Informačné systémy nad informačnými zdrojmi

Odkedy sa zaoberám problematikou nadstavbových nástrojov k elektronickým informačným zdrojom (e-zdrojom), uvedomujem si, že ich nasadenie do praxe má nielen efekt pre používateľov, ale poskytujú funkcie, ktoré spolu tvoria informačný systém pre knihovníka. Čo všetko teda možno očakávať od informačných systémov nad e-zdrojmi?

Ak sa odvolám na životný cyklus e-zdrojov, ako som ho popísal v ITlib 3/2006¹, prvá funkcia, ktorú knihovníci môžu od takéhoto informačného systému očakávať, je možnosť porovnávať dostupné informačné zdroje na trhu vo fáze ich výberu. Najčastejšie sú v našich podmienkach pravdepodobne riešené nasledujúce otázky:

Aké publikácie sleduje e-zdroj? Aká je ich dostupnosť s úplnými textmi? Koľko a ktoré karentované periodiká sú súčasťou e-zdroja? Aké sú impact faktory periodík (alebo ich priemer) v e-zdroji? Ako sa vybrané e-zdroje vzájomne prekrývajú?

Nájsť odpovede na tieto otázky nie je jednoduché a neviem o tom, že by to bolo možné získať z jedného miesta. Pokiaľ sa človek zaujíma len o jeden e-zdroj, väčšinu informácií môže získať priamo od poskytovateľa zdroja alebo od jeho obchodného zástupcu. Vydavateľstvá dokážu na požiadanie poskytnúť zoznam sledovaných publikácií, ich úroveň spracovania (vrátane retrospektívy) a niekedy aj impact faktor. Na porovnanie takýchto údajov je však potrebné čosi oveľa viac: kvalitnú a aktuálnu znalostnú databázu o (takmer) všetkých e-zdrojoch, a to v zjednotenej podobe, aby bolo možné takéto porovnania vôbec vytvárať. Historicky najstaršie sú nástroje, ktoré dokážu poskytnúť dostatok informácií o tlačených periodikách či neperiodických publikáciách – napr. databáza Ulrich’s Periodical Directory, Books in Print a pod. Časom sa aj tieto databázy menili tak, aby odzrkadľovali trendy v elektronickom publikovaní, až napokon prerástli do informačných systémov. Ulrich’s Serials Analysis System (USAS) i Bowker’s Book Analysis System dokážu odpovedať na mnohé uvedené otázky. USAS dokáže porovnávať aj neplnotextové (bibliografické databázy) a oba systémy ponúkajú aj možnosť tzv. benchmarkingu – t. j. porovnania s inými (známymi a poprednými) inštitúciami vo svete či s medzinárodnými zoznamami odporúčanej literatúry pre ten-ktorý odbor. Údaje o impact faktoroch a ďalšie informácie z oblasti bibliometrie sú patentovo chránené, a preto je ich možné získať len zo systémov spoločnosti ISI, ktoré sú súčasťou Web of Knowledge. Ďalšie služby z tejto oblasti, ktoré sú známe na našom trhu, sú zamerané predovšetkým na plnotextové databázy. Podľa nezávislých hodnotení má najrozsiahlejšiu znalostnú databázu Serials Solutions. Žiadna databáza (ani tá znalostná) však nikdy nie je úplná, a preto je vhodné, pokiaľ používateľovi (v tomto prípade knihovníkovi) dovoľuje pridávať si aj vlastné záznamy o e-zdrojoch a ich súčastiach.

Okrem toho, že obsiahla znalostná databáza o plnotextových e-zdrojoch dokáže ponúknuť koncovým používateľom prehľadné zoznamy dostupných publikácií, je dôležitá aj pre ďalšie nástroje a funkcie, ktoré môžu knihovníci očakávať od informačného systému nad e-zdrojmi. Jedna zo zaujímavých funkcií informačných systémov môže byť možnosť exportovať (a prípadne udržiavať aktuálne) bibliografické záznamy o dostupných publikáciách prostredníctvom štandardizovaných záznamov vo formáte MARC/UNIMARC/MARC21 a ich následné použitie v lokálnom katalógu.

