Skúsenosti so systémom PROFLIB

Vedecko-informačné stredisko Akadémie Policajného zboru (ďalej VIS) je jediným verejne prístupným odborným informačným pracoviskom v odbore práva v rámci rezortu MV SR so zameraním na bezpečnostné služby a policajné vedy na Slovensku. Poskytuje knižnično-informačné služby pedagogickým, vedeckým, odborným a ostatným pracovníkom a študentom Akadémie PZ, pracovníkom MV SR a Policajného zboru SR, ale aj ostatným záujemcom. Zabezpečuje spracovávanie, ochranu a sprístupňovanie informačných prameňov v odbore bezpečnostné služby a policajné vedy a v ďalších odboroch, ktoré sú súčasťou štúdia na akadémii. Informačné zdroje tvoria vedecké a odborné monografie, učebnice, skriptá, diplomové a vedeckokvalifikačné práce obhájené na Akadémii PZ, vestníky, legislatívne dokumenty, periodiká, štatistické prehľady, ročenky, slovníky, encyklopédie a elektronické zdroje.

Už od svojho vzniku začalo VIS budovať okrem klasických lístkových katalógov aj počítačovú databázu. Bol zakúpený modul knižničného softvéru CDS/ISIS (na báze DOS), ktorý umožňoval vytváranie databáz a prácu s nimi: vkladanie údajov, vyhľadávanie informácií podľa vyšpecifikovaných kritérií a vytváranie tlačových zostáv. V tomto programe boli budované databázy: knižného fondu, dokumentačná databáza článkov z časopisov, statí zo zborníkov a zbierok zákonov SR. Používatelia mali k dispozícii modul pre vyhľadávanie v jednotlivých databázach. Evidencia publikačnej činnosti (ďalej len EPC) učiteľov a pracovníkov Akadémie PZ bola robená v jednej z prvých verzií systému Rapid Library (na báze DOS). Aj keď bol tento systém funkčný, nebol dotiahnutý do plne vyhovujúcej podoby, hlavne z hľadiska požadovaných výstupov. V apríli 1998 bola vo VIS vybudovaná lokálna počítačová sieť, ktorá umožnila vytvoriť základ knižnično-informačného systému, na ktorý boli napojené aj počítače pracovísk Akadémie PZ.

V roku 2001 sme sa rozhodli riešiť problém dobudovania komplexného automatizovaného knižničného systému, pretože súčasný stav už nevyhovoval z hľadiska náročnosti úloh, ktoré VIS plnilo ako vzdelávacie a vedecko-informačné pracovisko pri poskytovaní informačných služieb. Išlo nám predovšetkým o doriešenie automatizácie ďalších dôležitých knihovníckych agiend, hlavne výpožičiek a EPC. Tieto neboli súčasťou používaného systému CDS/ISIS. Stáli sme pred úlohou vybrať adekvátny knižničný softvér. Urobili sme si prieskum existujúcich knižničných softvérov jednak z hľadiska knižničných funkcií, jednak z hľadiska finančných nárokov a nárokov na údržbu systému v budúcnosti.

Po predbežnom prieskume sme sa nakoniec rozhodovali medzi tromi produktmi:

• Rapid Library (fi Cosmotron Systems, spol. s r. o.),
• Dawinci (fi SVOP, s r. o.),
• PRoFLIB (fi CEIT, s. r. o.).

