Knižnično-informačný systém pre malé a stredné knižnice

Projekt Knižnično-informačný systém tretej generácie (KIS3G) vznikol na základe uznesenia vlády SR, ktoré je venované implementácii informačných a komunikačných technológií v knižniciach.

Podstatou projektu je skutočnosť, že slovenské knižnice (vedecké, akademické, verejné, špeciálne a SNK) by mali:

• používať jeden spoločný knižnično-informačný systém – VTLS VIRTUA ILS a
• budovať jednotný súborný katalóg slovenských knižníc.

Knižniciam, ktoré nemajú možnosť využívať spoločný softvér Virtua v združení KIS3G, by mal slúžiť Knižnično-informačný systém pre malé a stredné knižnice (KIS MaSK).

Po prieskume a rozsiahlej analýze sa skonštatovalo, že ISIS je jeden z najpoužívanejších knižničných systémov na Slovensku kvôli dostupnosti a cenovej nenáročnosti (má približne 700 používateľov).

Databázový rešeršný systém CDS/ISIS vznikol na pôde UNESCO už v roku 1985. Jeho šírenie po svete zabezpečuje UNESCO prostredníctvom siete národných distributérov, na Slovensku je ním Centrum vedecko-technických informácií SR v Bratislave.

CDS/ISIS je použiteľný všade tam, kde treba určité údaje evidovať, vyhľadávať v nich a vytvárať rôzne kombinácie výstupných zostáv. Vďaka svojim vlastnostiam ho využívajú nielen verejné, špeciálne, školské knižnice, ale aj štátna správa a zdravotníctvo.

Od roku 1998 je používateľom k dispozícii CDS/ISIS pre Windows – WinISIS, ktorý plní úlohu základnej verzie v prostrední Windows.

Databázový systém CDS/ISIS, verzia WinISIS 1.5, je základom aplikácie KIS MaSK-u. Od decembra 2004 Slovenská národná knižnica – Národný bibliografický ústav v Martine zabezpečuje všetky činnosti spojené s aplikáciou KIS MaSK-u. V Slovenskej národnej knižnici boli činnosti pri prevádzkovaní rozdelené do 2 etáp:

1. etapa odskúšania v podmienkach SNK (február – marec 2005), spočiatku v jednopoužívateľskej verzii, neskôr viacpoúživateľskej verzii;
2. skúšobná prevádzka (marec – jún 2005).

Charakteristika systému

Je určený pre malé a stredné knižnice, ktoré nemajú trvalý prístup na internet, vyvinutý bol s cieľom katalogizácie v spojení s výpožičným procesom, pracuje v jednoužívateľskom režime aj viacpoužívateľskom v sieti, komunikačný formát – štandard ISO 2709, výmenný formát – MARC 21, kód – LATIN 2.

Vyžaduje si:

• moderný operačný systém WINDOWS XP,
• CD mechaniku, odkiaľ sa inštaluje systém,
• voľný priestor na disku minimálne 1 GB v prípade, že v knižnici bude inštalovaný kompletný katalóg SNK.

Použitá technológia

Základom aplikácie knihovníckeho systému MaSK je databázový systém CDS/ISIS, verzia WinISIS 1.5, využívaný na rešeršovanie a formátovanie tlačových výstupov, reindexáciu a štandardný export/import dát.

Prečo WinISIS?

• pracuje pod WINDOWS,
• v knižniciach nie je novinkou,
• je používateľsky príjemný,
• je pomerne ľahko modifikovateľný (úpravou tabuliek FDT, FMT, FST, PFT),
• je spoľahlivý – bezporuchový,
• je kompatibilný so súborným katalógom SNK, formátom MARC 21,
• pri výberoch je veľmi rýchly cez IS (slovník selekčných termínov), automatické generovanie tlačových zostáv podľa formátov do TXT súborov v kóde:
  – LATIN 2 (pre DOS editory),
  – ANSI (pre Windows-txt-editory),
• ako systém zaberá malý priestor na disku,
• je cenovo dostupný.

Prečo MaSK?

• databázy vzájomne spolupracujú:
  – SNK-KAT; KAT-AUTORITY…; VPROC-KAT/
  – štatistiky,
• automatické doplňovanie IS (slovníka selekčných termínov),
• kompatibilita cez štandard ISO 2709.

Štruktúra systému – stručná charakteristika databáz

Systém sa skladá z niekoľkých databáz, ktoré sú vzájomne prepojené podľa funkcií.

1. Databáza SNK – obsahuje 444 951 kníh:

• je to úvodná databáza, ktorá sa automaticky otvorí po naštartovaní systému,
• je určená knižniciam, ktoré začínajú s elektronickým katalógom,
• obsahuje záznamy, ktoré boli vytvorené v SNK v Martine a slúži na vyhľadávanie a preberanie záznamov do lokálneho katalógu. Záznamy sa preberajú v štruktúre, v ktorej boli zapísané, t. j. preberajú sa všetky prvky záznamu,
• do štruktúry preberaných záznamov je potrebné zapísať aktuálnu identifikáciu knihy v danej knižnici, napr. signatúru, čiarový kód a pod.,
• databázu je možné pravidelne aktualizovať (doplňovať).

