Databáza grantových projektov univerzity v knižnično-informačnom systéme

V roku 2009 Univerzitná knižnica Univerzity Mateja Bela v Banskej Bystrici (ďalej len UMB) postupne uviedla do prevádzky elektronickú evidenciu projektov UMB. Podmienky evidencie grantových projektov riešených na UMB sú sformulované v Smernici rektorky UMB č. 15/2008 zo dňa 25. 11. 2008 o schvaľovaní, evidencii a archivácii grantových projektov na Univerzite Mateja Bela. Na podnet gestora tejto agendy prof. RNDr. Romana Nedelu, DrSc., prorektora pre vedu a výskum UMB, bola v súlade s uvedenou smernicou poverená technickým spracovaním a realizáciou elektronickej databázy projektov Univerzitná knižnica UMB.

Technické riešenie databázy projektov je založené na využití a prispôsobení v knižnici používaného knižničného informačného systému Advanced Rapid Library (ARL). Univerzitná knižnica v spolupráci s dodávateľom systému ARL, firmou Cosmotron Slovakia, s. r. o., navrhla obsah a štruktúru údajov databázy, ktoré korešpondujú s údajmi evidenčného listu projektu, ako je definovaný v prílohe smernice, pričom tieto údaje boli doplnené o niektoré ďalšie potrebné údaje. Indexy databázy boli navrhnuté tak, aby sa pre výstupy z databázy dali špecifikovať najrozmanitejšie selekčné kritériá a aby sa tak v databáze dalo vyhľadávať prakticky podľa všetkých relevantných údajov.

Univerzitná knižnica začala plniť databázu na základe vyplnených dodaných evidenčných listov v apríli 2009. K 1. 5. 2010 databáza obsahovala 329 záznamov o projektoch UMB.  Pre riešiteľov projektov je v súčasnosti k dispozícii aj webový formulár na nahlasovanie projektov do databázy. Podmienkou prístupu k formuláru je podobne ako pri nahlasovaní publikačnej činnosti   registrácia nahlasovateľa v databáze používateľov knižnično-informačného systému ARL. Plánuje sa, že tento webový online formulár bude primárnym spôsobom a nástrojom nahlasovania projektov do ich evidenčnej databázy. 

Na základe informácií od riešiteľov, resp. manažérov projektov, ekonomického oddelenia rektorátu UMB a organizačných zložiek UMB, knižnica priebežne zabezpečuje aktualizáciu údajov o stave projektov a ich reálnom financovaní.

Vybrané informácie týkajúce sa projektov sú verejne sprístupnené prostredníctvom online katalógu Univerzitnej knižnice UMB na jej webovej stránke  http://www.library.sk/i2/i2.entry.cls?ictx=umb&language=1. Je potrebné kliknutím na Zdroje a zaškrtnutím zdroja Projekty a prípadným odškrtnutím iných zdrojov zvoliť pre ďalšie vyhľadávanie v katalógu databázu projektov. Vyhľadávať záznamy projektov možno podľa rôznych selekčných kritérií: názvu a čísla projektu, kódu stavu riešenia projektu, podľa riešiteľa, žiadateľa, pracoviska, poskytovateľa, grantovej schémy, typu projektu, dátumu začiatku a konca riešenia projektu, ako aj kľúčových slov zo všetkých indexovaných údajov. Na zobrazenie údajov v záznamoch si však treba zvoliť správny zobrazovací formát Používateľský formát projekt. Keďže niektoré údaje sú v systéme prepojené na databázu autorít knižničného informačného systému, kliknutím na ikonu lupy možno zobraziť tieto autoritatívne záznamy, napr. riešiteľov, žiadateľov či pracovísk UMB. Tak možno napr. okamžite vidieť aktivity danej osoby, ako autorstvo dokumentov vo fonde knižnice, publikačnú činnosť, účasť na záverečných prácach (školiteľ, oponent), účasť na projektoch. Údajová štruktúra záznamu o projekte je navrhnutá tak, aby bolo možné vytvárať aj  hypertextové odkazy na webové stránky projektov a na dokumenty súvisiace s projektom, napr. záverečné správy, štúdie a pod., pokiaľ budú v budúcnosti dostupné na internete, napr. v univerzitnom digitálnom repozitári.

Nástroje implementované v profesionálnom knihovníckom prostredí klienta knižničného informačného systému ARL sú ešte bohatšie a umožňujú na požiadanie prípravu relevantných výstupných zostáv v požadovanej štruktúre pre vedúcich pracovníkov univerzity a nadriadené orgány, čo bol aj prvotný dôvod na realizáciu tohto projektu. Výstupy z databázy projektov totiž slúžia aj ako výkazy o projektoch pre Ministerstvo školstva SR a predstavujú významné kritérium pre tvorbu dotácie rozpočtu finančných prostriedkov pre univerzitu. Aplikácia však nie je určená a nemá zabudovanú funkcionalitu detailnej evidencie odpracovaných hodín na projekte jednotlivými riešiteľmi.

Verejná prístupnosť informácií o riešených projektoch na univerzite prispeje aj k väčšej viditeľnosti, propagácii a transparentnosti vedeckovýskumných aktivít pracovísk i jednotlivých riešiteľov z radov zamestnancov UMB.

Aby však databáza grantových projektov bola skutočným prínosom pre univerzitu, je potrebné a dôležité, aby zainteresovaní evidovali projekty v tomto systéme a aktualizovali informácie o evidovaných projektoch naozaj priebežne a čo najúplnejšie. Len vtedy sa naplno zúročí úsilie a investície vložené do prípravy tohto projektu.