Propagácia a využitie elektronických databáz vo verejných knižniciach

Skúsenosti hudobného oddelenia Knižnice mesta Hradec Králové

V súčasnosti budú pomaly končiť granty (EBSCO, ProQuest), v rámci ktorých české verejné knižnice využívali bezplatný
prístup do databáz odborných článkov zo zahraničných časopisov. Zmyslom týchto grantov bolo nielen uvedenie pre naše pomery
celkom nových informačných zdrojov do knihovníckej praxe, ale predovšetkým vytvorenie priestoru na to, aby sa knižnice a ich
používatelia naučili s týmito zdrojmi pracovať. Teraz nás čaká úloha zhodnotiť, ako bola ponúknutá šanca využitá.

V roku 2000 malo naše oddelenie už dvojročnú skúsenosť s ČNB. Tá sa síce stala rutinnou súčasťou informačnej práce
knihovníkov, ale napriek všetkému úsiliu a vytvoreným podmienkam sme neboli spokojní s jej aktívnym samostatným využívaním
čitateľmi knižnice. To nás pochopiteľne viedlo k obavám, či si so zahraničnými databázami poradíme a či ponúkanú možnosť
nepremrháme. Uvedomovali sme si, že úspech celého projektu bude závisieť od doslova mravčej práce knihovníkov, od ich
presvedčenia a zanietenia za vec, od ich vytrvalosti, trpezlivosti a schopnosti nenechať sa odradiť neúspechmi, prípadným
nezáujmom a pomalými výsledkami vzhľadom na vynaloženú prácu. Na začiatku sme sa zamerali na dva okruhy problémov. Na
zvládnutie práce s databázou samotnými knihovníkmi a na propagáciu databázy medzi používateľskou verejnosťou. Časom sa
ukázalo, že propagácia je doslova ťažiskovým predpokladom efektívneho využitia akéhokoľvek grantu smerujúceho do informačných
zdrojov.

V nasledujúcej časti uvedieme postup, ktorým sme v roku 2000 odštartovali našu prácu so zahraničnými elektronickými
databázami.

Prípravnými prácami bola poverená
jedna pracovníčka. Z časových a personálnych dôvodov nebolo možné, aby sa týmto problémom v tejto fáze zaoberalo
viacej ľudí.

Bol spracovaný písomný materiál o zapojení knižnice do grantu s dôkladnou charakteristikou jednotlivých databáz a s
informáciou, ako sa v nich rieši
hudobná tematika. Podstatnou časťou materiálu bol prehľad dostupných hudobných časopisov. Materiál bol určený ako
podklad pre osobné rokovanie. Hneď na začiatku sa totiž ukázalo, že bez konkrétnych profesijných informácií, ktoré by sme
mohli partnerovi pri rokovaní odovzdať, vyznejú naše snahy nepresvedčivo.

Bol spracovaný súpis potenciálnych záujemcov, ktorých sme hodlali osloviť. Usúdili sme, že aspoň v prvej fáze je nutné
osobné rokovanie a neskôr priebežne budeme voliť iné formy. Vytypovaných záujemcov sme si zoradili takto: katedra HV
Univerzity Hradec Králové, hradecké základné umelecké školy, učitelia HV na základých a stredných školách, filharmónia,
zbory, hradecké továrne na výrobu klavírov, veľké predajne hudobných nástrojov, jednotlivci…

Oslovili sme vyše 20 potenciálnych používateľov (inštitúcií a jednotlivcov), z toho bolo 17
osobných rokovaní. Priamo odmietnutí sme boli raz, v dvoch prípadoch prejavili vlažný záujem, na písomný kontakt
nereagovali. Ostatným sa naša ponuka zdala zaujímavá. S nefalšovaným záujmom sme sa stretli u učiteľov, a to nielen na
katedre HV, ale v podstate zo všetkých typov škôl, ktoré sme oslovili. Už z prvého kontaktu bolo zrejmé, že chápu zmysel
projektu, uvedomujú si význam práce s elektronickými zdrojmi informácií, ale na druhej strane, že nad všetkým visí veľký
otáznik, “čo s tým“. V prípade nepedagogických inštitúcií bol prístup zdržanlivejší. Domnievame sa, že to bolo dané
využívaním už ustálených vlastných informačných zdrojov a kontaktov.

Prístup do databáz, ktoré sú v knižnici prístupné v rámci grantov, je oslobodený od poplatkov za internet. Záujemci z
radov čitateľov si môžu kedykoľvek dohovoriť preškolenie. Školenie pre verejnosť ponúkame pravidelne v marci v rámci akcie
Marec – mesiac internetu. Osvedčilo sa nám poskytovať používateľom asistenčnú službu knihovníka pri vyhľadávaní v databáze.
Každé vyhľadávanie sa tak stáva individuálnym školením, u používateľa sa odbúravajú zábrany a ostych z neznámeho a je väčší
predpoklad, že bude pre tento informačný zdroj získaný. Používateľom tiež odporúčame prekonzultovať rešeršnú otázku s
knihovníkom vopred. Knihovník sa môže pokojne pripraviť a jeho pomoc pri vyhľadávaní je potom efektívnejšia. Úloha knihovníka
je v tomto ohľade veľmi dôležitá.

