|
V knihovníckej verejnosti Slovenska je všeobecne známe, že naša knižnica od roku 1996 prevádzkovala
knižnično-informačný systém VTLS, v súčasnosti prevádzkovaný firmou VTLS Inc., nazývaný ako VTLS Classic. Systém
vyhovoval našim požiadavkám. Niektoré nedostatky v jeho prevádzke vyplývali predovšetkým z toho, že knižnica nemala
pri zaobstarávaní dostatok finančných prostriedkov na to, aby mohla zakúpiť všetky moduly. Chýbal nám predovšetkým
modul Document Delivery, ktorý zabezpečoval zadávanie žiadaniek používateľmi priamo zo systému.
V systéme VTLS Classic sme prevádzkovali modul katalogizácie, správy autorít, správy seriálov, výpožičiek,
VTLS Gateway (pre online prístup do katalógu ŠVK). Knižnica mala v systéme spracovaných vyše 200 000
bibliografických záznamov, vyše 300 000 záznamov o exemplároch, okolo 15 000 záznamov o používateľoch, holdingové
záznamy pre všetky tituly dochádzajúcich periodík.
Možnosť zapojenia sa do projektu KIS3G a prechod na nový, modernejší a komplexnejší systém sme privítali a
boli sme jednou z prvých knižníc, ktorá sa k projektu prihlásila. Skutočnosť, že pre projekt KIS3G bol zakúpený
systém Virtua firmy VTLS Inc., sme z pohľadu prechodu na nový systém považovali za našu výhodu a za predpoklad, že
prechod bude pomerne jednoznačný a jednoduchý. Na základe našich konkrétnych skutočností dnes môžeme povedať, že
bez problémov sa neuskutoční žiadny prechod na nový systém alebo na novú verziu systému. Napriek ubezpečeniam
firiem, ktoré systémy vyvíjajú a predávajú, že všetko pôjde bez problémov, nie je to pravda. Problémy vzniknú,
treba sa na ne pripraviť. V našej knižnici to bol len prechod na nový systém tej istej firmy, prechod z US MARC-u
do MARC 21, a predsa to nebolo celkom jednoduché a jednoznačné.
Implementácia mala byť podľa dodávateľa otázkou dvoch, troch dní, maximálne týždňa. V skutočnosti prechodné
obdobie medzi používaním VTLS Classic a Virtua trvalo viac ako dva mesiace.
V súlade s harmonogramom implementácie, ktorý zverejnila Slovenská národná knižnica v Martine, sme prechod na
nový systém načasovali na prázdninové mesiace. V tomto období knižnicu navštevuje málo používateľov a dva týždne je
pre verejnosť úplne zatvorená. Bol by to pre nás ideálny čas, aby sme odstránili chyby a nedostatky z prenosu dát,
dôkladnejšie a bez stresov sa zoznámili v praxi (nie na školeniach) so systémom a pripravili sa na zvýšený počet
používateľov v septembri a októbri.
Dáta z VTLS Classic sme vyexportovali už koncom júla. Najprv plánovali bibliografické záznamy preniesť do
systému Virtua pracovníci SNK. Po dohode s firmou VTLS Inc. dáta komplexne preniesli jej pracovníci. V prvej fáze
prenášali naše dáta spoločne s bibliografickými záznamami SNK a východoslovenského združenia ZVYKNI. Do jednej
databázy sa dostali záznamy, ktoré boli spracované na rôznej úrovni, bez použitia autorít. V systéme Virtua neboli
nastavené filtre na lokáciu, dokumenty, ktoré má knižnica vo fonde, boli pre našich používateľov veľmi ťažko
vyhľadateľné. V databáze bolo potrebné robiť ešte mnoho úprav, testovania, čo pre našu knižnicu, ktorá potrebovala
veľmi rýchlo prejsť do ostrej prevádzky s modulom Výpožičky, bolo neprijateľné. Po dohode so SNK bola pre našu
knižnicu dočasne vyčlenená samostatná databáza, do ktorej boli nanovo nahraté kompletne naše dáta z VTLS Classic.
Tento proces trval do začiatku októbra. V tomto prechodnom období sme nové bibliografické záznamy o dokumentoch,
záznamy o nových používateľoch ukladali na lokálne počítače, výpožičky a vrátenia dokumentov sme registrovali v
programe Virtua-Circulation Backup taktiež na lokálnych PC. Po ukončení prenosu dát sme v časovom strese
skontrolovali úplnosť a kvalitu prenesených údajov, museli sme nastaviť parametre databázy a za pomoci pracovníkov
SNK sme začali aktualizovať dáta. Prenos bibliografických záznamov a záznamov o používateľoch z lokálnych PC do
systému Virtua na serveri v Bratislave nebol problém. Problémom bola aktualizácia výpožičiek a aktivít
používateľov. Dva mesiace je dlhý čas na prevádzkovanie modulu Cirkulation Back-up, najmä vtedy, ak sa do tohto
času začlenili aj dni medzi 15. septembrom a 15. októbrom, keď našu knižnicu denne navštívi 800 – 1 000
používateľov, evidujeme mnoho nových používateľov a mnohým predlžujeme platnosť preukazu. Práve preregistrovaní
používatelia robili pri aktualizácii údajov najväčšie problémy. Systém nezaktualizoval konto používateľa v systéme
Virtua skôr, ako mu bola predĺžená platnosť preukazu.