Na príklade Serials Solutions 360 Resource Manager môžeme vymenovať väčšinu funkcií, ktoré patria do vyspelých informačných systémov:

• Evidencia kontaktov dodávateľov – adresár je vždy jednou zo základných súčastí informačných systémov. Pre e-zdroje je dobré mať k dodávateľom poznačené kontakty na pracovníkov, s ktorými prebiehajú rokovania o cenových podmienkach, ale aj na pracovníkov technickej podpory.
• Uchovávanie korešpondencie a ďalších dokumentov – s nákupom a využívaním e-zdrojov súvisí mnoho oficiálnych i ďalších dokumentov. Systém by mal byť schopný evidovať objednávky, faktúry, cenové ponuky a podobne. V lepšom prípade je možné k záznamom o týchto dokumentoch pripojiť ich elektronický verziu (document management).
• Podrobné záznamy o licenčných podmienkach – samotná licenčná zmluva sa dá rozdeliť na niekoľko súčastí, ktoré je dobré mať zaevidované: kto sú oprávnení používatelia, aký je povolený spôsob sprístupnenia e-zdroja, či je možné poskytovať vzdialený prístup, ako je to so šírením elektronických verzií úplných textov (document delivery). Niektoré z týchto údajov môže systém zobrazovať nielen administrátorom, ale aj používateľom na portáli.
• Evidencia dôležitých dátumov – dátum úhrady, začiatok predplatného, čas obnovy predplatného sú údaje, ktoré potrebuje knihovník poznať, aby mal ucelený prehľad o konkrétnom e-zdroji. Je dobré, ak systém ponúka možnosť automatického upozornenia na dôležité dátumy vopred.
• Evidencia skúšobných prístupov a ich využitia – podobne ako o predplatné, je potrebné sa postarať aj o skúšobné prístupy. V informačných systémoch na to môžu byť k dispozícii samostatné nástroje alebo aspoň možnosť správnym príznakom označiť ten-ktorý e-zdroj.
• Bezpečné uchovávanie mien a hesiel – k e-zdrojom sa okrem používateľských mien a hesiel viažu aj mnohé administrátorské. Knihovník by mal mať možnosť na jednom mieste nájsť všetky potrebné údaje na prístup k administrátorskym nástrojom či štatistikám.
• Interné poznámky ku kolekciám či jednotlivým titulom – súčasťou každého informačného systému sú poznámky a možnosť zaznamenávať si komentáre.

 Ako veľmi zaujímavá oblasť na nasadenie nejakého analytického nástroja v rámci informačného systému sa ukazujú štatistiky využívania. Napriek existujúcim štandardom je spoločné vyhodnocovanie štatistík využívania náročná činnosť vyžadujúca si dostatok informácií o e-zdrojoch samotných, ale i skúsenosti vo využívaní tabuľkových, prípadne databázových systémov a v štatistických metódach. Ak má inštitúcia záujem o seriózne vyhodnotenie štatistík využívania, mala by sa zaoberať nasledujúcimi otázkami: Je získaný štatistický súbor skutočne v súlade s normami a odporúčaniami (napr. COUNTER)? Sú údaje v získanom súbore správne a kompletné? Ako skombinovať a prekryť štatistiky viacerých e-zdrojov (ideálne až na úroveň jednotlivých titulov dokumentov)? Ako vytvoriť výstupy s údajmi, ktoré ma zaujímajú? Ako do štatistík doplniť ceny e-zdrojov?

Informačný systém, ktorý má dostatočnú znalostnú databázu, môže byť nápomocný aj pri riešení týchto otázok. Spoločné spracovanie štatistík zvyčajne pozostáva z nasledujúcich krokov: 

• Zber údajov a dát – automatický alebo uploadom súborov získaných od vydavateľstiev.
• Analýza konzistencie dát – overenie, či sú údaje správne a kompletné, a upozornenie na prípadné chyby.
• Vytvorenie jedného konsolidovaného súboru dát na vytváranie výstupov (vrátane doplnenia používateľských dát).
• Samotné vytváranie výstupov.

Poradiť si s týmito úlohami dokáže napríklad Serials Solutions 360 Counter.

Nasadenie informačných systémov nad informačné zdroje začína mať svoje opodstatnenie v momente, keď má inštitúcia k dispozícii viacero e-zdrojov a má záujem sa o ne profesionálne starať. Tak ako papierové knihy faktúr či došlej a odoslanej pošty nahradili informačné systémy v bežnej administratíve, tak môžu byť zošity s poznámkami o e-zdrojoch alebo rôzne súbory o e-zdrojoch v počítači nahradené informačnými systémami, ktoré ponúkajú množstvo funkcií a nástrojov nielen pre knihovníkov, ale aj pre samotných koncových používateľov.

¹ Svršek, Ladislav: Životný cyklus e-zdrojov v knižnici. In ITlib. Informačné technológie a knižnice [online], 2006, č. 03 [cit. 2008-06-01]. Dostupné na internete http://www.cvtisr.sk/itlib/itlib063/svrsek.htm.