Využitie modulu EPC KIS DAWINCI na publikačné, propagačné a iné PR aktivity CVTI SR
PredstavujemeCentrum vedecko-technických informácií (CVTI SR) prešlo v posledných rokoch značnými zmenami, ktoré sa odrazili aj v publikovaní výsledkov činností jednotlivých pracovných kolektívov, organizovaní veľkého množstva podujatí, rozsiahlej prednášateľskej činnosti, ako aj vo vystúpeniach viacerých jeho pracovníkov v médiách. Sledovanie uvedeného množstva týchto aktivít, ich spracovávanie do výročných správ organizácie a triedenie podľa určitých kategórií zaberalo značné množstvo času a bolo využiteľné len jednorázovo v danom roku. Preto úvaha, ako sa vysporiadať so systematickým spracovávaním týchto informácií pre viacnásobné použitie, viedla k nájdeniu vhodného riešenia tejto úlohy formou modifikácie už hotového produktu ľahko implementovateľného na špecifické účely mapovania PR aktivít CVTI SR.
Najvhodnejším riešením bolo využitie jedného z už existujúcich modulov Knižnično-informačného systému DAWINCI (KIS DW), a to modulu na evidenciu publikačnej činnosti (EPC), ktorý umožňuje evidovať publikačnú činnosť v celej jej zložitosti v nadväznosti na rešpektovanie príslušných smerníc a pravidiel, vo všetkých jej zložitostiach daných rôznymi požiadavkami a nariadeniami. Modul EPC nie je samostatným modulom, ale je súčasťou komplexného systému DAWINCI, ktorého ostatné moduly sú už v CVTI SR implementované.
Sekundárnym cieľom a účelom celého riešenia bolo pripraviť unikátny zdroj informácií o danej organizácii, ktorý umožňuje získať prehľad o činnosti všetkých jej pracovísk a zamestnancov na jednom mieste a vytvoriť väzby na zadané autority, napr. všetky činnosti viazané na projekty, ako sú napr. NISPEZ, NITT SK, DCVaV a pod.
Pri tvorbe tejto unikátnej databázy sú dodržiavané zaužívané bibliografické postupy na spracovanie záznamov, ako sú štandardy, formáty a normy (AACR2, ISBD, MARC21, STN-ISO 690, Smernica č. 13/2008 R). Špeciálne pri popise EPC sa riadi odporúčaniami a normami definovanými pre túto oblasť, a to Ministerstva školstva vedy, výskumu a športu (MŠVVaŠ SR), Slovenskej národnej knižnice a Pro Scientia. Vývoj v oblasti EPC je príkladom toho, ako zmeny zákonov a smerníc a automatizácia procesov na centrálnej úrovni spôsobujú tlak na automatizáciu procesov na úrovni lokálnej (Grman 2010).
Modul EPC je plne nastaviteľný na požiadavky klienta, štandardne zabezpečuje tvorbu, kopírovanie, vymazanie, prehliadanie a modifikáciu vložených údajov. EPC je realizovaná prostredníctvom submodulu Katalóg, takže sa plne využívajú katalógové prvky, ako sú formuláre pre popis bibliografických záznamov, alebo aj vytváranie autorít, čo je prostredie známe pre pracoviská úseku knižnično-informačnej činnosti CVTI SR.
Primárnou požiadavkou bolo vytvoriť najprv v KIS DW databázu autorít, t. j. register súčasných aj minulých zamestnancov CVTI SR, a priradiť im ich pracovisko. Tu sa musela prispôsobiť existujúca mnohovrstvová organizačná štruktúra systémovým potrebám a dohodnúť sa na trojúrovňovej hierarchickej štruktúre, ktorá by vyhovovala pôvodným nastaveniam KIS DW. Na tomto základe bolo ďalej možné vytvárať jednotlivé výstupy podľa pracovísk. Tento postup sa ukázal ako správny, pretože toto rozvrhnutie ponúka do budúcnosti aj ďalšie možnosti, a to konkrétne podrobnejšie delenie výstupov, či štatistík podľa pracovísk.
Na pozadí bolo zatiaľ potrebné skĺbiť už existujúce zaužívané pracovné postupy a bibliografické popisy, ako aj žiadané výstupy s tými, ktoré sa na Slovensku v súčasnosti využívajú vysokými školami a ktoré sú požadované MŠVVaŠ SR. Modul EPC KIS DW bol primárne určený na evidenciu publikačnej činnosti. Evidovanie všetkých aktivít organizácie, ako sú okrem publikačnej činnosti aj prednášky, akcie a podujatia, v rámci knižnično-informačného systému, je unikátnym riešením.
