Knižničné siete a súborné katalógy

V rámci tohtoročného sprievodného programu medzinárodného knižného veľtrhu Bibliotéka 2002 okrem vyhodnotenia programu “V čítaní je poznanie” pripravila Slovenská asociácia knižníc v spolupráci s Goetheho inštitútom v Bratislave pre knihovnícku odbornú verejnosť v piatok 8. novembra 2002 slovenskonemecký seminár na tému Knižničné siete a súborné katalógy.Vzhľadom na aktuálnosť tejto problematiky ponúkame výťah z dvoch príspevkov prinášajúcich skúsenosti z budovania súborných katalógov v Nemecku z pohľadu pripojenej knižnice a z pohľadu sieťovej centrály. Plné texty prednášok, ktoré preložila PhDr. S. Kováčová z Goetheho inštitútu v Bratislave, nájdete na www.cvtisr.sk/itlib/itlib.htm.

HBZ Severného Porýnia-Vestfálska

Knižničné siete majú v Nemecku pomerne dlhú tradíciu a sieť HBZ je najstaršou nemeckou knižničnou sieťou.

Vznik siete HBZ (Vysokoškolské knižničné centrum) v Severnom PorýníVestfálsku je nerozlučne spätý so súbežným zriadením piatich vysokých škôl dňa 1. augusta 1972 v Duisburgu, Essene, Paderborne, Siegene a Wuppertali. Plánovacia skupina predložila v lete 1972 návrh knižničnej štruktúry týchto piatich vysokých škôl, ktorý odporúčal jednotný a kooperatívny systém spracovania dát do spoločnej databázy, ktorej správcom sa malo stať novozriadené HBZ.

HBZ bolo následne založené dňa 1. marca 1973. Jedna z jeho prvých a najdôležitejších úloh spočívala vo vývoji a prevádzke metódy dátového spracovania knižného fondu novozaložených vysokoškolských knižníc. Pracovný rozsah HBZ v pozícii sieťovej centrály bol však už od samého začiatku zameraný širšie a zahŕňa okrem iného všeobecné servisné a vývojové úlohy na poli automatického spracovania údajov pre vysokoškolské knižnice.

Založenie HBZ slúžilo predovšetkým na racionalizáciu prevádzky v pripojených knižniciach. Základnou myšlienkou bolo, že knihu plnohodnotne skatalogizuje len jedna knižnica v sieti, zatiaľ čo ostatné pripoja iba doplnkové informácie. Tým sa, prirodzene, šetria ekonomické náklady a v konečnom dôsledku to priamo či nepriamo vedie k zlepšeniu poskytovaných služieb pre používateľov: v katalógu siete ako súbornom katalógu knižničných fondov dnes môže každý online rešeršovať a získať tak priamu informáciu, kde sa nachádza požadovaná literatúra, automatizovaný proces výpožičiek urýchľuje využívanie knižničných služieb a spolu so samoobslužným systémom sa stal neoddeliteľnou súčasťou každodennej knižničnej práce.

Najprv bol sieťový systém HBZ prevádzkovaný offline spôsobom, čo zodpovedalo vtedajšiemu stavu výpočtovej techniky. Knižnice v sieti dostali svoje katalógy (ako aj súborný katalóg) vytlačené najskôr v listovej forme, neskôr rozmnožené na mikrofišoch. Katalogizátori tieto týždenne aktualizované katalógy využívali pri katalogizácii či preberaní externých dát, zatiaľ čo vlastné katalogizačné záznamy posielali do centra na magnetických páskach.

Začiatkom 80. rokov sa začalo s vývinom online systému, ktorý sa do bežného užívania dostal v roku 1985. Katalógy na mikrofišoch sa postupne zamenili za prenos údajov a vlastné online katalógy v jednotlivých knižniciach.

Až s rozšírením internetu začiatkom 90. rokov mohli byť všetky sieťové katalógy sprístupnené aj mimo knižníc: knižničné služby tak bolo možné využívať priamo z vlastného počítača.