V čase písania tohto príspevku (koniec októbra) “na ostro” prevádzkujeme v systéme Virtua moduly
Katalogizácia, Správa autorít, Správa seriálov, Výpožičky, OPAC a i-Portal Chameleon. Sústavne musíme kontrolovať
správnosť údajov a opravovať niektoré dáta. Nie všetky sa preniesli korektne, napríklad pri dokumentoch, ktoré sú
umiestnené v študovniach a požičiavajú sa len prezenčne, je status dokumentu “dostupné”. Predpokladáme, že sú to
chyby, ktoré vznikli kvôli postupnému poznávaniu a používaniu systému VTLS Classic. Počas prevádzky sme napríklad
dopĺňali v parametroch triedu dokumentu, upravovali parametre výpožičiek a podobne.
Pracovníci knižnice si pomerne rýchlo osvojili prácu so systémom. Je používateľsky príjemný a pohodlný,
poskytuje komplexnejšie a rýchlo dostupné údaje o dokumentoch, používateľoch, výpožičkách.
Ak porovnáme prevádzku v systéme VTLS Classic a Virtua, musíme konštatovať, že v novom systéme zatiaľ
nerobíme všetko to, čo sme robili v pôvodnom. Netlačíme prírastkové zoznamy, katalogizačné lístky, upomienky, stále
nefunguje elektronická žiadanka na dokument priamo z OPAC-u. To sú všetko problémy, ktoré musíme urýchlene
riešiť.
Systém je zakúpený Slovenskou národnou knižnicou a je nainštalovaný na serveri v Bratislave. Nemáme
administrátorský prístup na server, okrem nastavenia parametrov pre našu bázu v programe Virtua Profiler.
Administrátor nemá oprávnenia na vyberanie alebo prezeranie údajov priamo z tabuliek, vytvárať tzv. ad hoc reports,
nedokáže sa pozrieť, čo sa deje na serveri. Zatiaľ máme prístup len k vopred definovaným výstupom cez webové
rozhranie – tzv. InfoStation.
V prípade určitej chyby, nastavení globálnych parametrov alebo nefunkčnosti niektorých procesov nemôžeme
priamo riešiť problémy tak, ako sme to robili pri predchádzajúcom systéme. Musíme sa obracať s požiadavkou na
riešenie do SNK. Na e-mailové požiadavky často nedostávame odpoveď obratom. Stalo sa, že sme museli telefonicky
urgovať riešenie problému. Pri súrnych požiadavkách o pomoc musíme telefonovať, najlepšie na mobilné telefóny
zodpovedných pracovníkov. Ak má byť projekt KIS3G naozaj funkčný, bude potrebné doriešiť pružnosť technickej a
systémovej podpory, dozor nad systémom, hot line.
Uvedomujeme si, že sme v rámci projektu KIS3G prvou knižnicou, ktorá pracuje v systéme Virtua v ostrej
prevádzke, a mnoho funkcií a procesov budeme musieť dolaďovať, testovať, možno aj modifikovať. Kým ostatné knižnice
sa pripravujú na prenos bibliografických záznamov, údajov o používateľoch a výpožičkách, v našej knižnici sa
priebežne dolaďujú nastavenia parametrov, opravujú chyby z prenosu dát
. Upozorňujeme na nesprávnosť prekladov na obrazovkách, systémových správach, na
nefunkčnosť niektorých tlačidiel a podobne.
V súčasnosti riešime tlač upomienok, oznámení používateľom a vrátení sa dokumentov do knižnice, ktoré mali
rezervované, do konca roka plánujeme pripraviť potrebné vstupy na spustenie modulu Akvizícia (uložiť záznamy o
dodávateľoch, predpripraviť účty na akvizíciu jednotlivých druhov dokumentov a pod.). Elektronickú žiadanku, ktorá
je pre pružnosť výpožičného systému a odstránenie nepríjemností v práci s používateľmi nutnosťou, riešia v
Slovenskej národnej knižnici v Martine.
Okrem problémov, ktoré sa týkajú priamo implementácie a prevádzky systému Virtua, sa pred nami denne vynárajú
aj otázky súvisiace so spracovávaním informačných dokumentov vo formáte MARC 21. V pôvodnom systéme sme
spracovávali záznamy vo formáte US MARC a v úplnosti, aká vyhovovala našej knižnici. V súčasnosti si uvedomujeme,
že záznamy budú súčasťou jednotnej slovenskej databázy a mali by spĺňať podstatne vyššie požiadavky z hľadiska
úplnosti záznamov, ale aj z hľadiska jednotnosti ich spracovania. Privítali by sme, keby boli celoslovensky prijaté
a zverejnené požiadavky na to, ktoré polia a podpolia je potrebné v zázname vypĺňať, či budú používané národné
polia a ktoré.
Možno po prečítaní uvedených riadkov sa zdá, že problémov je nad hlavu. V našej knižnici vieme, že sú to
počiatočné problémy a že ich musíme prekonať.
S našimi skúsenosťami, poznatkami z prevádzky systému Virtua sme ochotní podeliť sa s ostatnými knižnicami a
pracovníkmi, ktorí budú zapojení do projektu KIS3G. Ponúkame záujemcom možnosť priamej stáže na našich
pracoviskách, aby sa bližšie oboznámili s fungovaním systému a možno sa vyhli niektorým chybám, ktorých sme sa
dopustili pri implementácii a počiatočnej prevádzke systému my. Riešiteľom projektu KIS3G navrhujeme, aby sa naša
knižnica stala experimentálnou a pilotnou knižnicou projektu.
|