Všetky doteraz evidované údaje boli preto ponechané v pôvodnej štruktúre evidencie CVTI SR a boli len mierne upravené. V praxi to znamenalo, že okrem celku EPC vznikol ako ďalší celok Prednášateľská činnosť a celok Prehľad akcií a podujatí. Pre každý celok tak boli navrhnuté samostatné vstupné formuláre a tlačové výstupy. Popisné údaje pre prednášateľskú činnosť aj pre akcie sú prevzaté z popisných znakov publikačnej činnosti, pre každý jeden údaj existuje v KIS-e príslušné pole, ktoré umožňuje zápis takýchto záznamov. Jediným rozlišovacím znakom pre tieto aktivity mimo EPC sú nové kódy v poli 985 – špecifické kódy (Pro Scientia).
Pre celok Prednášateľská činnosť sa využil už existujúci (a zatiaľ katalogizátormi len zriedka využívaný) kódovník Kategórií vedeckých, odborných a umeleckých aktivít (KATVA) (Kimlička 2007), ktorý sa nachádza v poli 985$d. Tento je predurčený na evidenciu iných aktivít, ako je publikačná činnosť. Keďže ale tento kódovník nebol dostačujúci z pohľadu potrieb CVTI SR, bol navrhnutý a vytvorený nový – doplňujúci kódovník v doposiaľ needitovanom podpoli „e“ poľa 985, ktoré je nazvané „Iné aktivity CVTI SR“. V rámci nového kódovníka vznikli aj dva kódy, ktoré sú určené pre akcie a ich sprievodné podujatia (pozri ďalej kódy PAP, PSP a samostatný kód VMI):
• IPM = Informácie a propagácia v médiách, na internete o CVTI SR
• PAP = Prehľad akcií a podujatí
• PDP = Prednášky na domácich podujatiach
• PDZ = Prednášky na domácich podujatiach so zahraničnou účasťou
• PSE = Prednášky na informačných seminároch pre zamestnancov CVTI SR a externých záujemcov
• PSP = Sprievodné podujatie akcie alebo podujatia
• PSV = Prednášky na informačných seminároch CVTI SR pre odbornú verejnosť
• PSZ = Prednášky na interných seminároch pre zamestnancov CVTI SR
• PVA = Prednášky na vzdelávacích akciách CVTI SR
• VMI = Vystúpenia zamestnancov CVTI SR v médiách, informácie pre médiá
Členenie podľa týchto kódovníkov uľahčuje orientáciu v jednotlivých záznamoch a kódovníky slúžia aj pre výstupy a štatistiky. Výhodou takto navrhnutého kódovníka je možnosť jeho využitia aj inými organizáciami, ktoré by uvažovali o podobnej evidencii svojich podujatí.
Nad vytvorenou databázou záznamov EPC je možné štatisticky spracovávať a tvoriť prehľady vhodné pre interné použitie alebo ako hodnotný zdroj informácií pre ďalšie projekty (KEGA, VEGA, portál Veda a výskum a pod.). Doteraz bolo evidovanie publikačnej činnosti (EPC, prednášky, podujatia, akcie), ktorá bola tvorená priamo pod záštitou určitého projektu (akým je v CVTI SR napr. NITT SK), evidovaná samostatne pre každý projekt, a to tak, že bola vytvorená autorita projektu a na ňu boli príslušné záznamy preväzované. V poli 985$e potom takéto záznamy získali najčastejšie kód PAP a PDZ, ktoré sa ukázali ako nedostačujúce. Prax ukázala, že súčasťou týchto projektov môžu byť aj záznamy klasickej publikačnej činnosti, preto je potrebné v záznamoch evidovať informáciu o jednotlivých projektoch, na ktoré sú nadviazané. Zaužívaným poľom na evidovanie informácie o projekte je opakovateľné pole 301. Nad takto vyplnenými záznamami je potom možné nastaviť tvorbu štatistických výstupov pre jednotlivé projekty. V budúcnosti sa uvažuje o evidovaní širších informácií o projektoch v rámci záznamov. Na tento účel je určené národné pole 926, jeho využitie je však zatiaľ otázne.
Vložené údaje je možné zobrazovať a tlačiť pomocou používateľsky definovaných tlačových zostáv a štatistík. Všetky výstupy je možné prezentovať troma spôsobmi, a to priamo na zobrazovacom zariadení (monitor), na papieri (tlačiareň) alebo elektronicky (elektronickou poštou, na internetových stránkach a pod.). Zobrazenie tlačových výstupov je možné v niekoľkých formátoch, štandardne ako HTML, PDF, PNG, jedným z nových riešení bola možnosť uloženia výstupu do textového formátu RTF.
