CLAVIUS v regionálnych knižniciach v BBSK
Zo Slovenska|
Úvod V Banskobystrickom samosprávnom kraji (BBSK) pôsobí 6 regionálnych knižníc, z toho jedna s krajskou pôsobnosťou. Knižnice využívali takmer 13 rokov jednotný knižnično-informačný systém LIBRIS bibliografický systém BIBLIS firmy ACOM, s. r. o., Košice. Systémy pre typ verejnej knižnice boli dostatočne vyhovujúce, ich využívanie jednoduché a pre knihovníkov verejných knižníc zrozumiteľné. Plne pokrývali knižničné a bibliografické procesy a tieto systémy sa dostali do mnohých verejných knižníc Slovenska. Vzhľadom na to, že ich ďalší vývoj – doplnky, upgrady, úpravy – sa dostali do „slepej uličky“, ktorá vyústila do zastavenia vývoja systémov LIBRIS a BIBLIS (2004) z osobných dôvodov tvorcu systémov a nezabezpečenia personálnej náhrady, vznikol problém a otázka ďalšieho využívania týchto systémov aj vzhľadom na potrebu zakomponovania zmien, ktoré priniesli do platnosti vstupujúce legislatívne požiadavky (napr. na zmeny v ISBN, ochrane osobných údajov, plánované zavedenia eura a pod.). Okrem toho LIBRIS a BIBLIS boli vyvíjané v prostredí MS DOS a toto prostredie bolo postupne vytláčané novým operačným prostredím Windows. Systémy boli schopné prevádzky aj na menej výkonných počítačocha serveroch. Štyri regionálne knižnice disponovali internetovým online katalógom LIBRIS a BIBLIS pre používateľov a dve knižnice sa pripravovali na jeho zavedenie, avšak nastali problémy so zabezpečením nákupu online verzie v dôsledku problémov spojenia sa s tvorcom systémov. Vzhľadom na to, že systémami LIBRIS a BIBLIS disponuje niekoľko desiatok verejných knižníc na Slovensku, ktoré v budúcnosti tiež budú potrebovať realizovať výmeny softvérov, dá sa predpokladať, že by mohli využiť príspevok ako metodickú pomôcku. Príspevok má za cieľ stručne charakterizovať skúsenosti získané v šiestich RK BBSK (z toho 1 RK s 8 pobočkami) pri získavaní hotového aplikačného programového systému, opísať postupy implementácie nového softvéru do knižníc s využitím doposiaľ vybudovaných databáz v starých systémoch, ako aj stručne opísať technologické zmeny predovšetkým pri online na internete v knižnično-informačných procesoch, ku ktorým došlo v dôsledku aplikácie nového systému na báze Windows. Výber softvéru Predovšetkým legislatívne, technické anologické zmeny prinútili RK BBSK, aby prehodnotili ďalšie využívanie systémov BIBLIS a LIBRIS. Budúcnosť sa javila jednoznačne ako nedostatočná a neperspektívna a v prípade akýchkoľvek porúch a výpadkov by knižnice nedokázali promptne zabezpečiť obnovenie systémov (chýbali inštalačné verzie systémov). Niekoľkonásobné stretnutia na poradách riaditeľov, metodikov, bibliografov, katalogizátorov počas dvoch rokov signalizovali narastajúce problémy so systémami LIBRIS a BIBLIS. V tejto súvislosti sa regionálne knižnice rozhodli spoločne osloviť zriaďovateľa a požiadať ho o zabezpečenie nového integrovaného knižnično-informačného systému pre regionálne knižnice. Vzhľadom na to, že Slovenská národná knižnica v Martine ponúkala systém Virtua, zriaďovateľ uvažoval o jeho implementovaní aj do RK BBSK. Knižnice v spolupráci so zriaďovateľom spracovali a predložili projekt na internetizáciu RK BBSK a doplnenie novou výkonnou výpočtovou technikou z Európskych fondov (2006), čím by sa vytvorili vhodné podmienky na aplikáciu tohto softvéru, ale z dôvodu listov vlastníctva dvoch regionálnych knižníc (záložné právo budov knižníc v prospech banky) projekt nebol úspešný. Aj z tohto dôvodu bolo potrebné uvažovať o systéme, ktorý využije súčasný potenciál výpočtovej techniky v RK BBSK, umožní pracovať v takmer rovnakých podmienkach ako doposiaľ využívaný LIBRIS a BIBLIS s perspektívou využitia výkonnejšej výpočtovej techniky a dobudovania zrýchlenia