Informačné strediská a firemné knižnice v novom informačnom prostredí podniku

V súčasnosti sa ozývajúce výzvy pre informačných pracovníkov, aby sa aktívne zapojili do procesov riadenia informácií a znalostí v podnikoch a stali sa ich integrálnou súčasťou, nenachádzajú v informačných strediskách a firemných knižniciach dostatočné podmienky na realizáciu takýchto ambicióznych cieľov. Tieto pracoviská neprešli v procese transformácie podnikov systémovými zmenami, knižnično-informačné systémy a procesy sa nestali súčasťou re-engineeringu podnikových procesov, netransformovali sa do integrovaných informačných systémov podnikov. Pokúsime sa na tento problém pozrieť očami manažérskych a technologických odborov, ktoré sa podieľajú na budovaní integrovaného informačného systému podniku, pretože komunikácia s nimi je z hľadiska budúcností informačných stredísk a firemných knižníc potrebná.

1. Súčasný vývoj informačného prostredia podniku

Vývoj od mechanistického poňatia organizácie ku organistickému je sprevádzaný významnými zmenami v informačných technológiách (IT) a informačných systémoch (IS), mení sa informačná paradigma podniku , ktorá zásadne mení filozofiu riadenia a komunikácie v podniku [11]. Rozvoj podniku je v súčasnosti podmienený neustálou reakciou na meniace sa ekonomické prostredie, vývoj výrobných, informačných a komunikačných technológií. Medzi reakciou podniku na meniace sa ekonomické prostredie, vývoj výrobných, informačných a komunikačných technológií nazývanou re-engineering podnikových procesov a tvorbou IS je úzka väzba podmienená väzbou informácií na riadiace procesy.

Jednou z charakteristických čŕt súčasného vývoja podnikovej sféry je procesná organizácia podnikov a jej vysoká flexibilita. Procesný prístup podporuje posun od štruktúrovaného k objektovo orientovanému prístupu pri modelovaní systémov organizácie, ktorý kladie dôraz na organizáciu podniku podľa podnikových procesov, prestupujúcimi funkčnými útvarmi a podnikovými zdrojmi [3]. Pomocou objektového prístupu sa objasňuje vnútorná činnosť podniku, jeho procesy, výrobky, služby a zdroje a ich vzájomné závislosti. Re-engineering podniku a tvorba IS sú paralelné a tesne prepojené činnosti. Model produkčného systému a model IS je tesne prepojený, sú vytvorené rovnakými prostriedkami a ich styčné prvky (objekty, stavy, väzby) si presne zodpovedajú. IS podniku podrobnejšie rozvádza jeho informačné objekty, ich stavy a metódy a vytvára z nich technologicky samostatný systém. Žiaden podnikový proces neprebieha optimálne, pokiaľ nemá riadené toky informácií pomocou informačného systému a znalostné toky spojené s priamou dodávkou znalostí do a z procesu.

Predpokladom úspešného riadenia podniku s IS/IT je integrácia riadenia podnikových procesov s riadením IS/IT. Nástrojom tejto integrácie je systémová integrácia podniku – komplex činností, ktoré smerujú k integrácii jednotlivých komponentov IS a IT a externých služieb do integrovaného informačného systému (IIS) podniku. Jej cieľom je podporiť riadenie a rozhodovanie na všetkých úrovniach podniku. Základom integrácie podnikového IS je integrácia podnikovej a integračnej stratégie, ktorá prebieha na niekoľkých úrovniach [12]: 1. integrácia vízií, 2. integrácia podniku s okolím, 3. integrácia interných podnikových procesov, 4. technologická integrácia. Nástrojom systémovej integrácie je metainformačný systém.

