Životný cyklus e-zdrojov v knižnici

Máte elektronické dokumenty v knižnici evidované podobne ako tie papierové? Dokážete e-zdroje ponúknuť používateľom a sledovať zodpovedne ich využívanie? Kto a ako sa vo vašej knižnici podieľa na rozhodovaní o nákupe e-zdrojov? Myslíte si, že akvizícia so službami nesúvisí?

E-zdroje mávajú v knižniciach špeciálne postavenie i napriek tomu, že sa už stali bežnou súčasťou fondov. Vyplýva to predovšetkým z ich formátu: sú jednoducho dostupné, ale nedajú sa označiť pečiatkou či exlibrisom. Rozmanitosť e-zdrojov a ich pokrytie je širšie než pri tlačených dokumentoch, čo komplikuje rozhodovací proces o ich nákupe. Životný cyklus e-zdroja v knižnici je odlišný od tlačených dokumentov. V schéme sú zobrazené základné fázy života e-zdrojov a ich postupnosť.

Objavovanie nových zdrojov stojí na začiatku celého cyklu. V tomto bode sa stretávajú názory a vízie knižnice s podnetmi od používateľov. Proces hľadania tých správnych informačných zdrojov pre používateľov sa v prvom rade musí opierať o analýzu ich potrieb z pohľadu tematického pokrytia, hĺbky retrospektívy, typov sledovaných dokumentov, dostupnosti úplných textov, jazyka a podobne. Forma, akou môže knižnica získať spätnú väzbu od používateľov, je rôznorodá: počínajúc zberom okamžitých pripomienok a požiadaviek z oddelenia služieb cez vyhodnocovanie požiadaviek na rešerše z aktuálnych e-zdrojov až po cielenú dotazníkovú kampaň.

Knižnica by tiež mala byť aktívnym prvkom – mala by mať vlastnú víziu poskytovaných služieb. Pri príprave koncepcie sa knižnice najčastejšie opierajú o porovnania s inými podobnými knižnicami doma či v zahraničí (tzv. benchmarking) a mali by byť tiež schopné využiť nástroje marketingu na prieskum trhu (opäť hlavne so zameraním na poznanie konkurencie a porovnanie dopytu a ponuky).

Z pohľadu systémov na manažment e-zdrojov sa v tejto fáze dajú využiť práve nástroje pre benchmarking. Kvalitná znalostná databáza dodávateľa systému či služby dokáže vytvoriť vzorku odporúčaných či využívaných e-zdrojov pre knižnicu charakterizovanú viacerými kritériami (odborové zameranie, typ inštitúcie a pod.).

Hodnotenie zdroja či zdrojov spočíva v zbere informácií o vybranom zdroji. Okrem iného sú pre rozhodovanie dôležité:

• informácie o producentovi (hodnovernosť);
• informácie o vydavateľstve (môžu byť odlišné od producenta);
• informácie o obsahu (vrátane zoznamov sledovanej literatúry, retrospektívy a pod.);
• informácie o vyhľadávacom nástroji (vrátane možností ďalšej integrácie);
• informácie o licenčných podmienkach (vzdialený prístup, zasielanie úplných textov, archívne práva, ceny a pod.);
• a v neposlednom rade aj porovnanie s kolekciami, ktoré už knižnica predpláca, prípadne o nich práve rozhoduje.

Všetky tieto i ďalšie informácie knižnica získava od svojich dodávateľov a/alebo z webových stránok producentov, vydavateľstiev a ich zástupcov. Systémy na manažment e-zdrojov dokážu mnohé z týchto informácií ponúkať z jedného miesta: odkazy na producenta, vydavateľstvo, zoznamy sledovanej literatúry a pod. Kvalitné nástroje na manažment e-zdrojov umožňujú tiež evidovať základné informácie o licenčných podmienkach a ponúkajú samostatný nástroj na analýzu prekrytia jednotlivých zdrojov.