Absolvovali sme rôzne konzultácie, získavali informácie a materiály, okrem nich sme si priamo vo VIS nechali odprezentovať systémy ProFLIB a Dawinci. Uvedomovali sme si, že neexistuje žiadny knižničný softvér “šitý na mieru” a že každý softvér si budeme musieť prispôsobiť vlastným potrebám. Bohužiaľ, jedným z hlavných kritérií výberu bola cena. Vedeli sme, že návrh na zakúpenie nového programu pre knižnicu bude schválený, ak nebudeme mať “neúmerné” požiadavky na finančné prostriedky. Všetky tri firmy nám urobili cenovú kalkuláciu podľa našich predbežných požiadaviek. Cenová ponuka pre Rapid Library však presahovala naše finančné možnosti. Cenovo výhodnejší variant tzv. kombinácie práce vo vzdialenom KIS s replikou dát do lokálnej siete sme nemohli realizovať, pretože ako pracovisko rezortu MV SR sme nemohli mať databázu na serveri mimo našej inštitúcie. Podobne to bolo i s ponukou firmy SVOP na program Dawinci – okrem samotného softvéru bolo potrebné kúpiť aj samostatný MS SQL server, čo navýšilo jeho cenu . Okrem toho k nevýhodám produktov Dawinci a Rapid Library patrili aj vysoké náklady na školenia, za údržbu systému, prípadne za upgrade. Pre PROFLIB sme sa rozhodli preto, lebo okrem výhodnej cenovej ponuky zachoval a využíva vlastnosti CDS/ISIS (teda softvéru, ktorý už knižnica mala inštalovaný). Proflib je knižničný a informačný systém, ktorý sa skladá z viacerých častí (modulov), ktoré sú funkčne nezávislé a zároveň vzájomne prepojené (katalogizácia, výpožičný systém, evidencia publikácií pomocou čiarového kódu, sprístupnenie katalógu na internete/intranete, katalógy OPAC pre Windows aj DOS, elektronické rezervovanie dokumentov). Ponúka aj systém správy seriálov, hypertextové prepojenie (napr. katalóg s výpožičným systémom a pod.), dostatočný komfort pri práci s katalógom knižnice: rýchlosť odozvy pri rešeršovaní. Nákup softvéru nepodliehal zákonu o verejnom obstarávaní (jeho cena bola nižšia, ako stanovoval zákon).

Po zvážení všetkých možností sme v máji v roku 2002 zakúpili knižnično-informačný systém PROFLIB v nasledujúcej zostave:

Detailný opis celého systému je na stránkach www.ceit.sk.

Je ťažké stručne vyhodnotiť skúsenosti s Proflib-om, pretože prechod na nový systém trval viac ako dva roky a niektoré úpravy ešte robíme. Napriek tomu, že sme konzultovali možnosť úprav systému podľa našich špecifík a firma CEIT ich prísľúbila zrealizovať, dodala nám štandardnú verziu, ktorá obsahovala len niektoré z požadovaných zmien. Po inštalácii programu a zaškolení pracovníčok VIS sme potom postupne zadávali požiadavky na úpravu vstupných formulárov a tlačových výstupov. Tu sme spravili prvú a základnú chybu – požadované úpravy sme nezahrnuli do zmluvy, čo potom viedlo k zbytočným nedorozumeniam o tom, ktoré úpravy sú ešte súčasťou dodávky systému a ktoré už sú navyše.

Ako sme predpokladali, najmenej problémov bolo s konverziou dát z našich isisovských databáz do jednej databázy v Proflib-e. Aj inštalácia prebehla v poriadku. Podotýkam, že požadované podklady pre vstupné formuláre a výstupné zostavy sme firme CEIT poskytli vopred. Prvé problémy nastali pri školení pracovníčok VIS, ktoré samotné pracovníčky označili ako nepostačujúce. Manuál, ktorý firma dodala, sa ukázal málo podrobný a veľa funkcií systému sa skúšalo intuitívne.

