Info mailom

Chcete pravidelne dostávať informácie o novinkách?

Dawinci - príbehy z Bronxu praxe

Autori: Ján Grman; Pavol Špáni
Číslo: 2/2008 - Informačné systémy v knižniciach
Rubrika: Predstavujeme / Introducing
Kľúčové slová:

grman1.jpg (155941 bytes)

Systém DAWINCI nie je na poli knižničných informačných systémov novým pojmom. V tomto príspevku sme sa rozhodli predstaviť vám systém prostredníctvom vybraných "príbehov" (prípadových štúdií) konkrétneho nasadenia KIS DAWINCI. V prvom príbehu demonštrujeme dôsledky zavedenia moderného IS do verejnej knižnice strednej veľkosti, a to už v úplne krátkodobom horizonte. V druhom príbehu ponúkame opis riešenia, ktoré demonštruje variabilnosť systému a jeho schopnosť spoločnosti SVOP pružne reagovať aj na aktuálne výzvy v oblasti digitálnych knižníc a elektronických zdrojov.

Príbeh prvý: Automatizácia knižnice (Mestská knižnica Sereď)

Počiatočný stav: Knižnica rozdelená na oddelenia pre deti a mládež a dospelých. V roku 2007 spravovala univerzálny fond približne 50 tis. k. j. Rozdelenie činností: 1x akvizícia a katalogizácia, 3x registrácia čitateľov a výpožičky. Vybavenie: 1 PC s OS WINDOWS 98 (kancelársky SW a e-mail). Knihovnícke procesy vykonávané klasickým spôsobom (katalogizačné lístky písané strojom, výpožičné lístky či čitateľské preukazy rukou).

Rozhodnutie o automatizácii: Výber knižničného systému po dôkladnej analýze vytypovaných systémov a porovnaní ponúkaných možností a ceny. Rozhodnutie podporili aj kladné referencie na systém. DAWINCI knižnica obstarala formou outsourcingu (dlhodobého prenájmu) v počte 3 konkurenčné licencie modulu Katalóg, ktoré budú po spracovaní fondu zmenené na 1 licenciu Katalógu a 2 licencie Výpožičiek. Komplexná dodávka "na kľúč" okrem SW obsahovala aj počítače a vybrané periférie (4 PC s OS WIN- XP Pro, 2 laserové tlačiarne, 2 čítačky čiarových kódov a samolepiace štítky na tlač čiarových kódov), čím sa otvorila cesta pre plnohodnotné používanie IS už od začiatku.

Zavedenie systému: Na základe analýzy súčasného stavu sa dohodol plán zavádzania systému a časový harmonogram. Plán obsahoval tieto kroky: školenia modulu Katalóg, spracovanie fondu, školeniamodulu Výpožičky, spracovanie informácií o čitateľoch a spustenie automatizovaných výpožičiek. Školenia modulu Katalóg prebehli v auguste 2007 v rozsahu 3 dni v sídle knižnice a zúčastnili sa na nich všetky pracovníčky knižnice.

Katalogizácia a zaprírastkovanie všetkých titulov a exemplárov prebiehali podľa prírastkových zoznamov. Pracovníčky si medzi sebou rozdelili časti fondu - prírastkové zoznamy. Na základe údajov zo zoznamu si v module Katalóg pomocou klienta Z39.50 vyhľadali záznam v iných slovenských knižniciach a po úpravách (väzby, doplnky) ho uložili do databázy. K záznamu vytvorili príslušný počet prírastkov. Generátory prírastkových čísiel a čiarových kódov boli nastavené pre každú pracovníčku tak, aby kopírovali prírastkové zoznamy a nemuseli zapisovať čísla do systému ručne. Vytvorenie bibliografického záznamu a prírastkov bola otázka niekoľkých minút, vďaka čomu sa podarilo za tri mesiace pracovníčkam vytvoriť v systéme 4 875 bibliografických záznamov, 7 137 autoritných záznamov a 18 559 holdingov. Kontrola správnosti zapísaných údajov bola efektívna vďaka používaniu kvalitných zdrojov dát a možnosti kontroly s dokumentom v ruke (alebo knižným lístkom). Občasné duplicitné vytvorenie predmetových či autoritných záznamov boli zapríčinené menšími skúsenosťami práce so systémom v začiatkoch. Priebežne ich však pracovníčky prostriedkami systému odstraňovali.

