|
Sprístupňovanie dokumentov v Slovenskej národnej knižnici
je determinované jej funkciami národnej knižnice. V zmysle zákona č. 183/2000 Z.
z. SNK ako konzervačná a depozitná knižnica SR „prednostne zhromažďuje,
odborne spracúva, uchováva, ochraňuje a sprístupňuje domáce a zahraničné
slovacikálne dokumenty“. Požiadavka ochraňovať dokumenty a zároveň ich
sprístupňovať je v podstate protirečivá. SNK riešila tento rozpor diferencovaným
prístupom používateľov k jednotlivým častiam knižničného fondu. Keďže
podľa zákona o povinnom výtlačku získava dva výtlačky slovacikálnych
dokumentov, jeden výtlačok je konzervačný a pre jeho sprístupňovanie platia
osobitné podmienky. Zároveň si jeho výpožičku nemožno objednať ani cez online
katalóg SNK. Rozdielny spôsob prístupu k národnému konzervačnému fondu sa tak
stal východiskom pre riešenie situácie, keď si ochrana dokumentov skutočne vyžaduje
obmedzenie ich prístupnosti.
Knižničný fond SNK je uložený vo výškovej časti knižnice,
v tzv. zatvorených skladoch, do ktorých okrem pracovníkov odboru správa depozitu
nemajú prístup ani čitatelia SNK, ani ostaní pracovníci knižnice. Na bežné
sprístupňovanie je k dispozícii tzv. duplikát, v signatúre označený ako
D1, prípadne D2. Čitatelia si objednávajú jeho výpožičku zadávaním žiadanky buď
v online katalógu SNK cez WEB OPAC, alebo ešte stále i na klasickej
papierovej žiadanke.
Čitateľ pri objednávaní výpožičky v online katalógu SNK
vidí dostupnosť dokumentu, čo je vyjadrené statusom: dostupné, požičané do
(dátum), príručná knižnica, spracovanie, väzba atď. Pri dokumentoch dostupných na
výpožičku sa bežne vyskytovali situácie, že dokument zo skladu neprišiel, hoci
požičaný nebol a v online katalógu bol jasne označený ako dostupný. Preto
sa čoraz naliehavejšie ukazovala potreba riešiť sledovanie pohybu dokumentov medzi
skladom a výpožičným pultom.
Pri riešení problému sa využili možnosti, ktoré ponúka
knižnično-informačný systém Virtua. Konkrétne ide o pojem lokácia,
resp. zaznamenávanie jej zmeny prostredníctvom transakcie check-in (vrátenie),
ktorá sa zapisuje i do transakčného logu výpožičiek. Prakticky to znamená, že
okrem domovskej lokácie SNK, ktorou je 1-0SNK, definovanej v systéme pre sklad, sa
vytvorila nová samostatná lokácia pre výpožičný pult označená ako 29SNK. Pre SNK
sú teda definované 2 lokácie: sklad a výpožičný pult. Status dokumentu,
ktorý odišiel zo skladu na výpožičný pult, ale ešte nie je požičaný
čitateľovi, je v klientovi systému výpožičiek Virtua označený v tranzite
a v online katalógu SNK v prechode.
Ako to funguje v praxi? Po zadaní žiadanky čitateľom sa
žiadanka odovzdá do výťahu, kde si ju prevezme skladník. Na základe žiadanky
skladník vyhľadá požadovaný dokument na príslušnom poschodí depozitu
a prinesie ho na výpožičný pult. Pracovník výpožičných služieb tam v jeho
prítomnosti uskutoční transakciu check-in načítaním čiarového kódu
dokumentu. Tým sa dokument dostane z lokácie sklad do lokácie výpožičný pult,
pričom transakcia sa zaznamenáva aj do transakčného logu systému Virtua, a to
ako „vrátenie do lokácie výpožičný pult“. Potom sa bežným spôsobom
uskutoční výpožička čitateľovi – načíta sa čiarový kód
z čitateľského preukazu čitateľa a čiarový kód požičiavaného
dokumentu. Systém vytlačí potvrdenku o výpožičke, ktorú čitateľ podpíše
a ktorá slúži ako doklad o výpožičke pri prípadnom súdnom vymáhaní
nevrátenej výpožičky, resp. ako doklad pri eventuálnom spore s čitateľom. Kým
potvrdenka o výpožičke ostáva v SNK, pre čitateľa sa vytlačí zoznam jeho
výpožičiek i s požadovaným dátumom ich vrátenia. Výpožička sa
opätovne zaznamená v transakčnom logu.
