Výročná správa ako marketingový nástroj knižnice
Zo Slovenska|
Výročné správy už i na Slovensku nadobúdajú z roka na rok rastúci význam. Výročná správa by mala byť prehľadným zhodnotením sledovaného obdobia, prostriedkom na zverejnenie faktov, ktoré poskytujú komplexný, zreteľný, objektívny a pravdivý obraz o fungovaní inštitúcie. V monografickej literatúre z oblasti marketingu, manažmentu, firemnej kultúry a príbuzných odborov som napriek dôležitosti výročnej správy nenašla k tejto problematike informácie. Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v § 19 definuje, ktoré účtovné jednotky musia mať účtovnú závierku overenú audítorom a v § 20 ukladá povinnosť takejto jednotke vyhotovovať výročnú správu. V odstavcoch a) až h) vymenováva, aké informácie má správa obsahovať. V podmienkach knižníc je potrebné vo výročnej správe v zmysle predmetného zákona uviesť najmä skutočnosti o vývoji organizácie, o stave, v ktorom sa nachádza, o významných rizikách a neistotách, ktorým je vystavená. Informácia sa poskytuje vo forme vyváženej a obsiahlej analýzy stavu a prognózy vývoja a obsahuje dôležité finančné a nefinančné ukazovatele s poukázaním na príslušné údaje uvedené v účtovnej závierke. Zachytáva udalosti osobitného významu, ktoré nastali po skončení účtovného obdobia, za ktoré sa výročná správa vyhotovuje, poskytuje informácie o predpokladanom budúcom vývoji činnosti. Mnohé podnikateľské subjekty a spoločnosti, ktorým vydanie a zverejnenie údajov vo výročnej správe ukladá zákon, si urobili z tohto dokumentu silný marketingový nástroj. Je potrebné si aj v podmienkach knižníc uvedomiť, že výročná správa, kedysi chápaná ako interný dokument inštitúcie, sa v súčasnosti stáva dôležitým komunikačným prostriedkom s jej širším či užším prostredím. Je jednou z možností, ako prezentovať inštitúciu smerom navonok – k verejnosti, ale i smerom dovnútra – k zamestnancom. V histórii Žilinskej knižnice sa už niekoľko desaťročí začiatkom aktuálneho roka spracováva dokument, ktorý z rôznych uhlov pohľadu hodnotí činnosť inštitúcie za rok predchádzajúci. Tento materiál sa tvoril pre potreby zriaďovateľa a pre internú potrebu knižnice. Jeho pomenovanie sa počas rokov menilo, ale obsahom to bol vždy materiál poskytujúci viac alebo menej podrobný rozbor činnosti knižnice za uplynulý rok. Rokmi sa menil jeho rozsah i štruktúra v súvislosti s požiadavkami zriaďovateľa aj s potrebami tých pracovníkov, ktorí s ním ďalej pracovali pri tvorbe rôznych analýz, koncepcií, porovnávaní, hodnotení. V čase, keď Žilinská knižnica sprístupnila vlastnú webovú stránku a rozhodli sme sa na nej umiestniť aj našu výročnú správu, resp. Vyhodnotenie činnosti Žilinskej knižnice, uvedomili sme si, že z tohto doteraz pracovného materiálu sa stáva verejný dokument. V roku 2003 navrhla Žilinská knižnica ostatným regionálnym knižniciam Žilinského samosprávneho kraja (ŽSK) osnovu výročnej správy, ktorej by sa pri jej zostavovaní mali pridržiavať. Cieľom tohto kroku bolo hlavne sprehľadnenie informácií a uľahčenie našej práce ako knižnice s krajskou pôsobnosťou, ktorá s týmto dôležitým informačným zdrojom v nasledujúcom období intenzívne pracuje. Z dôvodu ľahšej orientácie, lepšej prehľadnosti a porovnateľnosti sme sa snažili o