Redakčné systémy a ich pomoc v knihovníckej praxi
Zo Slovenska|
V súčasnosti majú vlastnú webovú stránku nielen veľké vedecké a akademické knižnice, ale aj mnohé menšie verejné knižnice. A hoci web a práca s ním je pre mnohé naše knižnice bežnou každodennou samozrejmosťou, nad vizuálnou a obsahovou stránkou a technikami, nad vkladaním informácií na web a ich prezentovaním sa už možno zamýšľame menej. Pritom možností sa ponúka hneď niekoľko. Ešte pred pár rokmi to vo väčšine prípadov bolo tak, že web sa vytváral veľmi prácne a všetko bolo sústredené na jedného človeka – často zdatného technika, ktorý mal na starosti aj webovú prezentáciu inštitúcie. S postupom času pozvoľna odchádza aj doba webových polyhistorov (niekde pomalšie a niekde rýchlejšie), pretože nie každý technik pracujúci v knižnici je dobrým webovým dizajnérom či programátorom. Rozhodujúce je však časové hľadisko: obsah stránok treba často meniť veľmi rýchlo. Naše stránky si môžeme vytvárať prácne na najnižšej úrovni – priamo v zdrojovom kóde, napr. v Poznámkovom bloku (v origináli: Notepad) systému MS Windows, pričom máme náš kód plne pod kontrolou. Takéto programovanie si však vyžaduje si veľmi dobré znalosti či už jazyka HTML, XHTML, kaskádových štýlov alebo rôznych skriptovacích jazykov typu PHP, PERL, PYTHON, JAVA a pod., alebo dokonca ovládanie práce s databázami. To všetko, samozrejme, závisí od obsahu, ktorý chceme prezentovať. V neposlednom rade je práca so zdrojovýcm kódom dosť zdĺhavá. Alebo pre náš cieľ môžeme použiť niektorý z množstva voľne dostupných alebo akokoľvek inak licencovaných WYSIWYG editorov, ktoré nám môžu pomôcť aj s vizuálnym návrhom nášho webového obsahu – samozrejme, aj s možnosťou prípadného zásahu do nami vytváraného zdrojového kódu, pokiaľ majú v sebe zahrnutú takúto funkciu. Väčšinou však áno. V tom druhom prípade ide najmä o konverzné nástroje. Pri použití takýchto editorov však väčšinou vzniká aj vedľajší efekt – výsledný zdrojový kód sa často neúmerne prehusťuje o zbytočné tagy, čím časový interval načítania webového obsahu narastá. Akosi mimochodom nám to môže evokovať otázku, ako efektívne a relatívne bezbolestne napĺňať obsah našich webových stránok. Odpoveďou by mohla byť posledná možnosť, o ktorej budeme ďalej hovoriť širšie, a tou je použitie niektorého z voľne šíriteľných alebo komerčných redakčných systémov, ktoré nám dávajú plnú kontrolu nad obsahom, ktorý chceme publikovať na webe. Čo je to redakčný systém? Redakčný systém (tiež označovaný termínom publikačný systém; v angličtine CMS – Content Management System) by sme mohli zjednodušene charakterizovať ako softvérový nástroj pre tvorbu a publikovanie obsahu na internete viacerými tvorcami súčasne. Existujú však aj redakčné systémy, ktoré nie sú primárne využívané pre webové sídla, ale využívajú sa na správu obsahu všeobecne a pracujú ako aplikácie. Toto riešenie sa využíva najmä v komerčnom sektore. V praxi sa často stretávame s redakčnými systémami, ktoré majú modulárny charakter, skladajú sa teda z niekoľkých samostatných celkov – modulov, ktoré navzájom spolupracujú a obhospodarujú funkcionalitu súčastí komplexného systému. Ako príklad môžeme uviesť prirovnanie k modulárnemu knižnično-informačného systému, ktorého modulmi môžu byť napr. akvizícia, katalogizácia, výpožičky, správa seriálov či OPAC. Tu treba osobitne upozorniť na veľmi podstatnú vec – redakčný systém nám umožňuje spravovať náš webový obsah bez nutnosti poznať jazyk HTML, prípadne iné