním metód
marketingového výskumu, čiže prostredníctvom rôznych dotazníkov, ankiet, prieskumov, osobných rozhovorov, spoločných diskusií
s používateľmi ap. Na základe nich možno analyzovať súčasnú situáciu knižnice a získať údajovú základňu, z ktorej možno
vydedukovať stav kvality alebo nekvality služieb knižnice. To znamená, že spätná väzba môže pomôcť pracovníkom knižnice
priebežne vykonávať nevyhnutné opatrenia smerujúce k zmene či vylepšeniu služieb v prospech používateľa. Je potrebné vytvoriť
takú atmosféru, aby sme umožnili čo najľahší tok informácií od používateľov k zákazníkom a získali čo najviac relevantných
informácií o stave knižnice. Tieto informácie sú veľmi užitočné pre manažment knižnice.

Namiesto záveru

Zavádzanie nových informačných technológií nie je teda len módnou záležitosťou, ale aj nutnosťou a základnou
požiadavkou súčasnosti. V týchto súvislostiach sa ako mimoriadne aktuálny ukázal už spomínaný kurz “Vplyv informačných
technológií na manažment knižníc”. Jeho cieľom je poukázať na zmenu postavenia knižnice v súčasnej informačnej spoločnosti,
vysvetliť nevyhnutnosť zavádzania automatizovaných systémov a nových informačných technológií do knižníc, zdôrazniť výhody
automatizácie z hľadiska používateľa, pomôcť riadiacim pracovníkom prekonať negatívne reakcie personálu a spropagovať
nesmierny význam využívania informácií z automatizovaných systémov v riadiacej činnosti.

Kurz je určený pre všetkých, ktorí sa zaujímajú o proces zavádzania informačných technológií do knižníc a o zmeny,
ktoré s tým súvisia, ale najmä pre riadiacich pracovníkov, ktorí nesú zodpovednosť za zvládnutie situácie z hľadiska
funkčnosti knižnice, ako aj z hľadiska pracovnej atmosféry v nej. Tieto oblasti navzájom veľmi úzko súvisia a problémy v
jednej oblasti vedú skôr či neskôr k problémom v druhej.

Kurz “Vplyv informačných technológií na manažment knižníc” môže poslúžiť ako vhodná praktická príručka pri zavádzaní
automatizovaných systémov do knižníc, aj ako “návod” na postupovanie v tomto procese (hoci vo väčšine slovenských knižníc už
máme skúsenosti so zavádzaním integrovaných automatizovaných knižnično-informačných systémov, kurz slúži na overenie
správnosti postupu, prípadne identifikáciu chýb a omylov, ktorých sme sa počas zavádzania dopustili a ktorých sa môžeme v
budúcnosti vyvarovať) a najmä ako pomôcka pre manažérov knižníc, ako zvládnuť všetky zmeny súvisiace s novým spôsobom
poskytovania služieb vďaka automatizovaným systémom a informačným technológiám zavádzaným do knižníc.