Architektúra podnikového IIS sa skladá z piatich stavebných blokov [12]: transakčný systém (TPS), informačný systém na riadenie (MIS), IS na podporu vrcholového riadenia (EIS), kancelársky IS (OIS) a systém na výmenu elektronických dát (EDI). Bývajú v ňom zahrnuté aj ďalšie podporné IS. TPS zabezpečuje útvary operatívneho riadenia a prevádzky a je silne závislý od charakteru podniku. Riadenie podniku na taktickej úrovni zahrnujúce ekonomické, organizačné a obchodné hľadiská je organizačne zabezpečené prostredníctvom MIS. EIS zabezpečuje strategické riadenie vrcholového manažmentu. Využíva informácie z TPS, MIS a externých informačných zdrojov. IS na podporu rozhodovania (DSS) sa používajú na podporu taktického aj na podporu strategického riadenia. OIS zabezpečuje informačnú podporu kancelárskych prác a tímovej práce. Dôležitú úlohu v zabezpečení komunikácie podniku s okolím má EDI.

Súčasná interdisciplinárna a multidimenzionálna koncepcia systémovej integrácie je postavená na štyroch koncepciách: 1. procesy, oblasti a zdroje podnikového riadenia, 2. obsah a úrovne systémovej integrácie, 3. rozvoj integrovaného IS/IT a 4. integrovaný systém riadenia IS/IT [13]. Z hľadiska našej témy je najdôležitejšia prvá koncepcia, pretože zaraďuje IS/IT medzi ostatné podnikové zdroje a procesy a ukazuje ich vzájomné vzťahy. Do tejto koncepcie by mali byť podľa nás začlenené aj procesy, služby, zdroje a produkty, ktoré súvisia s úlohami informačného strediska a firemnej knižnice.

Systém VTEI, reprezentovaný informačným strediskom a firemnou knižnicou, sa systémovo nezačlenil do novej procesnej organizácie podniku, kde IS/IT sú integrálnou súčasťou podnikových procesov a zdrojov. V súvislosti s problémami začlenenia informačných stredísk a knižníc vo firmách Steinerová [9] konštatuje, že teória informačnej vedy už dávnejšie upozorňuje na neudržateľnosť tradičných knižničných cieľov v konkurencii s novými technológiami a organizačnými postupmi.

2. Informácie a znalosti v riadení podnikových procesov

Obr. 1 Znalosti IS/IT v procesoch, oblastiach a zdrojoch podnikového riadenia podľa Voříška

Ako sme už uviedli, východiskovou koncepciou interdisciplinárnej a multidimenzionálnej koncepcie systémovej integrácie sú „procesy, oblasti a zdroje podnikového riadenia“. IS/IT patria spolu so znalosťami medzi základné podnikové zdroje a súčasne základné oblasti riadenia. Z hľadiska procesov, ktoré prebiehajú v oblastiach riadenia, môžeme každú oblasť rozdeliť do piatich úrovní [14]: strategické riadenie (Strategic Management), definícia procesov (Process Design), operatívne riadenie procesov a kapacít (Process Controll), monitorovanie procesov ( Process Monitoring) a realizácia procesov ( Process Workflow). Každá úroveň riadenia má informačnú a informatickú podporu. Systémová integrácia zabezpečuje jednak integráciu procesov rôznych úrovní riadenia, jednak rôznych oblastí riadenia, ako aj integráciu procesov s podnikovými a individuálnymi znalosťami a s podnikovou kultúrou.

Riadenie podniku s pomocou IS/IT umožňuje integrácia riadenia podnikových procesov s riadením IS/IT. Táto integrácia sa zabezpečuje štvorúrovňovým modelom riadenia: 1. podniku na strategickej úrovni, 2. podnikových procesov, 3. informatických služieb, 4. informatických zdrojov [14]. Riadenie podnikových IS/IT ovplyvňuje celý rad problémov, čím sa do systémovej integrácie zaraďujú stále nové typy úrovne integrácie, ku ktorým patrí aj integrácia podnikových znalostí a IS/IT – prepojenie individuálnych znalostí zamestnancov a akumulovaných podnikových znalostí. Znalostný manažment sa stáva integrujúcim nástrojom všetkých podnikových aktivít, ktoré súvisia so spracovaním informácií a znalostí, ľudského kapitálu, podnikovej filozofie, kultúry a ďalších nových hodnôt. Hlavným cieľom manažmentu znalostí je strategická aplikácia intelektuálneho kapitálu podniku.