2. Databáza – lokálny katalóg (KAT)

Je to katalóg, ktorý si buduje každá knižnica podľa vlastných potrieb.

Katalóg sa môže doplňovať dvoma spôsobmi:

• preberaním z katalógu SNK na základe výberu,
• zápisom nového záznamu prostredníctvom formulára.

Záznamy v katalógu obsahujú informáciu o prípadnom vypožičaní (rezervácii).

3. Databáza – výpožičky (VPROC)

Je určená pre prácu spojenú s výpožičným procesom.

Spolupracuje s lokálnym katalógom a poskytuje informáciu o stave knihy v knižnici (požičaná – voľná).

Základné funkcie výpožičného systému:

a) evidencia používateľov
     – záznam eviduje údaje o používateľovi, ako aj informácie o jeho výpožičkách;

b) evidencia výpožičiek
     – záznam eviduje zoznam požičaných kníh, ako aj lehotu vypožičania. Realizuje sa zosnímaním čiarového kódu dokumentu
       alebo zadaním signatúry dokumentu a mena čitateľa.

Ďalšie funkcie výpožičného systému:

• dlhodobá evidencia všetkých aktuálnych aj vrátených výpožičiek a pohybu fondu knižnice,
• automatická denná kontrola vrátenia výpožičiek zohľadňujúca určenú výpožičnú lehotu alebo individuálne určený dátum vrátenia výpožičky,
• upomienky možno tlačiť pre jednotlivé výpožičky alebo viacero výpožičiek od jedného čitateľa,
• tlač potvrdeniek o vypožičaní alebo vrátení,
• prehľad všetkých výpožičiek čitateľa (aktuálnych aj vrátených),
• štatistika všetkých výpožičiek za jednotlivé dni, mesiace a roky,
• prepojenia medzi záznamami čitateľov a jednotlivých výpožičiek s katalógom knižnice,
• v katalógu knižnice zobrazovanie stavu ku každej signatúre (k dispozícii alebo požičaná).

4. Pomocné databázy

Sú to databázy, ktoré sa používajú pri zápise a oprave záznamu v lokálnom katalógu:

• databáza autorít,
• databáza MDT,
• databáza kódovníkov (rolí autorov, jazykov, krajín, vydavateľstiev atď.),
• databáza predmetových hesiel.

Rešeršovanie – výbery

Tvorí ucelenú kapitolu v systéme.

Je založené na metóde index-sekvenčného prístupu, ktoré je rýchle a spoľahlivé.

Je možné vyberať dvoma spôsobmi:

1. Vlastné vyhľadávanie systému KIS MaSK (jednoduché vyhľadávanie – priamo z každého záznamu hľadáme v celej
     databáze kliknutím na text Hľadaj…).

2. Vyhľadávanie prostredníctvom WinISIS-u je možné vyberať dvoma spôsobmi:
     a) vyhľadávanie prostredníctvom IS (indexu selekčných termínov) – prvky výberu je možné voliť prostredníctvom
         systémovej tabuľky (FST), výberové termíny sa zadávajú bez diakritiky;
     b) vyhľadávanie v texte.

Import a Export

Sú dva spôsoby vstupu/výstupu:

a) realizácia prostredníctvom WinISIS-u:
     – vytvára formát ISO, ktorý je vstupným formátom z/do WinISIS-u i starších verzií CDS/ISIS pre DOS;

b) zápis do štandardného ISO 2709
     – nová funkcia KIS MaSK-u, ktorá zabezpečuje kompatibilitu so systémami, ktoré pracujú len so štandardným formátom
       ISO 2709 (napr. Virtua, Aleph… – povinné polia: pole 008, návestie – prvých 24 bajtov).

Archivácia a záložné kópie systému

Dáta je potrebné archivovať pre prípad ich zničenia z rôznych prevádzkových a iných dôvodov, a to:

• kópiou adresárov databáz a ich archiváciou na diskoch,
• exportom databáz a ich archiváciou v ISO súboroch.

A ak sme zúfalí, kto nám poradí?

Systém obsahuje tri manuály, ktoré sú v samostatných súboroch na disku:

• Časť 1. Všeobecná časť
• Časť 2. Manažér pre vstup údajov
• Časť 3. Výpožičný systém

Tieto súbory nenahrádzajú manuály WinISIS-u, ale sú ich doplnkom pre KIS MaSK!

Záujem o softér KIS MaSK prejavili k 22. júnu 2005: obecné knižnice, mestské knižnice, školské knižnice, mestské kultúrne strediská a múzeá, a to v celkovom počte 22.

Je tento počet dostačujúci? Odpovieme si…

Najväčšie zastúpenie majú obecné knižnice Trenčianskeho, Trnavského a Žilinského samosprávneho kraja. Na druhej strane si uvedomujeme, že o našej zmluve o prevádzke MaSK-u – hlavne o bode V. – Náklady – sa už dlho individuálne rokuje, čo brzdí samotnú inštaláciu softvéru. Napriek tomu bola už uskutočnená prvá inštalácia v Obecnej knižnici Vincenta Šikulu v Dubovej pri Modre (21. júna 2005).

Pevne dúfame, že počet inštalácií bude narastať.