Výmena knižničného systému Libris za Clavius

Vážené kolegyne a kolegovia, dovoľte mi, aby som sa vrátila na chvíľu do minulosti a pripomenula príspevok v odbornom časopise IT lib č. 3/2002. V tomto príspevku som v súvislosti s automatizáciou odbornej knižnice Ministerstva financií SR stručne opísala priebeh rozhodovania sa pre vhodný knižničný systém – v našom prípade to bol Libris. Zároveň som vyjadrila nespokojnosť so servisnými službami dodávateľa systému a v tejto súvislosti som v závere vyzvala knižnice k vzájomnej výmene a publikovaniu vlastných skúseností s používaným knižničným softvérom.

V našom prípade sa potvrdila opodstatnenosť výzvy k vzájomnej informovanosti. Aj z toho dôvodu som sa rozhodla oboznámiť Vás s ukončením používania Librisu v odbornej knižnici ministerstva.

Nespokojnosť z našej strany vyvrcholila, keď nastala patová situácia kvôli nedoriešeniu prenosu aktuálnych údajov z domovského servera na server v kooperujúcej organizácii. Dodávateľ totiž nebol ochotný ani v priebehu nasledujúceho polroka vzniknutý problém riešiť. Naše rozladenie sa zintenzívnilo aj pre nezáujem technických informatikov našej inštitúcie zaoberať sa systémom na platforme zastaraného systému DOS. Uvedené skutočnosti viedli napokon ku konečnému rozhodnutiu nahradiť systém Libris novým, kvalitnejším, pracujúcim na modernejšej platforme MS Windows a zároveň podporovaným kvalitnejším servisom. Pre výmenu knižničného systému sme sa rozhodli začiatkom roku 2004. Aj tentokrát sme uskutočnili prieskum dostupných knižničných softvérov na trhu, zhromaždili a analyzovali sme potrebné informácie a cenové ponuky. Napokon funkčnosť knižničného systému Clavius vo vzťahu k cene a bezproblémový prechod zo starého systému na nový zásadne ovplyvnili náš výber. Odborná knižnica ministerstva financií spĺňala navyše i hardvérové a softvérové požiadavky dodávateľa systému, takže už nič nestálo v ceste, aby sme sa kontaktovali s autorom vybraného knižničného systému.

Keďže obidva dotknuté systémy podporujú knihovnícke štandardy vrátane medzinárodného výmenného formátu UNIMARC, nepredpokladali sa vážnejšie ťažkosti s konverziou údajov vložených do systému Libris (t. j. prevod katalógov dokumentov, evidencie periodík, výpožičných protokolov). Navyše, aby sme maximálne eliminovali problémy, mali sme ešte pred inštaláciou systému Clavius možnosť overiť si kvalitu skonvertovaných záznamov prednostne zaslaných na CD-ROM nosiči. Taktiež sme sa zúčastnili dvojdňového školenia u dodávateľa. V rámci tohto školenia sme boli podrobne oboznámení so systémom, s jeho funkčnosťou a možnosťami. Koncom júna sa nakoniec úspešne zrealizovala implementácia systému Clavius (spolu s prekonvertovanými údajmi), pričom systém bol nastavený na lokálne podmienky ministerstva.

Kompletný modulárny knižničný systém Clavius pokrýva všetky základné pracovné činnosti knižnice. Odborná knižnica však v prvej etape zakúpila len moduly funkčne korešpondujúce s modulmi predchádzajúceho systému – Akvizícia, Katalogizácia, Výpožičný protokol, WWW server Clavius pre dokumenty a Revízia fondu.

Modul Akvizícia rieši problematiku získavania literatúry do fondu knižnice a čerpanie jej rozpočtu. Po vložení aktuálnych údajov o konkrétnej publikácii je systém schopný tlačiť objednávky, prípadne ich posielať elektronickou poštou. Systém taktiež sleduje lehotu plnenia dodávok s cieľom vyreklamovať nedodané publikácie. Priebežne je k dispozícii história objednaného titulu (čiže prehľad informácií od objednávky určitého titulu až po jeho dodanie).