Ale naspäť k propagácii. Už spomínaný “štartovací balíček“ sme postupne doplnili najrozličnejšími letákmi, vlastnými
jednoduchými manuálmi, priebežne udržiavaným propagačným panelom vo vstupnom priestore knižnice, tematickými výstavkami,
niekoľkými článkami v tlači a pod.

S poľutovaním sme po čase museli konštatovať, že výsledok našej snahy nezodpovedá vynaloženému úsiliu, ktoré išlo nad
rámec pracovnej doby. Samozrejme, že sme premýšľali, kde sa stala chyba, v čom je zakopaný pes.

Nakoniec sme dospeli k týmto záverom:

• elektronické zdroje sú prielomovou novinkou v informačnej činnosti verejných knižníc,
• ponuka elektronických zdrojov zo strany knižnice predbehla dopyt zo strany používateľov,
• verejnosť ani vzdelávacie inštitúcie nie sú na ich používanie pripravené,
• po tom, čo sme sa my knihovníci pre tento zdroj nadchli, mylne sme očakávali rovnaké nadšenie u používateľov,
• je potrebné “zostať na zemi“, obrniť sa trpezlivosťou a v úsilí o propagáciu EZ nepoľavovať napriek všetkým
  ťažkostiam,
• v zavedených formách propagácie pokračovať, ale uprednostniť
• individuálne rokovanie s používateľmi,
• vyhľadávanie používateľov z radov učiteľov,
• poraktické ukážky využitia EZ pred informáciami všeobecného charakteru.

Individuálne rokovania s používateľmi

Kedykoľvek používateľ zháňa v knižnici nejakú informáciu, mal by mu knihovník ponúknuť popri tradičných zdrojoch aj EZ.
Veľmi záleží na tom, aby knihovník používateľa presvedčil, aby sa na elektronický zdroj aspoň pozrel (aj keď sa používateľ
spravidla ponáhľa, ďalší zdroj nechce, stačí mu, čo má…).

Vo väčšine prípadov používateľ pri prvom stretnutí s EZ reaguje priaznivo. Býva prekvapený, pretože si zdroj
predstavoval zložitejší, vyhľadávanie zdĺhavejšie. Ale pozor! To ešte nič neznamená. Používateľ sám od seba nepríde. Ponuku
je nutné opakovať, zdroje neustále pripomínať a upozorňovať na ich výhody. A potom raz nastane dlho očakávaný okamih.
Používateľ nenájde odpoveď v tradičných zdrojoch a knihovník začuje: “A nedalo by sa teda niečo nájsť v tých elektronických
zdrojoch?“ Ani v tejto fáze nie je vyhrané. Knihovník si musí dať veľký pozor, aby používateľa nezahltil záplavou informácií,
prípadne neodradil predvádzaním zbytočne zložitého vyhľadávania. Iba ak sa podarí používateľovi poskytnúť rýchlo a jednoducho
požadovanú informáciu, môže knihovník očakávať, že sa používateľ k tomuto zdroju vráti.

Vyhľadávanie používateľov z radov učiteľov

Ukazuje sa, že toto je vôbec najefektívnejší a najperspektívnejší spôsob propagácie EZ. Ak budú učitelia vyžadovať od
študentov, aby tieto zdroje využívali, budú mať študenti potrebu ich vyhľadávať. Pri práci s učiteľmi je nutné veľmi
starostlivo voliť ukážky s príkladmi – vždy podľa profesijného zamerania, prípadne podľa aktuálnej tematiky. Nie je od veci
sa s učiteľom vopred dohodnúť, čo by ho zaujímalo, čo by sa mu momentálne hodilo na výučbu, dať mu typy na zadania domácich
úloh pre študentov… Niekto by mohol namietnuť, že starať sa o učiteľa je úlohou školy a nie knižnice. To je síce pravda,
ale v situácii, keď možno polovicu našich používateľov predstavujú študenti a učitelia hudobnej výchovy všetkých úrovní, sa z
tejto úlohy nemôžeme vyvliecť. Netreba si klásť maximalistické ciele. Na začiatok úplne postačí dobre spolupracovať s jedným
učiteľom a jeho žiakmi.

Propagácia EZ nikdy nekončí. Knižnica musí využívať všetky vhodné príležitosti a stále vymýšľať nové metódy. Dôležitá
je výmena skúseností a odovzdávania osvedčených nápadov nielen prostredníctvom knihovníckych časopisov, ale i využitím
e-konferencií.