Úspešné podniky presúvajú v súčasnosti svoju pozornosť na poznatky: na ich vznik, transformáciu, spôsob ukladania, výber, spracovávanie, využívanie a hodnotenie nákladov na ich efektivitu a ďalší rozvoj. Riadenie znalostí sa stáva súčasťou riadenia podnikov a organizácií . Manažment znalostí mení procesy a informačné systémy organizácie a v súvislosti s tým sa riešia také problémy ako integrácia manažmentu znalostí do IIS, znalostná stratégia podniku, typy znalostí, ich súvislosti a praktický význam pre podnik, podnikový znalostný systém a jeho väzby na informačné systémy, technológie pre manažment znalostí a spôsob ich integrácie do informačných systémov, ľudský aspekt manažmentu znalostí, ako motivovať k odovzdávaniu znalostí , znalostní pracovníci, znalostné komunity atď.

V znalostnom manažmente v súčasnosti existuje viacero prístupov k rozpracovávaniu manažmentu znalostí: teoretický, ktorý sa zameriava na definovanie znalosti a jej typológiu, systémový rieši budovanie systému správy a riadenia znalostí, organizačný zabezpečuje znalostných pracovníkov a organizáciu znalostných komunít, personálny je postavený na potrebe práce s ľuďmi a ich motivácie k odovzdávaniu znalostí, technický zabezpečuje podpornú rolu technológii pre správu znalostí a procesný považuje za základ znalostného manažmentu v organizácii znalostný manažment znalostne intenzívnych procesov.

Okolo podnikových procesov existujú informačné toky podporované informačnými systémami. V podniku však existujú tzv. znalostne intenzívne procesy [5], okolo ktorých existujú znalostné toky. K týmto procesom patria predovšetkým: proces tvorby a aktualizácie stratégie, proces plánovania a monitorovania výkonnosti, proces vývoja návrhu produktov a služieb, proces riadenia obchodnej a partnerskej siete a proces súťaživého spravodajstva. Riadenie znalostných tokov okolo znalostne intenzívnych podnikových procesov je základom znalostného systému.

Systém komunikácie informačného a znalostného obsahu, prepojený na podnikové procesy, je predpokladom aktívneho a profilovaného odovzdávania relevantných informácií a znalostí v organizácii. Nástrojom efektívneho fungovania systému znalostí podniku je IIS, podnikový intranet, dátový sklad a funkčný organizačno-komunikačný model. Podľa znalostného manažmentu riadenie a správa znalostných zdrojov a znalostných tokov v organizácii je v kompetencii znalostných pracovníkov, ktorí zachytávajú znalosti, zaznamenávajú ich, zasadzujú do kontextu a riadia toky znalostí v organizácií [5].

Je zaujímavé, že v oblasti informačného a znalostného manažmentu sa s informačným strediskom nepočíta, hoci medzi organizácie silne závislé na riadení informácií a znalostí okolo procesov zaraďujú aj také, kde je veľká tradícia informačných stredísk typu VTEI, ako sú spoločnosti s veľkým výskumom a vývojom, spoločnosti, ktoré sú závislé od presných postupov, expertných znalostí a ich dokumentácie, ako sú farmaceutické, chemické a lekárske spoločnosti. Dologová [2] sa nazdáva, že informačné stredisko môže realizovať a podieľať sa na niektorých iniciatívach programu manažmentu znalostí, ako sú spoluúčasť na vytvorení centra znalostí, budovaní báz znalostí, vytvorenie znalostných rolí, spoluúčasť na vytvorení communities of practice, spolupráca s útvarom IT na zavedení kolaboratívnych technológií. Príklady z praxe sú však zatiaľ len z vyspelých nadnárodných firiem USA a západnej Európy.

3. Informačné stredisko a firemná knižnica v novom informačnom prostredí podniku

Ako sme už konštatovali, bývalá oblasť vedeckých, technických a ekonomických informácií, ktorú organizačne zabezpečovalo informačné stredisko a firemná knižnica, nie je v architektúre IIS podniku zahrnutá napriek tomu, že sa podieľajú na informačnom zabezpečení riadiacich a rozhodovacích procesov. Na tejto skutočnosti nesie veľkú časť viny aj náš odbor, že nezachytil včas nástup IIS a systémovo nerozpracoval problémy integrácie knižnično-informačného systému do IIS podniku.

