Informácie a znalosti na podnikovom webe

Ťažiskom príspevku je pohľad na proces sprostredkovania informácií a znalostí v intranete očami knižničného, resp.
informačného pracovníka s dôrazom na stránku informačnú, nie technickú či technologickú.

Nové informačné technológie umožňujú prístup k novým typom informačných zdrojov, novým druhom dokumentov a prinášajú
zmeny v spôsobe komunikácie, v spracovaní informácií, v spôsobe ich sprístupnenia. Elektronické informačné prostredie má pre
používateľa nesporné výhody (viacnásobné využitie informačného zdroja, efektívnosť a rýchlosť prístupu…), prináša však so
sebou i množstvo problémov (kvalita, aktuálnosť a integrita informačných zdrojov, ich uchovávanie, archivácia, ochrana,
copyright, spracovanie pomocou metaprvkov…).

Množstvo informácií v digitálnej podobe predstavuje obrovské informačné bohatstvo. Orientácia v ňom sa stáva čoraz
problematickejšou. Uľahčovať a sprostredkovávať používateľom prístup k nemu na základe poznania informačných kanálov,
spôsobov publikovania, informačných zdrojov, metód a techník ich vyhľadávania je poslaním a úlohou knižníc a informačných
pracovísk.

Používatelia i informační špecialisti sa na ceste za informáciami pohybujú v globálnom (internet), resp. lokálnom
(intranet) informačnom prostredí.

Internet

ako globálna informačná sieť umožňuje používateľom prístup k širokej škále informácií a informačných zdrojov. Je
publikačným, informačným, komunikačným, obchodným a marketingovým médiom. Je zdrojom informácií, zábavy, oddychu, umožňuje
miliónom ľudí komunikovať a vymieňať si informácie. Je najdôležitejším nástrojom informačnej spoločnosti, ale zároveň aj
najväčším zdrojom informačného preťaženia [1].

Intranet

je charakterizovaný ako súkromná, vnútorná počítačová sieť, ktorá používa internetové štandardy (jazyk HTML, prenosové
protokoly HTTP a TCP/IP). Spolu s webovými prehliadačmi poskytuje prostriedky na kooperatívne využívanie informácií v rámci
celej organizácie alebo jej jednotlivých samostatných organizačných zložiek. Umožňuje členom organizácie efektívnu vzájomnú
komunikáciu a spoluprácu s cieľom zvýšiť produktivitu práce [2, 3].

Je to moderný spôsob práce s výpočtovou technikou, ktorý umožňuje lepšiu organizáciu a prístup k informáciám a
dokumentom. Rozvíja firemnú kultúru, tímovú prácu, podporuje získavanie informácií a znalostí o vlastnej firme a prispieva k
neustálemu zvyšovaniu znalostného potenciálu jej pracovníkov.

Domovská stránka Strediska informácií (nový dizajn a informačný obsah z roku 2002)

Na rozdiel od internetu je to sieť súkromná. Jej vlastníkom je organizácia, ktorá ju prevádzkuje. Prístup k istým
druhom informácií, resp. súborom je diferencovaný, povolenie prístupu sa vzťahuje i na prístup zamestnancov do
internetu.

Základnými prvkami intranetu sú domovská stránka (úvodná stránka) a hypertextové odkazy. Vzhľad stránky závisí od
účelu, ktorému slúži a tiež od firemnej filozofie.

K jeho prednostiam patrí efektívna komunikácia (e-mail, diskusné skupiny ), rýchle publikovanie, dostupnosť, aktuálnosť
informácií, ich riadenie a vyhľadávanie (jedným z nástrojov umožňujúcim vyhľadávanie je indexácia).

Poskytuje to používateľský komfort, otvorenosť, flexibilitu, jedno-

duchosť publikovania a aktualizácie dát, rýchlejšiu komunikáciu, aktuálnosť informácií, zníženie nákladov a finančné
úspory.

Za rizikové faktory možno považovať archiváciu, ukladanie elektronických dokumentov, bezpečnosť a ochranu dát.
Archivácia a ukladanie vyžadujú efektívne riadenie dokumentácie v rámci organizácie, v oblasti bezpečnosti a ochrany dát je
potrebné v rámci správy siete riadiť a kontrolovať prístup na sieť, zabezpečiť ochranu dôverných informácií, dôležitá je
disciplína interných zamestnancov, pravidelné zmeny hesla, účinná antivírusová ochrana…

Intranet je možné prepojiť aj na externé informačné zdroje. V prípade jeho rozšírenia a špecifikácie výhradných
intranetových práv, umožnenia kooperatívne využívať informácie alebo služby niektorým externým spolupracovníkom, klientom,
zákazníkom, pridruženým (dcérskym) spoločnostiam hovoríme o extranete.

Je to kooperatívne využívaný virtuálny priestor, niekedy nazývaný ako demilitarizovaná zóna medzi dvoma počítačovými
sieťami, resp. registrovanými členmi (používateľmi). Je mostom medzi firmami, vybudovaným pomocou tých istých internetových
otvorených štandardných protokolov, ktoré tvoria jeho základňu. Pomocou extranetu môžu potom firmy kooperatívne využívať
súkromné a aktuálne informácie inak prevádzkované na ich intranetových sieťach so svojimi obchodnými partnermi [4].