Jadrom integrovaného knižničného systému CLAVIUS je modul Katalogizácia. Pre katalogizáciu jednotlivých typov dokumentov ponúka systém špeciálny vstupný formulár (napr. pre monografie, periodiká, analytický popis článkov periodík, hudobniny, elektronické médiá), ktorý sa môže v prípade potreby ešte modifikovať podľa špecifických požiadaviek každej knižnice. Výbornou pomôckou sú slovníky eliminujúce preklepy a tiež prehľadne, aktuálne a zrozumiteľne spracovaný manuál (pomocník), ktorý používateľom Librisu mimoriadne chýbal. Dobrou funkciou v tomto module je aj stála možnosť konfrontovať údaje vložené do formulárov s aktuálnym stavom katalogizačného lístka. Omylom vložené údaje je možné flexibilne a veľmi jednoducho opraviť na rozdiel od Librisu, kde bolo vymazávanie komplikované a bola nevyhnutná úplná sústredenosť, aby sa omylom nevymazali údaje, ktoré bolo potrebné zachovať. Tým knižniciam, ktoré sa rozhodli spracovávať publikácie v súlade s Anglo-americkými katalogizačnými pravidlami AACR2 vo formáte UNIMARC alebo MARC 21, systém Clavius taktiež vychádza v ústrety. Navyše umožňuje implementáciu tezaurov, i vlastných. V module katalogizácie je ďalej možné v záložke “Údaje o zväzku” kopírovať jednotlivé záznamy, čo je výhodné pri získaní duplicitného titulu. Systém ponúka širokú škálu tlačených výstupov, ale dáva možnosť aj nadefinovať špeciálne zostavy podľa potrieb knižnice. Samotná tlač rôznych zostáv je opäť veľmi jednoduchá, čo neplatilo v prípade Librisu, pri ktorom bolo treba pred pokynom na tlač zadávať vždy množstvo aktuálnych parametrov (napr. veľkosť okrajov, zhustenie, diakritika). Možnosť vytlačenia prírastkového zoznamu a katalogizačných lístkov je pre systém Clavius samozrejmosťou. Aj čiarové kódy je možné vytlačiť jednotlivo, v prípade potreby na ktorýkoľvek samolepiaci štítok z hárku. Záverom k tomuto modulu možno dodať jediné – je radosť s ním pracovať.

Správa seriálov tvorí súčasť modulu Katalogizácia a umožňuje dennú evidenciu došlej periodickej tlače. Po precíznom zápise všetkých údajov do evidencie periodík je možné kedykoľvek získať kompletnú informáciu o jednotlivých tituloch, a to nielen formálne údaje a údaje o dodávke jednotlivých čísiel, ale i údaje o tom, ktoré útvary a v akom množstve určité periodikum odoberajú. Zároveň sú k dispozícii aj informácie o všetkých dodávateľoch odoberaných periodík. Pomocou systému je možné získať priebežné prehľady uhradených faktúr za predplatné periodickej tlače, čo je výhodné pre pracovníkov knižníc najmä v období objednávok na ďalšie ročné obdobie. Výhodou je aj funkcia automatického generovania čiarových kódov pre jednotlivé čísla periodického titulu, čo umožňuje praktickú manipuláciu. Čiarové kódy sa vytlačia na hárky so samolepiacimi štítkami vopred (v predstihu), takže po zaevidovaní dodaného periodika je možné ho ihneď opatriť kódom a dať k dispozícii čitateľom.

Výpožičný protokol je modulom, pomocou ktorého knižnica buduje databázu čitateľov, výpožičiek a v prípade potreby aj poplatkov. V odbornej knižnici ministerstva sa však poplatky nevyberajú, takže posledná možnosť zostáva nevyužitá.

Čo sa týka výpožičiek, každý čitateľ má svoje čitateľské konto, ktoré eviduje dátum výpožičky, prírastkové číslo, signatúru, autora a názov publikácie. Čitatelia aj publikácie sú zadelené do kategórií, pričom každá kategória môže mať vlastné nastavenie na výpočet prolongácií a upomienok. S týmto súvisí aj užitočná funkcia systému – automatický režim upozorňovania na prekročenie výpožičnej lehoty. V prípade, že čitateľ požiada o predĺženie lehoty na výpožičku ešte pred jej uplynutím, je systém i v tomto smere náležite ošetrený. Výpožičný modul systému Clavius umožňuje pracovníčke knižnice operatívne (aj denne) vytlačiť zoznam čitateľov, ktorých je potrebné upozorniť, že nevrátili načas vypožičané publikácie. Taktiež ponúka možnosť tlače upomienok, ale v knižnici ministerstva sa nepoužívajú. Nesvedomití čitatelia sú oslovení len v prípade, keď literatúru, ktorú si vypožičali, si žiada iný čitateľ. Okrem už uvedených výhod systém umožňuje aj rezervácie publikácií. Ide o rezerváciu publikácií, ktoré môžu byť buď v danom momente vypožičané, alebo prípadne aj voľné – čitateľ má záujem, aby si danú publikáciu niekto iný nepožičal, pokým sa sám osobne nedostaví do knižnice.

Súčasťou modulu je i vytváranie štatistík. Táto funkcia umožňuje získať knižnici rôzne štatistické výkazy, denníky alebo prehľad frekvencie výpožičiek jednotlivých titulov. Sú to užitočné dokumenty, ktoré môžu pomôcť pri propagácii a zviditeľňovaní knižnice u manažmentu alebo v rámci inštitúcie.

