Výročné správy a ich význam

Písanie výročných správ nie je žiadne nóvum. Výročné správy existovali v rôznych formách aj v minulosti. Po uplynutí roka okrem rozborov hospodárskej činnosti vypracovávajú organizácie aj výročné správy, ktorých obsahom je analýza a hodnotenie uplynulého obdobia a taktiež informácie o tom, čo by chceli inštitúcie v nasledujúcom roku dosiahnuť.

Hlavnou úlohou organizácie je zabezpečenie strategických plánov jej rozvoja a plnenie stanovených úloh podľa plánu prioritných úloh a činností, ako aj finančné zabezpečenie jej chodu. A toto všetko je potrebné premietnuť do výročnej správy.

Uznesením vlády SR č. 29/2001 vláda schválila Návrh opatrení pre ústredné orgány štátnej správy a rozpočtové a príspevkové organizácie v ich pôsobnosti na vypracovanie výročných správ a uskutočnenie verejných odpočtov ich činností v súlade s dokumentom Audit.

Povinnosť vypracovať a zverejniť výročnú správu sa týka každoročne od roku 2001 všetkých rozpočtových a príspevkových organizácií, ktoré sú v pôsobnosti ústredných orgánov štátnej správy, okrem výnimiek uvedených v uznesení.

Audit ústrednej štátnej správy navrhol vytvoriť jednotný rámec pre výročné správy a záväzné princípy a postupy pre ich tvorbu. Vyhotovený bol manuál na vypracovanie výročných správ a manuál na organizovanie verejných odpočtov. Záväzný je aj termín vypracovania výročných správ, termín verejných odpočtov, ako aj termín zverejnenia výročnej správy na internete.

Výročné správy sú povinne zverejnené na stránke ústredného orgánu a taktiež na domovskej stránke organizácie. Okrem toho na stránke Úradu vlády SR je zverejnený register všetkých výročných správ. Pri umiestnení výročných správ na internete je potrebné zachovať prehľadnosť a jednoduchý prístup k nim.

Kvalitná výročná správa by mala obsahovať najmä tieto informácie:

• jasnú formuláciu poslania organizácie, jej najdôležitejšie úlohy a prínos pre občanov, ako aj dostatočne reálny a konkrétny strednodobý plán,
• opis stálych, dlhodobých a krátkodobých činností, ich podiel na nákladoch organizácie,
• podrobný zrozumiteľný a prehľadný rozpočet, uvedený v odporúčanom členení,
• organizačnú štruktúru a prehľad o zamestnancoch a rozvoji ľudských zdrojov,
• prínos organizácie pre ústredný orgán, spoluprácu s ostatnými organizáciami,
• závery z analýzy toho, čo treba podporiť a čo zmeniť.

Písanie výročných správ je v Univerzitnej knižnici v Bratislave tímovou prácou. Dobrá tímová práca si vyžaduje, aby každý rozumel jasne definovanému zadaniu úlohy a spoločne dohodnutej metóde práce.

Do prípravy výročnej správy sú zapojení vedúci jednotlivých odborov a oddelení v rámci organizácie, ktorí pripravia podklady za svoje útvary, a oddelenie metodiky vypracuje na ich základe a povinného manuálu jednotnú výročnú správu, ktorej obsah po vypracovaní konzultuje s riaditeľmi úsekov a generálnym riaditeľom. Pripomienky sú zapracované do výročnej správy.

Výročná správa obsahuje prílohy, ktoré sú spestrením a doplnením tohto materiálu.

Inštitút pre dobre spravovanú spoločnosť uskutočnil v priebehu roka 2002 hodnotenie kvality výročných správ organizácií štátnej správy pod názvom Otvorená štátna správa. Tím hodnotiteľov sa skladal zo žurnalistov, pracovníkov štátnej správy, podnikateľského sektora a neziskového sektora. Zaraďoval výročné správy do piatich skupín podľa vypracovaného kľúča hodnotenia. Výročná správa UKB bola vyhodnotená ako veľmi precízne spracovaná a zaradená do skupiny 34 najlepších výročných správ za rok 2001.

Prínos výročných správ spočíva najmä v tom, že:

• poskytujú obraz o zmysle organizácie, jej činnostiach a financiách,
• prezentujú a propagujú výsledky práce organizácie,
• umožňujú vlastným pracovníkom lepšie sa orientovať v činnosti organizácie,
• tvoria základ pre ďalšie analýzy a hodnotenia na základe prezentácie časového radu údajov z posledných rokov činnosti organizácie a taktiež poskytujú spätnú väzbu samotnej organizácií pri zostavovaní ďalšej výročnej správy,
• poskytujú prehľad o hospodárnosti, efektívnosti a účinnosti využívania zdrojov štátnej organizácie,
• zvyšujú informovanosť o organizácii.

Organizácie prezentujú výročnú správu na verejnom odpočte, na ktorý sú prizvaní: nadriadený orgán, odborníci z danej problematiky, vlastní zamestnanci, žurnalisti a široká verejnosť. Verejné odpočty sú organizované v spolupráci s ústredným orgánom, ktorý má o termíne a mieste konania informovať tlačové agentúry, médiá a poskytnúť údaje pre registre termínov verejných odpočtov na stránke Úradu vlády SR. Týmto spôsobom sú médiá a verejnosť informované o činnosti organizácií v pôsobnosti ústredných orgánov štátnej správy.

Zo strany organizácie je najväčším problémom zabezpečiť účasť verejnosti na odpočte.

Verejný odpočet poskytuje informácie o činnosti organizácie, je diskusným fórom pre odborníkov, médiá a verejnosť.

Prínos verejných odpočtov:

• pravidelné a korektné informovanie verejnosti o činnostiach organizácie a o spôsoboch a efektívnosti využívania verejných prostriedkov,
• zlepšenie informovanosti médií a občanov o činnosti štátnej správy,
• možnosť spropagovať výsledky organizácie a vytvorenie priestoru na ďalšiu diskusiu medzi zástupcami organizácie, odborníkmi a laikmi.

Ústredný orgán poskytne Úradu vlády SR všetky uvedené údaje v deň zverejnenia výročnej správy na svojej internetovej stránke a zároveň najneskôr 14 dní pred uskutočnením verejného odpočtu organizácie. Úrad vlády SR vytvorí spoločný register výročných správ a verejných odpočtov na svojej internetovej stránke.

Verejné odpočty prebiehajú v presne stanovených termínoch.

Na záver možno konštatovať, že výročné správy sú dôležitým informačným nástrojom, ktorý ukazuje, kto, čo, prečo a ako vykonáva svoju činnosť.