So zavedením tretej generácie sieťového systému HBZ v roku 2000 sa vytvorili ďalšie možnosti rozšírenia našich služieb v prospech knižníc v sieti. Na báze knižničného softvéru ALeph 500 dnes sieťová centrála zásobuje 52 vysokoškolských, krajinských a mestských knižníc, ako aj vyše 1 000 ústavných a odborných knižníc na univerzitách. Vďaka medzištátnej zmluve so spolkovou krajinou RheinlandPfalz patrí do siete HBZ aj mnoho knižníc z tejto spolkovej krajiny.

Databáza sieťového systému HBZ je najväčšou alephovskádatabázou na svete a zároveň je jedným z najväčších sieťových systémov v Európe vôbec (vyše 80 miliónov dátových súborov).

Architektúra sieťového systému HBZ

Keďže prvé knižnice knižničnej siete v Severnom PorýníVestfálsku boli nanovo založené, sieťový systém musel podporovať rýchle budovanie fondov v týchto knižniciach. Išlo teda o čo možno najrýchlejšie zahrnutie katalogizačných záznamov do sieťového katalógu tak, aby boli prístup a využívanie týchto dátových súborov umožnené aj iným knižniciam v sieti. Základnou myšlienkou bolo, že knihu plnohodnotne skatalogizuje iba jedna knižnica, pričom ostatné už pridajú len svoje dodatočné údaje.

Tu zohráva dôležitú rolu štruktúra jednotlivých údajov. Aby knihovník rýchlo našiel katalogizačný záznam a aby ho tiež mohol použiť, kládli sme dôraz na čo možno najflexibilnejšiu databanku. Na dosiahnutie tohto cieľa bola za základnú databanku vyhlásená sieťová databanka a ostatné lokálne databanky, napr. lokálne knižničné katalógy, jej boli podriadené.

Povedané inými slovami: knižnica v knižničnej sieti uloží katalogizačný záznam najskôr do centrálnej sieťovej databanky a až odtiaľ dostane kópiu pre svoj vlastný katalóg. V momente písania katalogizačného záznamu do centrálnej databanky sú tam k dispozícii všetky potrebné nástroje, ktoré tento pracovný proces uľahčujú: národné bibliografie, autority na doplnenie mien, korporácií a hesiel, sieťové katalógy iných sietí. Pri vytváraní dátového súboru v sieťovej databanke ako primárnej databanke sa podstatne zamedzí možnosť duplicity údajov.

Angloamerické sieťové katalógy boli už od prvého katalógu OCLC vytvorené podľa vzoru tlačených UnionCatalogs. Tieto zlučovali katalogizáty, ktoré dostávali z knižníc, podľa abecedy – podobne ako centrálne katalógy nemeckých regiónov medziknižničnej výpožičnej služby; prípadné duplikáty katalogizačných záznamov sa zlučovali pri redakcii záznamov. V tomto modeli knižnica najskôr katalogizačný záznam zapíše do svojej vlastnej databanky a kópiu pošle do centrálnej sieťovej databanky. Tam už musia byť duplicitné záznamy zlúčené na základe premysleného algoritmu. Pri veľkosti sieťovej databanky 12 miliónov titulov je ručná práca vylúčená. Takýto proces hľadania duplikátov je však náchylný k chybovosti, resp. nepresný kvôli obsahom v poliach údajov katalogizačného záznamu. Databanka sa týmito duplicitami čoraz viac “znečisťuje”, čo má pri katalogizácii za dôsledok príliš veľkú spotrebu času na “oddelenie zrna od pliev” a prevzatie korektného a plnohodnotného katalogizačného záznamu a jeho označenie vo vlastných fondoch.

Tento základný princíp našej sieťovej databanky treba brať do úvahy, ak si všímame nasledujúce podoby toku údajov. Najprv si priblížime tok údajov od zavedenia online systému v roku 1985.

Knihovníci pracujú s prepojenými počítačmi v sieťovej databanke a zapisujú do nej katalogizačné záznamy a lokálne dáta o svojich špeciálnych fondoch, ako aj prípadné súbory autorít. V sieťovej databanke možno využívať všetky v nej už existujúce údaje, ako aj všetky katalogizačné záznamy nielen z nemeckej a britskej národnej bibliografie, ale aj bibliografické údaje kníh z Talianska.

