Zber elektronických záverečných prác na TU v Košiciach v akademickom roku 2007/2008

Technická univerzita v Košiciach (TU) v roku 2005 implementovala vlastný centrálny informačný systém na elektronický zber záverečných prác svojich študentov (IS ETD). Systém IS ETD komplexne zabezpečuje registráciu a pridávanie záverečných prác, ich správu, archiváciu a sprístupňovanie. Jednotlivé postupy a procesy týkajúce sa elektronických záverečných prác na TU definuje organizačná smernica Elektronické záverečné práce TU vydaná v roku 2005 v rámci zavádzania systému manažérstva kvality podľa medzinárodnej normy EN ISO 9001: 2000.

Systém IS ETD bol vytvorený zamestnancami Univerzitnej knižnice (UK) a od roku 2005 umožňuje študentom elektronicky registrovať svoje práce v režime online na základe autorizácie. V súlade so spomínanou organizačnou smernicou je registrácia záverečnej práce do IS ETD pre študentov povinná v čase pred odovzdaním tlačenej verzie práce na školiace pracovisko. Študenti odovzdávajú výtlačky svojej záverečnej práce na svoje školiace pracovisko spolu s potvrdením z UK, že svoju prácu (metadáta o práci) zaregistrovali do systému IS ETD, pričom súčasťou registrácie je odovzdanie elektronickej verzie práce v pôvodnom formáte aj vo formáte PDF a odovzdanie licenčnej zmluvy o použití školského diela do UK.

Zber elektronických záverečných prác (ZP) je náročný proces najmä po stránke organizačného zabezpečenia, nakoľko si vyžaduje súčinnosť viacerých organizačných zložiek v rámci TU. Na strane knižnice si vyžaduje značné kapacitné nároky na personál na oddelení vedeckých informácií a oddelení automatizácie počas obdobia 3 mesiacov, keď študenti jednotlivých fakúlt TU odovzdávajú svoje práce na školiace pracoviská. Kvalitné materiálne a technické zázemie v UK je tiež nevyhnutné pre hladký priebeh zberu.

Predpokladaný počet študentov končiacich štúdium v uvedenom akademickom roku bol spolu 4 204 študentov TU (podľa údajov nahlásených z jednotlivých fakúlt), čo bolo asi o 1 000 študentov viac ako v minulom. Elektronický zber záverečných prác prebiehal v priestoroch UK v školiacej miestnosti Prolib podľa schváleného harmonogramu pre jednotlivé fakulty v čase od 18. 3. 2008 do 2. 6. 2008 denne v čase od 8,30 do 15,30 hod. Univerzitná knižnica preberala práce študentov v odôvodnených prípadoch aj po termíne harmonogramu na základe dohôd s vedúcimi ZP alebo vedením pracovísk. V tomto akademickom roku personálne zabezpečovali zber záverečných prác spolu trinásti zamestnanci UK, pričom samotný zber a konzultácie zabezpečovali 7 zamestnanci, tlač záverečných prác zabezpečovali 2 zamestnanci, materiálovú podporu a agendu licenčných zmlúv 2 zamestnanci a technickú podporu 2 externí zamestnanci oddelenia automatizácie. Študenti Fakulty výrobných technológií v Prešove (FVT) odovzdávali záverečné práce v priestoroch FVT, pričom zároveň prebiehal zber aj v priestoroch UK v Košiciach. Zber ZP na FVT
v Prešove zabezpečovali 2 zamestnanci z UK počas 3 dní a 3 zamestnanci z FVT.

Univerzitná knižnica poskytovala študentom končiacich ročníkov rôzne podporné aktivity priebežne počas celého akademického roka 2007/2008 (konzultácie, školenia, diskusná skupina ETD pre študentov a vedúcich ZP). Študenti aj vedúci ZP mali možnosť zúčastniť sa školení “Elektronické záverečné práce TU”, ktoré prebiehali v čase od začiatku akademického roka až do mája 2008. Cieľom školení bolo najmä oboznámenie účastníkov s aktuálnymi pracovnými postupmi v súlade s organizačnou smernicou, ale najmä praktický nácvik práce v šablóne a registrácie práce do IS ETD na počítačoch v školiacej miestnosti UK. Od októbra 2007 do mája 2008 UK zorganizovala a zrealizovala spolu 76 školení, na ktorých sa zúčastnilo 1 255 účastníkov (študenti a vedúci ZP). Študentov prihlasovali na školenia vedúci ZP v rámci diplomových seminárov, ale mnohí študenti sa hlásili na školenia aj individuálne. Záujemcov o školenia bolo aj v tomto akademickom roku viac, ako bol skutočný počet preškolených účastníkov z kapacitných dôvodov (školiaca miestnosť bola rezervovaná na zber záverečných prác od marca 2008 – júna 2008, obmedzené lektorské kapacity vzhľadom na kumuláciu úloh).

