Komplexná elektronická revízia fondov v Okresnej knižnici Dávida Gutgesela v Bardejove alebo Máte radi revíziu?

V tradičnej etape alebo predelektronicky fungujúcej knižnici bola revízia knižničných fondov nepríjemnou, až obávanou aktivitou verejných knižníc. Hlavne pre tie, ktorých počet zväzkov prevyšoval 100 000. Nemali ich príliš radi knihovníci ani používatelia. Dôvodov bolo viac. Tí prví preto, že išlo o málo tvorivú, takmer mechanickú prácu spojenú s vypisovaním kontrolných lístkov pre každý knižničný dokument osobitne, ich usporiadaním a nakoniec aj s ich manipuláciou pri zisťovaní strát. Potom s vyraďovaním, vyberaním lístkov z generálneho katalógu a nakoniec aj ručným písaním zoznamov vyradených dokumentov.
Tí druhí preto, že knižnica sa ako celok uzatvorila na dlhý čas. Asi tak na 3 – 4 mesiace. Revízia bola obávanou záležitosťou, pretože poriadne narušila dynamický stereotyp vzťahu používateľ – knižnica. Knižnice boli v tomto období silným terčom kritiky a čitatelia boli nervózni. Objavovali sa aj pochybnosti, či sa takýmto spôsobom, pri takom veľkom množstve dokumentov dá hovoriť o skutočnej objektivite zistených údajov. Hlavne preto, že rozhodujúcu úlohu vlastne zohrával ľudský faktor. Myslím hlavne na únavu, nepozornosť, snahu zamlčať nepríjemné zistenia a pod. Stroj je, našťastie, na vyjadrenia takýchto vlastností imúnny.

Je síce pravda, že aj v minulosti bola revízia spravidla spojená s funkčnou prestavbou fondu a korektnou objektivizáciou údajov, posúdením technického stavu dokumentov a pod., no jej mechanická a časová náročnosť rušila dlhodobo budované schémy práce, kontakty s inštitúciami, najčastejšie so školami a predškolskými zariadeniami. Naprávanie týchto vzťahov si potom vyžadovalo veľa času.

Vyskúšať si na vlastnej koži, ako „chutí“ komplexná elektronická revízia pri automatizovanej prevádzke, si mohli pracovníci Okresnej knižnice v Bardejove už v máji roku 1996. V príkaze riaditeľa na revíziu sa objavil časový horizont ukončenia jún 1996, teda jeden mesiac. Samozrejme, že pri plnej prevádzke knižnice.

Ako dôležitý faktor, okrem presnosti revízie, sa tu objavil čas. Dá sa zvládnuť komplexná revízia okresnej knižnice, ktorá mala približne 100 000 zväzkov, bez narušenia prevádzky alebo nie? Zvládnu to pracovníci? Vydrží technika nakúpená ešte v rokoch 1991 a 1992? To nikto nevedel. A čo knižničný softvér LIBRIS, nesklame? Ani to sme si netrúfli predvídať.

Aké sú teda naše skúsenosti?
Čo je dôležité pri takomto spôsobe revízie?

Odpoveď je jednoduchá. Určite dobrá príprava. Pedantne vybudovaná báza dát katalogizačných záznamov, kde dokument je presne evidovaný, jasne označený čiarovým čitateľným kódom, rýchle počítače a kvalitné skenery. Potom je dôležitá chuť pracovníkov pracovať večer aj v sobotu. Keď toto všetko dosiahneme, potom je revízia hračkou. Hlavne vtedy, keď funkčná prestavba fondu prebehla už predtým. A takýto stav bol pred revíziou v bardejovskej knižnici.

Prostredie bolo na revíziu pripravené zodpovedne, no skúsenosti s komplexnou revíziou vtedy ešte neexistovali. Ocenili sme nezištný záujem Knižnice pre deti a mládež v Košiciach, ktorá sa s nami podelila o skúsenosti s revíziou z jednej pobočky. Od tohto času sme robili niekoľko revízií, revízií čiastkových, to znamená na svojich pobočkách a jednotlivých oddeleniach knižnice.

Pre orientáciu čitateľov najprv opíšeme knižnično-informačný softvér, ktorý používame.

Okresná knižnica Dávida Gutgesela v Bardejove pracuje s modulárnym knižnično-informačným systémom LIBRIS od roku 1991. Využíva všetky doteraz existujúce moduly tohto integrovaného systému, presne: Akvizícia, Katalogizácia, Služby, Časopisy, Rešerš, Revízia, Retro, Biblio.