zostavenie pomerne veľkého počtu tabuliek, čo sa nám v praxi veľmi dobre osvedčilo. Nepochybne dôležité pre vzájomnú informovanosť, ale aj inšpiráciu je, že regionálne knižnice ŽSK si medzi sebou výročné správy navzájom vymieňajú. Výročná správa Žilinskej knižnice sa do dnešnej podoby rodila postupne a pravdupovediac intuitívne, keď sme viac-menej len tušili, aké informácie by v nej mali byť podchytené, čo všetko by sme v nej chceli nájsť aj s odstupom dlhšieho času, čo by mohlo zaujímať a zaujať jej čitateľa, čo všetko je potrebné, aby sa o našej inštitúcii adresát dozvedel. Rozhodne by však tento dokument mal obsahovať všetky relevantné údaje a informácie pre zainteresované strany, ktorým je určený. Na tieto skutočnosti sme sa snažili myslieť pri zostavovaní spomínanej osnovy, ktorej podoba ani teraz nie je definitívna, lebo nové podnety sa stále objavujú. Uvedomujeme si, že máme veľké rezervy hlavne v estetickom vyhotovení výročnej správy. Chýbajú fotografie, farebná tlač, kvalitná väzba. Dovolím si knihovníckej verejnosti ponúknuť niekoľko podnetov, príp. i odporúčaní pri zostavovaní svojich výročných správ:
V časovom období, ktoré som mala na prípravu môjho príspevku, sa mi nepodarilo nájsť nejakú všeobecnú štruktúru výročnej správy, ktorej by sa dalo pri jej koncipovaní pridržiavať. Z týchto dôvodov, možno aj ako inšpiráciu pre iné knižnice, opíšem osnovu výročnej správy regionálnych knižníc ŽSK: PREZENTAČNÁ ČASŤ Činnosť knižnice
Prílohou prezentačnej časti sú vybrané ukazovatele a finančné náklady na pobočky knižnice a čiastkové hodnotenie plnenia Koncepcie rozvoja kultúry. FINANČNÁ ČASŤ Hospodárenie knižnice
Prílohou finančnej časti je tabuľka Bežné transfery jednotlivých nákladových a výnosových položiek, v ktorej sú údaje o schválenom a upravenom rozpočte a skutočnosť plnenia k 31. decembru príslušného roka. Každý z tematických okruhov je doplnený tabuľkami, príp. grafmi, komentárom a zdôvodnením. Praktické skúsenosti dokazujú, že spracovaniu tohto materiálu je nevyhnutné venovať primeranú pozornosť, pretože nezriedka je v ňom potrebné dodatočne hľadať informácie, ktoré nezachytávajú štatistické výkazy. Výročná správa Žilinskej knižnice končí záverečnými slovami riaditeľky, ktorá stručne bilancuje uplynulý rok. Súčasťou správy je štatistický výkaz o knižnici za daný rok. Vyhodnotenie činnosti Žilinskej knižnice si môžete pozrieť na stránke www.zilinskakniznica.sk. Každá výročná správa by mala mať obsah, ktorý je z praktického hľadiska vhodné umiestniť na samotnom začiatku. Netreba zabúdať na uvedenie kontaktov. Niektoré spoločnosti do svojich výročných správ vkladajú zámery a plány do budúcnosti. Pre knižnice ŽSK na tento účel slúži Plán činnosti, ktorý každý rok vypracovávajú. Pri zostavovaní výročnej správy je potrebné si uvedomiť, že tento materiál sa dá cielene využiť aj na prezentáciu inštitúcie. Nielen podnikateľské subjekty a komerčné inštitúcie, ale aj knižnice sa usilujú o získanie a udržanie stabilnej klientely. To predpokladá okrem ponuky kvalitných služieb aj systematické a cieľavedomé budovanie a rozvíjanie dobrého mena inštitúcie. Na dosiahnutie tohto cieľa treba využívať všetky komunikačné prostriedky – jedným z nich je aj výročná správa. Použitá literatúra:
|