V našej odbornej literatúre v súvislosti s transformáciou informačných stredísk a firemných knižníc sa hovorí o ich nových úlohách a cieľoch v rámci podnikovej stratégie, nových typoch informácií a informačných služieb, novom organizačnom usporiadaní, ale súčasne aj o rušení týchto pracovísk. V podstate sa pod transformáciou myslí modernizácia pôvodných pracovísk, riešia sa otázky elektronickej a virtuálnej knižnice, sieťových informačných zdrojov, digitalizácie dokumentov, elektronického dodávania dokumentov atď. [7]. Tieto prístupy neriešia problém systémovo, v kontexte s procesnou štruktúrou a integračnými procesmi systémov podniku.

Pritom už v roku 1988 na konferencii VTEI a informačné systémy riadenia [15] sa konštatovala potreba integrácie systému VTEI s ASR a v súvislosti s tým jeho nové úlohy s odkazom na analýzu stavu tejto oblasti v zahraničí. V tomto období boli rozpracované aj odporúčané metodické pokyny pre funkčnú náplň informačného centra integrujúceho počítačové a informačné služby [6].

Je logické, že integrácia informačných systémov podmienila aj integráciu organizačnú. Integrované informačné centrá v západných krajinách združujú a integrujú všetky informačné zdroje podnikov a organizácií, poskytujú komplexnú počítačovú, informačnú a znalostnú podporu riadenia a rozhodovania. Integrované informačné centrá vznikli na báze informačných centier, ktoré pôvodne zabezpečovali len počítačovú podporu. V druhej etape svojho vývoja však už výrazne prekročili rámec funkčnej náplne klasického výpočtového strediska a začali sa orientovať aj na informačné služby. V súčasnosti integrované informačné strediská na čele s riaditeľom informácií poskytujú komplexné počítačové a informačné služby vrátane konzultácií, technickej pomoci, školení používateľov, vývoja systémov, tvorby a hodnotenia informácií a znalostí, analytických informačných služieb [8].

Súčasný vývoj IS, IT a celkového informačného prostredia podniku si teda vyžaduje sústrediť jeho organizáciu a riadenie a vytvoriť špecializované miesto riaditeľa informácií na úrovni vrcholového riadenia. Integrované informačné stredisko zahrnuje všetky organizačné zložky podieľajúce sa na zabezpečení výpočtových a informačných služieb: výpočtové stredisko, informačné stredisko, firemnú knižnicu a odbor informačnej sústavy [16]. V súčasnosti takýto útvar v rôznej podobe v mnohých podnikoch existuje, nie je tam však začlenené informačné stredisko a firemná knižnica a procesy, služby, zdroje a produkty týchto pracovísk nie sú systémovo začlenené do IIS. Podľa nás, aby sa informačné strediská a knižnice stali integrálnou súčasťou procesov riadenia informácií a znalostí v podnikoch, musíme sa naučiť vidieť procesy, služby, zdroje a produkty, ktoré zabezpečujú v kontexte s procesmi, oblasťami a zdrojmi podnikového riadenia.

4. Nová informačná paradigma podniku – nové vymedzenie kompetencií informačných profesií

Systémová integrácia informačného prostredia podniku za využitia nových ICT a moderných nástrojov organizácie a riadenia IS zabezpečila sprehľadnenie informačných a znalostných procesov a informačných a znalostných tokov a umožnila integráciu, konsolidáciu a reštrukturalizáciu informácií pre potreby jednotlivých stupňov riadenia podniku. Súčasne nastolila otázku profesijného zabezpečenia informačnej dimenzie IS, teda obsahovej stránky informačných a znalostných procesov a tokov, dôležitej pri zabezpečení informačnej podpory riadenia.

V súvislosti s novými trendmi v organizácii a riadení IS a informačnej podpore riadenia sa vytvoril celý rad nových špecializovaných funkcií. Väčšinou ide o informatické a manažérske profesie zamerané na organizačnú, technickú a technologickú stránku informačných procesov, absentujú profesie zamerané na obsah informačných procesov. Drucker [4] napríklad stavia do protikladu sféry záujmu projektantov IS a manažérov a konštatuje absenciu zodpovednosti za informácie.