V akademickom roku 2007/2008 bolo do informačného systému IS ETD TU zaregistrovaných celkovo 3 897 záverečných prác (stav k 31. 7. 2008). Študenti počas odovzdávania ZP v knižnici vypĺňali formuláre spokojnosti, ktoré umožnili UK získať spätnú väzbu na všetky procesy od tvorby záverečnej práce v šablóne cez registráciu do IS ETD v online režime až po samotné odovzdanie práce do digitálneho archívu podľa vypísaného harmonogramu. Mnohí zo študentov ocenili šablónu ako uľahčenie a zrýchlenie editácie práce počas tvorby a pri konečných úpravách (automatická tvorba zoznamov a registrov, automatické zmeny stránkovania a pod.). Študenti boli spokojní aj s online registráciou práce do IS ETD, s procesom kontroly a odovzdania elektronickej verzie ZP v knižnici a taktiež s príjemným a nápomocným personálom UK. Menej informačne zdatným študentom však robila šablóna problémy hlavne pri vkladaní obrázkov, tabuliek a vzorcov. Študenti, ktorí si nechali registráciu ZP na posledný deň podľa vypísaného harmonogramu, sa sťažovali na dlhé čakacie rady pred UK.

Celkovo možno hodnotiť centrálnu elektronickú registráciu a zber elektronických ZP na TU v akademickom roku 2007/2008 ako vysoko úspešnú. V pomerne krátkom čase sa zamestnancom knižnice podarilo skontrolovať a uchovať metadáta a samotné elektronické ZP (v natívnom formáte a formáte PDF vrátane všetkých príloh) všetkých študentov končiacich ročníkov TU, pričom na všetky práce boli uzatvorené licenčné zmluvy o použití školského diela, ktoré sú archivované v UK. Tento výkon by nebolo možné dosiahnuť pri klasickom postupe bibliografickej registrácie ZP zamestnancami knižnice a pri tvorbe metadát knihovníkmi. Veľký vplyv na hladký priebeh centrálneho elektronického zberu a registrácie ZP mala podpora vedenia na jednotlivých pracoviskách (katedrách). Bezproblémový priebeh sme zaznamenali na tých fakultách, kde bola všeobecne dobrá informovanosť medzi študentmi a vedúcimi ZP podľa príslušnej organizačnej smernice. Najväčším organizačným problémom pre knižnicu bolo to, že finálne termíny na odovzdanie ZP na katedry prebiehali u veľkých fakúlt súbežne, z čoho vyplynuli dlhé čakacie rady a veľké nároky na personál UK najmä v posledných dňoch odovzdávania prác. Dobrou organizáciou, systémovou podporou a pochopením zo strany zamestnancov knižnice a ich veľkou trpezlivosťou a obdivuhodnou ústretovosťou vo vzťahu k študentom, sa nám podarilo zvládnuť túto mimoriadne náročnú úlohu úspešne už tretí rok.

Pevne veríme, že zber elektronických záverečných prác študentov TU a ďalšie súvisiace procesy budú aj v nasledujúcom akademickom roku prebiehať hladko a vďaka dobrej vzájomnej spolupráci a podpory zo strany vedenia univerzity a jednotlivých fakúlt, sa budú z roka na rok vylepšovať. Cieľom tejto spolupráce a veľkého úsilia celého tímu zamestnancov Univerzitnej knižnice, zabezpečujúceho školenia a konzultácie, vývoj a správu informačného systému, ako aj samotnú kontrolu, zber elektronických záverečných prác a agendu licenčných zmlúv, je sprístupňovanie tohto špecifického a žiadaného fondu literatúry na podporu vzdelávania, vedy a výskumu.