Skúšobný prístup alebo ukážkový prístup je služba, ktorú ponúkajú takmer všetky vydavateľstvá. Zmyslom skúšobného prístupu je prakticky overiť informácie získané v predošlom kroku. Na tomto mieste sa hodnotený e-zdroj môže po prvý raz dostať i medzi používateľov. Je vhodné, aby o skúšobnom prístupe boli informovaní tí používatelia, ktorí ho môžu pomôcť vyhodnotiť. Okrem overenia obsahu je skúšobný prístup vhodný predovšetkým na overenie funkcií vyhľadávacieho prostredia, niekedy i na overenie kompatibility s ostatnými systémami, ktoré knižnica využíva.

V tejto fáze rozhodovania sú v systémoch manažmentu e-zdrojov dôležité funkcie umožňujúce zverejniť informáciu o aktuálnom skúšobnom prístupe na portáli alebo inom mieste, kde sú používatelia zvyknutí pristupovať k e-zdrojom. Dôležité je tiež sledovanie využívania, pretože nie vždy je možné zo skúšobného prístupu získať štatistiky od vydavateľstva.

Rozhodovanie o nákupe je fáza, v rámci ktorej musí knižnica porovnať doteraz získané údaje. V tomto kroku by už mala mať knižnica k dispozícii aj oficiálnu cenovú ponuku a dostatok znalostí o licenčných podmienkach a požiadavke vydavateľstva, či je potrebné podpísať licenčnú zmluvu. Výsledkom je rozhodnutie, ktoré môže viesť k ďalšiemu vyjednávaniu s dodávateľom, prípadne k rozhodnutiu e-zdroj zakúpiť (potom cyklus pokračuje ďalšími fázami) alebo nezakúpiť (vtedy sa cyklus vracia na začiatok k objavovaniu nových zdrojov).

Z pohľadu nástrojov na manažment e-zdrojov knižnica využije všetky doteraz spomínané funkcie.

Objednanie a nákup nasledujú po kladnom rozhodnutí v predchádzajúcom bode. Z pohľadu knižnice sa môže zdať, že ide o záležitosť predovšetkým pre ekonomické oddelenie – vystavenie objednávky, prijatie a úhrada faktúry a podobne.

V systéme manažmentu e-zdrojov knižnica v tejto fáze ocení údaje o dodávateľoch (kontakty) a funkcie, ktoré sú zvyčajne mimo kompetencií ekonomického oddelenia: vytvorenie záznamu o rozhodnutí, zaevidovanie si obdobia predplatného (pre neskoršie pripomenutie nutnosti obnovy), spracovanie licenčnej zmluvy a/alebo podmienok a príprava sprístupnenia a integrácie e-zdroja do kolekcie knižnice.

Sprístupnenie a integrácia e-zdroja môže byť v tejto fáze jednoduchšia, ak knižnica využila skúšobný prístup. Táto fáza môže obsahovať niekoľko činností:

• ohlásenie autorizovaných IP adries na prístup a ich evidencia;
• nastavenie adries proxy serverov;
• nastavenie špecifických vlastností kolekcie (napr. ak nie sú dostupné úplne všetky časopisy alebo sú na ne časové embargá);
• prispôsobenie vyhľadávacieho rozhrania, pokiaľ to vydavateľstvo umožňuje;
• import bibliografických údajov o dostupných dokumentoch do katalógu knižnice;
• zverejnenie odkazu na e-zdroj a jeho integrácia do knižničného portálu;
• nastavenia prepojenia s ostatnými zdrojmi a integrácia do systémov centralizovaného vyhľadávania, prípadne ďalšie nastavenia, ktoré umožňuje licenčná zmluva;
• prípadne i doplnenie ďalších údajov a poznámok ako pre pracovníkov knižnice, tak aj pre používateľov.