V poslednom období v súvislosti s potrebou znalostného zabezpečenia podnikových procesov sa zdôrazňuje potreba pracovníkov zameraných na obsah informačných a komunikačných procesov, pričom je zrejmé, že sa tu uvažuje o profesiách manažérskych. Vymedzuje sa profil znalostného pracovníka, s bývalými informačnými strediskami sa však nepočíta. Je to dôkazom toho, že tieto pracoviská zostali v očiach odborníkov, ktorí sa podieľajú na budovaní IIS podniku, mimo tohto systému. Pritom práca s obsahom, ako zdôrazňuje Dologová [2], vždy bola doménou informačných profesionálov v informačných strediskách a firemných knižniciach. Rovnako Steinerová [9] poukazuje na možnosti využitia poznatkov a skúseností informačnej vedy z oblasti organizácie a reprezentácie poznania v znalostnom manažmente.

V diskusii o potrebe zabezpečenia obsahu informačných a znalostných procesov úplne vypadli profesionálni informační pracovníci, ktorých doménou je predovšetkým obsah informačných procesov [1]. Informačný pracovník je ešte stále u nás chápaný ako pracovník knižnice alebo informačného strediska, nie ako organická súčasť výskumného, riadiaceho alebo výrobného procesu, zatiaľ čo information scientist alebo information officer v zahraničí je v ňom kľúčovou osobnosťou. Je to dôsledok mnohých príčin: bývalý systém VTEI sa rozpadol, vypadol z oblasti záujmu štátnej informačnej politiky, vyvíja sa len podľa podmienok v podnikoch a organizáciách, prípravu informačných pracovníkov zabezpečujú len študijné odbory zamerané na kninično-informačné systémy.

Súčasný vývoj informačných metód je poznačený rozvojom informatizácie, telematizácie, digitalizácie a umelej inteligencie. Je charakteristický rozvojom informačno-logických metód, tvorbou znalosti a obsahových informácií, unifikáciou dotazovacích jazykov, rozvojom inteligentného prieskumu, univerzalizáciou informačných metód a globalizáciou informačných procesov. Tieto tendencie zintenzívnili väzby informácií na odbornú činnosť a následne vyvolali potrebu profesionalizácie informačných pracovníkov. Súčasné úlohy profesionálnych informačných pracovníkov sa formujú na dvoch úrovniach [1]:

1. Tvorba a aktivizácia vnútorných informačných zdrojov v nadväznosti na určitú odbornú činnosť, tvorba obsahových informácií, analytických informačných a znalostných produktov.
2. Využívanie externých informačných zdrojov dostupných v globálnych sieťach so zameraním na reštrukturalizáciu a konsolidáciu informácií.

V systéme profesií zabezpečujúcich IIS je potrebné vymedziť miesto pre profesionálnych informačných pracovníkov. Nazdávame sa, že diskusia o profesijnom zabezpečení jednotlivých dimenzií IIS podniku by sa mala posunúť na úroveň počítačovej vedy, informatiky, teórie informačných systémov, informačného a znalostného manažmentu a informačnej vedy. Hraničné väzby týchto disciplín spôsobujú prekrývanie v profesionálnej sfére, ich predmet však umožňuje úzku špecializáciu pri zabezpečovaní informačných a komunikačných procesov v podniku. Prevádzku IIS podniku zabezpečuje celý rad profesijných špecializácií: systémoví inžinieri, systémoví analytici, audítori IS, programátori, technici, správcovia databáz, správcovia sietí, informační manažéri, informační sprostredkovatelia, informační konzultanti, informační analytici, znalostní pracovníci. Je zrejmé, že jednotlivé disciplíny podieľajúce sa na zabezpečení informačných a komunikačných procesov v podniku si vo svojich sférach záujmu vymedzujú profesijné profily podľa svojho predmetu. Napr. profesia znalostného pracovníka je v znalostnom manažmente a informačnej vede vymedzená z rôznych aspektov. Malo by tu dôjsť k vzájomnej komunikácií, ktorá by lepšie vymedzila obsahovú náplň jednotlivých profesií, a tak prispela ku skvalitneniu jednotlivých profesijných profilov.

