Dawinci v Mestskej knižnici Bratislava
Zo Slovenska|
1. Začiatky automatizácie v Mestskej knižnici Bratislava Prvé kroky v oblasti automatizácie prebehli v Mestskej knižnici Bratislava (ďalej MsK) už v roku 1991 a zamerali sa na spracovanie fondu. V tomto roku sa začalo s overovaním automatizovanej katalogizácie kníh v programe CDS/ISIS. V ďalších rokoch sa pokračovalo v automatizovanom spracovaní nielen kníh, ale i ostatných typov dokumentov (mapy, hudobniny, zvukové dokumenty a iné) a do prevádzky sa uviedol i automatizovaný systém akvizície (r. 1994). V inej línii sa uberala automatizácia oddelenia pre nevidiacich a slabozrakých, ktoré bolo otvorené v MsK v r. 1991. Z grantu kanadskej vlády sa zakúpila výpočtová technika a používa sa knižničný softvér Libris – subsystém služby a rešerše. Tento subsystém umožňuje pracovníčke oddelenia orientovať sa vo fonde zvukových kníh, ktorý sa skladá z automatizovane spracovaného fondu v programe Libris dodávaného zo Slovenskej knižnice pre nevidiacich Mateja Hrebendu v Levoči a zo zvukových kníh spracovaných v úseku fondov Mestskej knižnice v programe ISIS, ktoré sa musia konvertovať do Librisu. Automatizovane bola a je vedená evidencia zrakovo postihnutých čitateľov a ich výpožičky v systéme Libris. Celkove však 90. roky nepriali rozvoju knižnice. Finančné prostriedky sotva postačovali na nákup dokumentov. MsK nemohla naplniť plánované projekty vnútornej počítačovej siete, sprístupniť automatizovaný katalóg a spustiť automatizáciu výpožičného procesu. Rozvoj automatizácie stagnoval. 2. Projekt komplexnej automatizácie knižničných a informačných procesov v MsK Vedenie knižnice si uvedomovalo nedoriešenosť stavu automatizácie knižnice i to, že softvér CDS/ISIS je prekonaný, a myšlienke presadiť a vybrať nový knižničný systém venovalo maximálne úsilie. O nevyhnutnosti úplnej automatizácie MsK sa podarilo presvedčiť nadriadený orgán a Projekt komplexnej automatizácie knižnično-informačných procesov bol prijatý v roku 2002. Finančné krytie projektu bolo rozdelené na roky 2003 – 2006 a realizácia projektu bola rozpracovaná do viacerých etáp. Prvým a základným krokom v oblasti automatizácie MsK bol výber nového knižničného softvéru, ktorý by vyhovoval súčasným štandardom a normám (UNIMARC, ISO 2709, anglo-americké katalogizačné pravidlá AACR2, komunikačný protokol Z39.50), bol aplikovateľný na všetkých pracoviskách knižnice, zabezpečil bezproblémovú konverziu záznamov zo systému CDS/ISIS a Libris a bol zabezpečený jeho ďalší rozvoj. Keďže nákup softvéru mal prebiehať po etapách, postupne sme plánovali zakúpiť moduly spracovania fondu, automatizovaného katalógu OPAC, výpožičiek a modul Z39.50. Do výberového konania sa prihlásili tri firmy so softvérmi, ktoré spĺňali naše základné požiadavky: – Cosmotron, Slovakia, s. r. o. – systém Advanced Rapid Library, – ACOM Košice – softvér Libris – SVOP, s. r. o., Bratislava – systém Dawinci. Po dôkladnom zvážení uvedených ponúk a rozhodovacích kritérií sme sa rozhodli pre multimediálny knižničný a informačný systém Dawinci firmy SVOP, s. r. o., Bratislava (internetová adresa: www.dawinci.sk, www.svop.sk). – Komplexnosť systému – pokrýva všetky informačné toky a procesy knižnice, jeho použitie je možné aj v administratívnom a ekonomickom oddelení organizácie; – overenosť v reálnej praxi – systém