skriptovacie jazyky alebo prácu s databázou. Je v ňom možné obsah tvoriť, modifikovať, alebo tiež vymazať bez špeciálne zdatného odborníka. Možnosti a funkcionalita konkrétnych redakčných systémov sa môžu líšiť, no zvyknú obsahovať prvky ako publikovanie priamo v prostredí webu, formátovanie publikovaného dokumentu/obsahu, kontrolu a validáciu údajov, indexovanie a tiež napr. vyhľadávanie v obsahu webu. Redakčný systém by mal obsiahnuť celoživotný cyklus dokumentu – od procesu tvorby dokumentu, jeho publikovania až po jeho následnú archiváciu, na čo sa dosť často zabúda. Konkrétny obsah webu (jednotlivé webové stránky) môžu tvoriť aj bežní knihovníci v knižnici, ale je nutné, aby koordináciu stránok mal na starosti odborník, ktorý sa vyzná v práci s konkrétnym redakčným systémom, ktorý pozná všeobecné zásady práce s redakčnými systémami a ktorý je schopný poskytovať odbornú pomoc z konzultačného a koordinačného hľadiska. Aké základné kritériá by mal spĺňať kvalitný redakčný systém? Proces výberu redakčného systému (ďalej len RS) nebýva pre knižnicu jednoduchou záležitosťou. V prvom rade si musíme určiť, čo potrebujeme publikovať a aké budú naše požiadavky na redakčný systém. Môžeme vychádzať z cieľov a poslania knižnice, z predchádzajúcich skúseností s vlastnou webovou prezentáciou našej knižnice (ak bola už niekedy realizovaná), zo skúseností iných knižníc s webovými prezentáciami alebo priamo s konkrétnymi RS. Kritérií a cieľov, ktoré by mal spĺňať kvalitný RS, môže byť mnoho. Pozrime sa najprv na východiskové kategórie pre základnú funkcionalitu týchto aplikácií, ako ich uvádza vo svojej práci Robertson [1]:
Tieto základné kategórie pokrývajú nároky na celý životný cyklus tvorby webového sídla, teda od vytvorenia obsahu cez jeho prezentáciu až po doručenie ku koncovým používateľom. Netreba však zabúdať aj na archiváciu, takú dôležitú práve v knihovníckom sektore. To môže byť pre nás rozširujúca kategória. Vytvorenie obsahu Vstup do RS by mal byť používateľsky prívetivý a jednoduchý, pripomínajúci pracovné prostredie podobné textovým editorom, ako sú napr. Open Office alebo MS Word, bez nutnosti poznať HTML či iné webové technológie. Systém by mal umožňovať plnú kontrolu nad štruktúrou webového sídla, t. z. ako zaradiť vytvorenú informáciu medzi ostatné a ako ich navzájom prelinkovať. Dnešné RS ponúkajú možnosť autorizácie na báze webového rozhrania segmentovanú na jednotlivých redaktorov/používateľov, čo v praxi znamená napr. aj možnosť pridávania obsahu na diaľku, čo zas umožňuje veľkú flexibilitu práce nezávisle od miesta, kde sa redaktor nachádza. Riadenie obsahu Vytvorená stránka vytvorená sa uloží v centrálnom aplikačnom repozitári redakčného systému (je to miesto, kde sa ukladá kompletný obsah webového sídla). Centrálny aplikačný repozitár zvyčajne umožňuje RS využívať niekoľko zaujímavých funkcií, ako sú napríklad sledovanie zmien v rámci celého webového sídla (sledovanie všetkých verzií stránok, kto menil, pridával, ktorú stránku a kedy); udržiavanie kontroly nad jednotlivými sekciami webového sídla (sledovanie zodpovednosti – teda že stránky v sekciách možno modifikovať podľa zodpovednosti za ne) a tiež plná integrácia s existujúcimi informačnými zdrojmi a IT systémami. Výhodou RS je, že umožňujú široké možnosti pracovného prostredia, ktoré môže byť vyšpecifikované napr. úrovňovo. V praxi to môže vyzerať napr. tak, že autor pripraví informáciu, táto je automaticky odoslaná niekomu vyššiemu zodpovednému