Príprava fondu, tlač čiarových kódov a ich lepenie na dokumenty. Systém umožňuje hromadne tlačiť čiarové kódy podľa používateľom zvolených intervalov prírastkových čísiel. Pracovníčka tlačí v dávkach na samolepiace etikety, ktoré následne vlepuje do kníh. Táto tlač je veľmi rýchla a cenovo výhodná. Denne sa 4 pracovníčkam podarí takto spracovať asi 1 000 prírastkov.

Ďalšie kroky: Školenia modulu Výpožičky sa uskutočnia v lete počas dvoch dní. Následne budú vytvorené v systéme kontá čitateľov na základe papierovej evidencie a spustené automatizované výpožičky.

Servis a podpora systému: Podporu systému tvoria najmä:

  • servisné zásahy - zmeny nastavení, tvorba a úpravy tlačových zostáv,
  • dodávka nových verzií,
  • konzultácie týkajúce sa funkčnosti systému, metodiky práce, knihovníckych noriem a funkčnosti informačných technológií.

Komunikácia s klientom prebieha všetkými dostupnými elektronickými kanálmi. Jednotlivé komunikačné kanály využívajú zákazníci podľa priority svojich požiadaviek. V prípade urgentných konzultácií je na prvom mieste mobilný telefón či pevná linka, prípadne hovor uskutočnený cez Skype. V menej naliehavých prípadoch využívajú online chat kanálmi ICQ alebo Skypu. Ich výhodou je možnosť vidieť online stav pracovníka podpory, prípadné potrebné zmeny nahlasujú klienti najmä prostredníctvom e-mailu, kde sa snažíme odpovedať alebo poskytnúť stanovisko takmer okamžite po prijatí správy. Ku komplexnej starostlivosti o zákazníka patrí aj webová príručka, ktorá obsahuje najčastejšie otázky s odpoveďami, vysvetlenie postupov či krokové návody pre niektoré akcie v systéme. Stránka je priebežne aktualizovaná a dopaňaná.

Príbeh druhý: Portálové riešenie (Centrálny register EPČ - CREPČ)

Medzi základné úlohy organizácií v systéme vysokého školstva patrí výskum a vývoj v rôznych oblastiach. Dôsledkom a výstupom tejto činnosti je publikovanie výsledkov autormi a následne potreba evidovať túto činnosť. Jedným z nástrojov na podporu vedeckej činnosti bolo zvýšenie vplyvu evidovanej publikačnej činnosti v jednotlivých jej kvalitatívnych kategóriách na výšku pridelenej finančnej dotácie pre vysokú školu. Táto zmena vytvára tlak na presnosť a kvalitu evidencie publikačnej činnosti (EPČ), a teda na procesy jej efektívneho zberu a kontroly.

Cieľom projektu CREPČ je vytvorenie riešenia schopného v čo najvyššej miere automatizovať proces získavania a vyhodnocovania údajov súvisiacich s publikačnou činnosťou. Sekundárnym cieľom je vznik unikátneho centrálneho zdroja informácií, ktorý umožní získať prehľad o činnosti všetkých zapojených pracovísk odbornej i laickej verejnosti na jednom mieste - portáli.

Spoločnosť SVOP, spol. s r. o., sa stala členom skupiny riešiteľov. Hlavným prínosom vstupu bolo know-how v oblasti automatizácie spracovania EPČ a možnosti vývoja riešenia na báze KIS DAWINCI. Je veľmi dôležite, že DAWINCI nie je len softvér, ale je to vývojová platforma pre tvorbu riešení, kde knižničný systém je zdrojom získavania či cieľom uloženia štruktúrovanej informácie.

V prípravnej časti projektu bolo potrebné zistiť aktuálny stav najmä v parametroch: celkový objem EPČ a ročný prírastok, počty pracovníkov EPČ, spôsob zberu dát, používaný IS pre evidenciu a jeho schopnosti / možnosti v oblasti exportu dát.

