Účtovanie e-zdrojov
Krok za krokom
Keďže podľa § 13 ods. 2 zákona 183/2000 Z. z. je knižnica povinná vykonávať odbornú evidenciu (prírastkový zoznam,
zoznam úbytkov), revíziu a vyraďovanie knižničného dokumentu, radi by sme upozornili na článok Mgr. A. Doktorovej
Všeobecnozáväzné právne predpisy a ich uplatňovanie v knižničnej praxi, ktorý bol uverejnený v časopise Knižnica (č. 7
– 8/2003). Konkrétne a bezprostredne v súvislosti s témou č. 3 nášho časopisu IT
lib (elektronické zdroje) hovorí aj o účtovaní ezdrojov využívaných online toto:
“Zdá sa, že čiastočne špecifickým problémom je účtovanie elektronických informačných zdrojov využívaných online.
Elektronické sekundárne databázy, ale aj fulltextové elektronické časopisy majú nehmotný charakter a knižnica ich
nenadobúda do vlastníctva, získava len právo (licenciu) ich využívať. Z hľadiska zásad pre členenie majetku podľa Opatrenia
sa oceniteľné práva účtujú ako dlhodobý nehmotný majetok, ak je ich vstupná cena vyššia ako 50 000, Sk (§ 26 zákona č.
366/1999 Z. z.) a doba použiteľnosti dlhšia ako jeden rok. Ak o tom rozhodne účtovná jednotka, ako drobný dlhodobý nehmotný
majetok sa účtuje ten, ktorého obstarávacia cena je nižšia ako 30 000, Sk, ale doba použiteľnosti dlhšia ako jeden
rok.
Z praxe je však zrejmé, že väčšinu online elektronických zdrojov knižnica získava formou predplatného na dobu 1 roka.
Podľa rozhodnutia účtovnej jednotky ide teda o krátkodobý majetok, ktorý sa účtuje pri obstarávaní do nákladov (do
spotreby).
Ak by sa niektorá účtovná jednotka v prípade, že má licenčnú zmluvu na dlhšie obdobie, ako je jeden rok, rozhodla, že
bude prístupové práva účtovať ako dlhodobý nehmotný majetok, je potom povinná v súlade s § 29 a 30 zákona o účtovníctve
vykonávať inventarizáciu.
Z pohľadu knihovníka sa môže zdať, že obstaranie online prístupného elektronického časopisu s plnými textmi by sa
malo riadiť tými istými pravidlami ako obstaranie klasického (myslím spojeného s uchopiteľným hmotným nosičom) časopisu. Je
tu však jeden zásadný rozdiel, pretože pri online časopisoch nevieme zabezpečiť dodržanie zákona o knižniciach, ktoré nám
ukladá povinnosť viesť odbornú evidenciu knižného fondu.
Aj z tohto dôvodu možno knižniciam odporúčať, aby využili možnosť úpravy interných predpisov a náklady na obstaranie
online ezdrojov účtovali ako náklady na služby (RO v rámci ekonomickej klasifikácie na podpoložku 637038 Informačné
služby), čím vyriešia aj celý problém s majetkovou (a operatívnou odbornou) evidenciou.“