na odsúhlasenie uverejnenia a potom napr. ešte tímu, ktorý ma na starosti web, na finálne úpravy. Tento spôsob práce sa v knižniciach pravdepodobne nebude používať a autor bude uverejňovať stránku priamo na svoju zodpovednosť, prípadne so schválením svojho nadriadeného. S takýmto postupom sa stretávame aj na našom najznámejšom knihovníckom portáli InfoLib. Jednotliví redaktori sú zodpovední za svoju sekciu a pridávajú do nej stránky. V prípade problémov sa môžu obrátiť na odborný personál v rámci CVTI SR, ktoré portál spravuje, ale v zásade obsahové schválenie nepotrebujú a za obsah sú zodpovední oni sami. Kvalitný RS musí fungovať tak, aby zaznamenával každú zmenu na stránke a tiež celkový stav stránky vrátane zverejnenia a prípadného neskoršieho vymazania (napr. po vypršaní platnosti konkrétneho obsahu na stránke). Pracovné prostredie RS by malo umožniť viacerým tvorcom podieľať sa na tvorbe a manažovaní obsahu sídla, ale je dôležité striktné dodržovanie kvality, správnosti a konzistencie informácií na webovom sídle. Pravidlá práce s RS vnášajú poriadok oproti manuálnemu vytváraniu stránok, kde sa stránky môžu vytvárať mnohými cestami a spôsobmi a kontrola sa udržuje omnoho ťažšie. V tomto prípade to za nás robí priamo RS. Publikovanie Keď je finálny obsah pripravený v repozitári, môže byť publikovaný na webovom sídle – na internete alebo na intranete. Výhodou redakčných systémov je prítomnosť nástrojov, ktoré zabezpečujú, že finálne stránky majú rovnaký dizajn ladiaci s celým webovým sídlom. Každá stránka môže vyzerať aj odlišne, no to už závisí len od tvorcu webového sídla (alebo od tvorcov či implementátorov RS), pre aký dizajn sa rozhodne. Kvalitný webový dizjan a prezentácia na internete sú pre každú inštitúciu veľmi dôležité nástroje komunikácie – knižnice nevynímajúc. RS zabezpečuje, aby publikovaná stránka bola konzistentná vzhľadom na celé webové sídlo a aby mohla byť použitá kdekoľvek v rámci tohto sídla. Dôležitý je aj fakt, že umožňuje autorovi sústrediť sa len na samotný obsah príspevku bez starosti o vzhľad stránky. RS by mal plne automatizovať publikovanie webového sídla organizácie. Prezentovanie Kvalitný RS by mal poskytnúť viaceré funkcie na zvýšenie kvality a efektivity publikovaného webového sídla. Napr. umožniť intuitívnu navigáciu na stránke, podporu pre viacero webových prehliadačov, alebo tiež prispôsobenie používateľom s rôznymi obmedzenými možnosťami prístupu, napr. pre handicapovaných. RS môže byť použitý aj pre zvýšenie dynamickosti a interaktivity webového sídla, aby bol zvýšený komplexný vplyv na koncového používateľa. Avšak redakčné systémy často umožňujú aj ďaleko viac rozširujúcich funkcií. Veľmi silným nástrojom rôznych RS je koncepcia publikovania jediného zdroja, čo v praxi znamená, že stránka alebo článok môže byť automaticky publikovaný vo viacerých formátoch. Môže sa jednať o tlačené formáty (PDF, MS Word doc, rtf alebo pod.), formáty pre bezdrôtové zariadenia a handheldy (napr. WAP a pod.) alebo XML. Ako si má knižnica vybrať redakčný systém? Proces výberu RS nie je jednoduchý, ale použitie RS je výbornou pomôckou a odľahčenie práce pre personál knižnice. Redakčné systémy delíme na dve základné kategórie: voľne šíriteľné (tzv. open source) a komerčné. V oboch prípadoch máme k dispozícii desiatky až stovky rôznych produktov rôzneho zamerania, rozsahu aj predpokladanej formy použitia. Treba si však uvedomiť, že produkt šitý na mieru pre tú-ktorú inštitúciu (a teda aj