Z originálu katalogizačného záznamu v sieťovej databanke dostane knižnica kópiu. Pre túto činnosť existovalo kedysi len málo technických prostriedkov, vždy to bol offline proces s určitým časovým oneskorením. Štandardným produktom tu bol a aj je export aktualizovaných údajov jednej knižnice vo formáte MAB2 raz do týždňa prostredníctvom prenosu súborov, ktorý sa realizuje spravidla raz do týždňa.

Iným spôsobom je priame skopírovanie obsahu obrazovky do lokálneho systému; tento spôsob sťahovania katalogizačných záznamov funguje v lokálnych systémoch SISIS. Takto získa knižnica aktualizovaný katalóg takmer okamžite.

Ak by sme vo všetkých knižniciach v sieti zaviedli rovnaký lokálny knižničný systém, mohli by sme postupovať tak, že knihovníci, rovnako ako predtým, vytvoria katalogizačné záznamy alebo prípadné autority najskôr do sieťovej databanky, lokálne údaje však zapisujú primárne do svojho lokálneho systému, ktorý je v tomto prípade tiež v systéme Aleph. Softvér AlephCluster teraz vykoná online aktualizáciu a okamžite skopíruje katalogizačné údaje zo sieťovej databanky do databanky lokálneho systému a lokálne údaje z databanky lokálneho systému do sieťovej databanky. Týmto procesom sa údaje v sieťovom i lokálnom katalógu ihneď zosynchronizujú a v knižnici sa môže ďalej pracovať.

Lokálne knižničné systémy, ktoré nie sú budované v systéme Aleph, budú mocť byť v budúcnosti prostredníctvom online rozhrania zabezpečené podobne, ako sú aj lokálne systémy v systéme Aleph. Na principiálnej štruktúre toku údajov sa ani tu nič nezmenilo. Ibaže sa o túto replikáciu údajov medzi sieťovou knižnicou a lokálnym knižničným systémom postará iné – otvorené – softvérové riešenie, ako je napríklad online rozhranie HBZ. Cez rozhranie HBZ sme schopní na sieťovú databanku pripojiť online každý lokálny knižničný systém akéhokoľvek výrobcu, ak tento podporuje práve toto rozhranie. Tým sme vlastne nezávislí od voľby lokálnych riešení a knižniciam dávame čo najväčšiu voľnosť pri zriaďovaní svojich lokálnych systémov.

V každom prípade má homogénne riešenie aj ďalšie výhody, predovšetkým finančné; to tu nemôžeme zamlčiavať. My sme však takúto otvorenú politiku uskutočňovali vždy a budeme ju robiť aj naďalej. Transparentný sieťový systém HBZ rešpektuje rozmanitosť lokálnych systémových riešení, ktoré sa orientujú na konkrétne potreby tejktorej sieťovej knižnice.

Výhody sieťovej práce

Využívanie externých služieb

Keďže všetky sieťové knižnice pracujú online na sieťovom katalógu, môžu hneď použiť na svoje účely všetky dostupné katalogizačné záznamy. Vysokoškolské knižnice, ale aj iné veľké vedecké knižnice, ako napríklad krajinské knižnice, disponujú spravidla základným fondom literatúry, ktorý je v podstate všade identický. V takýchto prípadoch sa katalogizácia rozdelí medzi všetky zainteresované sieťové knižnice.

Len čo prvá knižnica skatalogizuje nejaký titul, jeho katalogizačný záznam sa nachádza v sieťovej databáze. Nasledujúca knižnica, ktorá tento titul takisto vlastní, už teda nemusí sama zostavovať nový katalogizačný záznam, jednoducho len do už existujúceho záznamu doplní lokálne údaje – informácie o signatúre, mieste a pod.

Špeciálne tituly, ktoré sa ešte nenachádzajú v sieťovej databáze, sa môžu využívať na základe súborov národných bibliografií. V tomto prípade skopíruje knižnica katalogizačný záznam z národnej bibliografie a porovnáva ho s lokálnymi súbormi; záznam pritom nie je potrebné nanovo vytvoriť.