bol vyvinutý na základe niekoľkoročnej spolupráce s odbornými pracovníkmi verejnej knižnice (Návšteva Regionálnej knižnice v Karvinej potvrdila rutinnú automatizovanú prevádzku všetkých činností a procesov verejnej knižnice. Táto knižnica sa stala víťazom ceny Európska verejná knižnica v r. 2000); – členenie systému na ucelené moduly a jeho vlastnosti – trojvrstvová architektúra klient/server, bezpečnosť systému, nové technológie (možnosť použitia plnotextovej technológie), kompatibilita umožňujúca komunikáciu s inými systémami, variabilnosť a úžitkovosť; – prijateľná cena softvéru; – dostupnosť dodávateľa programu (sídlo v Bratislave) a rozvoj systému. 3. Implementácia systému Dawinci v Mestskej knižnici Bratislava a skúsenosti s jeho zavádzaním a prevádzkou Výberom knižničného systému a inštalovaním modulu Katalogizácia v roku 2002 sa MsK posunula do novej realizačnej etapy automatizácie. Začala sa postupne napĺňať koncepcia komplexného automatizovaného spracovania knižničného fondu, ktorá predpokladala: – konverziu záznamov už spracovaného fondu zo systému CDS/ISIS do systému Dawinci, – retrokatalogizáciu fondu jednotlivých pracovísk MsK podľa vypracovaného plánu, – priebežnú katalogizáciu nadobúdaných dokumentov, – konverziu zvukových kníh oddelenia pre nevidiacich a slabozrakých spracovaných v systéme Libris (záverečná etapa automatizácie MsK). Pred samotnou konverziou sme boli nútení vyriešiť koncepčné a organizačné záležitosti, ktoré súviseli s predchádzajúcim evidovaním a spracovávaním fondu MsK na jednotlivých pracoviskách. Išlo najmä o rozhodnutie: – priradiť dokumentom nové prírastkové čísla a signatúry (v určitom štádiu vývoja knižnice neexistovala centrálna evidencia fondu, dokumenty na pracoviskách mali duplicitné čísla) a dohodnúť s dodávateľom systému formu ich zápisu, – ktoré údaje z dokumentu použijeme na tvorbu katalogizačného záznamu. Začalo obdobie aktívnej kooperácie s programátorom, výsledkom ktorého bol výber polí UNIMARC-u pre rôzne typy dokumentov, vytvorenie formulárov na zápis údajov, prednastavenie scenárov a niektorých všeobecných polí. V úseku fondov prebehli školenia, odborní pracovníci dostali podrobné príručky spracovania a prv než sa začalo s konverziou záznamov, bola vytvorená experimentálna databáza, kde sa overovalo spracovanie kníh. Naše obavy, že konverzia dát a prechod z Výmenného formátu do formátu UNIMARC bude problematická, sa nepotvrdili. Konverzia prebehla plynulo, bez väčších nedostatkov, a z pôvodného systému CDS/ISIS sme prekonvertovali všetky záznamy, t. j. asi 50 000 knižničných jednotiek. Žiaľ, záznamy spracované v predchádzajúcom systéme neobsahujú všetky údaje, ktoré uvádzame vo formáte UNIMARC, a preto je nevyhnutné sa k týmto záznamom vrátiť a doplniť chýbajúce polia (ide najmä o vecné spracovanie – kľúčové slová v úseku hudobnej a umenovednej literatúry i MDT a iné dáta). Po konverzii záznamov pracovníci fondov začali s intenzívnym spracovávaním kníh – nových dokumentov a rozbehla sa rekatalogizácia fondu kníh na špecializovanom pracovisku hudobnej a umenovednej literatúry. MsK nemala automatizovane spracovanú ani jednu ucelenú časť fondu, a preto sa zavedenie automatizovaných výpožičiek predpokladá v určenom harmonograme postupne na jednotlivých pracoviskách. V spolupráci s dodávateľom systému sa nám podarilo riešiť