Pri vrátení dokumentu čitateľom je postup opačný. Čitateľ
vracia dokument do lokácie výpožičný pult, pričom sa mu vytlačí potvrdenie
o vrátení. Systém zároveň upozorní, že dokument patrí do inej lokácie (do
lokácie sklad) a dá mu status „V prenose“.
Pracovník výpožičných služieb potom odnesie vrátené
dokumenty na miesto, kde ich preberá pracovník skladu prihlásený do systému Virtua
svojím prideleným používateľským menom a heslom pre lokáciu sklad (1-0SNK).
V prítomnosti pracovníka výpožičných služieb uskutoční načítaním
čiarového kódu dokumentu transakciu vrátenia z lokácie výpožičný pult do
lokácie sklad, pričom transakcia sa opäť zaznamenáva v transakčnom logu
systému.
Pracovníci výpožičných služieb sa do svojej lokácie
výpožičného pultu prihlasujú svojím používateľským menom a heslom, podobne
i určení pracovníci skladu do svojej lokácie skladu. Pracovník skladu nemá
oprávnenie na iné operácie výpožičiek ako Check-in – Vrátenie z lokácie
29SNK do svojej lokácie 1-0SNK, čiže nehrozí, že by mohol vstúpiť do systému
výpožičiek a prípadne tam urobiť nejaké zmeny.
Pred zavedením lokácie Výpožičný pult systém pri vracaní
rezervovaného dokumentu upozorňoval, že dokument je žiadaný iným čitateľom,
a zároveň tlačil i oznam o vrátení rezervovaného dokumentu, ktorý sa
vkladal do rezervovanej knihy. Po zavedení novej lokácie systém pri vrátení dokumentu
čitateľom už na túto skutočnosť neupozorňuje, pretože žiadanky sú nastavené na
lokáciu 1-0SNK, teda sklad, a nie na lokáciu výpožičný pult. Systém teda
nezachytí rezervované dokumenty pri transakcii vrátenia do výpožičného pultu, ale
až pri transakcii vrátenia do lokácie sklad, kde sa tlačí i oznam
o vrátení rezervovanej publikácie. Prakticky to znamená, že pracovník
výpožičných služieb sa až na mieste, kde vrátený dokument preberá pracovník
skladu, dozvie, že dokument je rezervovaný a musí si ho vziať späť na
výpožičný pult. Je to jediná nevýhoda opísaného riešenia sledovania pohybu
dokumentu medzi skladom a výpožičným pultom, avšak výhody prevažujú.
V čom sa teda prejavuje efektívnosť tohto procesu?
Uvedený spôsob umožňuje v každom okamihu zistiť, na
ktorom mieste v knižnici sa dokument nachádza, čo je výhodné pre čitateľov
i pre pracovníkov výpožičných služieb a depozitu. Status „V prenose“
vidí čitateľ pri vyhľadávaní v online katalógu SNK aj pracovník
výpožičných služieb, čo obom naznačuje, že dokument sa nachádza ešte na
výpožičnom pulte.
Zároveň sa vyriešili ďalšie dva problémy výpožičných
služieb:
- Podľa Knižničného poriadku SNK si čitateľ nemusí prevziať
objednanú výpožičku hneď, ale až do 3 dní. Po 3 dňoch sa dokument buď vracia do
skladu, alebo v prípade rezervácie sa vypožičia inému čitateľovi
v poradí. V minulosti bol takýto dokument z hľadiska čitateľa
dostupný, pretože ešte vypožičaný nebol, teraz je v tranzite, čo označuje,
že sa nachádza na výpožičnom pulte.
- Oveľa väčší problém spôsobovali vrátené dokumenty
rezervované iným čitateľom. Tieto sa nevracali do skladu, ale ostali uložené
v priestoroch výpožičného pultu, kde čakali na čitateľa, ktorý si ich
rezervoval. Z hľadiska ďalšieho čitateľa, ktorý hľadal v lokálnom
katalógu SNK, však požičané neboli, čiže čitateľ očakával ich výpožičku.