Kľúčová bola tiež voľba výmenného formátu medzi IS prispievateľov a CREPČ. Ako najvhodnejší sa ukázal formát XML. Formát XML je ľahko implementovateľný, a to aj do systémov nie priamo zameraných na spracovanie EPČ, navyše plne rešpektuje legislatívu a odporúčania pre výstavbu štátnych informačných systémov, ich súčastí a protokolov na výmenu dát. Pri návrhu formátu sa kládol dôraz na funkčné potreby (minimálny záznam, unifikácia), ale aj na to, aby boli redukované náklady producentov dát na konverziu.

Pre upload XML dávok bolo realizované rozhranie pre každú VŠ, prostredníctvom privátnej sekcie na portáli projektu na adrese www.crepc.sk. Prostredníctvom rozhrania prebehla základná validácia dávky oproti XSD schéme a výstupom je súborný štatistický výstup odovzdaných záznamov v členení sledovaných kategórií v súlade s požiadavkami smernice pre EPČ.

Portálové riešenie plní najmä funkciu anonymného rozhrania na vyhľadávanie údajov a získavanie štatistík EPČ na priereze rokov, univerzít i univerzitných pracovísk, zamestnancov, kategórií publikácií a pod. ďalej poskytuje autorizované rozhranie na odovzdávanie dávok univerzitami a systém formulárov na vkladanie hodnotení a poznámok k záznamom.

Súčasťou projektu sú i analytické práce (data mining) s cieľom implementovať funkcie schopné detegovať zdvojené alebo viacnásobné záznamy a propagovať ich na kontrolu a vyjadrenie producentom dát. Kompletným importom dát všetkých dotknutých organizácií vznikla unikátna databáza, na základe ktorej bolo možné analyzovať typické chyby, najmä multiplicity, ako aj chyby percentuálneho rozdelenia publikácií medziviac pracovísk (problém autorov z rôznych VVŠ).

Už základné vykonané analýzy ukázali niektoré nedostatky dát a okrem priameho dôsledku v podobe ich opráv (resp. odmazania duplicitných záznamov) odštartovali aj konštruktívnu diskusiu o samotnom procese evidencie. Ukázali sa mierne odchýlky v spracovaní a oživila sa debata o niektorých problematických otázkach. Typickým príkladom je aktuálna prax evidencie ohlasov v MARC formátoch či nejasnosti okolo obdobia vykazovania záznamov pre potreby rozpočtu a podobne. Už samotné spájanie dát z viacerých zdrojov napríklad v oblasti priradenia záznamu k pracovisku implikuje diskusiu o centralizovanej správe kódovníka pracovísk a propagácií jeho zmien.

Hlavným výstupom projektu je Centrálny register evidencie publikačnej činnosti (CREPČ) umiestnený na http://www.crepc.sk. Základnými vlastnosťami a výsledkami riešenia je najmä bezpečné uloženie, archivácia a jednotná prezentácia informácií, vyhľadávanie záznamov, procesy kontroly dát z viacerých pohľadov a súvislostí, priame výstupy a štatistiky pre potreby manažmentu finančných prostriedkov a značná redukcia času od získania údajov cez ich kontrolu až po získanie požadovaných analytických podkladov.

Nezanedbateľným dôsledkom je vznik relevantného zdroja informácií aj pre iné zložky participujúce na procesoch súvisiacich s problematikou výskumu, vývoja, ich evidencie a hodnotenia. Dohoda a zjednotenie metodiky hodnotenia EPČ umožnia používať dáta CREPČ aj grantovým agentúram (VEGA, KEGA...) a znížiť tak administratívne nároky na VŠ redukciou duplicitnosti vykazovania.

Tlačiť Facebook Twitter LinkdeIN

Hodnotenie

Počet hodnotení: 2

Creative Commons License
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License

Ak sa neuvádza inak, obsah článkov podlieha licencii https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/


ISSN 1336-0779 (online vydanie)  ISSN 1335-793X (tlačené vydanie)
© Centrum vedecko - technických informácií SR