a zaviesť do rutinnej automatizovanej prevádzky oblasť akvizície a katalogizácie. Dnes po dvoch rokoch od zavedenia Dawinci je v katalógu OPAC prístupných pre používateľov približne 96 000 prírastkov (asi tretina celého fondu MsK), z toho je vyše 40 000 knižničných jednotiek komplexne spracovaných a rekatalogizovaných už v novom systéme. V roku 2004 sme zakúpili aj záverečnú časť softvéru – Výpožičný modul Dawinci. Začíname s testovaním a overovaním výpožičného procesu na experimentálnej vzorke v úseku hudobnej a umenovednej literatúry. Náš zámer spustiť automatizovaný výpožičný systém do bežnej prevádzky začiatkom roka 2005 sa oddialil, pretože nie je ešte komplexne spracovaný absenčný fond tohto úseku. V porovnaní s knihami je rekatalogizácia hudobnín zdĺhavejšia a náročnejšia z hľadiska podrobného rozpisu jednotlivých skladieb v každej hudobnine. Pracujeme aj na tvorbe a sprístupnení našej webovej stránky a predpokladáme, že v blízkej budúcnosti umožníme externým záujemcom internetový prístup k nášmu katalógu aj a prostredníctvom internetu spropagujeme svoje fondy, služby a podujatia. Už prvý vstup údajov o dokumente v akvizícii (dezideráta) sa prenáša do údajov v katalógu. Predtým komplikované a ručne vykonávané činnosti v oblasti akvizície i katalogizácie sa zjednodušili a šetria pracovníkom čas. V knižničnej činnosti priniesol značnú racionalizáciu práce. Nový systém umožňuje knižničným pracovníkom: – vytvoriť si adresár dodávateľov, – tlačiť objednávky dokumentov podľa dodávateľov, zasielať ich dodávateľom aj elektronickou poštou, – evidenciu faktúr, urgencie objednávok, – tlač knižných, katalógových lístkov, prírastkového zoznamu, – tlač štítkov so signatúrou, – tlač čiarových kódov, – zostavovať rôzne štatistické prehľady podľa druhu dokumentov, podľa jednotlivých pracovísk, podľa spôsobu nadobudnutia – rozličné prehľady výdavkov za sledované obdobie, – vytvárať rešerše na základe rôznych filtrov, – racionalizovať a urýchľovať revíziu dokumentov. Prvé pozitívne výsledky automatizácie pocítili aj používatelia. Zavedením lokálnej siete na všetkých pracoviskách MsK v štyroch budovách a zakúpením modulu OPAC v roku 2004 sme uviedli do rutinnej prevádzky aj automatizovaný katalóg. Čitatelia si pochvaľujú rýchlosť a jednoduchosť vyhľadávania literatúry a oceňujú skutočnosť, že už nemusia používať len tradičný lístkový katalóg. Kladnú odozvu u verejnosti našla i nová internetová služba sprístupnená v MsK (6 pracovných staníc na dvoch pracoviskách). Pri nábehu a doterajšej prevádzke nového systému Dawinci sa vyskytli aj menšie nedostatky a problémy, ktoré postupne dodávateľ riešil a odstraňoval: – tvorba a dolaďovanie rôznych druhov štatistických prehľadov za sledované obdobie (finančné prehľady zo systému nesúhlasili s výstupmi učtárne), – zaťažkávajúcou skúškou pre pracovníkov knižnice, ale i dodávateľa systému bola inštalácia vyššej verzie systému Dawinci na jar v roku 2004, s ktorou boli spojené určité technické a technologické problémy. Rezervy vidíme aj v automatizovanom katalógu OPAC. Na jednej strane oceňujeme prehľadnú formu a dizajn vyhľadávacieho formulára, na druhej strane máme výhrady k spôsobu zobrazovania výsledkov vyhľadávania. V súčasnosti sú vyhľadané záznamy radené podľa dátumu ich spracovania v katalógu. Takéto usporiadanie výsledkov nie je pre