Uvedené dokumenty však zo skladu neprišli, čo sa stávalo možným zdrojom konfliktov.
Teraz sú uvedené dokumenty označené statusom „v prechode“,
čo všetkým zainteresovaným naznačuje, že dokument sa nachádza na trase medzi
skladom a čitateľom, teda niekde na výpožičnom pulte.
Keďže všetky transakcie sa zapisujú i do transakčného
loga systému Virtua, je možné zistiť, kedy prišla kniha zo skladu na výpožičný
pult, kedy bola požičaná čitateľovi, kedy ju čitateľ vrátil na výpožičný pult
a kedy prišla z výpožičného pultu do skladu. Štatistika výpožičiek sa
neskresľuje, pretože sa robí iba na lokáciu 1-0SNK, teda na lokáciu skladu, nie na
lokáciu výpožičného pultu.
Spolu so sledovaním pohybu dokumentov sa začali výraznejšie
sledovať i nevybavené žiadanky, a najmä dôvod ich nevybavenia.
Nevybavené žiadanky na výpožičku sa z čitateľových aktivít vymažú
a zoznam signatúr na dokumenty neprinesené zo skladu (tzv. nulky) sa každý deň
odovzdávajú revízii. Jej úlohou je zistiť príčinu ich neprinesenia z depozitu.
Ako už bolo spomenuté, v minulosti boli dôvodom nevybavenia žiadanky často knihy
objednané čitateľom a prichystané preňho na výpožičnom pulte, kde si ich
mohol prevziať do 3 dní, a knihy rezervované, kde si ich mohol prevziať do
stanoveného dátumu, ktoré v online katalógu vystupovali ako dostupné, pretože
ešte neboli požičané. Teraz sú tieto knihy označené V prenose,
z čoho je zrejmé, že tieto knihy nie sú v sklade, ale niekde na
výpožičnom pulte. V súčasnosti je teda dôvodom neprinesenia kníh zo skladu iba
zlé založenie knihy na regáli v depozite alebo dávnejšia strata knihy. Ak
revízia takúto knihu v depozite nenájde, zmení jej status dostupné na nezvestné.
Ak knihu nenájde ani po troch mesiacoch, status nezvestné zmení na stratené.
Na rušenie nevybavených žiadaniek sa využívajú tri možnosti:
Výstup Nevybavené žiadanky, ktorý sa každý deň tlačí
z InfoStation.
Výstup obsahuje tieto údaje:
- signatúru dokumentu,
- meno autora, názov a status dokumentu,
- meno a čiarový kód čitateľa,
- typ žiadanky,
- vlastniacu lokáciu a umiestnenie dokumentu,
- miesto vyzdvihnutia dokumentu čitateľom.
Tento výstup predkladá zoznam nevybavených výpožičiek
dokumentov, ktoré však môžu byť vybavené inými dostupnými exemplármi.
Záložka Nevybavené obsahujúca zoznam nevybavených
žiadaniek na výpožičku vystavených vo vybranej lokácii uloženia v klientovi
systému výpožičiek Virtua. V prípade SNK je takouto hlavnou lokáciou uloženia
knižničný depozit (sklad). Záložka zobrazuje 4 stĺpce údajov:
- miesto uloženia čiže lokáciu uloženia požadovaného dokumentu,
- signatúru,
- autora a názov požadovaného dokumentu,
- dátum podania žiadanky na výpožičku.
Nevybavené a prečiarknuté žiadanky na výpožičku
transportované z depozitu miesto požadovanej knihy, resp. žiadanky na knihy, pre ktoré
si čitateľ do 3 dní neprišiel.
Nevybavené žiadanky na výpožičku sa rušia a mažú
z konta čitateľa každý deň.
Každá knižnica by mala robiť maximum v záujme spokojnosti
svojich čitateľov i ochrany svojho fondu. Významný podiel na tejto spokojnosti
má práve vhodný spôsob komunikácie medzi čitateľom, výpožičným pultom
a skladom a nástroj umožňujúci sledovať pohyb dokumentu medzi nimi.
Knižnično-informačný systém Virtua takýto nástroj ponúka.
|