V súvislosti s vymedzením pôsobnosti profesionálneho informačného pracovníka je potrebné venovať pozornosť súčasnému vývoju informačnej vedy. Ešte donedávna sa spájala pôsobnosť informačnej vedy so sférou sústavy vedeckých, technických a ekonomických informácií. Ako sme už spomínali, toto vymedzenie už nezodpovedá súčasnej štruktúre informačného prostredia. Nová informačná paradigma systémovo zmenila sféru pôsobnosti informačnej vedy. Informačná veda za aplikácie najmodernejších ICT rozpracováva celý arzenál metód a metodík v oblasti informačnej analýzy, informačných jazykov, informačného prieskumu a informačných služieb univerzálne platných v celom informačnom prostredí. Tieto skutočnosti by sa mali odraziť aj pri profilovaní študijných odborov pripravujúcich profesionálnych informačných pracovníkov pre podnikovú sféru.

Záver

Informačné prostredie podnikov prešlo v posledných rokoch pod vplyvom vývoja IS a IT výraznými zmenami. IS a IT sa stali na základe systémovej integrácie integrálnou súčasťou podnikových procesov a podnikových zdrojov, nástrojom efektívneho riadenia podniku. Do IIS podnikov by mali byť systémovo začlenené aj procesy, služby, zdroje a produkty, ktoré súvisia s úlohami informačného strediska a firemnej knižnice. Tento vývoj by mal byť akceptovaný v našom odbore z hľadiska inštitucionalizácie, profesionalizácie i výchovno-vzdelávacieho systému. Od zachytenia súčasných trendov v budovaní IIS podniku, ktoré rozširujú systémovú integráciu o integráciu podnikových znalostí a IS/IT, závisí ďalšia budúcnosť informačných stredísk a firemných knižníc.

Bibliografické odkazy:

1. Čabrunová, A.: Systém výchovy a vzdelávania profesionálnych informačných pracovníkov pre informačnú spoločnosť. In: Legislative aspects of development of information society. Bratislava : UNESCO-Ministry of Education of the Slovak Republik, 1997, s.143-158.
2. Dologová, M.: Kowledge management a firemné informačné strediská. In: Firemná knižnica 2000. Bratislava : SSPCH 2000, s.11-21.
3. Duben, J.: Objektové modely podniku. Praha : Grada 1996.
4. Drucker, P. F.: Nové reality. Praha : Management Press, 1995.
5. Hujňák, P.: Znalosti v akci – kde se znalosti prosazuji nejvíce. In: Systémová integrácia 2002. Žilina : Žilinská univerzita, 2002, s. 87-98.
6. Janku, J. – Veselý, J.: Funkční náplň informačního centra (Doporučené metodické pokyny). Praha : ÚVVTŘ, 1989.
7. Kopáčiková, J.: Virtuálne firemné informačné pracovisko. In: Infoenergo 2002. Bratislava : Slovenské elektrárne, 2002, s. 156-159.
8 . Perspectives on: Integrated information centers within academic environments. JASIS, 42, 1991, č. 3.
9. Steinerová, J.: Od modelov poznania k manažmentu poznatkov. In: Firemná knižnica 2000. Bratislava : SSPCH 200, s. 22-30.
10. Veselý, J.: Informační centra organu a organizací. In: Informačné systémy, č. 4-5, 1991, s. 351-366.
11. Vodáček, L. – Rosický, A.: Informační management. Praha : Management Press, 1997.
12. Voříšek, J.: Strategické řízení systému a systémová integrace. Praha : Management Press, 1997.
13. Voříšek, J.: Integrace podnikových procesu a znalostí. In: Systémová integrácia 2000. Žilina : Žilinská univerzita 2000, s. 5-17.
14. Voříšek, J.: Model SPSR – model řízení podnikové informatiky. In: SI 2001. Žilina : Žilinská univerzita 2001, s. 5-18.
15 . VTEI a informačné systémy riadenia. Bratislava : Dom techniky ČSVTS, 1988.
16. Vymětal, J. – Šilhánek, J.: Informační středisko ve firemní praxi. Ostrava : Montanex, 1996.