Výpožičný úsek odbornej knižnice ministerstva je plne automatizovaný. Všetky knihy i väčšina periodík má pridelený čiarový kód, ktorý sa sníma pri výpožičke ručným skenerom. Na výpožičnom pulte je inštalovaný dekóder čipových kariet na identifikáciu interných čitateľov. Dekóder čipových kariet je plne kompatibilný s knižničným systémom Clavius.

Elektronický online katalóg je komfortným nástrojom pre čitateľov, prostredníctvom ktorého sa čitateľ môže zorientovať v knižničnom fonde odbornej knižnice ministerstva. Pre externých čitateľov bude sprístupnený na internete a pre zamestnancov ministerstva na intranete. Interní čitatelia budú môcť zo svojej kancelárie vyhľadávať v elektronickom katalógu informácie o publikáciách v knižničnom fonde a na základe pridelených PIN kódov budú vstupovať do vlastného čitateľského konta, čo im umožní priebežnú kontrolu vlastných výpožičiek, a budú si môcť publikáciu taktiež zarezervovať. Do knižnice tak budú nútení prísť len na to, aby fyzicky prevzali alebo vrátili publikáciu.

Online katalóg ponúka dva spôsoby vyhľadávania – jednoduché a kombinované. Jednoduché vyhľadávanie sa realizuje zadaním jednotlivých rešeršných požiadaviek do 5 vyhľadávacích polí: autora, názvu, hesla, resp. kľúčového slova a ľubovoľného poľa. Najprv je však potrebné určiť, v akom type dokumentov má systém publikáciu hľadať. Názov vyhľadávacích polí “autor” a “heslo” sa dá rozbaliť. Slovníky termínov, ktoré čitateľ takto získa, sú praktickou pomôckou. Na rozdiel od jednoduchého vyhľadávania je kombinované vyhľadávanie určené pre zložitejšie rešeršné požiadavky. Systém umožňuje používať logické vzťahy “rovné”, “začína”, “obsahuje” a “okrem”, ktoré slúžia na kombinovanie jednotlivých rešeršných podmienok. Systém vychádza čitateľovi v ústrety aj možnosťou uloženia zložitej, prípadne často sa opakujúcej rešernej otázky do pamäte. Uložené otázky môžu a nemusia byť viazané na konkrétneho rešeršéra alebo čitateľa. Z praktického hľadiska je táto funkcia vysoko hodnotená, pretože umožňuje rýchlo sa dostať k požadovanej relevantnej množine publikácií.

Pomocou modulu Revízia fondu bude odborná knižnica operatívnejšie vykonávať fyzickú revíziu všetkých publikácií spracovaných v databáze. Keďže publikácie nachádzajúce sa v knižničnom fonde majú čiarové kódy, bude možné využiť ručný skener na pohodlné nasnímanie čiarových kódov, napr. zastaraných publikácií určených na vyradenie, a vytvoriť v textovom editore zoznam pre vyraďovaciu komisiu. Obdobným spôsobom je možné získať aj zoznam stratených publikácií. Všetky stratené a vyradené publikácie sa automatickým režimom následne odpíšu. Čas revízie sa takto podstatne skráti a pravidelné revízie – aj za kratšie časové obdobie – nebudú už problémom.

Ako každý systém aj Clavius má zabezpečený kvalitný a operatívny servis. Podľa potreby môže byť buď predmetom ročnej objednávky, alebo je možné uzatvoriť dlhodobejšiu servisnú zmluvu s tvorcom systému. Okrem už spomenutého bezproblémového servisu je používateľom knižničného systému Clavius k dispozícii bezplatná horúca linka (telefonická a e-mailová), na ktorú je možné v pracovných dňoch zavolať, príp. napísať, a získať potrebnú informáciu alebo radu k určitému problému. Navyše na domovskej stránke tvorcu systému sú sprístupňované ďalšie cenné rady zamerané na špecifické otázky, ako napr. čo robiť pri dočasnej nefunkčnosti katalógu alebo ako sprístupniť fond knižnice na internete. Tvorca sa venuje priebežne ďalšiemu vývoju systému a aktuálne vyššie verzie sú poskytované bezplatne počas päťročnej záruky.

Po štvrťroku práce so systémom Clavius možno skonštatovať, že integrovaný knižničný systém plnohodnotne nahradil v odbornej knižnici ministerstva financií systém Libris. Údaje z jednotlivých čiastkových databáz sa podarilo bezproblémovo prekonvertovať. Nebolo potrebné žiadne údaje prepisovať, ani sa nemuseli prelepovať existujúce čiarové kódy publikácií. Na jednej strane vynaložená niekoľkoročná práca nevyšla navnivoč a na druhej strane sme získali moderný knižničný systém, s ktorým sa pracuje veľmi jednoducho, je flexibilný a umožňuje poskytovať čitateľom služby na kvalitatívne vyššej úrovni. Aj kvôli tomu bol zahrnutý do plánu rozvoja odbornej knižnice nákup ďalších modulov tohto systému.