Výstupy, alebo aj tlačové zostavy, sú nastavené na niekoľko možných variant v podobe bibliografických záznamov, bibliografických záznamov spolu s ohlasmi, v podobe záznamu publikačnej činnosti (aj záznamov pre prednášateľskú činnosť a akcie a podujatia) a EPC záznamu spolu s ohlasmi. V každom zvolenom výstupe je ďalej možnosť zvoliť rozsah rokov, výber pracoviska (ale aj možnosť sledovať činnosť celej organizácie) a možnosť usporiadať záznamy vzostupne a zostupne.
Kritériami jednotlivých výstupov sú pre EPC vyplnená hodnota kódu kategórie dokumentu v podpoli 985$a, v prípade evidovania Prednášok je kritériom vyplnenie hodnoty z kódovníka KATVA v podpoli 985$d alebo z podpoľa 985$e, pre Prehľad akcií a podujatí je kritériom výstupu vyplnená hodnota v podpoli 985$e. Prednášateľská činnosť je organizovaná nasledovne:
• Prednášky na zahraničných podujatiach – kódy z poľa 985$d KMA/KMB/OMA/OMB
• Prednášky na domácich podujatiach so zahraničnou účasťou – kódy z poľa 985$d KNA/KNB/ONA/ONB
• Prezentácie – kódy z poľa 985$d KMC/KNC/OMC/ONC
• Prednášky na informačných seminároch CVTI SR pre odbornú verejnosť – kódy z poľa 985$e PSV
• Prednášky na interných seminároch pre zamestnancov CVTI SR – kódy z poľa 985$e PSZ
• Prednášky na informačných seminároch pre zamestnancov CVTI SR a externých záujemcov – kódy z poľa 985$e PSE
• Prednášky na vzdelávacích akciách CVTI SR – kódy z poľa 985$e PVA
• Vystúpenia zamestnancov CVTI SR v médiách, informácie pre médiá – kódy z poľa 985$e VMI
• Informácie a propagácia v médiách, na internete o CVTI SR – kódy z poľa 985$e IPM
• Prehľad akcií a podujatí CVTI SR je radený abecedne podľa názvu akcie a hodnoty
z kódovníka PAP = spolu v jednom celku s akciou (podujatím) je uvedená aj subhodnota PSP?= pre jej Sprievodné podujatia.
Aj v submodule autority umožňuje systém vytvárať všetky už spomenuté výstupy pre jednotlivých pracovníkov. Systém je vysoko variabilný a umožňuje definovať aj prípadné nové typy štatistík.
Modul EPC poskytuje používateľovi veľkú modularitu, vybrané bibliografické a autoritné záznamy je možné navzájom prepájať, a tak vytvárať v katalógu logické odkazy. K bibliografickým záznamom EPC je možné pripojiť multimediálne dokumenty, a to nielen textové súbory, ale aj ľubovoľné elektronické dokumenty (text, grafika, audio alebo video) a odkazy na oficiálne internetové stránky. Modul je pripravený, podmienkou je vytvorenie úložiska (File system) na strane klienta, na ktoré sa funkciou v KIS DW – tzv. multimédiá – ukladajú pomocou FTP klienta jednotlivé súbory. Tieto môžu byť dopredu pripravené a neskôr sa môžu dodatočne pripojiť k záznamom a odoslať na lokálne úložisko inštitúcie.
V samotnom module sú jednotlivé údaje vyhľadávané podľa viacerých podmienok, ktoré ponúka systém (relácie, logické spojky) a vyhľadané záznamy je potom možné uložiť mimo klienta KIS DW pomocou exportu zoznamu do CSV súboru (Excel), kde sa dá s informáciami ľubovoľne pracovať.
Ďalšou nadstavbou evidencie publikačnej činnosti sú v súčasnosti už v KIS DW a jeho OPAC-u existujúce samostatne stojace online formuláre. Prístup k formulárom je z OPAC-u inštitúcie alebo z jej WWW stránky. Využívajú sa na vkladanie záznamov priamo autormi, čím sa predpokladá odbúranie drobnej práce zapisovateľov, ktorí by už len kontrolovali a komunikovali o záznamoch s autormi najmä o prípadných opravách záznamov. Pre inštitúciu by bolo využitie dvojaké. Autori by vkladali záznamy sami do systému EPC, jednotlivé akcie a podujatia organizácie by vkladali poverené osoby. V online aplikácii je možné vytvoriť jednotné prostredie pre autorov a samostatné prostredie pre kontrolujúce osoby, tzv. administrátorov, rovnako ako v KIS DW sú nastaviteľné a zobraziteľné výstupy, či už pre jednotlivých autorov, organizačné útvary, ale aj rôzne štatistiky, ktoré sú v podstate bez obmedzení nad vypĺňanými údajmi.