Dostupné systémy manažmentu e-zdrojov ponúkajú rôznorodé nástroje pre všetky uvedené činnosti. K tým najdôležitejším patria:

• portál e-zdrojov, ktorý umožňuje pristupovať k dostupným zdrojom rôznym spôsobom (vyhľadávanie, zoznam A-Z, tematické kolekcie a pod.);
• systém na dodávku a aktualizovanie štandardizovaných bibliografických záznamov do lokálneho katalógu knižnice (zvyčajne vo formátoch MARC/UNIMARC/MARC21);
• centralizovaný systém linkovania na prepojenie s ostatnými e-zdrojmi a službami;
• prepojenie so systémami na vytváranie osobných bibliografií;
• systém centralizovaného vyhľadávania;
• systém zabezpečenia vzdialeného prístupu.

Propagácia a školenia sú dôležité pre ďalšie využívanie e-zdrojov používateľmi. Okrem úvodných informácií a školení je potrebné používateľov vhodnou formou priebežne informovať o novinkách a starať sa o ďalšie školenia. V tejto fáze môže knižnica využiť viaceré marketingové nástroje a príslušné komunikačné prostriedky (webové stránky, elektronickú či štandardnú poštu, tlačené materiály a pod.).

Systém na manažment e-zdrojov môže v tejto fáze pomôcť kontaktnými údajmi na dodávateľov, s ktorými je možné dohodnúť sa na dodaní propagačných materiálov (plagáty, brožúry, príručky) a ďalšej podpory.

Sledovanie využívania v sebe spája činnosti, ktoré sú opísané už v bodoch hodnotenie zdroja a rozhodovanie o nákupe. Sledovanie využívania je vlastne hodnotenie e-zdroja počas jeho využívania používateľmi. Okrem priebežného či plánovaného zberu pripomienok od používateľov je potrebné sledovať aj štatistiky prístupu. V závislosti od kvality modulu štatistík je možné okrem štandardných údajov získavať aj údaje o odmietnutí prístupu (dôvodu prekročenia povoleného počtu súčasne pracujúcich používateľov) alebo údaje o pokusoch pristupovať k nepredplatenému obsahu (ak má knižnica dostupnú len časť nejakej kolekcie). Všetky tieto údaje je potrebné v ďalšom kroku vyhodnotiť pri rozhodovaní o obnove predplatného – zvýšenie/zníženie počtu súčasne pracujúcich používateľov, rozšírenie/zúženie/zmena kolekcie a podobne.

Manažment e-zdrojov v týchto úlohách pomáha základnými štatistikami, odkazmi na štatistiky priamo od vydavateľstiev a v rámci priebežného hodnotenia sa dajú využiť aj už spomínané nástroje benchmarkingu a nástroje na analýzu prekrytia.

Priebežná administratíva je prirodzeným vyústením celého cyklu v prípade nákupu e-zdroja. Ideálny systém manažmentu e-zdrojov by mal knihovníkom na jednom mieste ponúknuť prehľadné informácie o dostupných e-zdrojoch: začiatky a konce predplatného, zoznamy dostupnej literatúry, kontakty na dodávateľov, informácie o cenách, prípadne i faktúrach, informácie o licenčných zmluvách a ich obsahu, prístup k štatistikám a administrátorským rozhraniam a podobne. Správne nastavený a funkčný systém môže zodpovedných pracovníkov knižnice včas informovať o blížiacom sa konci predplatného a udržiavať celý životný cyklus e-zdroja v neustálom chode. Tento cyklus z priebežnej administratívy pokračuje k udržiavaniu aktuálnych predplatených a, samozrejme, k objavovaniu nových elektronických informačných zdrojov.

Ďalšie informácie a podrobnosti o procesoch v manažmente elektronických informačných zdrojov môžete nájsť aj na stránkach Digital Library Federation (DLI), ktorá zastrešuje Electronic Resource Management Initiative (http://www.diglib.org/standards/dlf-erm02.htm). Cieľom tejto iniciatívy je koordinovať vytvorenie noriem na správu a výmenu údajov potrebných v moderných systémoch manažmentu e-zdrojov, medzi ktoré patrí aj systém ERMS od SerialsSolutions (http://www.serialssolutions.com/promotion/ERMS/).