Modul katalogizácie – tu bolo najmenej problémov, keďže v knižnici už elektronický katalóg bol. Modul katalogizácie umožňuje pridávať, vyraďovať alebo akýmkoľvek spôsobom upravovať dáta. Umožňuje kooperatívnu katalogizáciu v lokálnej počítačovej sieti viacerými pracovníkmi bez rizika konfliktu v prístupe do databázy, uľahčuje zápis dát do tohto systému – automaticky dopĺňa oddeľovače podpolí a viacnásobných výskytov, umožňuje využitie rôznych databáz autorít (personálne a korporatívne autority, kódy krajín a jazykov, kódy typov dokumentov atď.). Okrem editácie modul ADEM umožňuje efektívny import/export dát (podporuje formáty ISO2709, UNIMARC a umožňuje aj export vo formáte CSV do externého tabuľkového alebo databázového prostredia – napr. MS Excel, MS Access…). Navyše umožňuje tzv. export a import zmien (t. j. export záznamov, ktoré boli zmenené od určitého dátumu, prípadne opätovný import opravených záznamov z iného počítača s vylúčením vzniku duplicitných záznamov). V sieťovom viacužívateľskom prostredí modul automaticky ošetruje súčasný prístup viacerých používateľov do databázy a taktiež zabezpečuje niektoré správcovské funkcie v sieťovom prostredí (napr. odomknutie náhodne zablokovanej databázy po výpadku elektrického prúdu alebo po nekorektnom ukončení práce s počítačom). Až pri rutinnej práci v novom systéme sa ukázala potreba doplniť formuláre o nové polia. Zistili sme tiež, že v tomto module nie je možné spracovať úbytky a robiť revíziu, čo považujeme popri prírastkovom zozname za jednu zo základých funkcií knižničného softvéru.

Pracovníčky VIS si rýchlo zvykli aj na vyhľadávanie vo WINIS-e. Ponúka pomerne komfortné vyhľadávanie priamym zadaním požiadavky alebo využitie hypertextových prepojení v databáze (napr. autori, kľúčové slová), prípadne hypertextové prepojenia viacerých databáz (napr. katalóg knižnice prepojený s výpožičným systémom). Prednosťou je aj slovník, ktorý pomáha pri formulácii požiadavky. Okrem toho použitím prefixu je možné vyrešeršovať konkrétne pole a zistiť napr. chybné údaje a tieto vďaka prelinkovaniu na katalóg potom opraviť. Umožňuje tlače vo forme DTP priamo na tlačiareň.

Pre používateľov bol nainštalovaný modul WEBIS-NT, ktorý umožňuje vystavenie databáz na internete/intranete a umožňuje používateľsky príjemné vyhľadávanie podľa rôznych kritérií (autor, názov, kľúčové slová) a kombináciu týchto kritérií. Nie je však možné tlačiť výsledok vyhľadávania, čo reklamujú používatelia, ktorí si robia rešerš na svojom pracovisku.

Najviac zabrať nám i firme CEIT dal asi výpožičný modul. Knižnica viedla výpožičky ručne, takže sme ho potrebovali ako soľ. Podotýkam, že sme dosť veľká knižnica. Vo fonde máme viac ako 100 000 knižničných jednotiek, máme okolo 3 000 registrovaných používateľov, požičiava sa v dvoch požičovniach a jednej študovni. Ročný počet výpožičiek je okolo 40 000 – 50 000 knižničných jednotiek, podobný je aj počet vrátených titulov, keďže poslucháči musia ku koncu semestra literatúru vrátiť. Naším špecifikom je aj zatiaľ neobmedzený počet výpožičiek na jedného používateľa. Preto sme sa snažili hneď prvý rok počas letných prázdnin označiť čo najväčšiu časť knižného fondu čiarovým kódom a plánovali sme čo najskôr začať robiť evidenciu výpožičiek elektronickou formou. Pretože hneď zo začiatku nastali problémy s tlačou čiarových kódov, firma CEIT nám ich vytlačila na svojej tlačiarni a súčasne riešila sfunkčnenie programu u nás. Situáciu nám v tomto období skomplikovali aj problémy s hardvérovým vybavením knižnice a s fungovaním počítačovej siete VIS. Našťastie vedenie školy nám vyšlo v ústrety a zakúpilo pre VIS nové počíte, Windows 2000 a znovu bola preverá sieť VIS. Firma CEIT však musela urobiť novú inštaláciu celého softvéru.