pre knižnicu) sotva nájdeme, a preto v každom prípade bude nutná implementácia RS na naše podmienky. Pri výbere RS môžeme postupovať viacerými cestami. Môžeme si zvoliť cestu výberového konania, prípadne cestu implementácie RS vlastnými kapacitami na vlastných hardvérových zariadeniach, prípadne použiť na implementáciu komerčnú firmu, ktorá môže neskôr pomôcť aj so spravovaním produktu (napr. v prípade open source), pokiaľ by vlastné kapacity nepostačovali. V prípade komerčného produktu by podporu mala vykonávať len dodávateľská firma. Každá knižnica by sa mala pri výbere nového RS alebo prechode zo starého na nový RS zamyslieť nad niekoľkými základnými otázkami. My sa teraz oprieme o nasledujúcich 17, ktoré uvádza Jonathan Briggs [2]. 1. Chcete kúpiť program alebo službu? Niektoré RS sa nainštalujú na váš server ako softvér. Iné systémy sú umiestnené u dodávateľa (webhosting) a sprístupňované cez webový prehliadač. Tieto druhé systémy môžu byť lacnejšie, platené v určitých časových úsekoch (napr. mesačne, štvrťročne, polročne alebo ročne) a zároveň nevyžadujú vysokú technickú odbornú kvalifikáciu a podporu. Na druhej strane však RS prvého zmieneného typu umožňujú úplnú kontrolu nad systémom. Závisí už len od knižnice, či by zvládla takúto obsluhu komplexného softvéru vlastnými kapacitami. 2. RS musí vytvárať nielen statické HTML stránky, ale aj dynamické! Viaceré RS ukladajú dáta v databáze a stránky vytvárajú, len keď si ich návštevníci webového sídla vyžiadajú. Tento spôsob je efektívny, ak sa informácie menia veľmi často (napr. aj viackrát denne) alebo keď je stránka vysoko personalizovaná, ale je nedostatočne výkonná a výsledok sa zobrazuje veľmi pomaly. Sofistikovanejšie systémy ukladajú stránky do záložnej (tzv. cache) pamäte a nové stránky vytvárajú len v prípade, ak sa zmenia informácie. Niektoré systémy používajú podobné obnovovacie nástroje, ktoré umožňujú, že sa zmeny na stránkach prejavia, akonáhle boli informácie na nich zmenené. Veľkou výhodou tohto prístupu k publikovaniu je to, že takéto stránky sú skôr vyhľadateľné v rôznych internetových vyhľadávačoch. 3. Bude RS pracovať pre vás v efektívnom pracovnom prostredí? Komplexné webové sídla sú často výsledkom snaženia celého tímu ľudí v organizácii. RS väčšieho rozsahu majú zvyčajne naimplementovanú podporu viacerých prispievateľov a redaktorov a spôsoby koordinácie ich práce. S pracovnými postupmi, ako sú napr. schvaľovanie príspevkov alebo spolupráca, môžu mať naopak problémy RS menšieho rozsahu, aj keď to nemusí byť pravidlom. 4. Budete môcť publikovať vaše sídlo na rôznych platformách? Na zvýšenie dosahu vašich stránok môžu poslúžiť aj iné platformy, ako sú napr. rôzne mobilné a bezdrôtové zariadenia (napr. mobilné komunikátory, PDA a pod.), kiosky alebo dokonca TV. V našich podmienkach a knižniciach sa tieto zariadenia využívajú ešte veľmi málo, no v budúcnosti sa im nevyhneme. Z pozície RS je tu dôležitá možnosť vytvorenia rôznych typov šablón pre rôzne typy platforiem, ale tak, aby bol pre ne použitý rovnaký obsah. 5. Kto používa RS? Veľké organizácie používajú a publikujú obsah iným spôsobom ako malé, a preto často potrebujú aj inú funkcionalitu. Je potrebné sa ubezpečiť, že poskytovateľ RS má skúsenosti s typom aplikácie, ktoré potrebuje vaša organizácia. 