To isté platí aj pre znaky vecného spracovania v záznamoch, ako sú napríklad klúčové slová alebo notácie v systematike či klasifikácie. Ak knižnica využíva rovnaký postup pri vecnom spracovaní, môže ušetriť mnoho práce pri spracovaní dokumentov.

Táto externá služba zo sieťovej databázy pokrýva v našom sieťovom systéme asi 80 – 90 % katalogizačnej práce, teda iba asi 20 % katalogizačných záznamov treba vytvoriť v katalogizačnom oddelení jednotlivých knižníc siete. A tento pomer sa bude aj naďalej zmenšovať.

Pre prípad, že by sa v databáze celej siete aj s prídavnými externými službami ponúkaných národných bibliografii – Nemecká národná bibliografia, Britská národná bibliografia, ako aj katalogizačné záznamy talianskych vydavateľstiev – nenachádzal žiadny použiteľný súbor údajov, začne sa pomocou rozhrania Z39.50 vyhľadávať v databázach iných nemeckých knižničných systémov, pričom nájdený katalogizačný záznam sa skopíruje do sieťovej databázy. Táto služba je v Severnom PorýníVestfálsku v prevádzke zatiaľ iba niekoľko týždňov a využíva dáta Spoločnej knižničnej siete a Bavorskej knižničnej siete.

Dátové služby pre knižnice

V prípade, že knižnica mení softvér, je potrebné prekonvertovať všetky údaje knižnice do nového systému. Správca siete prevezme túto úlohu pre všetky bibliografické údaje, ktoré sú k dispozícii na uloženie do nového systému. Na požiadanie knižnice vykonávame aj kvalitatívnu úpravu týchto údajov. Porovnáme súbor údajov s autoritami alebo prekontrolujeme súbor na duplicity.

Medziknižničná výpožičná služba

Každá knižnica potrebuje vlastný katalóg, aby mohla dokumentovať svoj fond. Techniky internetu dnes umožňujú aj iné formy využívania. Popri vlastnom katalógu zohráva v knižnici dôležitú úlohu súborný katalóg – databanka siete. Tento fond umožňuje využívať medziknižničnú výpožičnú službu, pretože pomocou rešerše možno vyhľadávať naraz vo fondoch všetkých pripojených knižníc. Týmto spôsobom odpadne posúvanie objednávok MVS cez centrálne katalógy, databanka siete je online centrálnym katalógom a vyhľadávať v ňom môže priamo každá knižnica a každý používateľ.

Pomocou prepojenia databanky siete s vyhľadávacími portálmi pre používateľov možno priamo riadiť online MVS. Tým vzniká nová služba, ktorá odbremeňuje oddelenia MVS pripojených knižníc a umožňuje používateľovi knižnice komfortnú možnosť objednávky preňho potrebných dokumentov.

Databanka siete ako dátový obchodný dom

Tieto inovatívne služby je možné využívať vtedy, ak je prezentácia údajov databanky siete oddelená od databankového softvéru. Ako to spravidla vyzerá?

Systém HBZ využíva knižničný softvér Aleph 500 firmy ExLibris. Tento softvér obsahuje dva rešeršné moduly. Jeden je zabudovaný do pracovného prostredia pracovníkov knižnice a slúži na rešeršovanie externých údajov. Popritom existuje aj používateľský katalóg, tzv. WebOPAC, pomocou ktorého môže používateľ na celom svete vyhľadávať záznamy v databanke. Popri záznamoch dostane používateľ aj zoznam knižníc, ktoré titul vlastnia, čo je vlastne funkciou súborného katalógu.

Pomocou rozhraní, v našom prípade znovu rozhrania Z39.50, môžu aj iné rešeršné systémy získať prístup k fondu údajov databanky siete a sprístupniť tak informácie používateľovi. V Severnom PorýníVestfálsku sa to využíva v digitálnej knižnici, informačnom portále knižníc siete.

Digitálne knižnice – virtuálne knižnice – hybridné knižnice

Takéto informačné portály prezentujú koncovému používateľovi cez World Wide Web množstvo informačných zdrojov: súborné katalógy, knižničné katalógy, národné bibliografie, odborné databanky a odborné bibliografie, elektronické dokumenty, ako napríklad elektronické dizertácie alebo elektronické články z časopisov.