používateľa pri väčších rešeršiach komfortné a zaujímavé, a preto sme programátorovi systému odporučili zoradiť vyhľadané záznamy v abecednom poradí podľa autorov alebo podľa názvu, prípadne podľa roku vydania. Táto naša pripomienka bude zohľadnená v ďalšom vývoji systému. V našom hodnotení považujeme za dôležité vyzdvihnúť skutočnosť, že spolupráca s dodávateľskou firmou je na veľmi dobrej úrovni. Školenia pracovníkov prebehli včas, manuály a metodické materiály sú aktualizované a zrozumiteľné, so servisom sme úplne spokojní. Zavádzanie každého nového systému v konkrétnych podmienkach si vyžaduje isté úpravy a korekcie a môžeme konštatovať, že dodávateľ naše špecifiká rešpektuje, zohľadňuje a uvádza do života. Nedostatky sa priebežne odstraňujú a naše odporúčania akceptujú, v prípade závažnejších záležitostí dodávateľ potvrdil ich riešenie v novej verzii systému. Po zavedení internetu v MsK sa možnosti našej komunikácie s dodávateľom značne rozšírili a urýchlili. Dodávateľ je schopný knižničný systém spravovať a upravovať na diaľku, čo umožňuje zvýšiť bezpečnosť vďaka častejším kontrolám systému. Údaje a celá administrácia systému je centralizovaná, čo predstavuje výhodu z praktickej a ekonomickej stránky. Dáta sú zálohované SQL serverom a pravidelne napaľované na CD. Systém obsahuje aj Z39.50 server, na základe ktorého môžeme kooperovať s inými knižnicami pri preberaní záznamov.
Na záver Cesta zavádzania nového systému v podmienkach MsK nebola ľahká. Na automatizáciii sa nepriamym spôsobom podieľali a podieľajú takmer všetci odborní pracovníci knižnice (prípravné práce – tvorba kľúčových slov). Zamestnanci naučení roky pracovať rovnakým spôsobom si na zmenu zvykajú ťažšie. Zmena predstavuje novú pracovnú záťaž, vyššie pracovné nasadenie, osvojovanie si nových pracovných návykov. Preto bolo dôležité pripraviť a presvedčiť všetkých pracovníkov o zmysle a nevyhnutnosti automatizácie, ktorá v konečnom dôsledku znamená skvalitnenie poskytovaných služieb používateľom a racionalizáciu knižničnej činnosti. Po pozitívnom hodnotení našich doterajších snažení používateľmi veríme, že aj naši pracovníci pochopili nevyhnutnosť zavádzania nových technológií a sú na úplnú automatizáciu dostatočne pripravení. Ako sme už naznačili v úvode, zámer komplexnej automatizácie realizujeme po etapách. Cieľom je postupne zaviesť na jednotlivých pracoviskách MsK automatizovaný výpožičný systém, umožniť používateľom využívať internet a zabezpečiť im prístup aj k externým informačným zdrojom a novým médiám, ako sú tradičné tlačené materiály. V dlhodobejšom horizonte uvažujeme aj o využití multimediálnosti systému Dawinci, ktorý umožňuje prepojiť údaje rôznych medialít (textová informácia, grafika, audio- a videozáznamy) a zatraktívniť sprístupnenie nášho fondu formou krátkej hudobnej, textovej alebo obrazovej ukážky.
Zoznam bibliografických odkazov: Veľasová, E. – Grman, J.: Niektoré aspekty zavádzania automatizovaného knižnično-informačného systému v podmienkach Mestskej knižnice v Bratislave. In.: Bulletin SAK, 11, 2003, č. 4. Grman, J.: Projekt DAWINCI a ASP služby. In.: ITlib, 2001, č. 2. Grman, J.: DAWINCI – Nový automatizovaný multimediálny knižnično-informačný systém. In.: Knižnica, 2, 2001, č. 3. Šulajová, E.: Elektronizácia ľudových knižníc v Bratislave. In.: Bulletin SAK, 10, 2002, č. 2. |