Intranet predstavuje akúsi pomyselnú internú informačnú a komunikačnú bránu, ktorá umožňuje zamestnancom organizácie
prístup k externým i interným informáciám a znalostiam.

Ak v praxi ekonomicky, politicky i hospodársky vyspelých krajín či firiem sú informácie a znalosti považované za
strategickú “surovinu“, ich vhodné využitie potom tieto firmy konkurenčne zvýhodňuje. Intranet ako firemné informačné a
komunikačné médium sa tak stáva strategickým nástrojom.

Často je označovaný ako celofiremný web, teda spoločné počítačové prostredie na obchodovanie a komunikáciu. Informačná
podpora podnikania prostredníctvom informácií z verejne prístupných informačných zdrojov je (mala by byť, bola, bude?)
poslaním firemných knižníc a informačných stredísk.

Tak ako sa menia faktory vplývajúce na informačnú podporu rozhodovacích firemných procesov, menia a vyvíjajú sa aj
informačné produkty a spôsoby komunikácie. Ak ide vo firemnej komunikácii veľmi zjednodušene o to – dostať pravú informáciu v
pravý čas, potom internet, intranet, extranet sú na to prostredím prinajmenšom vhodným.

Problematika riadenia informácií, resp. managementu informácií, sa často zužuje len na oblasť informačných technológií.
V pokrokových organizáciách, kde má pevné miesto v organizačnej štruktúre knižnica (informačné stredisko), je management
informácií záležitosťou prinajmenšom dvoch odborných útvarov – odborníkov na informačné technológie, ktorí zabezpečujú všetky
technické a technologické prostriedky na spracovanie, organizáciu, komunikáciu a distribúciu informácií, čiže umožnia ich
využívanie, a knižničných a informačných pracovníkov, ktorých doménou je spracovanie externých informácií a ich sprístupnenie
všetkým pracovníkom. Cieľom je kvalitný informačný servis, maximálny používateľský komfort, kvalita, rýchlosť a relevantnosť
informácií.

Na tvorbe interných informácií sa podieľajú všetky odborné útvary spoločnosti. Ak ide o spoločnosť medzinárodnú,
samozrejmosťou je dvojajzyčnosť publikovaných dokumentov.

Typológia informácií sprístupnených v intranete súvisí s typológiou používateľov.

Riadiaci pracovníci (vrcholový a stredný management) potrebujú informácie pre rozhodovací proces, výkonní pracovníci
zasa potrebujú informácie na priebežné plnenie úloh. V každom prípade by mali byť aktuálne, pohotové a komplexné.

V podnikovom intranete nájde používateľ
informácie o internom prostredí firmy, napríklad:

• informácie a dokumenty o firemnej stratégii, procedurálne, bezpečnostné, taktické manuály, výročné správy, firemné
  oznámenia, vnútropodnikové smernice, obchodné informácie (produkty a ceny, doprava, zásoby),
• informácie o zamestnancoch (personálny informačný systém), prehľad voľných pracovných miest,
• diskusné skupiny, plánovanie schôdzí, spolupráca na projektoch,
• dokumentoch, diaľkové vzdelávanie, prieskumy,
• domovské stránky jednotlivých odborných útvarov (oddelení a tímov)

a
informácie o externom prostredí. Príklad sprístupnenia externých informácií je uvedený na ilustračnom obrázku.

V monitoringu externého firemného prostredia nájde používateľ napríklad:

• denné tlačové správy,
• legislatívne dokumenty,
• finančné a makroekonomické ukazovatele,
• informácie o konkurenčných firmách, produktoch,
• informácie o pripravovaných vedecko-technických, vzdelávacích akciách,
• odkazy na voľne či komerčne prístupné externé elektronické databázy, datacentrá, informačné zdroje (časopisy, WWW
  adresy…),
• online katalóg technickej knižnice s možnosťou rezervácie dokumentov,
• dotazníkové prieskumy spokojnosti…

Každý odborný útvar, oddelenie, tím, ktorý prezentuje svoju činnosť v intranete, by mal mať svojho “správcu domovskej
stránky“ či zodpovedného redaktora, najlepšie zdatného i technicky, i softvérovo.

Veľmi dôležité je sledovať spätnú väzbu (ohlasy, názory, pripomienky používateľov), ktorá je pre rozvoj a
zdokonaľovanie informačných služieb, odstraňovanie nepresností a informačného šumu veľmi dôležitá. Pri prevádzke intranetu v
rámci celej firmy je dôležitá jeho jednotná správa, údržba a redakcia, jednotný dizajn, pravidelná aktualizácia súborov a
tiež diferenciácia prístupových práv pre používateľov.

Vybudovaný intranet je dobrým štartom pre vznik firemného informačného portálu, ktorý poskytuje iné komunikačné a tiež
publikačné možnosti, má však aj podstatne vyššie nároky na technologické prostredie.

Na záver Scott Mutter:

“Kultúra a jej produkty sú výsledkom i odrazom znalostí, na ktorých je postavená.“

Zoznam bibliografických odkazov: