Naša anketa

Jej zámerom je predstaviť prvé skúsenosti realizátorov zo spolupráce v rámci projektu Centrálny register Evidencie publikačnej činnosti (CREPČ), ktorý bol začiatkom roka 2008 na vysokých školách uvedený do prevádzky. Oslovili sme 21 vedúcich pracovníkov akademických knižníc, aby nám zodpovedali na tieto anketové otázky:

1. V tomto roku bol na vysokých školách uvedený do prevádzky projekt Centrálny register Evidencie publikačnej činnosti. Aké sú vaše prvé skúsenosti pri plnení úloh vyplývajúcich z tejto aktivity?

2. Ako ste vyriešili technicko-softvérové problémy vzhľadom na rozdielnosť používaných knižnično-informačných systémov?

3. Kde vidíte ako knižnice svoje miesto v tejto aktivite?

 Odpovede nám v stanovenom termíne nezaslali všetci, ktorých sme oslovili. Odpovede tých, ktorí na našu výzvu reagovali, prinášame v plnom znení. Zároveň sa im aj touto cestou chceme poďakovať za ochotu zverejniť svoj názor a skúsenosti.

Redakcia ITlib. Informačné technológie a knižnice

http://www.crepc.sk/cgi-bin/DWWebSrv.exe?Alias=CREPC 

• Akademická knižnica, Univerzita Komenského Bratislava

(D. Gondová, Daniela.Gondova@rec.uniba.sk)

1.

Ministerstvo školstva SR vyžadovalo od verejných vysokých škôl (VVŠ) prehľady publikačnej činnosti už pred dvomi rokmi, takže požiadavka odovzdať publikačnú činnosť nie je novinkou. Nový a značne zmenený je spôsob odovzdania, keďže údaje o publikačnej činnosti bolo potrebné odoslať v elektronickej forme, v požadovanom XML formáte a s určitými povinnými údajmi. Taktiež relatívne zvláštna bola požiadavka na výber dokumentov – mali to byť údaje o publikačnej činnosti za rok 2007 spracované k 31. 10. 2007 a záznamy za rok 2006, ktoré nie sú v predchádzajúcom výstupe odovzdanom na MŠ SR (publikačná činnosť za rok 2006 sa dovzdávala k 12. 1. 2007) a boli spracované v období od 12. 1. 2007 do 31. 10. 2007.

Naše skúsenosti – pri prvom exporte boli zvýšené nároky na kontrolu správnosti a korektnosti údajov podľa požiadaviek riešiteľov projektu, znamenalo to neuveriteľne mnoho práce pri dopaňaní údajov, ktoré dovtedy neboli povinné (Univerzita Komenského v Bratislave exportovala 6 139 záznamov, čo je takmer 23 % z celkovej publikačnej činnosti dvadsiatich verejných vysokých škôl). Daný výber záznamov a špecifikácia povinne exportovaných údajov priniesli tiež veľa vysvetľovania pedagogickým a vedeckovýskumným pracovníkom, že neprídu o žiadnu publikačnú činnosť za rok 2007, a teda UK o finančné prostriedky, keďže v roku 2008 sa bude odovzdávať publikačná činnosť nielen za rok 2008, ale aj za rok 2007, pomerne ťažké bolo zdôvodňovania potreby vyčíslenia percentuálneho podielu spoluautorov, ktoré je pre CREPČ povinné, atď.

2.

Akademická knižnica UK riešila export dát a následnú konverziu do formátu XML vlastnými silami. Konverzii predchádzala podrobná analýza požiadaviek riešiteľov na obsah a štruktúru záznamov, viaceré osobné konzultácie, už spomínaná kontrola, úprava a dopaňanie tzv. povinných údajov.

O kvalite práce knihovníkov spracúvajúcich publikačnú činnosť, o dobrom softvérovom a technickom zabezpečení danej agendy i zvládnutom manažmente spracovania podkladov pre CREPČ na UK svedčí skutočnosť, že po kontrole záznamov zo strany riešiteľov projektu (duplicita záznamov, neoprávnené vykazovanie záznamov, nesprávne kategorizovanie publikácií atď.) UK v Bratislave zaznamenala stratu 0,8 %, t. j. 49záznamov (u niektorých VVŠ bol po kontrole rozdiel aj – 7 %, či 10 %).

V tomto čísle sú navyše zahrnuté aj tzv. objektívne straty spôsobené vymazaním záznamov o abstraktoch, ktoré medzitým vyšli v úplných textoch.

3.

Pri tejto aktivite je knižnica, ale najmä knihovník veľmi ťažko zastupiteľný a nahraditeľný. „Hlavnú úlohu“ by knižnice mali mať pri zbere a zápise záznamov o publikačnej činnosti i ohlasov. Pre spracovanie publikačnej činnosti sú nevyhnutné veľmi dobré odborné vedomosti z knihovníckej oblasti, znalosť „legislatívy“ a pravidiel špecifických pre publikačnú činnosť. Knihovník by mal vedieť poradiť a zorientovať autora pri formálnom zaradení publikácie do správnej kategórie, preveriť karentovanosť časopisu, v zásade by mal garantovať správnosť zápisu jednotlivých údajov o publikovaných dokumentoch. Akademická knižnica UK ako prevádzkovateľ knižnično-informačného systému, musela – okrem vyslovene knihovníckej práce – navyše zvládnuť aj technické záležitosti spojené s exportom a konverziou dát.  

• Akademická knižnica VŠVU v Bratislave

(M. Kusá, kusam@vsvu.sk)

Akademická knižnica Vysokej školy výtvarných umení v Bratislave (VŠVU) má už niekoľko rokov implementovaný profesionálny viacmodulový knižnično-informačný systém advanced Rapid Library (aRL), ktorého súčasťou je aj program na evidenciu publikačnej činnosti (EPCA) a samostatným programom sme začali riešiť aj evidenciu umeleckej činnosti.

Priebeh riešenia celoštátneho projektu pod názvom Centrálny register evidencie publikačnej činnosti (CREPČ) bol po prvýkrát uvedený do praxe na vysokých školách koncom roka 2007 (rok vykazovania 2007). Termín stanovený na odovzdanie údajov evidencie publikačnej činnosti a následne na konverziu údajov do definovaného výmenného formátu CREPČ bol časovo náročný, z čoho vyplývala aj nadmerná vyťaženosť na strane riešiteľov. Konverzia údajov do definovaného výmenného formátu CREPČ prebehla na našej vysokej škole vcelku nekomplikovane vďaka podpore a spolupráci s firmou Cosmotron, ktorá je autorom softvéru aRL, a profesionálne a v požadovanom termíne vyriešila odovzdanie dát podľa zadaných kritérií pre všetkých svojich užívateľov.

Sústreďovanie informácií o publikačnej a v našom prípade aj o umeleckej činnosti pedagógov vysokých škôl a vytvorenie Centrálneho registra evidencie publikačnej činnosti (CREPČ) má vysokú informatívnu aj spoločenskú hodnotu. Poskytovanie informácií o publikačnej i umeleckej činnosti slúži odbornej i laickej verejnosti, pre potreby Ministerstva školstva SR, Akreditačnej komisie a v neposlednom rade pre potreby grantových agentúr (VEGA, KEGA, APVV), a preto majú knižnice v tejto aktivite veľmi dôležitú úlohu.

• Slovenská ekonomická knižnica Ekonomickej univerzity v Bratislave

(R. Mártonová, renata.martonova@euba.sk )

Chceli by sme upozorniť na skutočnosť, že do projektu sa verejné vysoké školy zapojili už v roku 2007.

1.

Zapojenie akademických knižníc do projektu bolo koncepčne a metodicky nepripravené, mali sme nedostatok informácií a chýbala predchádzajúca komunikácia s akademickými knižnicami, ako aj celoplošná prezentácia autorov projektu.

Časový stres – 1. pracovné stretnutie riešiteľov projektu so zástupcami VVŠ a knižníc zorganizovalo MŠ SR 29. 10. 2007. Dňa 16. 11. 2007 prišla požiadavka na odovzdanie údajov do CREPČ s termínom do 30. 11. 2007 (spresňujúce informácie zaslali riešitelia projektu až po dotazoch z viacerých knižníc 23. 11. 2007).

2.

Transformáciu údajov o publikačnej činnosti z AKIS SEK do CREPČ zabezpečil dodávateľ AKIS SEK podľa požiadaviek riešiteľského kolektívu projektu CREPČ.

3.

Povinnosť spracovávania publikačnej činnosti vyplýva pre akademické knižnice, ktoré sú na túto činnosť odborne a profesionálne pripravené zo zákona č. 183/2000.

Združenie ProScientia bude komunikovať a spolupracovať s riešiteľmi projektu CREPČ pri príprave metodických pokynov pre spracovanie publikačnej činnosti a zapojení sa do CREPČ.

• Trnavská univerzita v Trnave

(M. Cibíková, mcibik@truni.sk)

1.

Centrálny register EPČ sme uvítali a keďže publikačnú činnosť si samotní autori priebežne zadávajú do knižničného systému prostredníctvom elektronických formulárov, následne dodávajú do UK originálne dokumenty na overenie a doplnenie potrebných údajov, ako aj na naskenovanie do elektronického archívu, v tomto roku sme nemali žiadne veľké problémy s odovzdaním potrebných dát do CREPČ. Po kontrole záznamov sa úspešne vyriešili aj duplicitné záznamy v rámci viacerých VŠ. Autori si uvedomili aj nutnosť správneho zaraďovania do kategórií EPCA.

2.

Nakoľko evidujeme publikačnú činnosť v knižnično-informačnom systéme Dawinci firmy SVOP, spol. s r. o., nemali sme žiadny problém s preklápaním dát do CREPČ.

3.

V odbornom bibliografickom spracovaní dokumentov, v poradenstve ohľadne zaradenia dokumentov, zastrešenia vykazovania EPČ za univerzitu.

• Slovenská poľnohospodárska knižnica pri SPU v Nitre

(B. Bellérová, Beata.Bellerova@uniag.sk)

Na položené otázky odpovedať je veľmi ťažké. Projekt CREPČ vznikol na základe požiadavky MŠ SR a ako taký zohľadňoval viac predstavy MŠ SR ako vysokých škôl či akademických knižníc.

1.

Možno povedať, že realizácia projektu skomplikovala prácu v oblasti evidencie publikačnej činnosti prinajmenej z dvoch dôvodov – jedným bolo nezvyčajné časové vymedzenie (predkladať prehľady PČ ku koncu októbra), druhým bol spôsob výmeny dát – tým, že sa nevyužili možnosti formátu Z39.50 na preberanie údajov online, ale vybral sa dátový režim, a tým, že namiesto MARC formátov sa použil formát XML. Vo vnútri inštitúcie priniesol aj ďalšie problémy súvisiace s potrebou prispôsobovať obsah niektorých polí a pod.

2.

Zadali sme dodávateľovi KIS požiadavku na vytvorenie špecifického exportu vo formáte XML.

3.

Pretože údaje v databáze CREPČ slúžia MŠ SR pri delení dotačných zdrojov, musí knižnica robiť všetko pre to, aby dodávala údaje v požadovaných termínoch a primeranej kvalite.

• Centrálna knižnica Katolíckej univerzity v Ružomberku

(A. Chlebničanová, chlebnicanova@ku.sk )

1.

Doteraz sme nemali knižničný program na EPČ, čo nám spôsobovalo nemalé problémy. V súvislosti so zavedením CREPČ sme zakúpili do knižnice program DAWINCI, čomu sa veľmi tešíme, pretože sa nám zjednoduší práca, najmä čo sa týka rozličných výstupov.

2.

Naši informatici museli upraviť záznamy v programe Excel, v ktorom sme spracovávali EPČ do takej podoby, aby bolo možné urobiť konverziu údajov.

3.

Súčasné personálne zabezpečenie knižnice nám dovoľuje iba prispievať do CREPČ, ale nemôžeme sa podieľať napr. na príprave metodiky.

• Univerzitná knižnica UPJŠ v Košiciach

(A. Juhászová, a.juhaszova@upjs.sk)

1.

Prácne vyberanie záznamov publikácií na základe dátumu ich zápisu do databázy, nakoľko sa do CREPČ posielali záznamy zaevidované v období od 12. 1. 2007 do 31. 10. 2007.

Problémy s kódmi spoluautorov, ktorí nie sú zamestnancami našej univerzity, evidujeme ich ako cudzích a majú priradený špeciálny kód z nášho kódovníka.

Problémy pri identifikovaní cudzích autorov, ktorí si zvyšujú na našej univerzite svoju vedeckú hodnosť a ich publikácie sa nemajú vykazovať za našu univerzitu.

2.

Konverziu pre potreby CREPČ nám robila dodávateľsky firma prevádzkujúca CREPČ.

3.

Knižnica je veľmi dôležitým medzičlánkom v tomto procese, od projektu CREPČ očakávame zvýšenie prestíže knižnice v povedomí zamestnancov a vedenia UPJŠ.

• Univerzitná knižnica, Prešovská univerzita v Prešove

(M. Rybarčáková, rybarcakova@pulib.sk )

1.

Skorší termín uzávierky vykazovania publikačnej činnosti (do 31.10.) spôsobil nižšiu mieru vykazovaných publikácií (tie budú zahrnuté do nasledujúceho obdobia).

Časové skrátenie a meniace sa podmienky prípravy údajov pre CREPČ vyvinul tlak na spracovateľské pracoviská a spôsobil väčšiu chybovosť, prípadne duplicitu.

2.

Oslovili sme tvorcu nášho softvéru a ten bol ochotný urobiť úpravy výstupov podľa požiadaviek MŠ SR.

3.

Naše postavenie určuje Zákon o vysokých školách a z neho vychádzajúca Smernica MŠ SR č. 8/2007-R o bibliografickej registrácii… Naďalej zostávame spracovateľským pracoviskom a budeme plniť úlohy, ktoré nám Smernica určuje, a následne zasielať údaje do CREPČ v pravidelných dávkach.