V tom čase sme už mali vyše štvorročné skúsenosti s týmto programom, takže sme vlastne ani nemali obavu pracovať v subsystéme revízia. No používali sme ho po prvýkrát a bez akýchkoľvek skúseností, preto určitý stupeň neistoty bol. Navyše, v tom čase sme sa báli, že zlyhá technika. Revízia prebiehala počas plnej prevádzky knižnice, pričom sa uzatvorili iba jednotlivé oddelenia na 0,5 až 4 dni.

Praktický priebeh revízie

Praktická (alebo technická) stránka revízie je až podozrivo jednoduchá. V systéme Libris sa postavíme na subsystém revízia a po stlačení klávesu „F6“ môžeme revidovať. Pred revíziou má každý dokument v katalogizačnom zázname označenie „nerevid“. Po zosnímaní čiarového kódu sa na displeji zobrazí jeho popis. Pokiaľ je popis v poriadku a súhlasí s dokumentom, ktorý má knihovníčka v ruke, stlačí „enter“. Stav dokumentu sa zmení z nerevidovaného na revidovaný.

Automaticky tu nastávajú aj ďalšie veľmi dôležité zmeny. Program umožňuje rôzne zmeny v lokalizácii. Dovtedy existujúce adresy Cp – centrálka, P1 – P7 (pobočky) sme v centrálke rozšírili o tzv. čiastkové lokácie na jednotlivé oddelenia. Tým sa dokument ocitol ako úzko špecifikovaný podľa oddelenia. Predtým univerzálna (alebo kolektívna) hmotná zodpovednosť sa zmenila na konkrétnu, podľa oddelení. Vzniklo ešte jedno, v praxi veľmi významné členenie, a to pri posudzovaní stavu knihy – vypožičaná, voľná, rezervovaná, sklad. Každé oddelenie má časť fondu umiestneného v skladových priestoroch. Pri takejto presnej lokácii dnes už nie je problém dokument vyhľadať, aj keď nie je vo voľnom výbere.

Ďalšou výhodou takejto čiastkovej lokácie je možnosť vykonávať čiastkové revízie po jednotlivých oddeleniach bez narušenia prevádzky knižnice.

Ako to prebiehalo?

Ako revízne „predjedlo“ sme si dali príručnú knižnicu študovne, ktorá mala asi 1 000 zväzkov. Keď sme ju bez problémov zvládli za pol dňa, chuť na revíziu ďalších oddelení vzrástla. Zvládli sme aj ďalšie oddelenia, náučné a detské, každé asi tak za tri dni. Nakoniec sa realizovali sklady.

Celkový fond, ktorý je menší ako 100 000 zväzkov, sme zvládli za 8 dní. Dôležitou aktivitou pri revízii je vyraďovanie, teda okamžité presunutie dokumentu do stavu vyradený.

Skúsenosti a názory

Najväčším prínosom elektronickej revízie knižničného fondu, ako nakoniec každej automatizovaniej prevádzky, je možnosť okamžitého alebo online vyhodnocovania revízie. Revízia je rýchlejšia a presnejšia. Poslúži na očistenie bázy dát, na odstránenie anonymity umiestnenia knižnično-informačných jednotiek. Humanizuje činnosť, ktorá bola mechanická, veľmi prácna a málo zaujímavá.

Azda najzaujímavejší je záver revízie. Libris umožňuje štatistické prehľady z rôznych hľadísk. Údaje sa môžu využiť pre rôzne činnosti, hlavne z hľadiska riadenia knižnice a uplatnenia získaných poznatkov v praxi.

Záver

Týmto spôsobom revízia veľmi presne eviduje skutočný stav, lepšie chráni majetok, ktorý je knižnici zverený. Kolegyne, kolegovia! Elektronická revízia je celkom príjemnou súčasťou našej práce.

Poznámka redakcie:

Zákon o účtovníctve, platný do konca roka 2002, nevyžadoval vykonávať inventarizácie knižničných fondov a knižnice uskutočňovali revízie KF v zmysle knižničného zákona. V novom zákona o účtovníctve však bola táto výnimka zrušená, a teda s účinnosťou od 1. januára 2003 sú podľa tohto zákona knižnice povinné vykonávať inventarizáciu KF, čo je v rozpore so súčasným platným knižničným zákonom (zákon č. 183/2000 Z. z. par. 13 ods. 3). V súčasnosti MK SR rokuje s MF SR o znovuudelení výnimky v predmetnej činnosti.