Okrem existujúcich online formulárov nad klientskym systémom DAWINCI beží v súčasnosti online aplikácia nazvaná Online register evidencie publikačnej činnosti (OREPČ). Aplikácia poskytuje používateľovi nadštandardné pracovné prostredie. Do systému je potrebné sa najprv zaregistrovať, pričom je možné nastaviť minimálne 4 úrovne prihlásení, jedno z nich je používateľské, ďalšie tri sú rôzne administrátorské úrovne. Prostredie po prihlásení v istej miere imituje klienta KIS DW. Na vkladanie záznamov je pripravených niekoľko typov formulárov, rôzne druhy výstupov, nastavenie administrátorov, novinkou je online deduplikácia autorít. V súčasnosti sa pracuje na samostatnej záložke autorít, rovnako aj korporácií, a pripravuje sa plnotextové vyhľadávanie. Systém sa stále vylepšuje, demo verzia na nahliadnutie do tohto systému je dostupná na stránke http://aragorn.svop.sk/demo.
Pri doteraz realizovanom riešení EPC v CVTI SR, aj vďaka rýchlo sa plniacej databáze, je v krátkej budúcnosti možné uvažovať o nasadení online katalógu. OPAC nielen preto, že zobrazuje záznamy o publikačnej a inej činnosti organizácie smerom k verejnosti, ale umožňuje aj rýchle prehľadávanie databázy podľa rôznych nastaviteľných kritérií. Rovnako sú nastaviteľné aj výstupy, či už pre verejnosť alebo samotných autorov, samozrejme všetky nastavania sú realizované podľa uváženia a dohody obidvoch strán. Súčasťou OPAC-u by v tomto prípade boli aj už vyššie spomenuté online formuláre pre vkladanie publikačnej činnosti. V každom prípade OPAC je veľmi jednoduchý spôsob, ako sa môže organizácia pozitívne prezentovať.
V skúšobnej prevádzke v priebehu druhej polovice roka 2011 bolo do systému zapísaných spolu 255 nových záznamov, z toho 89 o publikačnej činnosti zamestnancov CVTI SR, 84 o ich prednášateľskej činnosti a 82 akcií konaných v CVTI SR. Výstupom by mal byť súpis PR aktivít ako podklad do výročnej správy CVTI SR za rok 2011.
Použitá literatúra
1 Pro Scientia [online]. 2008 [cit. 2012-03-06]. Dostupné na internete: <www.proscientia.szm.com>.
2 Smernica MŠ SR č. 13/2008-R zo 16. októbra o bibliografickej registrácii a kategorizácii publikačnej činnosti, umeleckej činnosti a ohlasov [online]. Bratislava : MŠ SR, 2008. [cit. 2012-03-06].
Dostupné na internete: http://www.crepc.sk/smernica_2008.pdf.
3 ISO 690: 1998, Dokumentácia. Bibliografické odkazy. Obsah, forma a štruktúra.
4 STN ISO 690-2 (01 0197) Informácie a dokumentácia. Bibliografické citácie. Časť 2: Elektronické dokumenty alebo ich časti.
5 GRMAN, J. 2010. Od knižnično-informačného systému cez evidenciu publikačnej činnosti po systém na odhaľovanie plagiátov v akademickom prostredí. UNINFOS 2010 –
Univerzitné informačné systémy : zborník príspevkov z medzinárodnej konferencie [online]. 2010 [cit. 2012-03-06].
Dostupné na internete: <http://uninfos.truni.sk/images/stories/2_jn_grman.pdf>.
6 KIMLIČKA, Š. 2007. KATVA – kategórie vedeckých, odborných a umeleckých aktivít. [cit. 2012-03-06]
Dostupné na internete: <http://www.snk.sk/swift_data/source/NBU/Metodika/Kodovniky/vedec.htm>.
7 Centrum vedecko-technických informácií Slovenskej republiky : Výročná správa za rok 2008. Bratislava : CVTI SR, 2009. 50 s., prílohy.
Dostupné na: <http://www.cvtisr.sk/index/open_file.php?file=cvti/vyrocna_sprava_08.pdf>
8 Centrum vedecko-technických informácií Slovenskej republiky : Výročná správa za rok 2009. Bratislava : CVTI SR, 2010. 38 s., prílohy.
Dostupné na: <http://www.cvtisr.sk/index/open_file.php?file=cvti/vyrocna_sprava_09.pdf>
9 Centrum vedecko-technických informácií Slovenskej republiky : Výročná správa za rok 2010. Bratislava : CVTI SR, 2011. 35 s., prílohy.
Dostupné na: <http://www.cvtisr.sk/index/open_file.php?file=cvti/vyrocna_sprava_10.pdf>