Dva dni z riadenia jedného projektu

Autorka tohto príspevku sa zúčastnila kurzu Manažér kultúry otvorený novým formám (pozri s.18) a na základe nadobudnutých skúseností a vedomostí sa rozhodla pre členov svojho pracovného tímu uskutočniť netradičné podujatie.

Poslaním Slovenského filmového ústavu je spracovanie, ochrana a sprístupňovanie kultúrneho dedičstva slovenskej kinematografie a audiovizuálnej kultúry. Prioritou je ochrana filmových diel a dokumentov, odborná starostlivosť a sprístupňovanie informácií. V tomto roku ústav oslavuje 40. výročie svojho vzniku.

Zámerom projektu SK CINEMA ako integrovaného automatizovaného audiovizuálneho systému sú komplexné informácie o každom filmovom diele uchovávanom v archíve, filmografické údaje, odkazy na písomné pramene k dielu, biliografický súpis článkov o danom filme, odkazy na zbierky dokumentácie a súčasne multimediálne aplikácie (zdigitalizované fotografie, plagáty a videosekvencie z filmov). Spracovaním všetkých informácií o kinematografickej tvorbe do elektronickej podoby sa dosiahne prezentácia filmového kultúrneho dedičstva a medzinárodná výmena filmografických informácií v elektronickom prostredí.

Pracovný kolektív riešiteľov projektu absolvoval netradičnú formu podpory tímovej práce – workshop, ktorého mottom bolo Sny, vízie, skutočnosti. Toto pracovné stretnutie sa uskutočnilo mimo sídla organizácie v Dolnej Krupej v dňoch 21. – 22. novembra t. r. a bolo zamerané na:

• problematiku projektového manažmentu,
• riešenie konkrétnych modelových činností,
• motiváciu kolektívu pracovnej skupiny SK CINEMA,
• stanovenie plánu činnosti na rok 2004.

Účastníkmi workshopu boli: generálny riaditeľ SFÚ, odborní pracovníci z oddelení filmového archívu a oddelenia dokumentácie, externí konzultanti a poradcovia.

V úvodnej časti sa účastníci oboznámili so základmi tímového manažmentu – prečo sú tímy efektívne, fázy vývoja tímu a tímové role. Súčasťou tejto časti bolo cvičenie s cieľom zmapovať, aké úlohy sú v danom tíme zastúpené, a potreba uvedomenia si ich pestrosti a dôležitosti:

  komentátor – analyzuje a syntetizuje údaje

  koordinátor – zlaďuje a integruje údaje a postupy

  podporovateľ – podporuje a usmerňuje nesmelých a pasívnych členov

  prvolezec – kladie nové otázky a hľadá neobjavené cesty

  inštruktor – odpovedá na otázky a prináša údaje

  líder – prináša skupinové pravidlá a štýl

  nasledovník – podporuje ostatných a nadchýňa ich pre idey prvolezca, inštruktora a lídra

  uspokojovač – pomáha dosahovať harmóniu, konsenzus a kompromisy (1)

Dôraz sa kládol najmä na problémy súvisiace so správaním sa ľudí pri realizácii zmien. Pracovníci, ktorí chápu potrebu zmeny, sú odhodlaní a motivovaní. Musia však mať informácie a musia vedieť, čo sa od nich očakáva.

Súčasťou tejto časti workshopu bolo vyhodnotenie činnosti pracovnej skupiny formou “úspechy mesiaca”, kde účastníci písomne sformulovali úspechy dosiahnuté v rámci jednotlivých mesiacov v roku v súvislosti s realizáciou projektu.

Druhý deň bol venovaný jedinému bodu, a to funkciám a úlohám jednotlivých členov pracovnej skupiny. Odvíjali sa od úloh a priorít nosných oddelení SFÚ a pracovných činností členov kolektívu. Cieľom bolo určenie priorít v rámci projektu.

Takto organizované stretnutie pracovného kolektívu má niekoľko nesporných výhod:

• lokalizácia mimo sídla organizácie vytvára podmienky na prácu bez rušivých momentov (telefonátov, odbiehania na iné pracovné stretnutia, plnenie ďalších nevyhnutných povinností a pod.),
• sústredenie pracovného kolektívu na dôležité body: kde sme, kam sa chceme dostať a ako sa tam dostaneme,
• naplánovanie úloh na ďalšie obdobie, sformulovanie trendov – smerovania projektu do budúcnosti, sústredenie pozornosti na najdôležitejšie problémy,
• prítomnosť externých konzultantov a poradcov v úlohe odbornej i laickej verejnosti vytvorila dôležitú spätnú väzbu.

Čo je však chvályhodné, vedenie ústavu nielenže podporilo myšlienku realizácie workshopu, ale sa na ňom aktívne zúčastnilo. V príručkách o riadení sa píše, že by to tak malo byť, a v tomto prípade sa teória stala skutočnosťou…

Závery z podujatia budú premietnuté do projektového zámeru SK CINEMA na rok 2004.

Bibliografický odkaz:

1. Tvorba a rozvoj tímov. In: Čítanka pre neziskové organizácie. Bratislava : Centrum prevencie a riešenia konfliktov, 1998, s. 33-51.