Samostatný okruh problémov predstavuje efektívne využitie
“free trial“ – bezplatných jednorazových, časovo obmedzených prístupov na overenie si a vyskúšanie databáz, ktoré sú
knižniciam ponúkané rôznymi inštitúciami. Je otázkou, ako sú tieto možnosti využívané a či existuje spätná väzba dôležitá pre
poskytovateľa databáz. Situácia môže vyzerať i takto:

Súčasnosť

Emailom príde do knižnice ponuka na vyskúšanie v termíne “od – do“ určitej databázy.

Je dôležité, ako sa s touto možnosťou naloží. Väčšinou nie je prehľad o tom, kto je zapojený do ktorých ekonferencií,
komu chodia informácie týkajúce sa EZ. Príjemca má v takom prípade niekoľko možností: odovzdať informáciu všetkým, poslať ju
vedúcim, nikomu alebo hodiť hneď do koša. Pokiaľ nie je určený nejaký režim, informácia “si behá“ po knižnici a potom niekde
zapadne. V lepšom prípade sa síce dostane na správne miesto, ale už nie je spätná väzba, ako s ňou bolo naložené. Vzhľadom na
to, že ponuky chodia neočakávane, môže sa stať (a to je dosť často), že z najrôznejších príčin, spravidla pre nedostatok
času, ponuka nemusí byť vôbec využitá. Ponúkajúci sa potom môže mylne domnievať, že išlo o skutočný nezáujem o príslušnú
databázu.

Návrh

Ako výhodnejší sa ukazuje variant, keď by si knižnice samy mohli vyžiadať skúšobný vstup v nimi určenom termíne,
prípadne niekoľko opakovaných prístupov v kratšom časovom úseku Knižnice by potom mali možnosť sa na akciu s dostatočným
predstihom pripraviť a vytvoriť tak predpoklady na efektívne využitie tejto možnosti.

Ako sa pripraviť

• Ujasniť si, čo si chceme overiť.
• Pripraviť si témy, ktoré budeme v priebehu skúšobnej prevádzky vyhľadávať (najžiadanejšia x, zle dostupná x,
  zaujímavá x, aktuálna…), pritom vychádzať z potrieb knižnice, ale aj z potrieb prípadných budúcich individuálnych i
  kolektívnych používateľov.
• Zainteresovať používateľov (osloviť vybraných používateľov osobne – obzvlášť študentov a učiteľov, spolupracovať s
  nimi i pri vyhľadávaní námetov, požiadať ich, aby v danom období zaradili vyhľadávanie do úloh, do domáceho samoštúdia,
  požiadať ich, aby poverili niektorých študentov povinnosťou referovať na hodine o databáze…).
• Pripraviť účinnú propagáciu.

Propagácia

V nijakom prípade nestačí vyvesiť letáčik s informáciou, že v termíne “od – do“ bude k dispozícii na vyskúšanie
databáza XY. Treba vychádzať z predpokladu, že vyvesené informácie ľudia nečítajú, čo sa ich bezprostredne netýka, to
ignorujú, nevidia dôvod, prečo by si mali prezerať niečo len tak. Može sa to zdať čudné, ale v dnešnej nadmiere informácií a
nedostatku času to má logiku. Ostatne, takto sa občas chová každý z nás.

Vyvesená informácia musí na prvý pohľad zaujať. Leták by mal mať premyslenú grafickú úpravu a mal by oslovovať
konkrétneho používateľa (v prípade rovnakej databázy bude leták iný na detskom oddelení, iný na hudobnom, iný bude, ak budeme
chcieť osloviť konkrétnu inštitúciu). Leták by mal byť úderný.

Ak pripravujeme napríklad prezentáciu databázy Oxford Reference (ORO), môžu sa objaviť heslá typu
Využite zdarma mimoriadnu príležitosť – Overte si, ako je téma XY spracovaná v 100 svetových slovníkoch – Oxfordské
slovníky v našej knižnici – Svetové informácie na jedno kliknutie – Chcete v škole zažiariť – prekvapte informáciou z
ORO… Vhodné je kvalitné farebné logo databázy.

Propagácia v tlači by sa nemala obmedziť len na uvedenie dátumu pripravovanej akcie. Najmä v prípade elektronických
databáz bude na prospech veci, ak bude mať verejnosť možnosť sa s dostatočným predstihom oboznámiť s popularizujúcim článkom
o danej problematike. Ak chce knižnica osloviť aj seniorov, je vhodné uverejniť článok i v takých tlačovinách, ktoré
informujú o dianí v meste a sú dodávané do domácností zdarma.

Je tu predpoklad, že väčšinu ponúkaných databáz si verejné knižnice nemôžu dovoliť získať. I tak však majú skúšobné
vstupy svoj význam. Rozširujú povedomie o informačných zdrojoch, umožňujú knižniciam získať v priebehu skúšobnej lehoty rad
informácií pre vlastnú potrebu, sú predbežnou sondou pre prípadné vypisovanie grantov. Zo všetkých týchto dôvodov je dôležité
nezabúdať na spätnú správu pre poskytovateľov skúšobných vstupov.