6. Aké budú výdavky na uvedenie webového sídla do prevádzky? Niektorí dodávatelia ponúkajú balík, v ktorom je zahrnutý samotný RS vrátane grafického návrhu, školení či iných služieb. Iní dodávatelia zase oddeľujú samotný RS od akejkoľvek práce na dizajne a ďalšie požadované služby sa potom platia osobitne. Ukazuje sa, že efektívna cesta je odhadnúť celkové náklady na RS komplexne, pretože akákoľvek následná zmena si vyžiada ďalšie investície. 7. Aké sú náklady na RS za rok? Jedna z možností je vynaložiť väčší jednorazový poplatok, ktorým získate RS do svojho vlastníctva a stávate sa relatívne nezávislým od dodávateľa, pričom každú zásadnejšiu zmenu webového sídla (napr. dizajn, štruktúra) musíte riešiť formou objednávky. Druhou možnosťou je zakúpiť RS a s dodávateľom uzavrieť dohodu o paušálne platenom priebežnom servise. Je potrebné vystríhať sa pred veľmi nízkymi cenami produktov, lebo sa môže stať, že technickú podporu budete mať takmer nulovú alebo na veľmi nízkej úrovni. 8. Budete platiť za vytváranie alebo vývoj softvéru? Pri výbere RS treba dbať na to, aby nešlo len o poloprodukt šitý horúcou ihlou, ktorý sa značne prispôsobuje pre každú organizáciu. Napríklad si treba prehliadnuť už fungujúce webové sídla s týmto produktom a zistiť, či je produkt spoľahlivý. Zároveň si preverte zhodnosť a rozdielnosť takejto inštitúcie s vašou a na základe toho sa môžete rozhodnúť, či vám tento RS vyhovuje. 9. Bude nejako obmedzená funkcionalita alebo vzhľad vášho webového sídla? Riadenie obsahu oddeľuje obsah od jeho prezentácie prostredníctvom používania šablón. Niektoré RS používajú reštrikčný systém šablón, ktorý nemusí vyhovovať vašej knižnici. V tomto prípade opäť platí podobná rada ako v 8. bode – overiť si to v organizáciách, kde tento RS už funguje. 10. Ako zaobchádza RS s obrázkami? Obrázky a fotografie sú veľmi dôležitý prvok pri vytváraní webu, preto je nutné vedieť, ako sa vo vybranom RS s nimi pracuje. Existuje nejaká knižnica obrázkov, ktorú budete môcť používať alebo pripojiť na používanie? Umožňuje softvér meniť veľkosť obrázkov alebo fotografií, aby boli cez web prístupnejšie? Akú veľkú kontrolu máte pri ich využívaní v šablóne a dizajne RS? 11. Cítite sa ako v pasci? Zmena alebo obstaranie RS je vždy dosť veľký záväzok. Zistite si, či je pre vás jednoduché zmeniť RS v prípade akejkoľvek potreby alebo problémov. Zároveň si preverte, či môžete opätovne použiť vaše dáta pri opätovnom štarte s iným RS pri prípadnom novom začiatku. 12. Aké náročné na používanie sú nástroje RS? Treba vedieť, koľko školení a pomocnej podpory budú potrebovať jednotliví prispievatelia. Spustenie komplexných webových sídiel si vyžaduje sofistikované nástroje na ich manažovanie, ale tieto by mali byť všetkým zrozumiteľné a jasné na používanie. Treba vyvážiť ľahkosť používania vo vzťahu k flexibilite, ktorú vám ponúkajú jednotlivé nástroje. 13. Môžete použiť svoje už existujúce databázy? Je možné, že vo vašej knižnici už máte informácie uchovávané v iných počítačových systémoch, ako napr. intranet, databázy alebo staré webové sídlo – s databázou alebo bez nej. Možno si budete priať vyextrahovanie obsahu z vášho pôvodného RS. Možno zas neskôr si budete priať vyextrahovať dáta z vášho nového RS a použiť ich do rôznych brožúr, propagačných materiálov či posielať e-mailom. Presvedčte sa, či RS, ktorý si vyberáte, môže byť jednoducho prelinkovaný s rôznymi dátovými formami a zhodnotiť aktivity vašej organizácie. 