prenosu dát cez internet. Získaním nového softvéru zriaďovateľ zároveň podmienil sprístupnenie informačných zdrojov knižníc na internete a sprístupnenie online služieb cez internet v čo najkratšom čase od inštalácie. O obstaraní nového spoločného integrovaného knižničného systému prevádzkovaného v každej knižnici samostatne (vlastné servery) sa rozhodlo koncom roka 2006, kedy boli knižniciam jednotlivo na rok 2007 pridelené investičné prostriedky na tento účel. V súčinnosti so zriaďovateľom a regionálnymi knižnicami BBSK boli spracované podklady pre výber softvéru (pripravovali sa takmer 3 mesiace a predchádzali im mnohé stretnutia s riaditeľmi knižníc, zriaďovateľom a množstvo konzultácií) a proces verejného obstarávania bol realizovaný v roku 2007 Úradom BBSK. Úspešným uchádzačom v mesiaci máji 2007 sa stala firma LANius, s. r. o., Tábor s integrovaným knižničným systémom pre Windows CLAVIUS, s ktorou boli zo strany knižníc uzatvorené zmluvy. Aplikácia softvéru CLAVIUS Akékoľvek prekonvertovanie dát z jedného systému do druhého systému prináša so sebou celý rad úprav, opráv a dolaďovania. Aj z tohto dôvodu boli firmou LANius, s. r. o., Tábor počas dvoch mesiacov na lokálnych počítačoch v jednotlivých knižniciach nainštalované tzv. cvičné verzie s pokusným prekonvertovaním doposiaľ vybudovaných databáz v LIBRIS-e a BIBLIS-e. Knižnice mali možnosť sledovať a porovnávať rozdiely medzi novým a starými softvérmi a tieto pripomienkovať, predkladať požiadavky na úpravy, zmeny a pod., ktoré firma upravovala na „diaľku“. Pokiaľ pôvodné softvéry boli od seba nezávislé, nový softvér CLAVIUS vytvoril „splynutie“ – integrovanie databáz s možnosťou selektovania jednotlivých požiadaviek záznamov na spracovávanie a zobrazenie. Firma LANius, s. r. o., Tábor požiadala knižnice o sprístupnenie jednotlivých serverov vzdialeným prístupom, na ktorých bude prevádzkovaný systém. Problémom sa ukázali nedostatočne výkonné interné servery knižníc, zastarané verzie pôvodného sieťového operačného systému Novell a iné technické problémy. Rokovaniami a konzultáciami sa dospelo k riešeniu výmeny serverov 6 RK BBSK na výkonnejšie a došlo aj k zmene operačného systému serverov na Windows 2003. Túto investíciu knižnice uhradili z pridelených investičných prostriedkov od zriaďovateľa a z vlastných zdrojov. V krajskej knižnici sa pripravovali priebežne a realizovali školenia firmou LANius, s. r. o., Tábor pre katalogizátorov, bibliografov a vedúcich oddelení služieb RK BBSK k novému systému. Pre oblasť spracovávania knižničných dokumentov boli realizované aj dve školenia, ako pracovať a využívať výmenný formát MARC 21, čo bolo nevyhnutnou požiadavkou firmy pre implementáciu nového systému.
Pred tzv. ostrou verziou v mesiaci decembri 2007 bol s jednotlivými regionálnymi knižnicami určený a dohodnutý termín (harmonogram), kedy dôjde k preklopeniu (prekonvertovaniu) databáz z LIBRIS-u a BIBLIS-u v jednotlivých knižniciach (využil sa víkend a voľné dni knižníc) do nového systému CLAVIUS (http://www.clavius.sk). Knižnice po skončení práce vo večerných hodinách realizovali archivovanie a zálohovanie pôvodných databáz, vygenerovanie a vytlačenie štatistických údajov k poslednému dňu v práci so starými systémami. Počas víkendu firma LANius vzdialeným prístupom zrealizovala migráciu zo starých systémov do nového systému CLAVIUS. Prvý pracovný deň, keď už boli databázy preklopené, staré systémy LIBRIS a BIBLIS sa odstavili, aby ich odborní zamestnanci už nespúšťali a z jednotlivých počítačov boli odinštalovaní „novelácki“ klienti – nainštalovali sa aktuálni klienti. Z dôvodu zmien systému knižnice pre používateľov boli zatvorené (jeden deň) a v tento deň prebiehali interné školenia pre zamestnancov pod vedením zástupcov firmy LANius.
Pokiaľ v minulosti boli knižnice zvyknuté a odkázané na jedného človeka, mnohých zaujalo, že do knižníc prišli viacerí odborníci na systém. Počas dvoch mesiacov cvičné verzie systému, ktoré boli predprípravou na prácu so systémom, sa ukázali ako opodstatnené, pretože zaškolenie bolo bez komplikácií. Počas druhého pracovného dňa, keď boli služby knižníc používateľom sprístupnené na „ostro“ a začali fungovať knižnično-informačné procesy v systéme CLAVIUS pre používateľov, zástupcovia firmy prežívali a testovali spolu so zamestnancami prvé kroky v praxi aj ďalší deň. Môžeme konštatovať, že aj skúsenosti s predchádzajúcimi systémami ukázali, že zamestnanci sa pomerne rýchlo adaptovali na zmenený softvér vo všetkých RK BBSK. V súvislosti s implementáciou systému CLAVIUS bolo nevyhnutné zrealizovať aj úpravy výstupov z počítačov v jednotlivých knižniciach (čitateľských preukazov, prihlášok za čitateľa, pripraviť úpravy textov pre upomienky, rezervácie, zasielané e-mailové správy a iné) a nevyhnutne nastaviť nové konfigurácie (kategorizáciu používateľov, výpožičné lehoty, výšku členských poplatkov, výšku sankčných poplatkov a iné), ktoré bolo potrebné zrealizovať v deň, keď bola knižnica zatvorená a realizovali sa školenia zamestnancov, to znamená v prvý deň fungovania nového systému tak, aby všetky nastavenia systému fungovali pri práci s používateľmi. Zistené nedostatky priamo na mieste odstraňovali a upravovali zástupcovia firmy LANius. Online katalógy knižníc a online služby používateľom Jednotlivé regionálne knižnice si samostatne zabezpečovali prostredníctvom vlastných technikov, administrátorov a webmasterov internetové prostredie na spustenie online katalógov knižníc v systéme CLAVIUS na internete v spolupráci a prostredníctvom konzultácií s firmou LANius. Výsledkom bolo, že k 31. 12. 2007 RK BBSK sprístupnili informačné zdroje online a čitatelia – návštevníci si mohli na webových stránkach knižníc dokumenty selektovať, prehliadať, zobraziť si čitateľské konto, samostatne si prolongovať výpožičné lehoty, rezervovať dokumenty, vygenerovať zoznam noviniek za posledných 14 dní atď. Knižnice tiež môžu využívať MVS online. Online katalógy 6 RK BBSK sú prístupné na nasledujúcich linkách:
Využitie a návštevnosť online katalógov je graficky vyhodnocované priamo na webových stránkach knižníc (kliknutím na symbol ? v online katalógu) podľa jednotlivých mesiacov v kalendárnom roku. V oblasti katalogizácie knižničných dokumentov systém CLAVIUS oproti pôvodným softvérom LIBRIS a BIBLIS umožnil preberanie a výmenu záznamov o dokumentoch (MARC 21) z databáz iných knižníc, čo v budúcnosti výrazne umožní zracionalizovať odborné procesy v oblasti spracovávania dokumentov. Na serveroch RK BBSK boli sprístupnené porty, cez ktoré sa „preberajú“ vyhotovené záznamy iných knižníc (napr. SNK v Martine, Národnej knižnice ČR v Prahe atď.). Finančné náklady Softvérové a hardvérové vybavenie pre 6 RK BBSK a 8 pobočiek bolo financované z prideleného rozpočtu zriaďovateľa na investície vo výške 1 825 tis. Sk a z vlastných zdrojov knižníc vo výške 1 075 tis. Sk, čím celkové náklady dosiahli sumu 2 900 tis. Sk. Okrem integrovaného knižnično-informačného systému CLAVIUS sa regionálnym knižniciam BBSK podarilo zakúpiť aj novú výpočtovú techniku. Každá knižnica zakúpila v rámci zjednotenia a kompatibility server a sieťový operačný systém Windows 2003, počítače, prídavné zariadenia (tlačiarne, skenery) v rámci uvedenej sumy. Zhrnutie V príspevku sme stručne opísali dôvody, prečo sa regionálne knižnice BBSK museli pomerne urýchlene „rozlúčiť“ s pôvodným knižnično-informačným softvérom LIBRIS a bibliografickým softvérom BIBLIS, ktoré napriek tomu, že boli vyvíjané v prostredí MS DOS, zefektívnili odbornú prácu verejným knižniciam počas niekoľkých rokov. Rozobrali sme spôsoby nadobudnutia nového softvéru a poskytli stručné informácie o jeho implementácii do regionálnych knižníc BBSK v roku 2007. Výber a implementácia systému neprebiehali hladko, ako by sa na prvý pohľad zdalo. Najväčší problém spôsobila potreba výmeny serverov regionálnych knižníc BBSK s novým operačným systémom Windows 2003 a výmena výpočtovej techniky, na ktoré bolo potrebné v čo najkratšom čase zabezpečiť finančné prostriedky, aby boli naplnené podmienky a harmonogram zmluvy v oblasti implementácie systému, a zároveň dodržanie zákona o verejnom obstarávaní. Ako sa ukázalo, niektoré knižnice nevenovali dostatočnú pozornosť prekonvertovaným záznamom v cvičnej verzii systému tak, aby bolo možné pred „ostrou verziou“ chybne prekonvertované katalogizačné záznamy opraviť, čo spôsobilo nárast požiadaviek pre firmu LANius na úpravy v „ostrej verzii“, čo bolo komplikovanejšie. Zároveň sa zistilo, že v odbornom spracovávaní dokumentov jednotlivých knižníc boli výrazné nedostatky, ktoré sa priebežne dolaďujú, čo si vyžiada častejšie pracovné stretnutia katalogizátorov RK BBSK v záujme zjednotenia popisov. Z nášho pohľadu softvér CLAVIUS v plnom rozsahu nahradil pôvodné systémy a doplnil funkcie, ktoré RK BBSK v pôvodných systémoch chýbali, napr. zálohovanie dát aj počas prevádzky každých 70 minút; automatické generovanie upomienok a zasielanie e-mailových správ tým používateľom, ktorí uviedli e-mailový kontakt; možnosť zlúčenia/ošetrenia čitateľov vytvorených v databáze 2 – 3-krát – systém ponechá najnovší údaj a registračné číslo; online knižnično-informačné služby na internete – samostatné predlžovanie výpožičnej lehoty používateľom, vygenerovanie knižničných noviniek, čitateľ si vie zobraziť zoznam vypožičaných dokumentov za posledných 100 dní, ako aj celú históriu služieb; pri výpožičnom procese systém upozorňuje čitateľa, že vypožičiavaný dokument už čítal, a iné. Nevýhodou, na čo si museli zamestnanci služieb zvyknúť, bolo, že na ploche zostávajú zobrazení čitatelia dovtedy, kým im v systéme knihovníčka „nezavelí“ odchod, a pri práci so softvérom sa vyžaduje mimoriadna sústredenosť, pretože každé rozptýlenie môže viesť k chybám, ktoré si používateľ na diaľku (online) môže sám odkontrolovať v čitateľskom konte napriek tomu, že dostal potvrdenie o vypožičaných dokumentoch. Systém CLAVIUS, rovnako ako iné systémy v súčasnosti využívané v knižniciach, redukuje duplicity a multiplicity spracovania dokumentov a znižuje náklady na spracovanie dokumentov v knižniciach. Zriaďovateľ ocenil, že investície vložené do získania nového softvéru vytvorili podmienky na prezentáciu knižníc prostredníctvom vlastných webových sídiel a sprístupnili online katalógy knižníc na internete, ako aj rozšírili online knižnično-informačné služby na internete. RK BBSK aj v ďalšom období pokračujú spoločne a v súčinnosti so zriaďovateľom na virtuálnom prepojení a využívaní katalógov a informačných zdrojov vybudovaním a sprístupnením Súborného katalógu regionálnych knižníc BBSK. |