V septembri 2003 sme spustili výpožičky prostredníctvom čiarového kódu v jednej z požičovní knižnice. Až teraz sa ukázali obmedzenia systému, keďže máme veľkú frekvenciu výpožičiek a aj veľký objem – systém bol pomalý, problémy boli aj s diakritikou. Firma CEIT však zvládla úpravy pre požadované zrýchlenie k našej spokojnosti. Určité obmedzenia ostali, napr. počet výpožičiek nesmie prekročiť 150. Dnes už bežia výpožičky v oboch požičovniach, pripravujeme označenie fondu študovne čiarovým kódom a napriek tomu, že systém pri súčasnej práci 2 počítačov spomalí, sme s výpožičkami spokojní. Systém umožňuje všetky štandardné funkcie: evidenciu používateľov s požadovanými údajmi, evidenciu výpožičiek prostredníctvom čiarového kódu, zjednodušený zápis výpožičky aj vrátenej literatúry, automatické generovanie upomienok a ich triedenie podľa ročníkov, prolongáciu výpožičky, prehľad histórie všetkých výpožičiek čitateľa s možnosťou prezerania údajov o vrátených výpožičkách, generovanie štatistík, tlač potvrdeniek, údaj o výpožičke sa zobrazuje aj v katalógu knižnice atď.

Azda s najväčším napätím sme očakávali vytvorenie nového modulu pre EPC, pretože tento nebol zahrnutý v pôvodnej ponuke. Firma CEIT ho robila na našu zákazku. Poskytli sme im všetky podklady, ktoré sme mali k dispozícii: kópiu databázy EPC v Rapid Library ako vzor pre požadované vstupné formuláre, požiadavky na triediace kritériá pre jednotlivé výstupy, zoznam katedier a pracovísk. Kategórie publikačných aktivít boli prevzaté zo smernice pre vysoké školy používanej v súčasnosti (Bibliografická registrácia publikačnej činnosti). Prvá verzia však ešte nezodpovedala našim požiadavkám. Nasledovalo obdobie vzájomnej komunikácie a postupného dopracovania modulu EPC podľa našich požiadaviek. Tento proces by bol prebehol podstatne efektívnejšie, keby firma CEIT už na začiatku poskytla podrobný manuál. Vtedy by testovanie systému nebolo prebiehalo systémom pokus – omyl, čo zabralo veľa času a energie tak pracovníčkam VIS, ako aj pracovníkom firmy. V súčasnosti je už v tomto module spracovaná kompletná publikačná činnosť učiteľov a pracovníkov Akadémie PZ, umožňuje zápis všetkých druhov dokumentov a ohlasov. Môžeme vytlačiť nielen bibliografiu publikačnej činnosti, ale aj ohlasy k publikovaným titulom. Výstupy je možné triediť podľa požadovaných kritérií. Potrebné je už len doriešiť niektoré drobnejšie úpravy.

Čo sa týka modulu pre správu seriálov, ten plánujeme začať využívať v blízkej budúcnosti.

Na záver hádam len toľko, že napriek v úvode spomenutým nedorozumeniam vyplývajúcim zo zmluvy sme sa nakoniec vedeli dohodnúť na rozsahu požadovaných úprav a zmien. V súčasnosti sme ešte dokúpili program pre automatické zálohovanie dát a máme objednané rozšírenie o revíziu a úbytky. Prípadné problémy riešime operatívne prostredníctvom e-mailu. Tie, ktoré nevieme riešiť “na diaľku”, rieši pracovník firmy priamo u nás na pracovisku. Myslíme si, že naše neustále otázky a pripomienky boli in-špiratívne aj pre firmu CEIT – pokiaľ sme informovaní, pracujú na windowsovskej verzii systému. Takže uvidíme.