14. Môže redakčnému systému spôsobovať problémy hosting vášho webového sídla? Treba uvážiť, kde a ako je prevádzkovaný webhosting vašich stránok. Máte bezproblémovú možnosť využitia webového servera Apache, webových serverov od Microsoftu, alebo si server prevádzkujete dokonca sami? Alebo tieto skutočnosti zaisťuje pre vás váš RS v spolupráci s dodávateľom? Pri plánoch na zakúpenie alebo zmenu RS treba zvážiť všetky náklady spojené s webhostingom. 15. Ako sa výber RS prejaví na zmene vašej organizácie? Takáto markantná zmena môže byť zároveň príležitosťou na komplexnú zmenu v organizácii. Jednak v reorganizácii práce v organizácii a taktiež aj v nejakom vonkajšom prejave (napr. zmena loga, zmena farieb inštitúcie a pod.). 16. Budete mať nejaký osoh zo zmien alebo aktualizácií RS? RS sa stále vyvíjajú a mali by ste sa ubezpečiť, že ich aktualizácia dodávateľom aj vám prinesie osoh – v podobe zakotvenia klauzuly o zakomponovaní zmien a aktualizácii pre vašu organizáciu v zmluve s dodávateľom. Ako fiktívny príklad môžeme uviesť inštitúciu, ktorá zakúpila redakčný systém – na začiatku sú všetci spokojní. Ale ako ukazuje vývoj, aj trendy v knihovníckych portáloch prechádzajú veľmi dynamickými zmenami, a to evokuje požiadavky na zmenu ovládania, na pridávanie nových funkčných prvkov a taktiež priebežný redizajn webového sídla, aby spĺňal všetky moderné kritériá. Potrebné je všetko, čo sa týka budúcich zmien, zahrnúť aj do zmluvy. A platí to v podstate pre každú inštitúciu a nielen pri nákupe RS, ale akéhokoľvek softvéru. 17. Ako RS zmení systém práce vo vašej knižnici Toto je asi najťažšia, ale najdôležitejšia otázka na zváženie, žiaľ, často ignorovaná zo strany dodávateľov. Ak plánujete široko komplexné webové sídlo s viacerými prispievateľmi, budete si musieť dobre premyslieť organizáciu práce, aby web bol priebežne aktualizovaný. Vami zvolený RS musí spolupracovať s týmito ľuďmi a procesmi, čo vôbec nie je jednoduché. Ale treba to dopodrobna rozdiskutovať s dodávateľmi a nájsť efektívny spôsob, ako nové webové sídlo integrovať do vašej knižnice. Vybrať komerčný alebo open source RS? A čo vlastne vybrať? Je to ťažká otázka, ale záleží na odvahe a možnostiach konkrétnej knižnice. Open Source redakčným systémom sa budeme venovať v inej práci, pretože je to samostatná kapitola s veľkými možnosťami, ale aj veľkými otáznikmi. V každom prípade ich netreba podceňovať. Pri konkrétnom rozhodovaní je dôležitá najmä podpora od dodávateľa, kde by mohol mať Open Source RS isté trhliny, keďže je to často komunitný produkt pre nekomerčné použitie, má však aj množstvo pozitív – bez ohľadu na cenu. Implementovať takýto systém však predpokladá určité úsilie a technické znalosti, ale často aj hardvérové možnosti, preto predpokladáme, že knižnice budú využívať asi skôr komerčné produkty. Aj tých je však veľké množstvo a vybrať si na trhu nie je veľmi jednoduché. Veríme, že táto krátka štúdia a prehľad v prílohe poskytne knižniciam aspoň základné zorientovanie sa v problematike a že im pomôže vybrať si “ten svoj” RS. Aj tu však platí – viackrát meraj a len raz strihaj!
Príloha 1: Abecedný prehľad 25 komerčných redakčných systémov na Slovensku Poznámka a vysvetlenie: Prieskum zahŕňa len základné charakteristiky RS tak, ako ich mali jednotlivé firmy dostupné na svojich webových sídlach ku dňu 15. 2. 2006. Bližšie informácie o produkte poskytuje tá-ktorá firma. Pokiaľ sú v tabuľke prázdne polia, uvedené informácie ku konkrétnemu RS neboli v čase prieskumu k dispozícii na webe dodávateľa. Modulárny systém znamená, že systém sa skladá z viacerých modulov, ktoré poskytujú rôznu funkcionalitu v rámci webového sídla.
Zoznam bibliografických odkazov
|