V týchto informačných zdrojoch možno vyhľadávať pomocou jediného dotazu paralelne a zobraziť výsledky rešerše. Celkom v zmysle hybridnej knižnice, kde popri vlastných tlačených fondoch sú k dispozícii aj elektronické fondy iných poskytovateľov informácií, môže používateľ uspokojiť svoje informačné potreby.

Elektronické dokumenty si môže používateľ hneď vyvolať a prečítať. Tlačené dokumenty, na ktoré narazil pri rešerši v digitálnej knižnici, si môže objednať prostredníctvom služby dodávky dokumentov (v prípade článkov) alebo cez MVS (v prípade kníh). Fond jeho vlastnej knižnice je v systéme označený tak, že používateľ môže rovno vyhľadať knihu v regáli.

Tieto komfortné služby sa môžu poskytovať len v prostredí Digitálnej knižnice, pretože sa tu využívajú potrebné administratívne programové nástroje: autentifikácia používateľa a správa licencií. Digitálna knižnica Severného PorýniaVetsfálska spozná domácu knižnicu používateľa a prepojí ho na licencované elektronické časopisy a databanky. Cudzí používatelia môžu pomocou hostiteľského LogInu využívať licenčne nazávislé, voľne prístupné informácie.

Ale aj tieto komfortné systémy v ére internetu majú svoju nevýhodu: obsahy ich databánk nie sú bežne voľne prístupné vo webových prehliadačoch, ale prístup k nim je umožnený len cez informačné portály.

Virtuálna knižná polica

V HBZ sme preto išli ešte o krok ďalej. Všetky záznamy databanky siete sme exportovali a prekonvertovali do HTML súborov, ktoré ponúkame na webovom serveri, na ktorom možno pracovať s internetovými prehliadačmi, ako napr. Google alebo Yahoo, a indexovať obsah. Takýmto spôsobom, vo svetovom meradle pravdepodobne po prvýkrát, je dátový fond bibliografickej databanky voľne prístupný prostredníctvom internetových prehliadačov.

Aby nebol používateľ so svojím výsledkom ponechaný sám na seba, na každej strane tohto virtuálneho regála sa nachádza odkaz na databanku siete (WebOPAC) a na Digitálnu knižnicu. Umožňujeme tak čo možno najširšie využitie údajov zo siete. Knižničné fondy nezostávajú chránenými záznamami v knižničných katalógoch, ale sú hocikedy k dispozícii každému používateľovi na vyhľadávanie informácií.

Záver

V Severnom PorýníVetsfálsku sa centrála knižničnej siete od začiatku budovala ako samostatné pracovisko a nie ako jedno oddelenie v niektorej z knižníc. Týmto sme predišli prípadným konfliktom v záujmoch medzi úlohami centrály a úlohami pripojenej knižnice. Preto moje odporúčania sú:

• Centrála knižničnej siete by mala byť vybudovaná ako samostatné pracovisko so štábom spolupracovníkov.
• Štáb pracovníkov centrály siete musia tvoriť v rovnakom pomere knihovníci a technici. Jeho štruktúra nemôže vychádzať len zo súčasného stavu, ale musí obsahovať aj priestor pre ďalší vývoj.
• Centrála knižničnej siete pracuje na základe stanov, v ktorých sú určené kompetencie. Riadiace grémium poskytuje centrále poradenstvo v otázkach práce v sieti.

Nakoniec najdôležitejšie je financovanie. Tu vám nemôžem dať žiadne odporúčanie, pretože financovanie knižničnej siete na Slovensku sa už len kvôli iným administratívnym štruktúram úplne odlišuje od financovania centrály knižničnej siete v nemeckých spolkových krajinách. V princípe tu platí miera každého remesla, a síce, že dobrá práca stojí veľa peňazí. Ale my všetci sme si vedomí, že získanie peňazí je v súčasnosti dosť zložité. Knižnice a knižničné siete sa hodnotia na základe služieb, ktoré poskytujú, musia sa snažiť o propagáciu a získavať na svoju stranu lobistické skupiny, presadiť v povedomí nadriadených orgánov myšlienku, že informácie nemôžu naše knižnice zabezpečovať za nulovú hodnotu.